財務(wù)部文件管理整理版

1、財務(wù)部文件管理1目的本程序旨在制定財務(wù)部管理辦法，使得文件管理規(guī)范和有序，滿足本部門對 文件使用的需求，確保財務(wù)部收到的文件能更好地供本處人員使用。2 適用范圍本程序適用于財務(wù)部所有文件的管理。3引用和參考文件3.1引用文件無。3.2參考文件文件管理政策文件管理原則工作文件的管理文件收發(fā)控制會計檔案管理辦法4 定義及縮略語4.1術(shù)語下列術(shù)語和定義適用于本程序。4.1.1 工作文件是員工履行其工作職責或處理事務(wù)的依據(jù)和所完成業(yè)務(wù)活動的客觀證據(jù)。是 在基準文件基礎(chǔ)上，為便于日常工作，以及該工作的深入和展開而衍生的文件， 其中包括基準文件復(fù)印件。4.1.2 行政文件是指涉及公司黨、政、工、團、勞動人

2、事、行政等方面的文件，包括上級部 門和有關(guān)政府機構(gòu)的來文，向上級部門的請示，兄弟單位來文等。4.1.3 資料是指那些不是在本工程活動中的直接形成的，而是通過購買、贈送、交換等 途徑獲取的供工作參考的各種信息資料。4.1.4 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單 位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：a）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。b）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他 會計賬簿。c）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注 及文字說明，其他財務(wù)報告。d）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表

3、，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算 專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。4.2縮略語無。5責任5.1經(jīng)理a）確保本程序在處內(nèi)得以有效實施；b）合理配置人力、物力資源。5.2各專業(yè)科a）按照規(guī)定及時向處內(nèi)上交本科的文件報告；b）負責本領(lǐng)域文件的接收、存檔和管理。5.3文件管理員a）負責各類文件的接收，檢查，分類，在文件電子數(shù)據(jù)庫中登錄，在處內(nèi) 文件架上歸檔；b）負責在版本更新時的文件替換工作，保證本處的文件都是最新版本；c）負責文件的借閱，為全處人員提供文件的檢索和利用；d）負責接收各專業(yè)科上交的各種報告，并按照管理程序的要求進行組卷整 理并及時向信息中心進行移交歸

4、檔；e）定期對處內(nèi)的文件存儲條件進行檢査，使之符合文件管理的要求。5.4全體員工a）正確使用文件，愛護文件；b）外出開會或交流活動中接收到的資料，工作過程中產(chǎn)生的文件及時向處 內(nèi)文件管理人員移交；c）按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)并按時歸還文件。6 規(guī)定6.1文件的接收財務(wù)部的文件管理人員從信息中心接收技術(shù)文件、管理文件、商務(wù)文件等， 從財務(wù)內(nèi)部接收各科產(chǎn)生的會計憑證等。文件管理員對接收到的文件應(yīng)進行接收 檢查，檢查的內(nèi)容包括：a）文件的內(nèi)容和數(shù)量是否與傳達單或所附清單相符，是否有光盤、磁盤或 透明圖；b）文件有效性、完整性、清晰可讀性、可復(fù)制性、文件的格式是否符合要 求；c）是否是最新版，是否有正確的

5、文件編碼、格式以及簽字是否齊全等； 如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時聯(lián)系文件分發(fā)的部門，并與相關(guān)責任人協(xié)調(diào)解決。6.2文件的存檔a）財務(wù)部的文件分為A、B、C三大類，每大類文件又分為若干小類，具體 規(guī)定如下：1）財務(wù)部的A類文件為正式接收的所有管理性文件，包括公司政策性文件、 各種管理程序、紅頭文、會議紀要、外單位來文、各種合同等；2）財務(wù)部的B類文件為各種資料，包括技術(shù)文獻、各種說明、國內(nèi)外會議 的交流資料、各類培訓資料、外購技術(shù)資料、各類期刊、書刊和工具書等；3）財務(wù)部的C類文件為會計檔案類文件，包括會計憑證、會計帳簿、財務(wù) 報告、其它會計類文件。b）文件存檔時采取分類上架存檔的方式，并建立電子

