超級(jí)整理術(shù)：工作效率是整理出來(lái)的

1、超級(jí)整理術(shù)：工作效率是整理出來(lái)的內(nèi)容簡(jiǎn)介：超級(jí)整理術(shù)是一種不依靠卓越的才能和 堅(jiān)強(qiáng)的意志力，不依靠高學(xué) 歷，不依靠超強(qiáng)的記憶力， 只要按設(shè)定的規(guī)則去做，就人人都可以做到的 讓工作效率大幅度提升的 簡(jiǎn)單工作方法。它整理的對(duì)象是紙質(zhì) 文件、辦公桌、電腦文件、郵件、大腦信息、時(shí)間。整理的目的是為了提高工作效率。個(gè)人簡(jiǎn)介：（日）泉正人：他附經(jīng)營(yíng)不動(dòng)產(chǎn)門戶網(wǎng)站、咖啡店等5家企業(yè)；每年讀書(shū)300本以上；經(jīng)常去聽(tīng)講 座、上英語(yǔ)口語(yǔ)班、打高爾夫；每個(gè)月都去海外 視察旅行，演講；經(jīng)常在世界各國(guó) 舉辦公益性講座和研討會(huì)；寫 出了多本暢銷書(shū)。他1974年出生于日本橫 濱，獲得麻省理工大學(xué)斯隆商學(xué)院行政管理 碩士學(xué)位

2、設(shè)立了日本最 大的獨(dú)立金融教育機(jī) 關(guān)一一日本金融學(xué)習(xí)株式會(huì)社，與朊友共同 創(chuàng)建了海外日本人商 業(yè)網(wǎng)JBN ）。他著有理 財(cái)素養(yǎng)趨工作法金錢的大腦訓(xùn)練成功J資力的磨練方法等暢銷書(shū)。在日本廣受歡迎。今天，他西渡 中國(guó)，專為你我提高工作效率而來(lái)。他叫泉正人。重要的已辦文件用大文件夾保管 需要暫時(shí)保管的東西筆記本電腦里該存些什么用“谷歌桌面”搜索信息目錄*關(guān)于文件和辦公桌的整理*博客的最新信息用“ RS訂閱”收統(tǒng)一大小和形狀文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)” -“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理 方法* 把正在操作中的文件放 進(jìn)透明文件夾中搜集信息時(shí)要確定主題*托盤的使用方法用TO DO記錄需

3、要定期回顧的 信息關(guān)于文件和辦公桌的整理我們身邊會(huì)有很多紙質(zhì)文件，如：企劃書(shū)和提案書(shū)、參考資料、合同、賬單、宣傳冊(cè)等等，這 些是我們辦公環(huán)境的重要組成部分。無(wú)論電腦和 無(wú)紙化辦公”多么普及，信息流通仌然離不 開(kāi) 這些紙質(zhì)文件。所以，如何科學(xué)地收 納它們，是一項(xiàng)重要的整理技能。但也無(wú)需考 慮得太復(fù)雜。凡是過(guò)于復(fù)雜的事，一般都很難堅(jiān)持，整理也一樣，為了不半途而 廢，我介紹的整理術(shù)都很簡(jiǎn)單。先準(zhǔn)備下列幾樣工具吧: 托盤 透明文件夾 口袋式的透明文件夾 小文件柜（或抽屜式的小信箱） 大紙盒有了這些工具，再分三個(gè) 步驟進(jìn)行整理，只要您邁出第一步，后面就很簡(jiǎn)單了。文件分為 正在辦理狀態(tài)"和 保存

4、狀態(tài)”文件一般可分為兩類：正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關(guān)的、或是看過(guò)后決定保留的文件。已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢、但仌需要保存的文件，如合同、發(fā)票等。也就是說(shuō)，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態(tài)，即需要保存起來(lái)，要 么就應(yīng)及時(shí)丟棄。整理時(shí)最基本的步驟就是-首先把文件大致分 為以上兩類。正在辦理的文件因?yàn)槭褂妙l率高，應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點(diǎn)，以方便隨 時(shí)拿到。文件用完 后應(yīng)及時(shí)存放，存放時(shí)也應(yīng)盡量使用透明文件 夾，這樣可以對(duì)文件內(nèi)容一目了然。而那些已辦好、需保存起來(lái)的文件，因 為不常用，建議放進(jìn)書(shū)櫥或紙箱內(nèi)保存。如果放 進(jìn)大 文件夾保存的話，應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽，標(biāo)上內(nèi)容，

