記錄控制程序

1、記錄控制程序?qū)嵤┤掌冢?017年10月01日第1頁共8頁1目的目錄22范圍23 職責(zé)24 控制程序24.1記錄的范圍、分類與形式.24.2記錄表格的編制和審批34.3記錄表格的發(fā)放和更改34.4記錄的使用和管理44.5記錄的特殊控制 54.6記錄的保存期限64.7記錄的處置85 相關(guān)文件86 記錄81目的為了確保公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的記錄得到有效的控制, 并為證實(shí)其過程的符合性和有效性提供客觀的證據(jù)，特制定本程序。2 范圍適用于公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行過程形成的各項(xiàng)記錄，包括：文 字、圖表、聲像及電子文件等。3職責(zé)1）檔案室負(fù)責(zé)所有歸檔記錄的管理和控制

2、；2）各部、室負(fù)責(zé)本部門管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的有關(guān)記錄的管理和控制；3）工程總承包各項(xiàng)目部對歸檔前各階段產(chǎn)生的記錄負(fù)責(zé)管理和控制，包括設(shè)計(jì)、采 購、施工、試運(yùn)、開車階段所涉及活動(dòng)中產(chǎn)生的記錄；4）記錄的填寫人員，對所記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性和正確性負(fù)責(zé)，同時(shí)應(yīng)滿足各類記錄表 格的審批職責(zé)和權(quán)限。5）質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部對本程序?qū)嵤┛刂乒芾怼? 控制程序4.1 記錄的范圍、分類與形式4.1.1 記錄的控制范圍1）凡與管理體系有關(guān)的記錄、報(bào)告、檢驗(yàn)和驗(yàn)證數(shù)據(jù)等，均屬記錄的控制范圍，記錄 表格是一種文件， 按文件進(jìn)行控制， 對于記錄的特殊性則應(yīng)按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制2）記錄控制是一個(gè)過程，其輸入是通過策劃制定所

3、需要的記錄內(nèi)容和表格，其輸出是 具有客觀證據(jù)的報(bào)告或填寫后的表格，其過程內(nèi)容包括策劃、編制、標(biāo)識、貯存、保護(hù)、 檢索、借閱、保存、歸檔、處置和改進(jìn)等。4.1.2 記錄的分類記錄按其性質(zhì)和使用范圍可分為以下四類：1）管理職責(zé)方面的記錄（包括文件控制的記錄），如管理評審記錄，目標(biāo)實(shí)施記錄， 文件受控清單等。2）資源管理方面的記錄，如人員教育培訓(xùn)、經(jīng)歷、資格、考核記錄，設(shè)備管理、設(shè)備 維修記錄，安全管理、環(huán)境管理記錄等。3）產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)方面的記錄，如產(chǎn)品要求評審記錄，供方評價(jià)記錄，特殊過程確認(rèn)記錄， 不合格品處置記錄和產(chǎn)品讓步放行記錄等。4）測量、分析和改進(jìn)方面的記錄，如顧客滿意度測量記錄，內(nèi)、外部審核

4、記錄，產(chǎn)品 檢驗(yàn)和試驗(yàn)記錄，職業(yè)健康安全和環(huán)境方面的檢查、檢驗(yàn)、檢測及改進(jìn)方面的記錄等。4.1.3 記錄的形式1）記錄一般為表格、圖表和文字報(bào)告等形式；2）在特定條件或場合下，記錄亦可能以其他形式呈現(xiàn)，如保存于磁帶中的記錄等。4.2 記錄表格的編制和審批4.2.1 記錄表格的編制1）管理體系所必須的表格，由文件編寫人員在文件編寫的同時(shí)進(jìn)行編制。2）與工程有關(guān)的檢驗(yàn)和試驗(yàn)所需的記錄表格，首先應(yīng)按建設(shè)工程相關(guān)規(guī)定提供的表格格式進(jìn)行填寫，無明確要求時(shí)，則應(yīng)采用相關(guān)程序和作業(yè)文件中確立的記錄格式，或按有 關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程規(guī)范規(guī)定的記錄格式執(zhí)行。3）當(dāng)管理體系文件所確立表格的種類不能滿足實(shí)際需求時(shí)，文件實(shí)施