6、文件數(shù)據(jù)庫，上架號 與電子數(shù)據(jù)庫中保持一致，并制作文件夾標簽，便于査找與替換；C）對于本處各科產(chǎn)生的文件，應(yīng)交給處內(nèi)存檔，文件管理人員應(yīng)按照各專 業(yè)科分別建立電子檔數(shù)據(jù)庫，并且上架存檔。對于符合歸檔范圍內(nèi)的文件組卷后 向信息中心及時歸檔移交。6.3文件的更新和替換a）文件的更新需遵守如下原則：同一狀態(tài)的文件，高版本更新低版本；己 牛數(shù)文件替按L耒牛效文件 待牛效文件.b）文件管理員接收叢受控分發(fā)新說文件時，必須替換掉財務(wù)部工作文件庫 中己經(jīng)成為舊版的文件。對于信息中心受控分發(fā)的文件在過時或升版時把舊版文 件交還信息中心處理。6.4文件的借閱a）借閱文件應(yīng)辦理借閱手續(xù)，在借閱表（借閱表見附件A）

7、上簽字，填寫 所借資料需稱、日期，歸還后核銷；b）借閱的文件應(yīng)及時歸還，歸還時需按原先順序整理，不能損壞、缺頁， 借閱時間最長為一個月。保存在各專業(yè)科的文件除外。如有缺損，由借閱人自行 消缺、補齊。借閱期限隨時跟蹤，延時續(xù)借；c）借閱人員調(diào)動工作、出差或培訓一個月以上時，應(yīng)提前三天將本人所借 文件歸還到處內(nèi)。6.5文件的定期檢査文件管理員應(yīng)當每半年進行一次文件檢查，并在檢查單（見附件B）上做好 檢查記錄，檢查內(nèi)容包括：a）清單上的文件是否存在；b）文件是否處于正確的版本、狀態(tài)；c）文件的保存條件是否符合要求，文件是否遭到蟲害或損壞等。6.6文件的銷毀財務(wù)部文件管理員每年對本部門保存的文件進行清

8、理，對于一些作廢文件登 記造冊，填寫文件銷毀申請表，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導審查后進行銷毀。文件的銷毀范圍包括:a）確定己無現(xiàn)行利用價值的重份文件；b）保管期限己滿，無須繼續(xù)保存的文件；c）各部門工作文件庫己無現(xiàn)行利用價值的過時版本文件;d）經(jīng)鑒定其它無保存價值的文件。6.7文件的保管期限a）A類文件的保管期限為五年；b）B類文件的保管期限為五年；c）C類文件在財務(wù)部保管1年以后，移交給信息中心。7 記錄7.1財務(wù)部保存的記錄財務(wù)部文件資料借閱記錄保存時間：財務(wù)部文件檢查單保存期限：文件銷毀申請單保存期限:文件銷毀清單保存期限:年年年年 五五五五附錄A財務(wù)部文件資料借閱記錄序號文件名稱借閱人口期借閱 經(jīng)辦人歸還人口期歸還經(jīng)辦人備注附錄B財務(wù)部文件檢查單部門負責人所在地點（房間號）部門檢查人檢查時間聯(lián)系電話檢查內(nèi)容序號檢查項目檢查頻率檢查要求檢查結(jié)果1程序檢查每月按清單核對程序的版本等標識 是否正確；每月核查當月接收 的程序2技術(shù)文件檢査季度按清單核對新版技術(shù)文件是否 已上架；每季度核查本季度接 收的技術(shù)文件3記錄報告完 整性檢查季度檢查信息中心返回的記錄、報 告的完整性；補充遺失文件。記錄、報告原件保存的完整性4檔案的收 集、組卷半年自存檔案是否按要求組卷并定 期向信息中心移交歸檔5文件保管壞境半年工作文件庫是否有專