房地產企業(yè)建設工程類資料管理

1、房地產企業(yè)建設工程類檔案管理和歸檔的探討成都揚帆檔案管理咨詢有限公司陸會關鍵詞：房地產企業(yè)工程檔案管理中華人民共和國原建設部發(fā)布的建設工程文件檔案整理規(guī)范從2002年5月1日起施行,其編號為GEB/T503282001。近幾年，我在檔案整理過程中，依據(jù)檔案法律法規(guī)，重點對房地 產企業(yè)的工程類文件檔案的管理歸檔工作進行了一些探索和研究。1、房地產企業(yè)工程類檔案的內涵、管理現(xiàn)狀和存在風險1.1 房地產企業(yè)工程類檔案的內涵指與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的 文件，并依據(jù)國家對建設工程歸檔的一系列要求，歸檔形成的實體檔案。1.2 當前房地產企業(yè)工程類檔案的

2、管理現(xiàn)狀1.2.1 沒有專門的檔案進行專業(yè)化的管理出現(xiàn)此類問題一是大部分房地產企業(yè)的管理層或決策者對檔案不夠重視。為了節(jié)約成本，都 是讓工程內業(yè)崗位或行政人員兼任。二是檔案學專業(yè)的畢業(yè)生從事私營（民營）企業(yè)檔案管理工 作的非常少。一些大學檔案專業(yè)的學生在大三左右就已經基本上被國有大中型企業(yè)相中了，所以 真正進入人才市場進行流通的檔案學人才就微乎其微了。1.2.2 檔案實體管理混亂，查找利用率低大部分房地產企業(yè)產生的大量檔案沒有進行鑒定、分類、歸檔、組卷、編目，沒有形成整套 的檔案管理流程，都是堆放或亂放。沒有編制檔案檢索目錄或借助于管理載體（專業(yè)的檔案管理軟件），導致檔案的查找率非常低，存在查

3、找麻煩，利用困難的問題。1.2.3 檔案載體的信息化建設還有待提高當前，大部分房地產企業(yè)的檔案管理還停留在“一個盒子、一個柜子、一把鎖子、一個房子” 的階段，即用案卷盒裝好，放在文件柜中，然后放在辦公室內鎖起來，檔案載體的信息化建設還 有待提高，同時也是一個很漫長的過程。1.2.4 檔案管理的經費得不到保障，檔案管理工作沒有列入年度工作計劃當中在企業(yè)的運營中，老板可以為聚一次餐或請一次客花去上萬元的經費，但是對于檔案管理的 經費（購買檔案軟件、改善硬件設施、人員在職培訓等）卻是一省再省，一壓再壓，總是以經費 緊張或沒有預算等借口，減少檔案管理經費，有的甚至在年度的工作計劃和經費開支中就根本沒

4、有檔案業(yè)務費用這一欄，導致大部分企業(yè)的檔案管理工作一直處于很低的水平，發(fā)揮不了所存檔 案的作用。1.3 當前房地產企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀存在的風險1.3.1 檔案信息的不安全性沒有一個系統(tǒng)的檔案管理框架、沒有一個檔案專業(yè)人員、沒有一個檔案管理的整體思路，那 么在檔案的保管過程中出現(xiàn)信息失泄密就不可避免；同時，一些關乎企業(yè)生死存亡的重要檔案信 息也是岌岌可危。1.3.2 在法律糾紛中走麥城法律一直是講究以事實說話，以證據(jù)定論的。由于我們在日常的企業(yè)經營中沒有認識到檔案 的作用，那么在關鍵時刻也只能是無據(jù)可爭，敗走麥城了，這方面的實例真是舉不勝舉。1.3.3 在遭遇重大自然災害時，檔案資料損毀不可避免中

5、國是世界上自然災害頻發(fā)的國家之一，如何在重大或特大的自然災害過程中更好地搶救和 保護檔案信息載體，維護檔案信息的安全性和完整性，是每個企業(yè)管理者都應該考慮的問題。此 次5.12大地震，其檔案資料的損失是毀滅性的，也是無法用金錢來衡量的。2、房地產企業(yè)工程類檔案管理要點2.1 工程類檔案的歸檔范圍根據(jù)GMT50328-2001建設工程文件檔案整理規(guī)范和各地區(qū)關于建設工程檔案的整理 規(guī)范，其歸檔范圍如下：2.1.1 綜合性文件包括項目建議書批復及項目建議書（立項報告）、建設用地系列材料、征地拆遷安置、用地申請報告、國有土地使用權出讓合同等有關協(xié)議、工程地質、水文地質勘察報告等等。2.1.2 土建、