5、部門可以增編非 受控且適用的表格，涉及幾個(gè)部門共同使用的表格，由文件主控部門編制，經(jīng)使用驗(yàn)證是 適宜和合理時(shí)，應(yīng)將該表格傳遞給質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部。4）質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部組織相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員對文件使用部門傳遞來的記錄草案進(jìn)行 評審，以便確定是否需要在相應(yīng)文件中新增設(shè)記錄表格，并負(fù)責(zé)新增表格的審核。4.2.2 記錄表格的審批1）管理體系文件確立的記錄表格，應(yīng)隨同體系文件審批的同時(shí)得到審批，不需要另行 簽發(fā)批準(zhǔn)手續(xù)。2）各部門根據(jù)工作需要新增編的記錄表格，在使用前應(yīng)得到本部門負(fù)責(zé)人的審閱；表 格正式使用時(shí)，部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核或批準(zhǔn)即意味該表格格式已得到確認(rèn)和審 批。3）經(jīng)質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部組織評審后

6、確定新增設(shè)的記錄表格，由管理者代表按文件控制 程序中規(guī)定的要求進(jìn)行審批。4.3 記錄表格的發(fā)放和更改4.3.1 記錄表格的發(fā)放1）管理體系文件所確立的記錄表格，應(yīng)隨同體系文件同時(shí)發(fā)放。2）各部門新增編的記錄表格需下發(fā)時(shí)，按文件控制程序中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放 和管理。4.3.2 記錄表格的更改1）管理體系文件確立的記錄表格需更改時(shí)，按文件控制程序中規(guī)定的更改依據(jù)、 更改方式和更改審批等要求進(jìn)行更改。2）當(dāng)管理體系文件確立的記錄格式不完全適合實(shí)施項(xiàng)目特定條件時(shí)，文件使用部門可 以在原表格的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，改編成非受控的且適用的記錄表格，經(jīng)使用驗(yàn)證認(rèn)為記錄 的格式是適宜和合理時(shí)，應(yīng)將該表格傳遞給質(zhì)量安

7、全標(biāo)準(zhǔn)部，由質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部組織相關(guān) 部門或?qū)I(yè)人員進(jìn)行評審，以便確定是否需要在相應(yīng)文件中更改或更換不適宜表格。3）管理體系文件需更改或更換 （包括新增 ）記錄表格時(shí)，由質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部負(fù)責(zé)按 文 件控制程序中的有關(guān)規(guī)定辦理“文件更改申請”，并以“文件更改通知”的方式通知文 件使用部門進(jìn)行文件更改。4.4 記錄的使用和管理4.4.1 記錄的填寫要求1) 記錄填寫要及時(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，能準(zhǔn)確識別、不得隨意涂改、偽造和抽 撤。做到真實(shí)準(zhǔn)確地記載質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理過程信息。2) 因某種原因不能填寫的項(xiàng)，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去，按表格規(guī)定的 格式內(nèi)容進(jìn)行填寫，凡空白項(xiàng)應(yīng)用斜杠號表

8、示；3) 不得隨意更改和涂抹表格內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更改，并 有更改人簽署并注明日期。4) 各簽字欄，必須是相關(guān)負(fù)責(zé)人親筆手簽，不允許空白，不得由他人代簽，簽署要 清晰易于辨認(rèn)，并且要準(zhǔn)確標(biāo)注日期。5) 記錄應(yīng)用簽字筆或鋼筆填寫。4.4.2 記錄的使用1) 記錄主要用于證明管理體系運(yùn)行的有效性和產(chǎn)品符合規(guī)定要求的程度，也用于各 項(xiàng)活動(dòng)的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)技術(shù)，為分析動(dòng)態(tài)和管理體系的持續(xù)改進(jìn)提供真實(shí)可靠的證據(jù)。2) 記錄使用前，使用人員首先應(yīng)識別記錄的建立是否符合相關(guān)的規(guī)定和要求，是否 得到法定認(rèn)證部門或主管部門的確認(rèn)。3) 使用記錄時(shí)，使用人員應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確引用相關(guān)數(shù)據(jù)，不得隨意更