5、做到一目了然。只要做到上述幾 項(xiàng)，就可以說(shuō)達(dá)到了整理的效果，可以確保您工作 時(shí)需要的物品”都集中擺 放在您手邊了。正在辦理文件”和 需保存文件”的整理方法正在辦理文件”和需保存文件”的整理方法我自己工作 時(shí)，喜歡用兩層的小托盤和透明文件 夾來(lái)存放 芷在辦理文件”。每收到一份新的文件，我就把它放在小托 盤的上層，能辦理的盡快 辦理，辦完就處理掉，沒(méi) 辦完就先保存起來(lái)。正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件 夾內(nèi)，因?yàn)橥该魑募?夾既便于攜 帶又一目 了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在 辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。關(guān)于已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類： 近期需要用到的 需要存放起來(lái)

6、的 不知以后是否需要，暫且保存起來(lái)的對(duì)我來(lái)說(shuō)，近期需要用到的”東西包括經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、市場(chǎng)統(tǒng)計(jì)表、企劃書(shū)等等。也包括 眼下暫時(shí)用不到，但下個(gè)月，或幾個(gè)月以后將要用到的文件，這些我都會(huì)放在透明文件 夾內(nèi)。需要存放起來(lái)的”文件，包括合同、發(fā)票等重要文件，我會(huì)把它 們按類別分別放進(jìn)口袋式透 明文件夾內(nèi)保管。一些較少用到的文件，我會(huì)把它 們按內(nèi)容分 類（如企劃書(shū)、請(qǐng)求書(shū)等），放進(jìn) 抽屜里保管。不知以后是否需要，暫且保存起來(lái)的”文件，往往和工作有 關(guān)，現(xiàn)在不需要，但不知哪天也 許會(huì)用上”，這類文件因?yàn)槠綍r(shí)用得不多，所以沒(méi)必要整理得很 細(xì)，只需要把它們保存在文件 夾 中，用紙箱裝起來(lái)就可以了。到了年底大

7、掃除時(shí)，越是箱子下面的文件，越可以先 丟棄。至于那些既不屬于 正在辦理”、又不屬于 需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。統(tǒng)一大小和形狀統(tǒng)一大小和形狀文件、發(fā)票等有各種大小和形狀，一般來(lái)說(shuō)，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小 的，一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用 A3紙打印的。我建議，盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會(huì)不整 齊，還 很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì) 夾雜著小紙頁(yè)，不小心就會(huì)把小 紙頁(yè)弄丟。再 說(shuō)，購(gòu)買用于整理的文件 夾時(shí)，如都是A4尺寸的，也比較統(tǒng)一，還可以節(jié)約成本。實(shí)在有大尺寸的 資料，就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。仍 雜志上剪下來(lái)的信

8、息、或是寫在| 小記事本上的內(nèi)容，如果比 A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書(shū)機(jī)訂在A4紙上。我個(gè)人很喜 歡用訂書(shū)機(jī)，不光在把文件裝 訂成冊(cè)時(shí)用，想把一些小 紙頁(yè)固定到A4紙上時(shí)， 我一般不用膠水，而是用 訂書(shū)機(jī)一訂就好了。我還建議，把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來(lái)吧。比如 說(shuō)，藍(lán)色的用于存放 預(yù)算”類的，黑色的 用于存放 資料”類的，這種方法很有效。但如果 顏色種類太多，連本人都想不起來(lái) 某種顏色代 表什么內(nèi)容”時(shí)，那就失去意義了?？傊?guī)則要簡(jiǎn)單到不費(fèi)腦子的程度，才是最好的。把正在操作中的文件放 進(jìn)透明文件 夾中把正在操作中的文件放 進(jìn)透明文件 夾中對(duì)于正在辦理中的文件，最好的整理工具就

