探究電子檔案管理的重要性

1、    探究電子檔案管理的重要性    洪林摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)逐漸顯現(xiàn)，能夠更加適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；電子檔案是指依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，把資料完整儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，且能達(dá)到傳統(tǒng)檔案詳細(xì)程度的一種新型檔案模式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越被人們所接受，其數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)。本文主要分析電子檔案在檔案管理中的重要性，希望通過(guò)科學(xué)、公正的分析，將電子檔案的真實(shí)面貌呈現(xiàn)出來(lái)。1、電子檔案的基本要求1.1 完整性電子檔案與

2、其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。1.2 原始性電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原

3、始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。1.3 真實(shí)性電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。1.4 安全性電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔

4、案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。2.加強(qiáng)電子檔案管理制度電子檔案的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理的流程，在內(nèi)容、時(shí)間及順序等諸多方面發(fā)生了巨大的變化。由于電子檔案對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性更強(qiáng)，且更易更改、流失等特點(diǎn)，常常會(huì)使人們對(duì)電子檔案的信息真實(shí)性產(chǎn)生質(zhì)疑，因?yàn)殡娮訖n案信息的載體與存放地點(diǎn)均可以不固定，復(fù)制后真?zhèn)坞y辨，存在難以認(rèn)定是否為“原件”的問題。因此，只有通過(guò)規(guī)范的管理制度使電子檔案的形成、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)得到有效約束，并在每個(gè)環(huán)節(jié)上采用制度與技術(shù)相結(jié)合的方式，切

5、實(shí)避免信息失真的隱患，這樣既可以保證電子檔案的規(guī)范管理，又能維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)性與原始性，使人們對(duì)電子檔案產(chǎn)生信心。然而，傳統(tǒng)管理制度已無(wú)法適應(yīng)電子檔案文件的管理，必須結(jié)合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套完善、健全和科學(xué)的電子檔案管理制度。2.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。2.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔

6、管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過(guò)程中，應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國(guó)已通過(guò)先后頒布實(shí)施的電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件歸檔與管理規(guī)范等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求

7、，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了電子檔案在歸檔過(guò)程中的科學(xué)性和規(guī)范性。2.3建立嚴(yán)格的保管制度電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。2

8、.4規(guī)范電子檔案的利用制度在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過(guò)程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過(guò)程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對(duì)其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級(jí)別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對(duì)其授權(quán)的范圍。綜上所述，檔案工作要緊跟時(shí)代步伐，電子檔案是新生事物，也是社會(huì)潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時(shí)代的信息豐富、傳遞迅速的社會(huì)特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好電子檔案，利用好電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)