醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀研究和改進建議

1、醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀研究和改進建議【摘要】為解決醫(yī)院聲像檔案管理工作中存在的問 題，提髙醫(yī)院聲像檔案管理工作水平提出建議，文章對存在 問題分類分析，從聲像設備管理、相關專業(yè)人員檔案素養(yǎng)、 醫(yī)院聲像檔案管理制度等方面分析存在的問題，并提出相應 的解決方法。提出一套建議，包括爭取領導支持、制定各項 制度、加強檔案法規(guī)宣傳、注重業(yè)務培訓等，在本醫(yī)院試行 一年，聲像檔案管理工作取得很大成效。本套建議提高了醫(yī) 院聲像檔案管理水平，值得推廣?！娟P鍵詞】聲像檔案管理；問題分析；建議近幾年，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)通過開展''三好一滿意” “質量 管理提升年”等活動為契機，大力推進醫(yī)院文化內涵建設， 經濟

2、效益和社會效益都顯著增長。醫(yī)院檔案管理水平也有了 較大程度的提高，但還存在著一些問題，尤其是聲像檔案管 理，更是嚴重滯后于醫(yī)療工作的整體發(fā)展水平，普遍存在著 歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影像了醫(yī) 院檔案的完整性和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效 措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。1、資料與方法1.1資料醫(yī)院聲像檔案工作目前普遍存在著問題。1.1.1聲響設備越來越先進，管理水平卻停滯不前。隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，醫(yī)院的聲像設備有 了很大改善，一些數(shù)量多，質量好，性能先進的聲像設備在 醫(yī)院工作中廣泛使用1。但是這些設備管理較亂，難以充 分發(fā)揮作用。有的沒有制定相應的聲

3、像設備管理制度和使用 要求，有的存放在科室或個人手中，還有的設備使用人員不 明確或頻繁變動，使這些先進的設備沒有固定的保管人員， 得不到有效的保養(yǎng)，不能愛惜，從而損壞嚴重。1.1.2醫(yī)院一些重大活動從籌備到結束沒有歸檔要求和 相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，一些 聲像資料都是個人的隨意行為，從而使這些資料都在個人手 中，久而久之，被刪除或丟失，也造成聲像檔案材料的流失。1.1.3有關專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管 理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落 不明，也有的時間一長，根本記不起這些聲像資料的來源、 出處、形成日期、對醫(yī)院工作和歷史發(fā)展的意義，造成一

4、些 寶貴檔案資料的流失。1. 2方法加強醫(yī)院聲像檔案管理的幾點建議。1.2.1各級領導的重視更是做好檔案工作的重要保證。檔案部門要善于抓住機遇，結合本院中心工作，通過現(xiàn) 有檔案特別是聲像檔案生動的利用實例，發(fā)揮檔案的自身宣 傳教育作用，提升醫(yī)院形象，使領導認識到聲像檔案能形象、 生動、真實的再現(xiàn)歷史原貌，是文書檔案無法替代的，從而 真正的從思想上予以重視，以足夠的人力、物力保證聲像檔 案工作的順利開展。同時，通過各種手段在全院職工中宣傳 檔案法和檔案工作，提高職工檔案法規(guī)意識，增強責任 感，營造出一種良好的檔案工作氛圍。各科室領導的重視更是做好檔案工作的重要保證。如醫(yī) 務科、人事科、宣傳科、設

5、防科等這些重要的職能部門，往 往掌握著許多重要的聲像資料，許多醫(yī)院的檔案都由院辦公 室的專職人員管理，而從這幾年的工作經驗看，爭取這些部 門的大力支持，從而提高全院人員的檔案意識，是做好檔案 工作的一項重要措施。1.2.2加強管理，制定聲像檔案管理制度，并狠抓落實。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一個切合實 際的管理辦法。醫(yī)院要建立相應的管理制度，強化規(guī)范管理, 對產生的聲響資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制 定一整套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲 像檔案的日常保管、借閱利用做出明確規(guī)定。在此基礎上要 狠抓落實。要確保有關法規(guī)制度落到實處，必須明確責任、 依法管理、獎

6、懲分明，做到有章可循，有法必依，使之變成 自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質量。1.2.3結合實際，創(chuàng)造條件力求妥善保管。從長久保護利用考慮，聲像檔案要求恒溫、恒濕、防磁、防震、放光、防火等2。而聲像檔案普遍不符合上述要求， 短時間都配齊專柜或設專室又不現(xiàn)實。我們認為結合實際， 創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨 立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控庫 房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要定期倒帶 檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。第三，在技術 上，應做好聲像檔案的錄、復制與備份，利用永久保存設備, 光盤儲存設備，確保聲像檔案的安全保管。第四，為最

7、大限 度的發(fā)揮檔案的利用價值，注意收集不同時期的播放設備, 特別是淘汰播放設備，便于聲像檔案的開發(fā)利用，為社會各 界服務。1.2.4加強監(jiān)督、分類指導，注重業(yè)務培訓。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理部門要加大對聲 像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度檢 查的重要內容3；針對不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式分類 指導，力爭整體水平的提高；注重業(yè)務培訓，全面加強對攝 錄人員、檔案人員的有關專業(yè)知識和技能的培訓，為形成好、 保管好聲像檔案奠定良好的基礎。2、結果醫(yī)院檔案室任命專職聲像檔案管理工作人員，對其加大培訓力度。檔案室草擬聲像檔案管理規(guī)章制度，由醫(yī)院分管 領導會同各相關科室，研究修改

8、，形成終稿，發(fā)布試運行。 在領導重視下，這就有了組織、制度和人才保證。對照片檔案，將其保存在溫度140c-240c,相對濕度為 40%-60%,并添加必要的防霉劑。對縮微片，將其置于密封較好的金屬柜中，并用膠帶密 封門縫處，對永久保存的膠片檔案，采用密封冷凍的方法延 長其壽命。對磁性影像檔案，放在具有抗磁性的金屬盒中，并避免強烈的機械振動，環(huán)境溫度180c左右，溫度變化不超過+30c,相對濕度40%,不允許紫外線直接照射磁性載體。對光盤影像檔案，保存溫度為200c,相對濕度50%左右，并 密閉防塵，規(guī)定5年就要檢查一次，如光盤損環(huán)或出現(xiàn)問題, 應及時拷貝。在領導重視、聲像工作人員恪守規(guī)章并努力工作下，醫(yī) 院收集整理了上千件檔案，并妥善管理，為下一步的有效利 用奠定了基礎。3、討論本文對本單位的聲像檔案管理工作現(xiàn)狀進行分析，并提 出了相應的建議。該建議試運行一年，效果良好，醫(yī)院聲像 檔案得到統(tǒng)一、有序、妥善地保管，為下一步的有效利用， 為院領導的分析決策提供幫助。當然在試運行期間，也出現(xiàn) 了一些新問題，比如出現(xiàn)了新影像格式，一些存儲方式不易 共享，采用高分辨率保存造成數(shù)據量激增等，今后將對這些 問題進一步研