9、是透明文件夾。既不需要把文件裝 訂起來(lái)，必要時(shí)又可以在桌上攤開(kāi)，不需要時(shí)隨時(shí)可以丟棄，如需加上新的紙頁(yè)也很方便，無(wú)色、透明的文 件夾最好用。正在辦理的文件，最好根據(jù) 項(xiàng)目分開(kāi)保存，只要是和 這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的東西，統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去，如 一個(gè)放不下 時(shí)，可分為幾個(gè)擺放，或使用那種有透明口袋的大文件 夾也可以。使用透明文件 夾時(shí)如注意到以下 細(xì)節(jié)就更好了：1）給透明文件夾加上封面封面可用A4紙，上面寫清項(xiàng)目和合作方名稱，以及 開(kāi)始日期（最好用6位數(shù)，如080801 ）這樣的話，就算有很多類似的文件 夾也不容易弄 錯(cuò)。所謂封面，也就是夾進(jìn)此文件夾最上面的那 張紙，用WORD文檔的固定格式打出來(lái)放 進(jìn)去 就可以

10、了，我因?yàn)榻?jīng)常用到，所以把 這個(gè)固定格式的模板保存在 電腦的桌面上了。當(dāng)然，有時(shí)沒(méi)有封面也能知道其中的內(nèi)容，但 畢竟有封面的 話，可以對(duì)內(nèi)容一目了然，也不 必再一一翻看，因?yàn)槟切┓吹?時(shí)間也算是白白浪 費(fèi)掉的。為了減少時(shí)間的浪費(fèi)，請(qǐng)給透明文 件夾里的內(nèi)容加上封面吧。2）保管在大文件夾內(nèi)透明文件夾建議豎著放進(jìn)大文件夾內(nèi)進(jìn)行保管，因?yàn)闀?huì)頻繁用到，所以就把它 們擺放在辦 公桌附近吧，如文件柜上等。要是辦公桌附近沒(méi)有 擺放的地方，也可以把大文件 夾整個(gè)地放 進(jìn)辦公桌的抽 屜里。把透明文件 夾放進(jìn)大文件夾時(shí)，如果數(shù)量不多，也就無(wú)所 謂什么順序，如果數(shù)量比較多的 話，為了避免日后找起來(lái)麻 煩，就需要進(jìn)行

11、適當(dāng)?shù)姆?類。比如說(shuō)，有一種方法叫作 使用頻度分類法”此分類法很有名，野口悠 紀(jì)雄先生的超整理 法一書(shū)中也有過(guò)介紹。其實(shí)做起來(lái)很簡(jiǎn)單，就是凡取出一份文件，還原時(shí)都仍左側(cè)擺放”其結(jié)果是，使用頻率高 的文件，都集中在左側(cè)。如果大文件 夾都擺滿了，就可以把位于右 側(cè)的、使用頻率低的文件 歸為 已辦理、需保存”的 那類或直接處理掉。不過(guò)，別忘了上述方法只適用于 正在辦理的文件”平時(shí)基本用不到的 已辦理、需保存”類 文件最好還是按項(xiàng)目或內(nèi)容進(jìn)行分類，然后按照五十音 圖的順序排列起來(lái)比 較好。托盤的使用方法托盤的使用方法請(qǐng)求書(shū)、合同、企劃書(shū)以及準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件等，最好用雙 層托盤來(lái)擺放。頁(yè)數(shù)很多的 話，

12、可放進(jìn)透明文件 夾中，因?yàn)槎际墙谝?處理的文件，所以托 盤應(yīng)放在辦公桌上 顯眼的地 方。雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的 順序就是 新到文件” 保留文件”一一待辦文件”一一已辦文件”，總之，是按照時(shí)間來(lái)排序的。新到文件”指那些剛收到的文件或 傳真等等，明顯沒(méi)有用的就 丟棄，剩下的先放進(jìn)托盤上層，等有空時(shí)再辦理。辦理時(shí)如果遇見(jiàn)一些問(wèn)題，無(wú)法馬上辦完時(shí)，就把它們放進(jìn) 保留文件”的 托盤里去吧。重要的已辦文件用大文件 夾保管重要的已辦文件用大文件 夾保管整理那些已 辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定 頁(yè)數(shù)的，也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的，我一般用可自由 調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的

