公司費用報銷流程規(guī)定說課講解

1、浙商基金管理有限公司費用報銷流程及辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范公司費用管理及報銷，提高財務(wù)管理水平，按照規(guī)范化、 科學(xué)化的工作要求，結(jié)合本公司實際，制定本辦法。第二條 本辦法規(guī)定之費用報銷包括差旅費、業(yè)務(wù)招待費、公務(wù)車費用、 辦公費、會議費、資料費、培訓(xùn)考察費、福利費、廣告費、工程材料及設(shè)備物 資等費用報銷及款項支付。第二章 發(fā)票要求第三條 報銷人員必須取得合法、完整、真實的原始憑證，具體要求如下：（一）發(fā)票的票面必須清晰，無任何涂改痕跡。（二）發(fā)票名稱與內(nèi)容相符；發(fā)票內(nèi)容與售貨單位的經(jīng)營范圍相吻合。（三）發(fā)票的抬頭應(yīng)為本公司全稱且正確無誤，標準名稱為：浙商基金管 理有限公司。本單位名稱不得

2、簡寫，如浙商基金、浙商基金管理公司等等均為 不正確的抬頭。（四）發(fā)票上的數(shù)字計算準確，數(shù)量乘以單價應(yīng)等于總金額；大小寫金額 保持一致；小寫金額前面應(yīng)有“Y”字樣，大寫金額前面應(yīng)頂格；大小寫數(shù)字 書寫規(guī)范 （ 標準大寫：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、 萬）。（五）發(fā)票必須有稅務(wù)部門監(jiān)制章；有售貨單位財務(wù)專用章；有售貨單位 經(jīng)手人簽章（或簽名）。（六）發(fā)票開出的時間應(yīng)與經(jīng)濟業(yè)務(wù)所發(fā)生的時間大致相吻合。（七）發(fā)票的印制日期：按照規(guī)定，開具發(fā)票的單位每年度都應(yīng)從稅務(wù)部 門領(lǐng)取本年度版本的發(fā)票，即便使用上一年度版本的發(fā)票按規(guī)定也不宜時間跨 度太長。（八）部分發(fā)票在報銷時須同時呈上附

3、件。如貨款結(jié)算時須有購銷合同、 送貨單或驗收單；出差報銷差旅費時須有會議通知或經(jīng)批準的出差申請單；工 只供學(xué)習(xí)與交流程款報銷時須有工程預(yù)算等。第三章 費用報銷時間及要求第四條 費用報銷時間及要求：（一）每星期報銷費用一次，即每周星期一報銷上周發(fā)生的費用。經(jīng)總經(jīng) 理批準后的緊急用款不受此限。（二）每月二十六號為費用報銷截止日，如遇周末或法定節(jié)假日則順延。 原則上當月二十六號以后不再報銷各項費用，二十六號以后所發(fā)生的費用遞延 至下月報銷。（三）報銷憑證的使用：1、有發(fā)票時：差旅費報銷使用差旅費報銷單；其他費用報銷使用費 用報銷單。2、無發(fā)票時：（1）以現(xiàn)金方式結(jié)算：應(yīng)使用借款審批單。按本辦法第五章

4、履行借款 制度。（2）以支票或匯款方式結(jié)算：在辦公系統(tǒng)中執(zhí)行“付款申請”流程。同時 將能證明該業(yè)務(wù)合法、合規(guī)的相關(guān)文件、合同一并附上。（3）款項經(jīng)辦人員應(yīng)在借款、借支票或匯款結(jié)算之日起兩周內(nèi)取得原始發(fā) 票并履行報銷手續(xù)。（四）在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方可進入報銷 流程。（五）報銷時，報銷人應(yīng)自行將票據(jù)及附件整齊地粘貼在財務(wù)規(guī)定格式的 報銷單后，同類性質(zhì)必須粘在一起。盡量避免將幾周憑證粘于一起，當月發(fā)生 的費用應(yīng)盡量在當月報銷， 最晚不得超過發(fā)生月份的次月， 如逾期須經(jīng)總經(jīng)理 書面批準，否則財務(wù)部將不予報銷。第四章 費用報銷流程第五條 費用報銷流程如下：（一）報銷人為公司管

