航運、物流企業(yè)分公司管理制度.doc

1、航運/物流企業(yè)分公司管理制度為了加強對總公司下屬各分支機構的管理，理順業(yè)務程序，規(guī)范操作行為,特制訂本辦法。第一部分 綜合管理一、 基本管理制度及業(yè)務流程各分支機構應遵照集團及總公司的有關管理規(guī)定和業(yè)務流程，并結合自身的工作實際，建立起文件化的管理體系，經(jīng)總公司辦公會批準后報備企劃部。文件化的管理體系須包括以下幾方面的基本管理制度及業(yè)務流程：1、 財務制度；2、 人事、行政制度；3、 業(yè)務管理辦法及流程；4、 其他基本管理制度。二、 工作計劃及匯報:1、 在上一年度(或月度）末，擬制工作計劃、經(jīng)營及管理指標等，于規(guī)定時間內(nèi)報與企劃部匯總報批。2、 對批復獲準的工作計劃、指標等,再分解到本分支機

2、構內(nèi)的各個部門。所分解指標要求明確、具體、量化,有可操作性.3、 每月25日前按照公司固定格式上報本分支機構的月度報告(如遇節(jié)假日,應提前一、二天上報)。4、 遇有重大事件或緊急情況應及時與公司總經(jīng)理或相關職能部門聯(lián)系，采取及時、有效的應對措施。三、 人事工作1、 招聘辭退依據(jù)年度招聘計劃,根據(jù)實際工作需要,向總公司提出招聘申請（應包括招聘崗位名稱、名額、性別、工資待遇、年度招聘計劃完成情況等),獲得批準后，即組織信息發(fā)布、初試篩選工作，并將相關信息發(fā)往總公司.2、 日常管理經(jīng)批準錄用的員工，各分支機構除了要為其辦理各項手續(xù)外，還需在內(nèi)部為其建立人事檔案,以備日后查閱及管理。各分支機構負責人依

3、照集團、公司及自身的管理制度負責本機構的日常管理工作,實行獎勤罰劣，并將獎罰情況以書形式于每月22日前報總公司備案.3、 員工培訓員工培訓工作應按年度公司制定的培訓計劃執(zhí)行，對于已完成的培訓，需在每月二十五日前將情況報備總公司存檔.4、 人員選拔及調(diào)整各分支機構負責人應做好內(nèi)部人員的業(yè)務指導，定期與員工進行溝通交流。 四、 行政工作1、 對外關系 未經(jīng)總公司同意，任何分支機構不得對外開展諸如合作等正常業(yè)務以外的事項，如有發(fā)生，將追究8當事人的相關責任。2、 合同管理 分支機構經(jīng)常性合同應制定范本，報總公司企劃部組織評審后方可實施；合同范本中的實質性條款如有重要變更，應報總公司審批。3、 檔案管

4、理各分支機構應逐步建立、完善本機構的檔案資料,包括以下內(nèi)容：（1） 營業(yè)執(zhí)照、批準證書、法人代碼證、稅務登記證、出資證明.（2） 立項審批表、合資合作合同、章程、可行性研究報告。（3） 集團或總公司重要決議。（4） 其它應歸檔的文件。以上內(nèi)容如有變更，應立即歸檔。4、 日常事務其他如采購、辦公設備使用等事項按集團或總公司的規(guī)定統(tǒng)一辦理。第二部分 財務管理一、 分公司財務制度（一） 現(xiàn)金、轉賬支出日常辦公性、消耗性支出 ,事先填寫現(xiàn)金付款申請書，列明事項、金額，傳真至總公司財務部，交總經(jīng)理審批。收到回復后方可辦理現(xiàn)金報銷手續(xù)，批件作為附件，一并進行賬務處理。（二） 業(yè)務收付費賬單的錄入及轉賬無論

