電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案

1、電子檔案管理系統(tǒng)二O六年十月第一章 系統(tǒng)簡(jiǎn)介第一節(jié) 研發(fā)背景隨著各行業(yè)各領(lǐng)域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重視，檔案管理信息化的重要 意義和作用越來(lái)越被廣泛認(rèn)同。另外，隨著檔案管理信息化的工作全面深入地開展，人們對(duì)檔案信息化的 認(rèn)識(shí)不斷深入和提高。這樣，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來(lái)越高的要求，同時(shí)也面臨著許多新的 更高的問題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應(yīng)用需求和挑戰(zhàn)：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜，幾乎涉及 到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實(shí)體檔案和電子檔案，這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔 案實(shí)體類型和電子檔

2、案類型，并能管理好。同時(shí)，還要適當(dāng)兼容將來(lái)可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型和電子檔案 類型。信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一定的產(chǎn)生和利用后，這些系 統(tǒng)中的信息累計(jì)得越來(lái)越多，這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信息的出口卻是一個(gè)重大問題，需要按檔案管理規(guī)章 制度的要求歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)級(jí)應(yīng)用。在較大的集團(tuán)化行業(yè)或單位中，存在著多級(jí)單位管理和跨地域單位管理的要求，因而， 檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉的系統(tǒng)，而應(yīng)具有跨地域管理全集團(tuán)、全行業(yè)的能力。開放性應(yīng)用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的封閉的管理系統(tǒng)，它應(yīng)是整個(gè)信息化平臺(tái)中的重要 應(yīng)用系統(tǒng)。它需要與幾乎所有的信

3、息系統(tǒng)、尤其是業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)信息的雙向流動(dòng)和共享。因而，要求檔案系統(tǒng)具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力。檔案管理工作前移，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認(rèn)為是起到保管過期資料的作用，而 被要求深入到各個(gè)業(yè)務(wù)過程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn)行階段就介入，以便為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。這樣就要求 檔案管理工作前移，與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合。新應(yīng)用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應(yīng)用需求的不斷深入，需要集成進(jìn)入更多的新技術(shù)成果。這 要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，以便集成新的應(yīng)用技術(shù)。異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)。在檔案管理范圍不斷擴(kuò)大、應(yīng)用不斷深入的同時(shí)，不得不面臨日益增長(zhǎng)的海量檔 案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問題，并且

4、這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效 的存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。針對(duì)上述出現(xiàn)的新的問題和要求，我們?cè)诳偨Y(jié) 17 年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)儲(chǔ)備的基礎(chǔ)之上，投 入了大量的人力和物力，開發(fā)和完善電子檔案管理系統(tǒng)檔案管理信息平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)之上，開發(fā)了針對(duì)各個(gè)行業(yè)的行業(yè)版。知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā) 展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。因此，要實(shí) 現(xiàn)本單位的知識(shí)資源管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸 管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的

5、管理。檔案管理無(wú)論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度以及方式、 檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來(lái)知識(shí)資源管理所必須的。電子檔案管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)時(shí)就考 慮了知識(shí)資源管理發(fā)展趨勢(shì)，因此在系統(tǒng)中功能更加側(cè)重于文件的收集整理和開發(fā)利用、側(cè)重于各種知識(shí) 管理方式和結(jié)構(gòu)的定制工具的提供，為進(jìn)行知識(shí)資源管理提供了技術(shù)手段。第二節(jié) 目標(biāo)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)主要面對(duì)各行各業(yè)的中高端用戶，用以解決復(fù)雜的檔案管理應(yīng)用。可廣泛應(yīng)用 于企業(yè)、機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。例如，大型企業(yè)集團(tuán)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理總部及其所屬二級(jí)單位和三級(jí)單位的檔案， 并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)集中 / 相對(duì)集中

6、、業(yè)務(wù)分布式處理、實(shí)體屬地管理。同樣， 可實(shí)現(xiàn)具體行業(yè)的全行業(yè)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理全行業(yè)各單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔 案管理應(yīng)用；對(duì)具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復(fù)雜的檔案種類管理要求的單位等。第三節(jié) 主要特點(diǎn)系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的產(chǎn)品，一方面，它可作為開發(fā)平臺(tái)，針對(duì)各種復(fù)雜的大中型應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行二次開 發(fā)，以滿足特定應(yīng)用的特定需求；另一方面，對(duì)于比較成熟的應(yīng)用，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應(yīng)用。電子 檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)開放性的檔案管理平臺(tái)，它可與各種流行的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行集成，例如，各種流行的數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、門戶系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等；同時(shí)，也可以與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行

7、一體化集成，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，例如，OA ERR各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)是一個(gè)適應(yīng)能力較強(qiáng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的、完善的定制工具，可定義各種檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格式、 數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過這些定制工具， 可針對(duì)用戶的特定需求定制出滿足用戶實(shí)際需要的檔案管理信息系統(tǒng)；同時(shí)，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開發(fā)， 各項(xiàng)功能采用積木式組合與集成，可針對(duì)用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺(tái)。系統(tǒng)是一個(gè)具有 較強(qiáng)安全性的檔案管理信息平臺(tái)。它內(nèi)置了較強(qiáng)的安全控制體系統(tǒng)，同時(shí)也可與各種安全系統(tǒng)集成，確保 了用戶對(duì)安全性的要求。系統(tǒng)是一個(gè)穩(wěn)

8、定性較強(qiáng)的成熟的檔案管理信息系統(tǒng)。它是基于公司十多年以來(lái)的 檔案研發(fā)成果之上開發(fā)出的新一代成果，并經(jīng)過近兩年的完善和實(shí)際應(yīng)用考驗(yàn)，穩(wěn)定而成熟；系統(tǒng)平臺(tái)具 有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級(jí)時(shí)，數(shù)據(jù)得以良好的兼容；另一方面， 設(shè)置了專用的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，可兼容用戶的其它系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)；系統(tǒng)集成應(yīng)用了大量的新技術(shù)，系統(tǒng)應(yīng)用集成了在線 OCF技術(shù)、全文檢索技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、流文件 瀏覽技術(shù)和與 OA MIS、PDM PORTAL CA等其他系統(tǒng)的接口技術(shù)；系統(tǒng)支持多種電子文件的瀏覽和顯示, 系統(tǒng)提供了 200 多種圖形、圖像、文本和電子