5、理層1、董事長（報銷人）一會計（審核票據(jù)）T總經(jīng)理（審批人）一出納（付 款）2、總經(jīng)理（報銷人）一會計（審核票據(jù)）-董事長（審批人）一出納（付 款）3、其他高管（報銷人） -會計（審核票據(jù)） -總經(jīng)理（審批人） -出納（付 款）4、公司為高管開展業(yè)務(wù)而發(fā)生的差旅費、業(yè)務(wù)招待費、交通費和公務(wù)車費 用等列出專門預(yù)算。公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)辦的費用統(tǒng)一由綜合管理部負責(zé)報銷，在領(lǐng)導(dǎo) 費用預(yù)算限額內(nèi)列支。（二）報銷人為部門負責(zé)人部門負責(zé)人（報銷人） -會計（審核票據(jù)） -分管高管（審批人） -總經(jīng) 理（審批人） -出納（付款）（三）報銷人為員工員工（報銷人） -部門負責(zé)人（審批人） -會計（審核票據(jù)） -分管高管

6、（審批人） -總經(jīng)理（審批人） -出納（付款）第五章 借款管理第六條 公司員工應(yīng)本著“事前審批、及時報賬”的原則合規(guī)、有效地使用 借款。第七條 員工借款應(yīng)填寫借款審批單，并注明借款事由。特殊業(yè)務(wù)借款 可不予注明，而由財務(wù)室與有關(guān)業(yè)務(wù)部門確認。第八條 員工出差借款依據(jù)預(yù)計出差天數(shù)控制在每天一千元以內(nèi)， 宴請借款 控制在三千元以內(nèi)，禮品、營銷和后勤依據(jù)實際需要確定借款金額。零星業(yè)務(wù) 支出或借款金額在一千元以內(nèi)的不予借款。 每人累計借款金額不得超過 2 萬元。 每次借款期限原則上不得超過 20 天。如因工作變動調(diào)離單位，借款須在在調(diào)離 前結(jié)清。第九條 員工借款需及時報賬。 出差借款應(yīng)于出差結(jié)束十五日

7、內(nèi)至財務(wù)室報 賬，其它業(yè)務(wù)借款須于業(yè)務(wù)結(jié)束后十日內(nèi)至財務(wù)室報賬，特殊情況需要延遲報 賬時間的，應(yīng)向財務(wù)室說明原因。第十條 前次借款后未及時辦理結(jié)賬手續(xù)的，財務(wù)室將依據(jù)“舊賬不清、新 賬不欠”的原則不予借款。特殊情況應(yīng)報經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借款。第六章 差旅費報銷管理第十一條 各部門每年初提出本部門差旅費計劃，經(jīng)綜合管理部平衡后納 入預(yù)算管理，并將差旅費指標分解到各部門，綜合管理部以批準的預(yù)算作為控 制目標，超出預(yù)算部分不予報銷。第十二條 員工出差管理及差旅費報銷程序（一）公司嚴格執(zhí)行出差審批手續(xù)， 員工出差之前需在辦公系統(tǒng)中執(zhí)行 “出 差申請”流程。如到市外參加會議或培訓(xùn)，應(yīng)附上主辦單位的會議（

