OA系統(tǒng)管理辦法試行

1、中國移動(dòng)通信集團(tuán)XX有限公司齊齊哈爾分公司0A系統(tǒng)管理辦法（試行）第一章總則第一條為加強(qiáng)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡稱0A系統(tǒng)）管理，保證其高效 安全 運(yùn)行，充分發(fā)揮0A系統(tǒng)的作用，特制定本辦法。第二條0A系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、公文管理、電子郵件 文檔管理 公共信息、個(gè) 人設(shè)置 綜合辦公、關(guān)聯(lián)系統(tǒng)、常用工具等功能，旨在實(shí)現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和 交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第三條本辦法適用于市公司直屬各部門、各縣（市）區(qū)分公司。第二章管理機(jī)構(gòu)第四條綜合部負(fù)責(zé)辦公0A系統(tǒng)的管理 規(guī)劃 審批 實(shí)施、培訓(xùn)和檢查考核工 作；其主要職責(zé)：(-)辦理系統(tǒng)使用單位的注冊(cè)、名稱變更、撤銷

2、等相關(guān)手續(xù)的審核工作；(-)制定電子公文與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度；（三）制定0A系統(tǒng)公文種類流程的修改及修訂工作。（四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中出 現(xiàn)的新情況、新問題；（五）培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員；（六）做好其他相關(guān)工作。第五條市公司市場(chǎng)經(jīng)營部業(yè)務(wù)支撐中心負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)與升級(jí)等工作。其 主要職責(zé)：(-)負(fù)責(zé)全公司管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)資源（軟、硬件）的配置、升級(jí)。(-)負(fù)責(zé)日常的0A網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障處理。（三）負(fù)責(zé)0A系統(tǒng)的安全技術(shù)防范，定期就公司所有計(jì)算機(jī)設(shè)備及運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查。（四）負(fù)責(zé)全區(qū)辦公終端安全策略管理系統(tǒng)的

3、安裝。第六條使用單位必須明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管0A系統(tǒng)工作，同時(shí)確定一名分級(jí)系統(tǒng)管理 人員負(fù)責(zé)日常管理。各分級(jí)系統(tǒng)管理人員的職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)本單位辦公自動(dòng)化的日常管理；（-）指導(dǎo)和監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運(yùn)行；（三）負(fù)責(zé)與綜合部的銜接工作。第三章公文流轉(zhuǎn)要求第七條為使公文流轉(zhuǎn)真正地落到實(shí)處，并能提高員工對(duì)企業(yè)信息化的認(rèn)識(shí)，0A使用 人必須啟動(dòng)短信提醒功能，同時(shí)必須隨時(shí)隨地、及時(shí)地打開0A系統(tǒng)，處理當(dāng)天的文件， 如遇出差、事假請(qǐng)啟用外出代辦功能。第八條各部門在發(fā)文或部門與部門之間需協(xié)調(diào)某些事宜時(shí)必須通過0A系統(tǒng)，不允許 出現(xiàn)紙質(zhì)文件。第九條各部門領(lǐng)導(dǎo)及員工在處理文件填寫意見時(shí)必須將意見寫清楚，交給誰辦理

4、， 如何辦理，此文件是如何落實(shí)的，將落實(shí)意見一并寫上返回綜合辦歸檔。第四章使用規(guī)范第十條員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。用戶名是每個(gè) 員工的唯一標(biāo)識(shí)，個(gè)人的密碼是安全的保證。0A系統(tǒng)提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于 密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。每位0A系統(tǒng)使用人都要熟練掌握0A系統(tǒng)的使用方法， 使用0A系統(tǒng)進(jìn)行單位內(nèi)部的各項(xiàng)日常辦公。第十一條0A系統(tǒng)使用人員的賬號(hào)密碼（口令）必須設(shè)6位以上字符（含字母、數(shù) 字、符號(hào)等），并需經(jīng)常修改，不得與其他使用人員名（賬號(hào)）相同。使用人員取得初始密碼后應(yīng)在0A系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置

5、里面，須對(duì)自己的登陸密碼進(jìn)行修改，避免他人使用。第十二條工作人員要保證通過0A系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完 整準(zhǔn)確，并 對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。第十三條為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，公司領(lǐng)導(dǎo)、三級(jí)經(jīng)理、部門主管原則上 應(yīng)該全天在線，其他工作人員至少每天上下午各登陸兩次0A系統(tǒng)，接收各類文件，處理待辦事項(xiàng)。有重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)審批，如果單位領(lǐng)導(dǎo)有事沒有使用0A系統(tǒng)，工作人員可通過飛信發(fā)消息或者發(fā)送手機(jī)短信提醒。第十四條工作人員要保證文件處理的響應(yīng)時(shí)間，所有網(wǎng)上公文處理流程涉及到的工 作人員處理時(shí)間應(yīng)與公文流轉(zhuǎn)時(shí)間相同。如有外出請(qǐng)假等特殊原因，必須委托相關(guān)人員 代為辦理。第十五條因個(gè)人原因未登陸和