9、表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，為高水平的用戶提 供了更廣泛的應(yīng)用空間。系統(tǒng)是一個(gè)功能強(qiáng)大的、適應(yīng)能力較強(qiáng)的檔案管理信息平臺(tái)，可適應(yīng)各行各業(yè)的主流檔案管理應(yīng)用需 求。第二章體系結(jié)構(gòu)第一節(jié)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個(gè)部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下:專用檢索引擎信息服務(wù)門戶系統(tǒng)0AERPPDM工程管理系各種歷史數(shù) 據(jù)離線移交數(shù)開發(fā)利用集中整理分散整理多級(jí)整理移收集整編信息采集檔案管理檔案設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置數(shù)據(jù)字典維護(hù)權(quán)限管理數(shù)據(jù)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖CA系統(tǒng)0A系統(tǒng)安 全 系 統(tǒng)信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過數(shù)據(jù)一體化

10、接口，按信息采集流程要求，將 各個(gè)信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過通用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)采集到檔案管理信 息系統(tǒng)中；通過收集整編流程，可實(shí)現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交，對(duì)多全宗的單位，可實(shí)現(xiàn)逐級(jí)整 理和移交；通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可實(shí)現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電 子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。與電子檔案的信息采集過程相對(duì)應(yīng)，往往伴隨著實(shí)體檔案的收集、整理、移交 和接收，在處理電子檔案的業(yè)務(wù)流程中，同時(shí)處理了實(shí)體檔案的這些相關(guān)工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要完成檔案信息的日常管理 和維護(hù)工作；綜合管理，主要完成與實(shí)

11、體保管相關(guān)的各項(xiàng)工作；檔案統(tǒng)計(jì)，主要完成與檔案管理工作相關(guān) 的各種統(tǒng)計(jì)工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。開發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實(shí)體相關(guān) 的利用，另一方面通過網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種 網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的特殊需求專門開發(fā)，供各業(yè)務(wù)系統(tǒng) 調(diào)用，以便為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供專用信息服務(wù)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求展現(xiàn)。系統(tǒng)維護(hù)部分，主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。包括各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護(hù)、權(quán)限 管理、系統(tǒng)參數(shù)

12、設(shè)置和維護(hù)、日志管理等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺(tái)的支持, 是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)。它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各 類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的擴(kuò)展需求；同時(shí)將歸檔文件整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置, 使得整個(gè)歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；另外提供了數(shù)據(jù)日常維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)的一些必要設(shè)置工具，是系統(tǒng)管 理員的強(qiáng)大工具包。第二節(jié)存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)采取了“目錄一文件”存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存 儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案原文件存放在文件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄信息與電子原文通過 存儲(chǔ)路徑指針相關(guān)聯(lián)

13、，一條目錄信息可對(duì)應(yīng)多個(gè)電子原文。通過這種存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，不同類型的檔案信息 可存放在不同的存儲(chǔ)位置，以靈活的實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)和分布式海量存儲(chǔ)。這樣，可滿足不斷增長(zhǎng)的檔案信息 對(duì)存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充要求。第三節(jié) 技術(shù)路線系統(tǒng)采用 C/S 和 B/S 混合方式實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護(hù)功能、檔案管理功能、文件管理功 能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能、編研開發(fā)功能、借閱管理功能、光盤制作功能等交互性處理要求較強(qiáng) 的部分采用C/S方式實(shí)現(xiàn)，采用 DEL PHI語(yǔ)言開發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申請(qǐng) 功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過WEB沖間件/服務(wù)器”的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)以

14、XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，以Web Service標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)采用成熟的主流技術(shù)，這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)，全文檢索技術(shù)，XML技術(shù)，檔案管理平臺(tái)技術(shù)，雙層PDF 技術(shù)、流媒體技術(shù)等。第三章檔案管理系統(tǒng)功能介紹檔案管理系統(tǒng)功能模塊圖如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個(gè)部分：1.針對(duì)普通用戶的部分：針對(duì)普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網(wǎng)站，主要提供檔案的信息服務(wù)，例如：檢索查OA、 MIS 或 PDM)詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能，并且可以嵌入用戶的應(yīng)用系統(tǒng)之中（如 提供用戶網(wǎng)上查詢?yōu)g覽和下載的功能。 為方便用戶使用和管理員維護(hù)， 本部分以 B/S

15、 的方式實(shí)現(xiàn)。2.針對(duì)檔案管理員的部分：針對(duì)檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用四收集和整理， 同時(shí)提供個(gè)模塊， 主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對(duì)歸檔文件的錄入、 檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理、檔案實(shí)體的輔助管理和對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。本部分以C/S 方式實(shí)現(xiàn)，功能方便實(shí)用、簡(jiǎn)單快捷。3.針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分：針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分主要指系統(tǒng)維護(hù)，是提供系統(tǒng)維護(hù)人員 （可以是信息人員、 也可以是檔案人員） 對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行定制和維護(hù)的工具包。 系統(tǒng)維護(hù)主要提供了以下工具： 系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管理架構(gòu)的定制、 檔案整理規(guī)則的定制和對(duì)數(shù)據(jù)及用戶使用的

16、維護(hù)和設(shè)置工具。部分只能提供給對(duì)系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)熟悉的管理員使用，用于針對(duì)本單位情況建立檔案管理系統(tǒng)本部的架構(gòu)、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)和備份以及可以針對(duì)今后的發(fā)展和變化進(jìn)行適應(yīng)性修改。分以 C/S 方式實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，并可擴(kuò)充?？傊?，系統(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或PDM設(shè)計(jì)過程管理或 MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管 理網(wǎng)絡(luò)。面將詳細(xì)描述電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。用戶可以根據(jù)、系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)維護(hù)】 模塊為各行各業(yè)的不同檔案用戶提供了一個(gè)功能豐富的自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對(duì)綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行

17、自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類方法等），使綜合檔案管理系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量 身定制的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)用戶開始使用本軟件時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】功能模塊，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的定制，然后才 能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進(jìn)行檔案管理工作。用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu):報(bào)表維護(hù).與檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)相同案型 檔類2 案型 檔類N 案型 檔類0檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)目 卷 件 項(xiàng)案文.盒件數(shù)據(jù)字典維護(hù)根據(jù)手工管理檔案業(yè)務(wù)流程我們知道，從文件到檔案存在一個(gè)歸檔的流程：即從文件庫(kù)7整編庫(kù)7文件歸檔流程參數(shù)設(shè)置而報(bào)表維護(hù)和數(shù)據(jù)如上圖所示，縱橫