8、培訓(xùn)）通 知或邀請函。（二）出差人員應(yīng)對差旅費票據(jù)的合法性、真實性負責(zé)。凡票據(jù)不齊全或 票據(jù)遺失者，不予報銷。出差人員在報銷時，應(yīng)將住宿費發(fā)票，車、船、飛機 票等票據(jù)按財務(wù)規(guī)定粘貼整齊，將差旅費報銷單填寫清楚。差旅費報銷必 須附出差審批單，否則不予報銷。報銷程序按本辦法第五條規(guī)定執(zhí)行。第十三條 員工出差乘坐車、船、飛機席位控制標準（一）公司高管出差可乘坐高鐵商務(wù)座、火車一等座、飛機公務(wù)艙、輪船 一等艙。（二）其他人員出差可乘坐高鐵二等座、火車二等座、飛機經(jīng)濟艙、輪船 二等艙。高鐵可到達地區(qū)，較之飛機，優(yōu)先選擇高鐵出行。如遇特殊情況，經(jīng) 分管領(lǐng)導(dǎo)批準可乘坐火車一等座、飛機公務(wù)艙、輪船一等艙。（三

9、）乘坐席位超過控制標準的部分由本人承擔(dān)。第十四條 住宿費報銷標準（一）公司高管出差實行實報實銷。（二）部門負責(zé)人（包括相應(yīng)等級技術(shù)序列人員）出差到一般地區(qū)，住宿 標準每人每天 500 元，到一類地區(qū)每人每天 600 元，到特殊地區(qū)每人每天 700 元。（三）其他管理人員（包括相應(yīng)等級技術(shù)序列人員）出差到一般地區(qū)，住 宿標準每人每天 400元，到一類地區(qū)每人每天 500 元，到特殊地區(qū)每人每天 600 元。（四）普通員工出差到一般地區(qū)，住宿標準每人每天 350 元，到一類地區(qū) 每人每天 400 元，到特殊地區(qū)每人每天 450 元。（五）特殊地區(qū)包括北京、上海。一類地區(qū)包括深圳、廣州、南京、廈門。

10、 其他為一般地區(qū)。（六）參加會議、涉外活動或因其他特殊原因，實際住宿費超過限額標準 的，超標部分將從差旅費津貼中抵扣。若不足抵扣，需填寫住宿超標情況說 明，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批，剩余超標金額可在預(yù)算范圍內(nèi)據(jù)實報銷。第十五條 差旅費津貼員工在外地出差，按每人每天 100 元發(fā)放差旅費津貼，不再報銷出差途中 的餐費及其他個人開支。差旅費津貼按照住宿夜晚數(shù)計算。若當天來回，未住 宿，則按照一天計算。長駐外地及于上海辦公的員工，在杭州總部期間，不給 予差旅費津貼，住宿由公司統(tǒng)一安排。杭州總部的員工前往上海辦事，原則上 當天來回，津貼及住宿同正常出差情況。員工在杭州本地（含蕭山、余杭）外 出辦事，

11、如不能返回就餐，可根據(jù)實際誤餐頓數(shù)，按每餐 50 元的標準實報實銷 餐費，超過部分由本人承擔(dān)。第十六條 市內(nèi)交通費 員工在本市因公外出或在外地出差，根據(jù)工作需要可乘坐公交車、地鐵及 出租車，在便利的情況下，應(yīng)優(yōu)先選擇地鐵等公共交通工具。如需包租車，須 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。報銷的交通票據(jù)背面需注明起止點及業(yè)務(wù)目的。使用私車的， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準可酌情報銷油費、過路費、停車費及相關(guān)費用。第七章 業(yè)務(wù)招待費報銷管理第十七條 因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的交際應(yīng)酬費，報銷時應(yīng)在發(fā)票的背面注明業(yè) 務(wù)發(fā)生的日期和經(jīng)手人以及招待事由，對于不便注明的，報銷人應(yīng)向財務(wù)部解 釋，由財務(wù)部登記備查。第十八條 業(yè)務(wù)招待費主要包括招待客人

