業(yè)務(wù)部作業(yè)流程管理程序

1、寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼制訂日期年 月日修訂日期會簽單位簽名會簽單位簽名集 團(tuán)財務(wù)部文件變更記錄舊版本新版本編號日期變更內(nèi)容說明業(yè)務(wù)部 計劃物捽部生產(chǎn)部 品管部研發(fā)部 管理部批準(zhǔn)審核編制寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼1目的：規(guī)范業(yè)務(wù)部的作業(yè)，確保能準(zhǔn)確、及時與客戶的溝通聯(lián)絡(luò)，并把信息傳遞給各相關(guān)部門，規(guī)范客戶反饋 意見及滿意度管理，確保客戶滿意。2范圍：報價作業(yè)、接單、訂單評審、出貨安排及客訴處理等。3流程圖：作業(yè)流程作業(yè)要點說明責(zé)任單位相關(guān)文件/表單1r業(yè)務(wù)通過展會、網(wǎng)絡(luò)等窗口對外進(jìn)行公司 產(chǎn)品展示

2、。當(dāng)客人有合作意向而進(jìn)行 詢盤時業(yè)務(wù)應(yīng)將合適產(chǎn)品向客戶推薦。業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)發(fā)盤F客戶根據(jù)自身需求向業(yè)務(wù)提出報價需求。業(yè)務(wù)部客戶詢價F舊產(chǎn)品不需進(jìn)行成本核算,由業(yè)務(wù)按經(jīng) 總經(jīng)理批準(zhǔn)的最新價格表結(jié)合客人的 具體情況進(jìn)行報價。一般初次報價按公 司基準(zhǔn)價格報給客人，客人還價后，報 價不得低于較低公司規(guī)定的最低價格。 對于客人臨時提出的老產(chǎn)品局部更換 零部件的不涉及的產(chǎn)品包裝尺寸的改 型產(chǎn)品，業(yè)務(wù)需將更改要點提供給技術(shù) 部重新核算價格，由總經(jīng)理核定后，再 向客人發(fā)報價單.新產(chǎn)品須提供新產(chǎn)品開發(fā)提案單， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后依新產(chǎn)品價格核定程 序執(zhí)行。業(yè)務(wù)部報價單新產(chǎn)品開發(fā)提案單新產(chǎn)品提案業(yè)務(wù)根據(jù)客戶需求，結(jié)合客戶

3、性質(zhì)和客 人目標(biāo)市場的預(yù)計出貨量及市場狀況， 編制好報價單對外向客人進(jìn)行報價。業(yè)務(wù)部 總經(jīng)理報價單對外*艮價1F對于客人訂單上或其它方式購買的配件 或包裝物如海報等的價格核算，由業(yè)務(wù)員 要求采購核定價格，經(jīng)總經(jīng)理核定最終價 格給業(yè)務(wù)對外報價。業(yè)務(wù)部 總經(jīng)理零配件報樣品作業(yè)流程寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號A01頁碼樣品需求單編制分發(fā)客人根據(jù)需要向業(yè)務(wù)提出樣品需求。 業(yè) 務(wù)接到客人樣品需求后編制好樣品需 求單經(jīng)審批簽字后確認(rèn)，業(yè)務(wù)根據(jù)需 要與客戶確認(rèn)收費金額。業(yè)務(wù)部進(jìn)行樣 品費用及進(jìn)度的跟蹤。跟單員將樣品需求單的樣品制作要求， 運輸方式，完工日期等經(jīng)主管審核后下發(fā)

4、給研發(fā)、品管和計劃物控部。樣品如需跟 貨柜運出的，跟單員須在樣品制造單 上標(biāo)注出生產(chǎn)指令單的單號，同時須 在對應(yīng)的生產(chǎn)指令單上予以標(biāo)注修改.業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部研發(fā)部品管部計劃物控部樣品需求單樣品需求單研發(fā)收到樣品需求單須將任務(wù)分 解到具體的項目負(fù)責(zé)人和樣品組，并 在規(guī)定的時限內(nèi)依客人要求完成打樣 作業(yè)。樣品組樣品需求單跟單員須跟蹤、監(jiān)督開發(fā)部樣品制作進(jìn)程，樣品完成后樣品組須知會業(yè)務(wù)和品管驗收。品管須針對樣品的安全性能、組裝功能、 外觀包裝等進(jìn)行檢測，業(yè)務(wù)員須檢查客 戶資料符合性。業(yè)務(wù)和品管在驗收欄上 簽署意見。樣品經(jīng)驗收合格后樣品組須 安排入成品庫。跟單員須對樣品安排運出。樣品如隨柜運出，成品倉管員