18、兩個(gè)箭頭之間的部分，就是檔案系統(tǒng)所需要建立的管理結(jié)構(gòu), 字典維護(hù)功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供服務(wù)。比如報(bào)表維護(hù)可以定義各類檔案所需打印的目錄和報(bào)表, 用于系統(tǒng)使用過程中的打??；數(shù)據(jù)字典則將常用數(shù)據(jù)分類存儲(chǔ)，可以在系統(tǒng)中隨時(shí)選用。我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程， 不同單位對(duì)歸檔文件的整理都有不同 的規(guī)范和制度，比如：檔號(hào)的組成、文件的排序、歸檔文件所需要著錄的字段等規(guī)定，可以通過【參數(shù) 設(shè)置】功能進(jìn)行定制，這樣就可以控制使用系統(tǒng)的單位和部門按照定制好的規(guī)范和制度去進(jìn)行檔案的整 理和管理。為了更加形象和直觀地展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)提供了目錄樹和分類表兩種展現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式,即

19、類似 WINDOW資源管理器的方式， 這樣可以展現(xiàn)出用戶檔案的目錄樹或分類表，數(shù)據(jù)區(qū)可以顯示出相應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)條目。 目錄樹和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據(jù)用戶的喜好和需求來(lái) 進(jìn)行定義，只要能夠形象直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)就可以了。檔案庫(kù)的過程，因?yàn)檎帋?kù)與檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)相同，因此我們?cè)诙ㄖ频臅r(shí)候只需要定制好檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu), 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成與檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)完全一致的整編庫(kù)，而文件庫(kù)就需要使用文件庫(kù)設(shè)置功能重新進(jìn)行定制 了。上述過程完成之后，針對(duì)這個(gè)全宗的檔案系統(tǒng)就算定制完成了，用戶可以進(jìn)行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。上述工作可以通過全宗管理、檔案庫(kù)管理、文件庫(kù)管理、分類

20、表管理、報(bào)表維護(hù)、數(shù)據(jù)字典維護(hù)等 功能模塊實(shí)現(xiàn)。全宗管理本軟件可以支持多全宗管理，針對(duì)檔案館或大型集團(tuán)企業(yè)，可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或下屬不同單位的檔案。 全宗一般由全宗號(hào)和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理多個(gè)全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的安全性和權(quán)限控制,為檔案館和大型集團(tuán)用戶進(jìn)行檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。，模塊，將第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】-【檔案設(shè)置】-【全宗管理】出現(xiàn)如下界面:【增加】：可增加新的全宗號(hào)及全宗名稱?！緞h除】：可刪除任一全宗號(hào)及全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可?！拘薷摹浚嚎尚薷囊呀?jīng)存在全宗的全宗

21、名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊【確定】按鈕即可，全宗號(hào)不能修改。分類表管理分類表是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立分類表是為了對(duì)案卷的分類信息即目錄信息進(jìn)行管理及樹狀檢索。 用戶可以自己定義分類表的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。 分類表管理就是按 照層次結(jié)構(gòu)建立一個(gè)分類表。增加節(jié)點(diǎn)然后點(diǎn)擊在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分類號(hào)和分類名稱,【增加節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。增加子節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分類號(hào)和分類名稱,然后點(diǎn)擊【增加子節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。刪除節(jié)點(diǎn)在分類表信息文

22、本框內(nèi)選擇要?jiǎng)h除的分類，然后點(diǎn)擊【刪除節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。修改節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要修改的分類，在分類字維護(hù)頁(yè)面就會(huì)顯示當(dāng)前分類信息，在分類字頁(yè)面上修改需要修改的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊【修改節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。連接符維護(hù)即制定各級(jí)分類之間的連接符。例如：1 1 1、1.1.1等。檔案庫(kù)管理【檔案庫(kù)管理】功能提供用戶針對(duì)本單位各全宗的檔案管理情況,建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次（項(xiàng)目、卷、盒）、各層次的庫(kù)結(jié)構(gòu)（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。通過檔案庫(kù)設(shè)置，可以根據(jù)本單位檔案管理實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理的制度和規(guī)范，形成符合本單位檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。第一次使用系統(tǒng)，

23、必須通過【檔案庫(kù)管理】功能定制本單位的檔案管理結(jié)構(gòu)。添加檔案類型在【系統(tǒng)維護(hù)】一【檔案設(shè)置】下，選擇【檔案庫(kù)管理】項(xiàng)，如下圖:可以增加檔案類型，維護(hù)檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時(shí),可以根據(jù)要求選擇是否包含項(xiàng)目、案卷、分類表，如下圖用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法如下圖:刪除檔案類型選擇要?jiǎng)h除的檔案類型， 然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn)擊【刪除檔案類型】即可。修改檔案類型選擇要修改的檔案類型， 然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的操作菜單中點(diǎn)擊【修改檔案類型】即可,其中只能修改名稱和備注信息字段維護(hù) 對(duì)已經(jīng)存在的檔案類型的項(xiàng)目庫(kù)、卷庫(kù)、件（文件）庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。添加字段 選擇要修改

24、的檔案類型和要修改的庫(kù)，在工具欄上選擇【添加字段】按鈕，在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義窗口中會(huì)出現(xiàn)空白行，然后輸入字段名稱，類型，長(zhǎng)度即可。修改字段 在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義窗口中直接單擊字段即可在其上直接修改。插入字段 操作同添加字段。刪除字段 單擊選中要?jiǎng)h除的字段，再選擇工具欄上的【刪除字段】按鈕即可。復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu) 選中要復(fù)制的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu)】按鈕即可。粘貼庫(kù)結(jié)構(gòu) 在進(jìn)行過【復(fù)制庫(kù)結(jié)構(gòu)】后，選中要粘貼的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【粘貼庫(kù)結(jié)構(gòu)】 即可完成庫(kù)結(jié)構(gòu)的復(fù)制。創(chuàng)建庫(kù)【創(chuàng)建庫(kù)】是把添加字段、修改字段、插入字段、刪除字段的工作保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，所以每次修改了字段信息就要進(jìn)行【創(chuàng)建庫(kù)】操作。