6、使用0A系統(tǒng)，不能及時(shí)處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任 由自己負(fù)責(zé)。按照工作權(quán)限，認(rèn)真完第十六條0A系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)章制度,成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。第十七條個(gè)人信息的完善在0A系統(tǒng)的個(gè)人設(shè)置里面，必須對(duì)自己的個(gè)人信息進(jìn)行添加，如聯(lián)系方式等，以便 同事之間聯(lián)系時(shí)查找方便。第十八條0A系統(tǒng)流程模板涵蓋范圍內(nèi)的辦公流程，涉及的相關(guān)單位（部門）應(yīng)按照系統(tǒng)模板使用說明實(shí)行網(wǎng)上辦公，流程定制發(fā)起的單位（部門）應(yīng)督促系統(tǒng)模板的 使用。第五章電子郵箱的管理第十九條電子郵箱是公司員工的工作 生活、學(xué)習(xí)的信息交流平臺(tái)。對(duì)每封電子郵 件的附件設(shè)為，電子郵箱中的郵件及時(shí)進(jìn)行刪除備份，郵箱超過容量后不

7、可收發(fā)任何郵 件。第十七條不可在互聯(lián)網(wǎng)上用公司電子郵箱地址注冊(cè)用戶第六章信息安全保障第二十條各單位使用人員對(duì)各自的登錄密碼、印章密碼嚴(yán)格保管。必須在第一次登 錄系統(tǒng)后立即修改個(gè)人密碼，不得再使用初始密碼，離開辦公室時(shí)應(yīng)退出辦公系統(tǒng)，防止 他人進(jìn)行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負(fù)。第二十一條系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查 維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)排除，無法 排除的，應(yīng)立即與業(yè)務(wù)支撐中心聯(lián)系，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行；不得亂設(shè) 私設(shè)系統(tǒng)的使用人 員。文檔管理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性 正確性、完整性 發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密 信息、帶病毒文檔錄入系統(tǒng)。第二十二條使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息不得利用電子郵箱轉(zhuǎn)發(fā)至無關(guān)

8、人員，公文流 轉(zhuǎn)嚴(yán)格按范圍進(jìn)行流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁擴(kuò)大范圍，也不得存儲(chǔ)在與該系統(tǒng)相連的介質(zhì)內(nèi)。第二十三條嚴(yán)禁公司員工利用任務(wù)手段偵測(cè)、盜用他人0A賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配 置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息。第二十四條每臺(tái)辦公電腦必須使用安全策略管理系統(tǒng)，使用人不得隨意刪除或更改。第二十五條禁止安裝趨勢(shì)外的其它殺毒軟件、游戲、與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)軟件，禁止 安裝搜狗、搜狐等快捷搜索欄等網(wǎng)絡(luò)輔助工具。第二十六條嚴(yán)禁外來公司人員未經(jīng)允許連接我公司辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，若有違反而導(dǎo)致 病毒向公司內(nèi)部傳播或公司商業(yè)秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據(jù)公司規(guī)定給予 相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。第二十七條在起草各類文件時(shí)嚴(yán)格按照企業(yè)商業(yè)秘密目

9、錄執(zhí)行。第七章辦公終端機(jī)房的管理第二十八條辦公終端機(jī)房的管理應(yīng)遵守以下規(guī)定：h機(jī)房為維護(hù)重地，外來人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自入內(nèi)。外來人員來機(jī)房參觀 工 作，必須持有本公司領(lǐng)導(dǎo)的書面授權(quán)，同時(shí)由機(jī)房人員陪同、確認(rèn)。非工作需要不得在機(jī) 房內(nèi)任意逗留，不得動(dòng)用機(jī)房設(shè)備 終端作其他與工作無關(guān)的用處。保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，本部門人員要求換穿自備室內(nèi)鞋或鞋套。外來人員必須換穿鞋 套或室內(nèi)鞋。3、任何人員不得將食品、飲料帶入機(jī)房，同時(shí)，雜志等與工作無關(guān)資料也不得帶入 機(jī)房，保持機(jī)房衛(wèi)生，做到環(huán)境整潔明亮。4、維護(hù)用資料、工具 備板、備件等使用后及時(shí)放回相應(yīng)的位置，不得隨意擺放。進(jìn)入機(jī)房的鑰匙或門卡的持有人要設(shè)專職人員。第八章罰則第二十九條0A辦公是非常嚴(yán)肅的事情，對(duì)處理延誤造成工作積壓的3次以內(nèi)每次 考核責(zé)任人100元，三次以上的每次考核300元（延誤是指以系統(tǒng)的記 錄時(shí)間計(jì)超過公文 處理時(shí)限仍未處理待辦事宜）。第三十條對(duì)長期不使用0A系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn) 確，隨意刪除安全策略系統(tǒng)，對(duì)工作造成不良影響的，視狀況處以50500元罰款。第三十一條偵測(cè)、盜用他人賬號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置 服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信 息，造成公司保密文件泄密的對(duì)責(zé)任人處以