對信訪檔案管理幾點(diǎn)思索

1、對信訪檔案管理幾點(diǎn)思索摘要：隨著當(dāng)前社會體制的不斷改變以及社會轉(zhuǎn)型帶來的 城市發(fā)展和利益的再調(diào)整，很多矛盾日益凸現(xiàn)出來，為了解 決這些矛盾，群眾以各種的形式以及各種方式都反映到了信 訪工作中來。信訪檔案不僅反映了信訪工作的全貌，也反映 了矛盾糾紛化解的全過程，更是反映了矛盾糾紛發(fā)生、發(fā)展 和平息的規(guī)律，隨著信訪量的不斷增加，把握這些規(guī)律、化 消極因素為積極因素、不斷增加社會和諧的真實(shí)記錄，信訪 工作者面臨的新課題就是如何做好信訪的檔案工作。為此， 筆者對如何進(jìn)一步規(guī)范信訪檔案工作進(jìn)行幾點(diǎn)思考。關(guān)鍵詞：信訪檔案管理1為信訪工作規(guī)范化建設(shè)服務(wù)，提高對信訪檔案工作的 認(rèn)識為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀助手的工作

2、中，信訪檔案的內(nèi)容也 日益豐富。充分認(rèn)識信訪檔案的作用，對于理解信訪檔案的 性質(zhì)，科學(xué)地管理信訪檔案和積極挖掘利用信訪檔案資源， 充分發(fā)揮信訪檔案的作用意義重大。信訪工作是構(gòu)建和諧社 會的基石，在認(rèn)真解決來訪合理要求的同時協(xié)調(diào)各種利益， 拓寬信訪渠道，進(jìn)一步完善一個單位服務(wù)對象的表達(dá)機(jī)制。1.1信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。信訪檔案 在各個單位檔案的構(gòu)成中都是重要的組成部分，它不僅記載 了黨和國家政治、經(jīng)濟(jì)以及文化教育等方面的成敗得失，從 另一個方面也反映了當(dāng)時黨和國家的榮辱興衰，以及黨和政 府同人民群眾之間的關(guān)系。它不僅是信訪工作活動真實(shí)的歷 史記錄，也是群眾信訪案件調(diào)處的重要?dú)v史資料

3、，是歷史經(jīng) 驗(yàn)的積累與見證，是人類社會進(jìn)步的“年輪”，是信訪工作 的內(nèi)在生命基因，是一種不可再生的資源。它不僅是信訪工 作有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，更是信訪工作中一種無形資產(chǎn)的 依據(jù)和證明。所以說，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務(wù) 過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息 資源。1.2信訪檔案是初信初訪演變的歷史證據(jù)，是保持客觀 面貌的真實(shí)記錄，是處理重訪和老訪戶上訪案件必備的查 訪、爭辯研究和處理問題的依據(jù)。信訪檔案記錄了信訪案件 實(shí)際活動的全過程，具有原始性、真實(shí)性和公正性。由于信 訪檔案中既有信訪者書寫的材料，還有組織和調(diào)查的處理經(jīng) 過和結(jié)論，在處理現(xiàn)實(shí)同類問題時起到了借鑒的作用

4、，同時 也是處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等不可缺少的依據(jù)。 特別是在處理歷史遺留的陳年信訪老案時，借助信訪檔案這 個可靠的依據(jù)才能盡量地減少失誤，如果僅僅靠回憶以及口 頭介紹都是不可靠的，而且主觀性太大，沒有很強(qiáng)的依據(jù)性, 就會造成處理過程的隨意以及失誤。只有完整齊全的信訪檔 案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問題。1.3信訪檔案具有參考作用。通過查考以前的信訪檔案 可以掌握充分的歷史資料，這些資料表達(dá)了當(dāng)事人的意圖， 信訪檔案真實(shí)具體地記錄了當(dāng)時解決問題的方法，因此，為 了改進(jìn)工作以及有效地解決信訪中出現(xiàn)的問題，信訪檔案是 其研究工作規(guī)律以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)必不可少的素材。這些資料

5、具 有參考的價值，反映了當(dāng)時的具體情況。信訪檔案工作是一 項不可缺少、不能替代并且不能忽視的基礎(chǔ)性工作。它有利 于對現(xiàn)實(shí)問題做出正確的分析判斷，通過查閱信訪檔案，領(lǐng) 導(dǎo)可以了解信訪工作的規(guī)律，掌握相關(guān)的歷史資料，也為貫 徹有關(guān)政策和規(guī)定提供了歷史依據(jù)和處理問題的借鑒。2做好信訪檔案的收集、整理和歸檔工作，為信訪工作 的扎實(shí)有成效服務(wù)2.1做好檔案資料的收集工作。要想做好信訪的檔案工 作，做好收集工作是首要完成的工作。做好檔案工作的基礎(chǔ) 和前提就是檔案資料收集得是否齊全。為了更好地管理和利 用信訪檔案，與檔案管理相關(guān)的工作人員一定要掌握“檔案 管理學(xué)”的相關(guān)知識。在檔案立卷的時候一定要把原始的詳