25、界面定義 在庫(kù)結(jié)構(gòu)定義完后，應(yīng)該重新定義錄入界面，雖然在創(chuàng)建庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)已經(jīng)自動(dòng)創(chuàng)建了一個(gè)界面,但用戶可定義具有個(gè)人風(fēng)格的錄入界面。該界面主要用于數(shù)據(jù)的錄入以及查詢時(shí)查看信息內(nèi)容或通用戶可以根據(jù)需過卡片式查詢時(shí)使用。 注意，在定義錄入界面之前，應(yīng)首先創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。要在錄入界面中定義需要的各種事件，使錄入工作更簡(jiǎn)單、容易，提高錄入的速度及準(zhǔn)確率。導(dǎo)出錄入界面 選中要導(dǎo)出錄入界面的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【導(dǎo)出錄入界面】按鈕，在彈出的窗口中輸入錄入界面的保存名稱，點(diǎn)擊【保存】即可完成錄入界面的導(dǎo)出。導(dǎo)入錄入界面 選中要導(dǎo)入錄入界面的檔案類型的庫(kù)，再選擇工具欄上的【導(dǎo)入錄入界面】按鈕，在彈出的

26、窗口找到錄入界面文件的保存文件，點(diǎn)擊【打開】，會(huì)提示“導(dǎo)入成功”，即可完成錄入界面的導(dǎo)入。文件庫(kù)設(shè)置與上述檔案庫(kù)設(shè)置相同，系統(tǒng)通過【文件管理】子系統(tǒng)提供針對(duì)歸檔文件（收文、發(fā)文和其它歸檔 文件）管理的功能，也可以用于其它各類文件的管理和整理，可以實(shí)現(xiàn)部門文件的隨辦隨歸。由于文件庫(kù)的庫(kù)結(jié)構(gòu)（文件的著錄信息）和檔案庫(kù)的不同，因此可以通過【文件庫(kù)管理】功能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件庫(kù)的定義和設(shè)置，使得【文件管理】子系統(tǒng)符合不同單位對(duì)文件管理的要求。文件庫(kù)設(shè)置所涉及操作與檔案庫(kù)相同，在此不再贅述。需要特別說(shuō)明的是，文件庫(kù)的設(shè)置支持對(duì)庫(kù)的分類，即在庫(kù)結(jié)構(gòu)相同的基礎(chǔ)上，可以通過分類的方式來(lái)按年度等方式建立年度庫(kù)等。立卷設(shè)

27、置針對(duì)歸檔文件的整理,國(guó)家和各單位都有相關(guān)歸檔文件整理規(guī)則,用以規(guī)范歸檔文件的整理并規(guī)范檔案信息的組織和管理工作。歸檔文件整理編目，最終形成檔案的過程我們可以簡(jiǎn)稱為“立卷”的過程,主要是針對(duì)歸檔文件按照一定的規(guī)則進(jìn)行組織和整理,形成一件/盒或文件/卷為單位的檔案，立卷設(shè)置就是針對(duì)歸檔文件整理規(guī)則，通過系統(tǒng)對(duì)歸檔文件的整理工作進(jìn)行約束的。用戶可以通過立卷設(shè)置，將以確保檔案人員和兼職檔案員在本單位（行業(yè)）的歸檔文件整理規(guī)則通過立卷設(shè)置定制到軟件系統(tǒng)中, 進(jìn)行歸檔文件整理工作中嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理和編目，形成規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供的【文件管理】中的【文件立卷】功能和【收集整編】中的【組卷】功能都會(huì)

28、按照【立卷 設(shè)置】確定的規(guī)則去實(shí)現(xiàn)歸檔文件的自動(dòng)和輔助整理。因此在立卷之前，應(yīng)先定義好立卷的一些規(guī)則、立卷的對(duì)應(yīng)關(guān)系、檔案庫(kù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系,選擇檔案庫(kù)，設(shè)定卷內(nèi)頁(yè)數(shù)，選擇案卷號(hào)的生成規(guī)則。定義分組字段，設(shè)定排序方式檔號(hào)設(shè)置【檔號(hào)設(shè)置】功能提供給檔案管理人員檔號(hào)是案卷和文件的重要標(biāo)識(shí)，不同單位也有不同的規(guī)則, 一個(gè)定義不同檔案類型檔號(hào)形成規(guī)則的工具。選擇要設(shè)置檔號(hào)規(guī)則的檔案類型庫(kù)，在字段列表里選擇需要的字段后雙擊即可，在連接符編輯框中 輸入連接符點(diǎn)擊【添加】按鈕，設(shè)置完成后點(diǎn)擊【保存】完成設(shè)置，如下圖:對(duì)應(yīng)字段設(shè)置系統(tǒng)大量的歸檔文件在文件庫(kù)和整編庫(kù)中，其中將整編庫(kù)中整理好的歸檔文件歸入正式檔案庫(kù)這一

29、 過程并不需要對(duì)應(yīng)字段設(shè)置， 因?yàn)槲覀兩衔囊呀?jīng)介紹過， 整編庫(kù)的數(shù)據(jù)字段結(jié)構(gòu)與檔案庫(kù)是完全相同的。因此需要但由文件庫(kù)歸入到整編庫(kù)的過程中，由于文件庫(kù)的著錄信息與檔案庫(kù)的著錄信息之間的差異, 先定義好兩個(gè)庫(kù)之間的字段對(duì)應(yīng)關(guān)系?！咀侄螌?duì)應(yīng)設(shè)置】是定義在軟件中文件轉(zhuǎn)入整編庫(kù)、編研時(shí)加入專題、案卷和文件級(jí)的跨級(jí)次取數(shù)等操作時(shí)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系。排序設(shè)置系統(tǒng)可以將各個(gè)庫(kù)中的文件按照一定規(guī)則自動(dòng)進(jìn)行排序，這樣可以方便整理。設(shè)置各個(gè)庫(kù)的排序規(guī)則 （升序或降序）；每個(gè)庫(kù)按什么方式來(lái)排序，不同的用戶有不同的排序方式, 系統(tǒng)排序可完全由用戶自己設(shè)置，如下圖，在【檔案業(yè)務(wù)列表】忠選擇要設(shè)置的庫(kù)，所選庫(kù)的字段會(huì)列在字段列

30、表中，選中要設(shè)置的排序字段，用鼠標(biāo)拖拽到排序字段列表中，選擇排序狀態(tài)即可完成排序設(shè) 置。權(quán)限管理角色管理每一個(gè)用戶在檔案系統(tǒng)中都會(huì)有一個(gè)相應(yīng)的角色,管理原有管理員的角色，用戶有用戶的角色,在綜合檔案管理系統(tǒng)中，用角色來(lái)控制每一個(gè)用戶的權(quán)限。用戶和組管理管理員可根據(jù)單位的部門來(lái)建立組;在每個(gè)組下建立屬于組的用戶， 并賦予每個(gè)用戶相應(yīng)的角色。數(shù)據(jù)權(quán)限數(shù)據(jù)權(quán)限用來(lái)控制檔案的實(shí)體借閱、條目瀏覽、電子文件瀏覽打印和下載等權(quán)限。具體又可分為默認(rèn)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限和檔案權(quán)限。默認(rèn)權(quán)限用來(lái)控制某一檔案類型的所有檔案的默認(rèn)權(quán)限。規(guī)則權(quán)限用來(lái)控制用戶對(duì)某一檔案類型的檔案按照某一規(guī)則享有的權(quán)限,要選擇權(quán)限控制的是歸檔前