9、改相關(guān)數(shù)據(jù)，不得 涂改和損壞原始記錄。4) 記錄只準(zhǔn)許內(nèi)部使用，使用人員不得私自復(fù)制和不按規(guī)定的批準(zhǔn)程序?qū)ν馓峁?.4.3 記錄的收集和歸檔1) 各相關(guān)部經(jīng)理、室主任和專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門發(fā)生的和相關(guān)部門傳遞來的記 錄的收集、整理和歸檔工作。2) 每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部 、室應(yīng)及時(shí)收集和整理活動(dòng)發(fā)生的各類記錄，并保持順 序號或日期、頁碼的連續(xù)性，以便于檢索。3) 各部、室應(yīng)定期對日常發(fā)生的記錄進(jìn)行收集和整理，分項(xiàng)分類存放，每年進(jìn)行一 次自行立卷歸檔，建立卷宗目錄，便于檢索。4) 對供方的記錄 ，相關(guān)部、室應(yīng)分類建立目錄立卷歸檔。7)檔案室接收各相關(guān)部門移交貯存的記錄，應(yīng)按規(guī)定的要求進(jìn)行驗(yàn)

10、收，并在移交單上 簽字，上一級部門有權(quán)拒收填寫不合格的記錄。6) 檔案室按有關(guān)要求，對移交的記錄進(jìn)行分類、編目、登記和造冊，并按要求進(jìn)行裝訂和入庫貯存。7) 記錄的管理實(shí)行公司和部門兩級管理 , 記錄經(jīng)主管部門驗(yàn) 收合格后方可歸檔，如果 歸檔資料不全。負(fù)責(zé)歸檔驗(yàn)收的人員有權(quán)拒收。4.4.4 記錄的查閱和借閱1) 查閱已歸檔的記錄時(shí)，公司內(nèi)部人員查閱需經(jīng)檔案管理人員同意，公司外部人員 查閱需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；注：對于公司有保密規(guī)定的文件，無關(guān)人員一律不得查閱和借閱。2) 借閱已歸檔的質(zhì)量記錄時(shí)，執(zhí)行公司相關(guān)規(guī)定；3) 凡借閱記錄，均應(yīng)填寫記錄借閱登記表；4) 所有記錄的原件

11、一律不借給本公司以外的單位或人員，但不包括有合同要求的顧 客或其代表；5) 各部室自行保存的記錄的查閱和借閱，參照以上規(guī)定執(zhí)行。4.4.5 外來記錄的管理1) 供方提供的物資產(chǎn)品的有關(guān)記錄，由采購部門收集和整理，檢查并保管其記錄， 必要時(shí)編入相關(guān)的記錄卷宗中。2) 供方提供的工程產(chǎn)品的有關(guān)記錄，工程總承包項(xiàng)目部按合同規(guī)定和相關(guān)要求進(jìn)行 驗(yàn)收，合格后編入相關(guān)工程檔案中，按內(nèi)部文件進(jìn)行管理。3) 顧客的投訴，由市場部部負(fù)責(zé)記錄、整理和管理。4) 其他外來記錄由相關(guān)部門保存。4.5 記錄的特殊控制4.5.1 記錄的標(biāo)識1) 記錄的標(biāo)識，應(yīng)具有唯一性名稱要正確無誤，應(yīng)有分類號和流水號，便于歸檔 和檢索

12、。沒有標(biāo)識或不符合標(biāo)識要求的記錄無效。2) 項(xiàng)目實(shí)施過程記錄的標(biāo)識， 應(yīng)按項(xiàng)目規(guī)定和項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集、 處理，進(jìn)行標(biāo)識；3) 設(shè)計(jì)文件的標(biāo)識執(zhí)行公司設(shè)計(jì)文件編制格式的規(guī)定、 設(shè)計(jì)文件編號規(guī)定、 設(shè)計(jì)文件目錄編制規(guī)定、設(shè)計(jì)更改管理規(guī)定。4) 體系運(yùn)行過程記錄的標(biāo)識 , 各部門、室管理體系運(yùn)行中產(chǎn)生的記錄， 需要時(shí)由各部 、 室自行編號，4.5.2 記錄的貯存記錄貯存應(yīng)保持適宜的環(huán)境和設(shè)施，存放于通風(fēng)、干燥的地方。要求 防潮、防火、防 蛀防止損壞、變質(zhì)和丟失。對于電子記錄，要考慮防病毒和非現(xiàn)場的備份儲(chǔ)存。記錄的保護(hù)1）使用期的記錄由記錄產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)保管和保護(hù)，2）文件管理和保管人員對記錄的保護(hù)負(fù)具