5、根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)貨單和生產(chǎn)指令單安排出貨。樣品如需快遞或空運，業(yè)務(wù)須將地址給跟單員填寫快遞單并給業(yè)務(wù)審核。跟單員須將地址或陵頭打印出來貼在外箱上，通知出口單證員填寫發(fā)貨單給資材成品倉管員，并填寫物品出門證給保安核對放行。業(yè)務(wù)部研發(fā)部業(yè)務(wù)部樣品需求單樣品制作通知單物品出門證發(fā)貨單業(yè)務(wù)發(fā)樣當(dāng)日須制作樣品發(fā)票、清單， 并連同快遞單號一同發(fā)送給客戶。業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)部/財務(wù)寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼須追蹤客人力 費情況知會L 狀況。羊品費付費狀況，同時將付 財務(wù)，財務(wù)跟蹤樣品費到位接單作業(yè)流程1r所有訂單業(yè)務(wù)應(yīng)建立訂單跟蹤表， 以便隨時掌握客人訂單動態(tài)。業(yè)務(wù)員接收到

6、客戶的意向訂單時，須 通過訂單意向單由指定的負(fù)責(zé)訂 單排程人員回復(fù)訂單交期。新產(chǎn)品的 訂單交期須通過訂單評審表的形 式由業(yè)務(wù)跟單員發(fā)給計劃物控部、研 發(fā)、品管和財務(wù)聯(lián)合評審。訂單評審 表應(yīng)在24小時內(nèi)全部評審?fù)戤?。?規(guī)出貨的產(chǎn)品由負(fù)責(zé)訂單排程人員和 計劃物控部確認(rèn)后回復(fù)給業(yè)務(wù)。原則 上常規(guī)出貨的產(chǎn)品工廠交期不得超過 35天,業(yè)務(wù)回復(fù)給客人的交期不得超 過40天。業(yè)務(wù)部訂單跟蹤表 訂單意向單 訂單評審表客戶訂單T業(yè)務(wù)員接到客人正式訂單后須負(fù)責(zé)對訂 單的品種、數(shù)量、價格、付款方式和生 產(chǎn)交期等條款進(jìn)行初步審核，客戶訂單 資料不清晰或要求不明確時業(yè)務(wù)須跟客 戶確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)后相應(yīng)內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)在 制造

7、指令單上。業(yè)務(wù)部P/IF訂單付款方式是T/T的，業(yè)務(wù)須要求 客人將30%H寸款打過來以便開始執(zhí) 行訂單。對于不用付預(yù)付款的訂單須 經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)方可執(zhí)行。業(yè)務(wù)見到客 人水單便可卜單給工廠生產(chǎn)。訂單付款方式是L/C的,業(yè)務(wù)須要求 客人將信用證草稿發(fā)過來給外貿(mào)單證 審核。對于我們無法達(dá)到或無法接受 的條款須要求客人修正到我們可接受 為止。業(yè)務(wù)收到客人正式的信用證后 方可卜單給D 生產(chǎn)。確認(rèn)后方可卜 單生產(chǎn)。特殊情況下須請示總經(jīng)理批 小后方可卜單生產(chǎn)。業(yè)務(wù)部預(yù)付款/審證/改證1F跟單員接到業(yè)務(wù)確認(rèn)的訂單時應(yīng)在一 個工作日之內(nèi)將PI轉(zhuǎn)化成制造命令 單并發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)員以及業(yè)務(wù)主管 確認(rèn)。跟單員須將未生產(chǎn)的

8、訂單依據(jù)工廠的 實際產(chǎn)能按交期先后排出訂單排程 表并定期更新，訂單排程表須在業(yè)務(wù)部訂單排程表文件編號版次A01頁碼每周六上*發(fā)送給業(yè)務(wù)主管。業(yè)務(wù)須對訂單所有包裝資料提供的及 時性負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)須對訂單資料進(jìn)行跟 催，并在訂單下達(dá)到工廠的14天之內(nèi) 必須要到資料并傳遞給工廠。對于新產(chǎn)品，開發(fā)必須在接到訂單的10 天之內(nèi)將中文的說明書提供給業(yè)務(wù)翻譯 成英文說明書。業(yè)務(wù)應(yīng)在 5天之內(nèi)將說 明書發(fā)給客戶確認(rèn)或翻譯。訂單變更與 異常反饋制造命令單經(jīng)主管審核及總經(jīng)理 批準(zhǔn)后由跟單員分發(fā)到生產(chǎn)和財務(wù)及 相關(guān)部門。業(yè)務(wù)部計劃物控部制造命令單當(dāng)生產(chǎn)存在異常有可能導(dǎo)致交期延誤 時，生管應(yīng)及時將信息反饋給業(yè)務(wù)部， 由業(yè)