31、還是歸檔后，選擇要給項(xiàng)目、案卷、文件還是電子文件賦權(quán)限，通過設(shè)置規(guī)則將相應(yīng)的權(quán)限賦予用戶；規(guī)則權(quán)限通常和默認(rèn)權(quán)限一起配合使用，可以建立一套完整的用戶權(quán)限設(shè)置方案。檔案權(quán)限一般用來(lái)進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)，可以賦予電子文件瀏覽、打印、下載、原文借閱權(quán)限，而且可以按照時(shí)間段或者次數(shù)賦予用戶臨時(shí)權(quán)限。網(wǎng)上賦權(quán)審批網(wǎng)上賦權(quán)審批用來(lái)處理用戶通過網(wǎng)頁(yè)方式進(jìn)行的賦權(quán)申請(qǐng)，如果通過審批，則用戶申請(qǐng)的權(quán)限將生效，拒絕則不生效。要說(shuō)明的是，用戶在網(wǎng)頁(yè)上申請(qǐng)的權(quán)限為按次數(shù)或時(shí)間段的臨時(shí)權(quán)限。數(shù)據(jù)維護(hù)日志管理a)登錄日志：這部分可以記載某個(gè)用戶在什么時(shí)間，在哪臺(tái)機(jī)器上登錄過檔案系統(tǒng)，依據(jù)這日志可以對(duì)檔案人員進(jìn)行管理。b)系統(tǒng)日志

32、：這部分可以記載某個(gè)用戶在登錄到系統(tǒng)后,對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行了哪些操作，如果系統(tǒng)出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)丟失或者操作失誤的事情，管理員可通過這個(gè)日志來(lái)查找出問題出現(xiàn)的時(shí)間及操作人員。C)網(wǎng)頁(yè)查詢?nèi)罩荆哼@部分可以記載某個(gè)用戶在網(wǎng)上進(jìn)行的電子文件瀏覽和下載、檔案條目的刪除紀(jì)錄?；厥照竟芾磉@個(gè)模塊是對(duì)已經(jīng)刪除的文件進(jìn)行管理，所有刪除的文件都存儲(chǔ)在這個(gè)模塊中，在這里可以對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行還原、刪除等操作，在這里刪除數(shù)據(jù)后，數(shù)據(jù)便無(wú)法恢復(fù)。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換【數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換】功能可將用戶原有的Excel表格、dbf數(shù)據(jù)等格式的歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)，并支持通過ODBC等方式鏈接的其他數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)字典維護(hù)【數(shù)據(jù)字典維護(hù)】提供對(duì)系統(tǒng)常用項(xiàng)的自由定

33、義，如主題詞、代碼庫(kù)；同時(shí)提供對(duì)輔助信息庫(kù)，如 綜合信息庫(kù)、編研庫(kù)等管理。【代碼庫(kù)管理】用來(lái)管理系統(tǒng)中公用的代碼表，如密級(jí)、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多 次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，需要多次重復(fù)性輸入，為此把它們?cè)O(shè)置為代碼 表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工錄入?！局黝}詞維護(hù)】用來(lái)維護(hù)系統(tǒng)的主題詞庫(kù)，在進(jìn)行檔案著錄時(shí)，主題詞項(xiàng)可以從“題名”字段忠自 動(dòng)提取?！揪C合信息庫(kù)管理】用來(lái)定義系統(tǒng)中相關(guān)輔助管理信息庫(kù)的結(jié)構(gòu)，如庫(kù)房、設(shè)備、其他資料信息庫(kù)等?！揪幯袔?kù)管理】用來(lái)定義編研信息庫(kù)。個(gè)人設(shè)置是可以密碼修改功能進(jìn)行用戶口令修改，如下圖。二是可以通過其它設(shè)置進(jìn)行系統(tǒng)默認(rèn)輸入

34、法、電子文件掛接路徑和數(shù)據(jù)顯示字體的設(shè)置，如下圖。網(wǎng)頁(yè)字段設(shè)置網(wǎng)頁(yè)字段設(shè)置用來(lái)控制用戶在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行著錄和檢索時(shí)，某些字段是否顯示。網(wǎng)頁(yè)發(fā)布字段設(shè)置用戶可以根據(jù)需要， 選擇網(wǎng)頁(yè)輸出字段， 選擇后，在通過IE瀏覽時(shí)，在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行檔案檢索時(shí)默認(rèn) 只顯示用戶選擇的字段。服務(wù)器配置FTP）。用來(lái)設(shè)置電子文件的存儲(chǔ)方式，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)方式和文件服務(wù)器方式（、文件管理文件管理是文檔一體化的開端，本功能模塊為辦公室文書提供了一個(gè)簡(jiǎn)潔規(guī)范的收發(fā)文件管理界面，將文件的收發(fā)管理納入檔案管理的軌道，使文書在收發(fā)登記的同時(shí)，為日后的查詢統(tǒng)計(jì)工作提供數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)了“一次輸入，反復(fù)利用”，在不增加辦公室文書工作量的前提下，提高

35、其工作效率，并且 大幅度減少檔案管理員的工作。文件管理模塊可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件報(bào)表的打印等功能，文件 的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。文件管理界面如圖文件登記提供編輯、增加、刪除和修改等功能，供用戶完成文件的登記工作。數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供直接檢 索和組合檢索，任何一種檢索中都支持模糊檢索，如下圖:數(shù)據(jù)范圍提供全部、待組卷、已組卷和不需歸檔等范圍，供用戶按照不同的方式查看數(shù)據(jù)所處的狀態(tài), 并且，對(duì)文件所處的每個(gè)狀態(tài)，提供顏色標(biāo)志區(qū)分，綠色為已組卷、黃色為不需要?dú)w檔，灰白色為