5、是上海港、還是內(nèi)支線中轉貨，業(yè)務員均應在完船以后當天填寫費用明細單，審核無誤后，交給財務，由財務做收付費轉帳.如業(yè)務員要修改費用明細單，需填寫更改單,并交經(jīng)理簽字后，方可轉給操作錄入賬單，再轉給財務.（三） 內(nèi)部往來賬的管理通過總公司操作的近洋、遠洋貨，總公司不再每票開具運費發(fā)票，雙方財務通過對往來賬，明細結算金額，開具總額發(fā)票，及時入賬。1、 直接從上海港出運的貨物，每筆運費均由總公司給業(yè)務員,業(yè)務員據(jù)此填寫費用明細單，如有異議，應在三天內(nèi)提出，否則視為確認.2、 內(nèi)支線中轉貨的出口。由財務人員根據(jù)費用明細單，如有問題，應及時反饋。中3、 進口業(yè)務的費用確認.分公司目前不操作進口業(yè)務，但有些

6、客戶為了換單方便，愿意將運費直接支付給分公司。（四） 應收賬款的管理。分公司在收費方面加強力度，加快資金周轉速度，及時回收運費，嚴格禁止三個月以上的欠款，將應收賬款壓至60天以內(nèi).（五） 應付賬款的結算。收到付費發(fā)票后，業(yè)務員應先審核，確認與費用明細單上的付費金額一致后，再轉給財務。（六） 發(fā)票管理。發(fā)票由財務集中保管，業(yè)務員填寫業(yè)務聯(lián)系單，財務根據(jù)費用明細單核對無誤后，開具發(fā)票，不能高開、虛開發(fā)票，建立發(fā)票登記簿?？冃Э己?。分公司根據(jù)業(yè)務、操作、財務流程的規(guī)定，制定完善的內(nèi)部獎懲制度.第三部分 業(yè)務管理一、 內(nèi)陸地區(qū)聯(lián)運貨物提單簽發(fā)管理規(guī)定（一） 總則l 內(nèi)陸地區(qū)聯(lián)運貨物泛指長江內(nèi)支線經(jīng)長江

7、運輸、鐵路運輸?shù)缴虾８塾纱芭撐恢修D至目的港的出口貨物；l 內(nèi)陸地區(qū)聯(lián)運貨物出口提單簽發(fā)由總公司統(tǒng)一負責；長江沿岸由分公司負責；l 提單不得作為貨代或其他聯(lián)運提單簽發(fā)（江海聯(lián)運貨物可以簽發(fā)船務提單）。l 內(nèi)陸代理所需正本提單按照實際使用額度預先向總公司申領,并編號留存,下次申請時必須將原簽發(fā)出去的提單副本或銷毀的正本提單一并交到總公司統(tǒng)一存檔。（二） 提單的繕制1、 提單的基本內(nèi)容與繕制要求l 提單編號（B/L NO.）提單編號位于提單右上方，編制規(guī)則由總總公司統(tǒng)一制定。l 托運人（SHIPPER)此欄請?zhí)顚懲羞\人的名稱和地址。l 收貨人（CONSIGNEE）此欄請?zhí)顚懯肇浫说娜Q和地址；為便

8、于卸港代理通知收貨人，請盡可能的填寫電話號碼或傳真號碼。收貨人可以是“TO ORDER"或“TO ORDER OF XXX”，如果是“TO ORDER”通常作為“憑托運人指示”理解。l 通知人（NOTIFY PARTY）當提單上收貨人已有詳細地址和名稱，通知方一欄可以是任何一國的名稱和地址;當簽發(fā)收貨人為“TO ORDER”提單時，此欄必須填寫通知方的全稱、地址和電話號碼/傳真號碼.如果托運人的信用證有要求，此欄可再填寫位于任何國家的第二通知方的名稱和地址。注：關于托運人對通知方一欄的申報應符合卸港或交貨地點的習慣要求，否則一切后果概由托運人負責。如有些國家、地區(qū)要求通知方必須為當?shù)?/p>

9、，否則不允許貨物進口。l 海運船（VESSEL/VOY NO。）此欄填寫海運船的船名和航次，但在貨物被轉運時填寫此欄需注意:1） 程海運船的船名和航次具有不確定性，一般不體現(xiàn)在提單上；2） 如客戶要求必須在提單上體現(xiàn)二程船信息,請?zhí)顚憽癟O BE NAMED”或者“XXX(二程船名）OR HER SUBSITUTE"。l 裝港（PORT OF LOADING）此欄填寫貨物實際裝船港口。當貨物被轉運時填寫貨物被裝上干線海運船的港口，此欄的港口名稱應與海運船一欄的船名相對應.l 卸港（PORT OF DISCHARGE）此欄填寫貨物卸船的港口名稱（為避免港口名稱重復，應加注國家名）.l