12、的餐費和禮品支出。各部門每年 末提出本部門下年度業(yè)務(wù)招待費用款計劃，經(jīng)財務(wù)管理部門平衡后納入預(yù)算管 理，并將招待費預(yù)算指標分解到各部門，財務(wù)部門以經(jīng)批準的預(yù)算作為控制業(yè) 務(wù)招待費開支的依據(jù)。第十九條 餐費控制標準（一）公司高管舉行的宴請實行實報實銷。（二）部門管理人員舉行的宴請，不超過人均 150 元。（三）部門員工舉行的宴請，不超過人均 100 元。員工舉行宴請，必須事 前經(jīng)過本部門負責(zé)人同意。（四）餐費納入業(yè)務(wù)招待費預(yù)算控制，超過控制標準的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和總 經(jīng)理審批后據(jù)實報銷，不合理部分由本人負擔(dān)。第二十條 禮品費用報銷管理（一）綜合管理部統(tǒng)一訂購的禮品，納入綜合管理部業(yè)務(wù)招待費預(yù)算控制,

13、 報銷程序按本辦法第五條執(zhí)行。（二）綜合管理部應(yīng)各部門要求購置的特殊禮品，報銷時需申請部門負責(zé) 人和綜合管理部負責(zé)人簽字認可，納入申請部門業(yè)務(wù)招待費預(yù)算控制，報銷程 序按本辦法第五條執(zhí)行。第八章公務(wù)車使用及費用報銷管理第二十一條公司公務(wù)車由綜合管理部統(tǒng)一管理、維修及保養(yǎng)。第二十二條 公務(wù)車費用由綜合管理部歸口負責(zé)，車船使用稅、油料費、 路橋通行費、停車費、修理費、年檢費等交通費用及車輛保險費等各項費用由 綜合管理部按照本辦法第五條規(guī)定履行報銷程序，在預(yù)算限額內(nèi)據(jù)實報銷。第九章辦公費的報銷管理第二十三條 辦公經(jīng)費范圍：辦公經(jīng)費指購置辦公用品所發(fā)生的費用。第二十四條 辦公經(jīng)費的報銷（一）公司辦公用

14、品一般由綜合管理部集中采購，在預(yù)算限額內(nèi)按本辦法 第五條履行報銷手續(xù)。各部門應(yīng)按預(yù)算合理使用辦公費，除必須由綜合管理部 集中采購的以外，其他臨時采購必須經(jīng)綜合管理部同意并持有效票據(jù)，經(jīng)綜合 管理部專人驗收，報銷時需部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人共同簽字認可并經(jīng) 公司領(lǐng)導(dǎo)審批，在預(yù)算限額內(nèi)予以報銷。（二）除非發(fā)票直接標明具體辦公用品名稱及數(shù)量，否則應(yīng)附有商場蓋章 的銷貨清單。第十章會議費報銷管理第二十五條公司舉辦的會議，會議費報銷程序公司舉辦的會議由綜合管理部歸口管理，各部門應(yīng)在每年底向綜合管理部 報送下一年度舉辦會議計劃，經(jīng)綜合管理部平衡后納入預(yù)算管理。各部門需在 會議召開之前填寫會議審批單，列

15、明會議時間、地點、參加人員及費用計 劃等，向綜合管理部提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可召開。所發(fā)生的費用需 會議發(fā)起部門和綜合管理部負責(zé)人共同簽字認可并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，在公司會 議費預(yù)算中報銷。第二十六條 參加外單位舉辦的會議，會議費報銷程序（一）公司領(lǐng)導(dǎo)參加外單位舉辦的會議（含培訓(xùn)班、研討班等），費用在 公司會議費預(yù)算中實報實銷。（二）各部門負責(zé)人及員工參加外單位舉辦的會議 （含培訓(xùn)班、 研討班等）， 會前需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可參加，參加在杭州召開的會議，憑會議主辦 單位會議費正式發(fā)票（附會議通知）按本辦法第五條規(guī)定履行報銷手續(xù)，在本 部門會議費預(yù)算中報銷；參加在外地召開的會議，執(zhí)行差旅費