36、待組卷文件。電子原文的掛接數(shù)據(jù)庫(kù)方式和文件服本系統(tǒng)中電子原文的掛接按照掛接后電子原文的存放方式分為兩種類型,后者指掛接后電子原文存儲(chǔ)到專用的務(wù)器方式，前者指掛接后電子原文直接存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中, 文件服務(wù)器上。掛接過程可以通過直接掛接、掃描掛接和批量掛接等方式完成。數(shù)據(jù)的批量修改批量修改即對(duì)多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改,如：把多條記錄的某個(gè)字段清空、把多條記錄的某個(gè)字段添加固定的值、在多記錄信息某個(gè)字段中查找替換等。文件打印報(bào)表的打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種文件報(bào)表如：收文登記單、 發(fā)文登記單、收文目錄、發(fā)文目錄等，打印方法簡(jiǎn)便快捷。選擇顯示字段利用此功能用戶可以根據(jù)

37、需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看文件信息。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出可以將選中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel 格式和dbf格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入可以將轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、Microsoft Excel 格式和dbf格式。轉(zhuǎn)入整編庫(kù)可以將選擇的待歸檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入整編庫(kù)（歸檔前庫(kù)），以供檔案人員進(jìn)行整理、編目和歸檔。、收集整編業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口電子文件歸檔文件整理編目電子檔案庫(kù)編目目錄.掛接7電子檔案原文庫(kù)收集整編功能示意圖在實(shí)際檔案工作中，經(jīng)常是首先收集零散文件（收集工作可能是相

38、關(guān)部門或相關(guān)辦公系統(tǒng)完成的） 之后進(jìn)行組卷歸檔。這一過程可以在整理編目子系統(tǒng)中完成，用戶可以完全依照自己的方式收集資料, 在歸檔前庫(kù)中存放所有內(nèi)容完整或不完整的文件、案卷，最后按所需要的方法分類、組卷、歸檔。雖然有國(guó)家檔案局因此，系統(tǒng)在系統(tǒng)設(shè)置歸檔文件的整理規(guī)則根據(jù)系統(tǒng)維護(hù)中的設(shè)置可以根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)范進(jìn)行定義, 的歸檔文件整理規(guī)則，但各單位對(duì)不同類型的歸檔文件的整理工作都不盡相同。與維護(hù)子系統(tǒng)中專門有針對(duì)歸檔文件整理規(guī)則的設(shè)置，例如排序方式、檔號(hào)的組成規(guī)則、組盒（卷）規(guī) 則等，檔案管理人員可以通過設(shè)置不同檔案類型的文件整理規(guī)則來(lái)規(guī)范各部門和基層檔案部門的歸檔文 件整理工作。針對(duì)不同的檔案類型

39、，會(huì)有不同的整理（立卷）規(guī)則，系統(tǒng)完全可以應(yīng)用于各類不同的整理方式和 整理規(guī)則。收集整編功能界面如下圖:系統(tǒng)提供兩種組卷方式:手工組卷首先要建立一個(gè)案卷，建立方法如下:將光標(biāo)定位在案卷窗口，然后點(diǎn)擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的記錄信息，在錄入卡片里 填寫案卷的相關(guān)信息，點(diǎn)擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成了，如果要添加多個(gè)案卷可以點(diǎn) 擊【增加】按鈕，就可以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。然后將將屬于這個(gè)案卷的文件加入到案卷中。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時(shí)候可以利用Ctrl鍵或【查詢】+【全選】來(lái)選擇多條記錄信息,中選擇【加入】，將文件加入到當(dāng)前案卷中。點(diǎn)擊右鍵在

40、調(diào)出的快捷菜單，這樣手動(dòng)組卷完成。手工組卷還支持鼠標(biāo)拖動(dòng)移卷（項(xiàng)目）的功能，即，選擇要移卷的文件（案卷），按住鼠標(biāo)左鍵拖選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點(diǎn)擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】動(dòng)到要加入的案卷（項(xiàng)目）中。自動(dòng)組卷 按照系統(tǒng)中設(shè)定的立卷，自動(dòng)將屬于這個(gè)案卷的文件加入到案卷中: 獨(dú)L打散按鈕可將一個(gè)案卷刪除，卷內(nèi)所有文件將變?yōu)樯⑽募﨡!抵叩卽拆離按鈕可將案卷內(nèi)的文件拆為散文件 園區(qū)環(huán)移交是檔案錄入人員將整理完畢的案卷添加一個(gè)移交的記號(hào)，由檔案管理員對(duì)有移交標(biāo)記的標(biāo)志進(jìn)行審核如圖所示，被標(biāo)記為綠顏色的案卷便是已經(jīng)移交的案卷，當(dāng)鼠標(biāo)懸停時(shí)會(huì)有提示信息。咚!接收L當(dāng)案管理員對(duì)錄入人員移交的案卷進(jìn)行審核

41、，如果審核通過，則對(duì)案卷進(jìn)行接收。移交標(biāo)志自動(dòng)取消。收集整編的特色功能轉(zhuǎn)到其它庫(kù)：可以對(duì)某類型的檔案的文件級(jí)數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）轉(zhuǎn)移到其他類型的文件 級(jí)中。清空電子文件：將選中的檔案文件目錄中所含電子文件清空。、檔案管理針對(duì)歸檔后的電子檔案信息進(jìn)行日常的管理工作，包括了：數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等四部分功能。數(shù)據(jù)管理點(diǎn)擊數(shù)據(jù)管理功能按鈕，界面右側(cè)會(huì)出現(xiàn)如下所示窗口，主要包含菜單欄、工具欄、檔案目錄 樹、數(shù)據(jù)區(qū)四部分。如下圖【工具欄】列出了系統(tǒng)常用的各種功能按鈕 【檔案目錄樹】列出系統(tǒng)所包含的各種檔案類型 【數(shù)據(jù)區(qū)】根據(jù)所選擇的檔案類型列出相應(yīng)的項(xiàng)目、案卷、文件信息目錄樹的維護(hù)

42、用戶可以對(duì)檔案目錄樹里的全宗節(jié)點(diǎn)、檔案類型、分類節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行添加、刪除和修改。全宗節(jié)點(diǎn)：用來(lái)設(shè)置在目錄樹中顯示的全宗單位;檔案類型節(jié)點(diǎn)：用來(lái)設(shè)置在目錄樹中顯示的檔案類型，檔案類型必須事先在在【檔案庫(kù)管理】中已經(jīng)建立;分類節(jié)點(diǎn)：分類節(jié)點(diǎn)主要用來(lái)搭建目錄樹的層次。數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)：是根據(jù)數(shù)據(jù)的某字段信息建立起來(lái)的節(jié)點(diǎn)，如：建立年度數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)數(shù)據(jù)的年度信息放入相應(yīng)的年度分類節(jié)點(diǎn)里去。檔案數(shù)據(jù)的增刪改（如科技、文書、基建等）對(duì)于檔案工作部門，其中一項(xiàng)非常重要的工作便是對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行歸檔，包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息。選擇要錄入信息的檔案類型，選擇分類節(jié)點(diǎn)或數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，確