13、大文件 夾。使用這種大文件夾的幾個(gè)要點(diǎn)是；1) 放進(jìn)大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的 半袋”系列，它的價(jià)格雖比一般 產(chǎn)品貴一點(diǎn)，但特別好用。當(dāng)放入多份文件 時(shí)，很容易確認(rèn)后面文件的內(nèi)容。2) 在大文件夾的側(cè)面加上標(biāo)簽，比如說(shuō)，關(guān)于我所擁有的公寓大樓的 資料，我就在所有大 文件夾的側(cè)面全部按照登記冊(cè)”、合同”、租賃者資料”等分類注明。關(guān)于標(biāo)簽中的項(xiàng)目名稱與順序，如“A公寓”與“B公寓”，即使是兩套不同內(nèi)容的資料，也應(yīng) 相互統(tǒng)一，這樣找起來(lái)會(huì)更加方便。有一種專門打印不干膠目 錄條的機(jī)器，只要把信息登 記在內(nèi)，它就會(huì)按順序打印出所需要的目錄或標(biāo)簽。3）按五十音圖順序排列如果說(shuō)存放著正在

14、辦理類文件的透明文件 夾按照時(shí)間順序排列比較好的話，那么，已辦理 需保存文件建 議按照五十音 圖的順序排列。當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件 種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據(jù)自己的需要 選擇最 合適的一種。關(guān)于分類方法，主要有以下幾 種：按五十音圖分類按項(xiàng)目分類 標(biāo)明某某項(xiàng)目或某某企劃）按內(nèi)容分類（如報(bào)價(jià)表、工作日程表等）按客戶名稱分類按日期分類但并不是 說(shuō)，一旦決定按五十音 圖分類，就必須全部按照五十音 圖分類，也可以有例外。比如說(shuō)，一般文件按照五十音 圖分類，僅僅把合同書(shū)等特別重要的資料放在較為特殊的地 方，總之，應(yīng)靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來(lái)更方便。決定分類方法時(shí)，應(yīng)以是不

15、是能立刻找到”、還原時(shí)是否方便”、是否便于拿出來(lái)”等原則為 基準(zhǔn)，也應(yīng)注意不要 過(guò)度分類。需要暫時(shí)保管的東西需要暫時(shí)保管的東西辦理完的文件、沒(méi)必要放 進(jìn)大文件夾里的文件都 應(yīng)及時(shí)丟棄。對(duì)于 不知是否 還有用、先保 管起來(lái)再說(shuō)”的文件，我喜歡用紙箱來(lái)保存。一般放進(jìn)紙箱的文件，基本都是不會(huì)再翻看的，只能 說(shuō)是為了預(yù)防萬(wàn)一”才保存起來(lái)的。這 些文件到了年底大 掃除時(shí)就一并丟棄了吧。我覺(jué)得保存期為一年就足夠了，如果覺(jué)得一年或 許會(huì)用到一次”的資料，第二年卻根本沒(méi)用到的 話，也盡快丟掉吧。筆記本電腦里該存些什么筆記本電腦里該存些什么要想讓筆記本電腦變成一個(gè)真正合格的秘 書(shū)或外腦”就要把大量的信息都放 進(jìn)

16、去才行。不僅是工作方面的內(nèi)容，我把私人信息也全都保存在電腦中，也就是說(shuō)我的日常生活都由電腦進(jìn)行管理，這樣我就可以盡量不把我的 腦力浪費(fèi)在記東西上，而是集中在思考上了。因?yàn)橐呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了一元化管理，所以與 電腦不能連接的日歷本、PDA、手機(jī)上的日程表功能等 等，我都是不用的。將TO DO輸入電腦、日程安排卻寫在日 歷本上”，這種分散的做法是不可取的，使用起來(lái)也 不方便。另外，如果這樣做，電腦上可以連接TO DO、日程表與郵件的郵箱軟件就沒(méi)有用步之 地了。別看我現(xiàn)在如此提倡使用 電腦，仍前我也是用日歷本來(lái)記錄自己的日程并 開(kāi)展工作的，直 到五、六年前我 還是電腦與日歷本同時(shí)使用的。但由于我不太喜 歡手