16、報銷管理的有關(guān) 控制標準。第十一章 資料費報銷管理第二十七條 報刊訂閱由綜合管理部歸口管理，各部門可按本部門需要購 買與工作有關(guān)的專業(yè)書籍，按本辦法第五條規(guī)定在各部門預(yù)算內(nèi)實報實銷。第十二章 出國考察培訓(xùn)費用報銷管理第二十八條 交通工具控制標準員工國外出差，乘坐飛機一律選用經(jīng)濟艙。第二十九條 住宿費報銷標準員工國外出差可選用的酒店不得超過四星級（含四星級）。每人每日在80-150 美元范圍內(nèi)控制，報銷時應(yīng)提交房費清單。陪同外賓時根據(jù)工作需要可 同外賓同等待遇。第三十條 差旅費津貼每人每日 100 美元，用于國外出差期間的伙食費、交通費、通訊費、辦公 用品費和必要的小費。國外接待部門贈發(fā)的生活補

17、助一律全額上交公司。第三十一條 開拓市場性質(zhì)的出訪活動和特殊情況發(fā)生的費用，應(yīng)單獨立 項審批后據(jù)實報銷。第十三章 福利費、加班費報銷管理第三十二條 福利費開支應(yīng)由綜合管理部提出書面意見，經(jīng)總經(jīng)理簽字同 意后方可實施。第三十三條 員工加班按浙商基金管理有限公司員工考勤和休假管理制度執(zhí)行，并按本辦法第五條規(guī)定履行報銷程序。第十四章基金發(fā)行專項費用第三十四條基金發(fā)行專項費用主要包括與基金發(fā)行相關(guān)的銷售費用、業(yè) 務(wù)宣傳費、廣告費等。該專項費用由提出預(yù)算的部門歸口管理，在預(yù)算范圍內(nèi) 按本辦法第五條規(guī)定履行報銷程序。第十五章 業(yè)務(wù)宣傳費、廣告費、培訓(xùn)費、董監(jiān)事會費、印刷費報銷管理第三十五條 上述費用由綜合

18、管理部歸口管理，在預(yù)算限額內(nèi)按本辦法第 五條履行報銷手續(xù)。董監(jiān)事會費主要包括董事在企業(yè)開會或工作期間董事會成 員的差旅費、住宿費、會議費及有關(guān)必要開支。在董監(jiān)事會費列支的費用必須 經(jīng)董事會秘書或董事會授權(quán)人員簽字認可。第十六章 工程材料、設(shè)備物資、維修費第三十六條 固定資產(chǎn)改建、擴建以及需要對機器、設(shè)備、車輛進行大修 理的，應(yīng)由相關(guān)部門負責(zé)人提出工程預(yù)算書，詳細說明工程原因、工程周期、 施工單位、工程材料、資金預(yù)算等，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。預(yù)算書分別送 財務(wù)部和相關(guān)部門留存。第三十七條工程款預(yù)付或需帶支票提貨的，各部負責(zé)人憑已經(jīng)批準的預(yù) 算書或采（請）購單到財務(wù)部填寫借款審批單，經(jīng)總經(jīng)理批準，財務(wù)據(jù)以 入帳后再開出支票，三日內(nèi)必須繳回支票簽收之存根及發(fā)票、驗收單。第三十八條 實物報銷時，應(yīng)將發(fā)票、驗收（入庫）單、采（請）購單原 件附在一起，缺一不可。第十七章其他費用報銷管理第三十九條 其他費用主要包括電子設(shè)備運轉(zhuǎn)費、交易所設(shè)施使用費、交 易所會員年費、訴訟費、咨詢費、審計費、律師費用、房租費、物業(yè)水電、財 產(chǎn)保險費、印花稅費等確實無法歸屬各部門和領(lǐng)導(dǎo)的費用。上述費用均由相關(guān)