43、定要錄入的是“案卷”還是文件信息（點(diǎn)擊案卷或文件數(shù)據(jù)區(qū)即可），點(diǎn)擊【增加】按鈕數(shù)據(jù)區(qū)增加了一條空白信息，有兩種錄入方式可供用戶選擇：一是直接在記錄上錄入各字段的信息如圖：所示，錄入完成后系統(tǒng)自動(dòng)保存檔案信息；另一種是雙擊空白記錄，在錄入界面上錄入檔案信息如圖所示，然后點(diǎn)擊【保存】按鈕，如果想繼續(xù)添加記錄信息可以在不退出的情況下繼續(xù)錄入，點(diǎn)擊【增加】按鈕，在新的空白卡片上繼續(xù)錄入，錄入完成后點(diǎn)擊【退出】按鈕即可。如下組圖數(shù)據(jù)范圍的選擇在【數(shù)據(jù)范圍】中列出用戶查看檔案信息時(shí)可以選擇不同的數(shù)據(jù)范圍來(lái)查看數(shù)據(jù)區(qū)里的數(shù)據(jù)。了用戶可選擇的數(shù)據(jù)范圍，默認(rèn)情況為“所有部門數(shù)據(jù)”，如下圖:【所有部門數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)

44、據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù)【本部門數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶所在部門的所有數(shù)據(jù)【本人數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶著錄的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具,系統(tǒng)提供了 “直接檢索”、“組合檢索”和“特殊檢索”三種檢索方式。“直接檢索”中支持跨字段的模糊檢索。批量修改批量修改即對(duì)多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改,如：把多條記錄的某個(gè)字段清空、把多條記錄的某個(gè)字段添加固定的值、在多記錄信息某個(gè)字段中查找替換等。檔案目錄打印報(bào)表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表 如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡(jiǎn)便快捷。打印之前利

45、用檢索工具檢索 出要打印的檔案信息，然后點(diǎn)擊工具欄上的【打印】按鈕，調(diào)出在報(bào)表設(shè)計(jì)中已經(jīng)做好的報(bào)表模版 進(jìn)行打印。個(gè)性設(shè)置利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序,以方便查看檔案信息。并且可以設(shè)置在著錄時(shí)，字段值的屬性，如自增、重復(fù)等。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式,Microsoft Access格式、Microsoft Excel 格式和 dbf 格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式,Microsoft Access格式、Microsoft Excel 格式和 dbf 格式。加入專題 將檢索出的檔案信息加入

46、已建立好的檔案編研庫(kù)。復(fù)制到鑒定庫(kù) 將檢索出的檔案信息復(fù)制到鑒定庫(kù)，供檔案鑒定和銷毀使用。鎖定上級(jí)鎖定文件（案卷）對(duì)應(yīng)在進(jìn)行全部數(shù)據(jù)查找時(shí)，為了方便數(shù)據(jù)察看隸屬關(guān)系，通過鎖定上級(jí),的案卷（項(xiàng)目）。移交檔案用來(lái)將一個(gè)全宗中檢索出的數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件） 以復(fù)制的方式移交到另一個(gè)全宗下，在移交時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的接受者為復(fù)制的檔案的新的擁有者。文件遷移 用來(lái)將一個(gè)案卷中的文件遷移調(diào)整到另一個(gè)案卷。臨時(shí)排序 用來(lái)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)的臨時(shí)排序，可以進(jìn)行組合排序設(shè)置。綜合管理【綜合管理】的主要操作界面如下:設(shè)備管理，可用來(lái)記錄設(shè)備名稱、購(gòu)進(jìn)日期、設(shè)備型號(hào)、數(shù)量等基本信息。庫(kù)房管理，可用于記錄庫(kù)房溫度、濕度記錄。資

47、料管理，可用于記錄資料的作者、標(biāo)題、出版日期、出版社等信息。統(tǒng)計(jì)2000年文書檔案共有檔案統(tǒng)計(jì)功能是幫助檔案管理員來(lái)了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如:多少卷、文書檔案各個(gè)保管期限各有多少件等,并可將統(tǒng)計(jì)結(jié)果生成多樣式的圖表，同時(shí)支持統(tǒng)計(jì)結(jié)果保存為Excel格式供后續(xù)利用。檔案統(tǒng)計(jì)功能窗口，如下圖所示:新建統(tǒng)計(jì)方案 按照需求新建需要的統(tǒng)計(jì)方案 選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型 選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型 選擇分類字段 選擇統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)按照哪個(gè)字段分類 選擇統(tǒng)計(jì)字段 選擇按照哪個(gè)字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即運(yùn)算方式 檢索數(shù)據(jù) 從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)出統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)圖 系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)及數(shù)據(jù)范圍自動(dòng)出統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)

48、圖鑒定銷毀檔案鑒定、銷毀操作的主要界面如下圖:用戶可【檔案鑒定】中完成對(duì)已鑒定檔案的標(biāo)記、銷毀、還原等操作。已銷毀數(shù)據(jù)管理界面如下:上圖中，黑顏色的數(shù)據(jù)行為已銷毀的檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于已經(jīng)銷毀的檔案數(shù)據(jù)，可以通過打回鑒定、再還原到檔案庫(kù)中的方式進(jìn)行可逆銷毀處理。、開發(fā)利用使用管理等方面的開發(fā)利用主要提供檔案管理人員對(duì)大量歸檔信息方便地提供用戶使用進(jìn)行提煉、功能。包括：檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案編研、光盤制作和工作量統(tǒng)計(jì)六項(xiàng)功能。開發(fā)利用檔案檢索借閱管理統(tǒng)計(jì)年報(bào)檔案編研編研管理光盤制作工作量統(tǒng)計(jì)借閱登記歸還管理借閱設(shè)定如上圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。借閱管