17、寫，日歷本翻來(lái)翻去地很麻 煩，一些定期的活 動(dòng)還要寫上好多回，漸漸 地我感到了用日 歷本記錄信息的弊端與局限性。后來(lái)隨著筆 記本電腦的體積越來(lái)越小，價(jià)格越來(lái)越便宜，性能也越來(lái)越好，我就逐漸丟掉了日歷本，改用筆記本電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)我的一元化管理，并 漸漸確立了我現(xiàn)在的管理方式。比如說(shuō)，每個(gè)周一，我會(huì)有近100個(gè)TO DO被列出來(lái)，這僅僅是為了提醒自己，甚至有的只 列出了工作 規(guī)則等要點(diǎn)，總之，這是周一的一項(xiàng)重要提醒，如果都靠手寫在日 歷本上，簡(jiǎn)直是無(wú)法想像的。可以說(shuō)，現(xiàn)在的我，如果沒(méi)有筆 記本電腦，簡(jiǎn)直就無(wú)法 開(kāi)展工作了。最近我用iPhone比較多，要是把電腦和由谷歌提供的 GMAIL同步的話，就可以

18、用iPhone 看郵件、管理自己的日程。用谷歌桌面”搜索信息用谷歌桌面”搜索信息把所有信息 進(jìn)行一元化管理之后，還要能夠隨時(shí)查得到所需要的信息才行，否 則一元化管 理就沒(méi)有意義。隨著科技的 發(fā)展，現(xiàn)在只要使用 谷歌桌面”或“Windows搜索功能”保存在電腦里的信息就 可以立即搜索到了。谷歌桌面”的優(yōu)點(diǎn)是：不僅可以通過(guò)Word或Excel等文件名稱 進(jìn)行搜索，還可以以文件內(nèi)容 為對(duì)象進(jìn)行搜索，甚至郵件、閱覽過(guò)的網(wǎng)頁(yè)等，也都可以被搜索到。谷歌桌面”還有一項(xiàng)十分便利的功能就是 對(duì)電腦緩存內(nèi)容進(jìn)行搜索。比如說(shuō)，有名為超級(jí)工作法第3章的Word文件，我每閱讀一次此文件，電腦都會(huì)自動(dòng)生 成相應(yīng)的緩存文件

19、，就算哪天我不小心 刪除了原來(lái)的文件，也可以通 過(guò)緩存對(duì)過(guò)去的文件 進(jìn)行 搜索和瀏覽。因?yàn)橛辛斯雀枳烂妗焙汀癢indows搜索功能”要找出自己想要的文件比以前方便多了，而 且，因?yàn)樗鼈兊乃阉鞴δ芎?強(qiáng)大，所以電腦內(nèi)的文件也只要整理出個(gè)大概就可以了。博客的最新信息用 “RSS訂閱”收集博客的最新信息用“RSS訂閱”收集收集信息時(shí)，最好也能靈活運(yùn)用可以收到博客更新信息的RSS，我常用的是谷歌LEADER 。只要在 谷歌LEADER里登錄自己喜歡的博客的RSS，即使不打開(kāi)那個(gè)網(wǎng)站也能 讀到最新 內(nèi)容的概要。想瀏覽的博客如果只有幾個(gè)網(wǎng)站那沒(méi) 問(wèn)題，如果超過(guò)了 10個(gè)的話，光是確認(rèn) 更新了沒(méi)有” 就是一項(xiàng)繁重的工作。如果使用“RSS LEADER的話，可以一下子找出多個(gè)博客的 標(biāo)題，或根據(jù)標(biāo)題查出文章概 要，可以既迅速又高效地獲得想要的信息。使用“RSS LEADER，還可以自由變換文章順序，或給文章貼上標(biāo)簽。搜集信息時(shí)要確定主題搜集信息時(shí)要確定主題廣泛搜集各領(lǐng)域的信息固然很重要，但同 時(shí)，有目的地搜集