13、體責(zé)任，應(yīng)經(jīng)常檢查保存和貯存情況，確 保在保存和貯存期內(nèi)不受潮、不霉變、不被鼠咬蟲蛀，不被污穢。3）貯存記錄的磁帶或軟盤，還應(yīng)在防壓、防磁等方面進(jìn)行特殊保護(hù)，必要時(shí)，可復(fù) 制備份。4）采取必要的安全防范措施，確保記錄不丟失和不發(fā)生火災(zāi)等意外損害。記錄的檢索1）記錄保存和貯存部門應(yīng)按標(biāo)識要求對記錄進(jìn)行統(tǒng)一和正確的編號，杜絕混編亂編。2）日常保存記錄的袋、盒、夾中，應(yīng)建立相關(guān)記錄的目錄，貯存部門應(yīng)建立貯存清 單，使記錄保持清晰，便于檢索。3）記錄應(yīng)按類別及時(shí)編制目錄，字跡清楚、完整，以便于檢索。4.6記錄的保存期限文件沒有規(guī)定時(shí)，應(yīng)根據(jù)顧客或主管部門的要求進(jìn)行定期保存，或按隨機(jī)商定的期限 進(jìn)行定期

14、保存。如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下, 記錄的保存期限為三年主要的記錄應(yīng)保存五年，重要的記錄應(yīng)長期保存。記錄控制匯總表序號記錄類別收集部門/責(zé)任 人保存單位保存期限1工程項(xiàng)目有關(guān)合同要求的評審 記錄市場部市場部投產(chǎn)后3年 或按合同規(guī)定2質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管 理體系過程策劃有關(guān)記錄質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部3年3設(shè)計(jì)過程控制記錄，見項(xiàng)目文件存檔登記表ZBZ005T03施工代表歸檔文件目錄MP0709T0所 列各項(xiàng)）設(shè)計(jì)經(jīng)理項(xiàng)目各專業(yè)負(fù)責(zé)人檔案室執(zhí)行相關(guān)規(guī)疋4設(shè)計(jì)評審、技術(shù)評審等技術(shù)開發(fā)及技術(shù) 管理部技術(shù)開發(fā)及 技術(shù)管理部執(zhí)行相關(guān)規(guī)疋序號記錄類別收集部門

15、/責(zé)任 人保存單位保存期限（或隨項(xiàng)目 文件存檔）5工程總承包實(shí)施管理活動(dòng)有關(guān) 記錄工程總承包 項(xiàng)目部檔案室執(zhí)行相關(guān)規(guī)疋6試運(yùn)行方案工程總承包項(xiàng)目部檔案室長期7公司辦公區(qū)域重要環(huán)境因素記 錄，危險(xiǎn)源辨識、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)和 風(fēng)險(xiǎn)控制記錄，應(yīng)急措施記錄， 個(gè)人防護(hù)設(shè)備的發(fā)放記錄；總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室3年8培訓(xùn)記錄人力資源部人力資源部一般3年重要長久保存9重要信息溝通記錄（如：質(zhì)量 問題、環(huán)境和職業(yè)健康安全問 題等）質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部總經(jīng)理辦公室質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部總經(jīng)理辦公 室5年10設(shè)備、材料采購過程有關(guān)記錄采購部檔案室一般3年重要10年11監(jiān)視和測量控制記錄（包括顧 客（業(yè)主）滿意程度監(jiān)視、績 效測量、合規(guī)性評價(jià)等）市場部 質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部 總經(jīng)理辦公室市場部 質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部 總經(jīng)理辦公 室一般的3年 重要的10年12不合格記錄（包括：不合格品、 不符合、事件等記錄）質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部 總經(jīng)理辦公室質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部總經(jīng)理辦公 室5年13管理體系內(nèi)部審核、管理評審 （包括會(huì)議記錄）有關(guān)記錄質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部3年14改進(jìn)過程控制記錄質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部質(zhì)量安全標(biāo) 準(zhǔn)部5年4.7記錄的處置1）各級相關(guān)部門保管的超過保存期限又無保存價(jià)值的記錄，由文件保管部門負(fù)責(zé)填寫 文件/記錄