10、交貨地（PLACE OF DELIVERY)此欄僅在貨物被轉運時填寫,表示承運人最終交貨的地點。l 貨物欄1） 標志和序號、箱號和簽封號（MARKS NOS。;CONTAINER NO。/SEAL NO。)2） 集裝箱數(shù)量和件數(shù)、貨物情況(NUMBER AND KIND OF PACKAGE；DESCRIPTION OF GOODS）3） 總重（GROSS WEIGHT)此欄填寫裝入集裝箱內(nèi)貨物的毛重(公斤）.4） 體積（MEASUREMENT）此欄填寫裝入集裝箱內(nèi)貨物的總體積（立方米）。5） 集裝箱總數(shù)或件數(shù)總數(shù)（TOTAL NO。 OF CONTAINERS OR PACKAGES）在整箱

11、貨運輸?shù)那闆r下，此欄填寫承運集裝箱的總數(shù)；在拼箱貨運輸?shù)那闆r下，此欄填寫收到貨物的件數(shù)。l 運費1） 費和其他費用（FREIGHT & CHARGES）一般不填寫實際的運費費率，只注明“FREIGHT PREPAID”或“FREIGHT COLLECT”或“FREIGHT PAYABLE AT XXX”及附加費的支付方式(FAF、YAS等）。2） 付費地點（PAYABLE AT）此欄填入到付運費及第三地付費的付費地點.3） 簽發(fā)地點和日期(PLACE AND DATE OF ISSUE）此欄填入提單繕制和簽發(fā)的地點和日期。4） 正本提單的數(shù)量（NUMBER OF ORIGINAL BS

12、/L)此欄填入根據(jù)托運人要求簽發(fā)的正本提單的數(shù)量，通常為三份.l 裝船日期（LADEN OF BOARD THE VESSEL)此欄通常填寫承運船舶離開提單項下裝港的日期并在日期上簽章。l 特殊條款1） 終目的地（FINAL DESTINATION）如果托運人堅持要求提單上標明最后目的地，可在貨物情況(DESCRIPTION OF GOODS）欄目中加注“FINAL DESTINATION OF THE GOODS NOT THE SHIP :XXXXX，F(xiàn)OR MERCHANTS REFERENCE ONLY”。2） 裝卸條款鑒于有些港口關于裝卸費用劃分或貨物檢疫的特殊規(guī)定，提單上

13、需要加注特殊的條款,如CY/FO，CY/LINER OUT等，這些條款必須根據(jù)該航線的航運慣例由船務決定是否接受。l 冷箱溫度在運輸冷箱時,應盡量避免在提單正面標明冷箱設定溫度。有關裝船日期的特殊情況顯示有裝船日期的提單被稱為“已裝船提單”（S。O。B B/L)，與此相對應的是“收貨待運提單”（RECEIVED FOR SHIPMENT B/L),“收貨待運提單”通常用在聯(lián)運中，顯示的是在裝貨場站收受貨物的日期。（三） 提單的簽發(fā)l 提單必須在貨物離港或出運后簽發(fā)，簽單之前預先確認貨物已經(jīng)全部裝船；l 不得倒簽、順簽、預借提單;l 提單簽發(fā)標準格式要求：l 非普通貨物接載必須預先得到總總公司確認；（四） 特殊情況下提單的簽發(fā)l 預借提單l 倒簽提單l 轉換提單1、要求a) 記名提單在辦理轉換提單時，需由收貨人提出申請，并經(jīng)發(fā)貨人背書；指示提單在辦理轉換提單時，需由發(fā)貨人提出申請，或經(jīng)發(fā)貨人背書轉讓的提單持有人（一般為通知方）提出申請；b) 貨主(申請人）在辦理轉換提單時，必須提供保