6、 細(xì)資料都收集上來進(jìn)行統(tǒng)一保管，避免由于檔案的不完整而 造成一定的弊病。檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)善于將分散到各 級領(lǐng)導(dǎo)以及業(yè)務(wù)部門的有價值的材料進(jìn)行收集，累積檔案的 一種手段就是收集各種信訪材料、調(diào)查材料以及結(jié)案報告 等，收集這些材料進(jìn)行集中保管的目的就是最大限度地保持 歷史的真實(shí)面貌以便更好地服務(wù)于后續(xù)工作。信訪檔案根據(jù) 信訪條例的要求應(yīng)當(dāng)具有以下材料：第一，起點(diǎn)單位的上級 單位的信訪事項復(fù)查意見書；第二，起點(diǎn)單位處理信訪事項 的處理意見；第三，上訪人登記表或上訪信；第四，相對應(yīng) 的國家政策以及相關(guān)文件和佐證材料，處理意見、復(fù)核意見、 會議記錄、紀(jì)要調(diào)查報告以及上級交辦案件還有“交辦案件 結(jié)果

7、報告單”；第五，與上訪人的約談記錄和送達(dá)回執(zhí)；第 六，上訪人上訪訴求問題的調(diào)查報告；第七，復(fù)查單位上級 單位關(guān)于信訪事項的復(fù)查意見書。2.2整理。檔案的整理工作包括檔案的鑒定、保管以及 檢索等內(nèi)容，在檔案的整理過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案整理的 原則，按照檔案形成的特點(diǎn)以及規(guī)律進(jìn)行整理和放置以便于 以后工作的利用，將檔案的文件、材料以及結(jié)案報告和處理 意見等形成一定的歷史聯(lián)系，要及時鑒定保存的白頭文件。 此外，歸檔工作并不是將所有全部的材料都進(jìn)行歸檔，凡是 最終形成檔案并保存下來的不僅記錄了當(dāng)時的真實(shí)情況，而 且反映了當(dāng)時的歷史，立卷并形成檔案應(yīng)該是那些有利用價 值的上訪案件。在整理和保存檔案的時候

8、應(yīng)當(dāng)在充分利用原 有的整理基礎(chǔ)上尊重歷史以及前人的勞動成果，凡是合理的 都應(yīng)當(dāng)繼承下來并在以后的工作中進(jìn)行借鑒以提高工作效 率和工作質(zhì)量。2.3利用科學(xué)技術(shù)，整理歸檔。利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手 段，可以收到事半功倍的效果。檔案的整理工作繁瑣，重復(fù) 勞動多，勞動強(qiáng)度大。個人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類, 對同一個文件有不同的分類，因?yàn)槊總€人的理解能力不同， 盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但仍不可避免地造成分類不準(zhǔn)，給 利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)技術(shù)，檢索利用將會非常 方便，減少了手工操作，提高了工作效率。3加強(qiáng)信訪檔案保護(hù)工作，為社會和諧穩(wěn)定服務(wù)3.1信訪檔案管理制度化是檔案管理工作的基本保證， 信訪檔

9、案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門 對一件信訪問題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過程中形成 的具有保存價值的所有材料的歸檔案卷；文書檔案則是信訪 部門在工作中自身形成的和上級下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料 等各種文書材料的歸檔卷宗。信訪檔案實(shí)行年終一并歸檔。 保管期限分永久、長期和短期。同時，檔案管理設(shè)專人專柜, 建立健全保密、借閱、責(zé)任、安全等各項管理制度。防止檔 案損毀、錯放、丟失和失密；防止霉變、磨損、蟲蛀和受潮。 信訪檔案要按規(guī)定銷毀，確保檔案安全、完好和利用方便。 對已借出的檔案，管理人員要及時負(fù)責(zé)督促歸還。信訪檔案 是信訪工作中的一項業(yè)務(wù)，要想充分發(fā)揮信訪檔案的作用， 必須加強(qiáng)對

10、信訪檔案的管理。既不要不顧長遠(yuǎn)，而損毀檔案, 又不要為保護(hù)檔案而不提供利用方便。只有保證檔案的安 全、完好，有利于現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)利用，才能使信訪檔案發(fā)揮出 更大的作用。3.2在實(shí)際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，維 護(hù)信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求。這就 要求我們檔案工作者必須做到“九防”：一是防光，強(qiáng)烈的 光線會損害檔案壽命，紙張也會變黃發(fā)脆，強(qiáng)烈的紫外線可 使檔案褪色；二是防蟲，為達(dá)到殺菌作用，定期噴灑殺蟲劑， 定期在柜子中放置樟腦球；三是防鼠，定期放置鼠藥以防老 鼠咬傷檔案；四是防霉變，以往檔案中多使用糙糊粘補(bǔ)，易 形成檔案蛀蟲；五是防潮，過度潮濕可使檔案形成紙磚，按 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對濕度在50%-60%為宜；六是防塵，灰塵和煙塵 不宜太濃；七是防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；八是防火，及 時排除一些火災(zāi)隱患；九是防盜，要設(shè)置專用鐵柜進(jìn)行保管?？傊?，機(jī)關(guān)信訪檔案是對一項事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的歷史記 錄，它對于總結(jié)檢驗(yàn)，籌劃未來，有著十分重要的作用，只 有提高對信訪檔案管理工作的認(rèn)識，維護(hù)好一個單位服務(wù)對 象的利益，才能為穩(wěn)定社會做貢獻(xiàn)，科學(xué)地管理好利用好檔 案才能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。參考文獻(xiàn)：1 符虎剛基于高職院校檔案管理信息化研究探討j