49、理針對(duì)檔案實(shí)體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成實(shí)體借閱的 工作。年報(bào)系統(tǒng)可以生成國(guó)家檔案局要求的年報(bào)。用戶可以對(duì)專題庫(kù)進(jìn)行管理和利檔案編研提供了管理員對(duì)檔案信息的提煉和加工手段一一專題庫(kù),用。換。光盤制作可以將電子檔案數(shù)據(jù)打包成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的光盤檔案，可以用于脫機(jī)保管和對(duì)外數(shù)據(jù)交工作量統(tǒng)計(jì)可以對(duì)檔案管理人員的工作量進(jìn)行方便的統(tǒng)計(jì)。檔案檢索檔案檢索也叫跨庫(kù)檢索，能夠幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)。如下圖:在輸入關(guān)鍵字部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊檢索。借閱管理借閱管理子系統(tǒng)主要是對(duì)紙介質(zhì)的工程圖紙、文書檔案等文件的借閱管理。它幫助管理員記

50、錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時(shí)間以及設(shè)置借閱人的借閱期限、每個(gè)人最多借閱文件的個(gè)數(shù)，還能判斷每個(gè)借閱人是否有權(quán)借閱該文件等。另一方面，借閱管理子系統(tǒng)還能用歸還管理對(duì)已借出的文檔進(jìn)行歸還和續(xù)借管理， 利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡,以及查看所有被預(yù)約檔案的情況。因日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況, 此，利用借閱管理子系統(tǒng)管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實(shí)現(xiàn)了智能化辦公。借閱管理分為借閱登記、歸還管理、借閱設(shè)定三部分功能。借閱

51、登記當(dāng)有客戶借閱檔案的時(shí)候，管理員可以利用借閱登記來(lái)進(jìn)行登記。如下圖通過工具條來(lái)維護(hù)借閱清單里的檔案信息【加入】將檢索到的案卷或文件加入到借閱列表中【取消】將案卷或文件從借閱列表中清除【刷新】更新借閱列表【清空】清空借閱列表將借閱檔案加入到右下方借閱文件中去，重復(fù)檢索、加入，直到所有需借閱檔案加入右下方列借閱日期、借閱期限、表，點(diǎn)擊工具欄上【借閱】按鈕，出現(xiàn)借閱操作界面填寫借閱人、借閱目的等信息，然后點(diǎn)擊【確定】按鈕。借閱完成。歸還管理 當(dāng)用戶歸還檔案的時(shí)候，管理員利用歸還管理來(lái)進(jìn)行歸還登記，檔案管理員還可以利用催還管理來(lái)查看過期未還的檔案，并可以打印催還單，通知客戶歸還檔案，利用借閱統(tǒng)計(jì)用戶

52、可以根據(jù)設(shè)定的條件來(lái)統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況。點(diǎn)擊【歸還管理】出現(xiàn)如下界面窗口中間的【管理項(xiàng)】中包含歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)三部分?！練w還管理】當(dāng)用戶歸還檔案的時(shí)候進(jìn)行歸還登記、續(xù)借【催還管理】提示用戶有哪些檔案過期未還，并可以打印催還單【借閱統(tǒng)計(jì)】按照設(shè)定的條件統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況借閱設(shè)定點(diǎn)擊借閱設(shè)定,進(jìn)入借閱設(shè)定頁(yè)面，選擇不同的檔案類型，設(shè)置相應(yīng)借閱的天數(shù)和份數(shù)，以及資料過期是否允許借閱選項(xiàng)。點(diǎn)擊預(yù)約設(shè)置可以設(shè)置預(yù)約的默認(rèn)時(shí)間、份數(shù)、以及預(yù)約通知方式置完畢，點(diǎn)擊保存，提示成功保存記錄。統(tǒng)計(jì)年報(bào)提供符合國(guó)家檔案局標(biāo)準(zhǔn)的年報(bào)格式，支持導(dǎo)出、導(dǎo)入和自動(dòng)匯總功能。同時(shí)支持自定義年報(bào)功能, 用戶可以

53、通過字定義年報(bào)建立年度統(tǒng)計(jì)表格。檔案編研創(chuàng)建編研庫(kù) 根據(jù)編研需要?jiǎng)?chuàng)建不同類型的編研庫(kù)。檔案編研 設(shè)置字段對(duì)應(yīng)關(guān)系 設(shè)置檔案庫(kù)與編研庫(kù)字段對(duì)應(yīng)關(guān)系，使源數(shù)據(jù)與目的數(shù)據(jù)可以正確轉(zhuǎn)換。編研進(jìn)入源數(shù)據(jù)（提供編研數(shù)據(jù)的檔案類型庫(kù)），選中數(shù)據(jù)，然后選擇加入專題功能，將選擇的數(shù) 據(jù)直接加入專題，此時(shí)進(jìn)入檔案編研中已經(jīng)可以看到新增數(shù)據(jù)。光盤制作利用光盤制作功能可以把檔案系統(tǒng)中選定的數(shù)據(jù)及這些數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的電子文件按一定組織格式制作 成檔案數(shù)據(jù)光盤，從而達(dá)到安全備份的目的。工作量統(tǒng)計(jì)利用工作量統(tǒng)計(jì)功能檔案管理員可以解清楚的了解某段時(shí)間內(nèi)各個(gè)部門的檔案錄入人員增加、刪 除、掛接檔案文件的數(shù)量。、信息服務(wù)子系統(tǒng)檔案信息

54、服務(wù)子系統(tǒng)是面向全體用戶的，因此采用B/S的方式，通過應(yīng)用服務(wù)器處理查詢請(qǐng)求。用 戶通過檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，可以了解各項(xiàng)規(guī)章制度、通知、大事記、查詢檔案，瀏覽和下載檔案原文等。網(wǎng)站首頁(yè)主要組成:檔案網(wǎng)站首頁(yè)網(wǎng)站首頁(yè)示意圖規(guī)章制度：發(fā)布各項(xiàng)規(guī)章制度，并及時(shí)更新，供全員瀏覽。通知：隨時(shí)發(fā)布各項(xiàng)通知，用簡(jiǎn)便快捷的方式讓全體人員得到通知。大事記：記錄歷年來(lái)發(fā)展過程中發(fā)生的重大事件，并不斷增加更新。查詢登陸：通過用戶名和密碼的認(rèn)證，登陸到查詢檔案主界面。檔案信息服務(wù)網(wǎng)站主要具有如下特點(diǎn)：B/S結(jié)構(gòu)，客戶端無(wú)須安裝任何軟件，便于維護(hù)和升級(jí)；可 將檔案的編研成果、公用信息隨時(shí)在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布。例如：組織沿革、大事記、專題內(nèi)容、史料匯編、政 策法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程等；可與電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用；對(duì)檔案檢索 查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性；模糊檢索功能；可支持IE瀏覽器顯示文200多種圖形圖像等電子文件的瀏覽和顯