6、安裝質量保證資料包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、鋼材質量證明單、單位工程質量竣工驗收記錄、主 體結構分部工程質量驗收報告、安裝材料、設備合格證、試驗單匯總表等等。2.1.3 土建工程竣工文字材料包括圖紙會審記錄、工程定位測量資料、地基處理記錄、鋼材、水泥等材料的出廠證明文件 及檢測報告、土壤各種試驗報告、商品混凝土出廠合格證、隱蔽工程檢查記錄等等。2.1.4 給排水、電氣（強、弱電）、消防、通風、空調、電梯、裝修（裝飾、幕墻）工程文 字材料包括開工報告、竣工工程申請驗收報告、設備、產品質量合格證、各專業(yè)隱蔽工程檢查記錄、 工程質量事故處理記錄等等。2.1.5 竣工圖包括綜合圖（建筑、建筑小

7、品、水景、照明、道路、綠化等平面布置）、各專業(yè)（建筑、結構、給排水、電氣強、弱電、消防、通風、裝修裝飾、幕墻）竣工圖。2.1.6 建設工程聲像檔案2.1.7 電子文檔2.2 工程類檔案的歸檔質量要求2.2.1 歸檔的工程檔案應為原件。2.2.2 工程檔案的內容及其濃度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技 術規(guī)范、標準和規(guī)程。2.2.3 工程檔案的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。2.2.4 工程檔案應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.2.5 工程檔案的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬 圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰

8、，不得使用計算機出圖的復印件。2.2.6 工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mmX210mm圖紙宜采用國家標準圖幅。2.2.7 工程檔案應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛 筆等。2.2.8 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。2.3 工程檔案整理中的重點環(huán)節(jié)重點環(huán)節(jié)為工程圖紙的疊存，其具體疊法依據(jù)GB10609.3-89的技術制圖復制圖的折疊方法進行，統(tǒng)一折疊成 A4幅面（297mmX210mm圖標欄露在外面。2.4 工程檔案的立卷原則、方法及遵循要求應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個 建設工程由多個單位工程

9、組成時，工程文件應按單位工程組卷。2.4.1 立卷方法 工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工 驗收文件5部分。 工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷。 監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。 施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。 竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。 竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。2.4.2 立卷過程中宜遵循的要求案卷不宜過厚，一般不超過 40mm案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組 卷。2.5 卷內檔案的排列文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、

10、主件與 附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排 列；圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排 前，圖紙排后。2.6 案卷編目的要求編目的要求為：每卷單獨編號，依流水號，不得有重號、空號等情況出現(xiàn)。3.工程類檔案分析檔案分析，有點類似于檔案統(tǒng)計和檔案年報工作，是對所屬檔案整體情況的一個分析。3.1 檔案分析的作用就是通過對所存檔案進行系統(tǒng)分析，掌握檔案數(shù)質量情況（館藏情況、利用情況等） ，為決 策者和利用者提供第一手的資料。對于建設工程類來講，檔案分析工作尤為重要。它可以全面了 解一項工程運營的全部情況，通過比

11、對，規(guī)避項目中重復出現(xiàn)的一些問題，更好地節(jié)約開支，優(yōu) 化工作進程。3.2.1文字式主要以文字總結的形式對所屬檔案的數(shù)質量情況進行全面總結分析。如：檔案情況匯報提綱、 檔案利用情況匯總等等。3.2.2 列表式主要以列表的形式全面直觀地表述所屬檔案的數(shù)質量情況。如：檔案情況分析表等。3.2.3 文字-列表式將以上兩種方式合為一起，既有文字又有列表，詳細、直觀、全面、系統(tǒng)。4.結語工程類檔案的管理是近幾年建設工程市場百花齊放的結果，是科技專門檔案的一個延伸 ，也是一個比較新型的課題。特別是房地產企業(yè)的工程類檔案，基本上都是關乎民生的住宅、商業(yè)、 交通等重要檔案，如果不進行有效的管理，勢必對建設社會主義和諧社會帶來一定的影響，存在 的問題會隨著時間的推移越來