9、務(wù)與客戶溝通。當(dāng)業(yè)務(wù)跟單員接到客人訂單變更或補(bǔ)充 要求時，應(yīng)根據(jù)變更或補(bǔ)充的內(nèi)容修改 相應(yīng)的制造命令單。業(yè)務(wù)向客人索取貨代資料，要到貨代 資料，明確目的港，收貨人和通知方， 并與客戶確認(rèn) C/O或FORM A提單 電放或寄正本等相關(guān)信息，并將詳細(xì) 信息通知單證安排訂艙。船務(wù)根據(jù)客人要求制作排載委托 書，委托書須明確委托方和接受方， 并特別申明“未經(jīng)委托方書面確認(rèn)不 得放提單，否則須承擔(dān)由此給委托方 造成的一切經(jīng)濟(jì)損失”。業(yè)務(wù)須對船務(wù)的排載委托書進(jìn)行 審核確認(rèn)，船務(wù)再將排載委托書簽名 并加蓋業(yè)務(wù)專用章后同時傳真給指定 貨代和相應(yīng)的出口公司?；貍鞯奈?書應(yīng)用專門的文件夾歸檔并明確標(biāo) 識。同時船務(wù)

10、須將船期情況及時通知 業(yè)務(wù).業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)部制造命令單排載委托書業(yè)務(wù)部最終檢驗報告單紙箱合格證數(shù)量扣減跟蹤表出口單證員須提早10天左右將清單、發(fā)票、合同和托單、廠檢單和ROHS符合性聲明和紙箱合格證送到操作貨 代辦理報檢手續(xù)。電子監(jiān)管模式應(yīng)同 時將相應(yīng)的數(shù)據(jù)通過電子出入境產(chǎn)品 質(zhì)量信息監(jiān)管軟件發(fā)送到報關(guān)行及檢驗檢疫局。發(fā)出報檢資料后 24小時內(nèi)寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼須跟蹤取得報檢號。出口單證接到驗貨信息時應(yīng)及時將驗 貨信息通知計劃物控部在規(guī)定的時限 內(nèi)準(zhǔn)備好樣品，在冏扁人員到達(dá)前 2 小時，出口單證須通知 OQ歲核樣品 準(zhǔn)備狀況。驗貨時品管部經(jīng)理

11、應(yīng)予以 陪同，以及時解答商檢人員提出的問 題。品管部須配合出口單證及時提供最 終檢驗報告單。最終檢驗報告單 須用黑色水筆填寫，經(jīng)主管簽字審核 后加蓋報檢專用的印章后作為廠檢單 予以報檢。出口單證須編制紙箱合格證數(shù)量扣 減跟蹤表，以隨時掌握箱合格證扣減 狀況，及時要求供應(yīng)商補(bǔ)充提供。計劃物控部依據(jù)生產(chǎn)指令單交期和 船期表進(jìn)行生產(chǎn)計劃編排，制造 部依照生產(chǎn)計劃和制令要求合理組織 安排生產(chǎn)。業(yè)務(wù)和出口單證員須和生 產(chǎn)保持充分溝通，隨時掌握生產(chǎn)動態(tài)。 出口單證員須和計劃物控部核對船期 和出貨狀況。根據(jù)生管信息出口單證 須將無法按期出貨的信息反饋給相關(guān) 業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)與客人溝通以調(diào)整出貨交 期。計劃物控部須

12、確保所有訂單在船期表 規(guī)定的最遲生產(chǎn)完工日期前完成，訂 單完工以該單所有產(chǎn)品和所有隨柜配 件全部完工為依據(jù)。業(yè)務(wù)部總經(jīng)理 計劃物控部船期表出貨計劃編排1出貨前出口單證須跟蹤落實商檢通關(guān) 單放行狀況，同時根據(jù)生產(chǎn)完工情況 安排貨柜進(jìn)廠，依據(jù)操作貨代發(fā)過來 的排載和上柜信息填寫好聯(lián)絡(luò)單通知 出貨，經(jīng)業(yè)務(wù)主管簽字后一聯(lián)留存， 一聯(lián)交給資材安排裝柜。OQC須在出貨前檢驗核對出貨產(chǎn)品和 配件并監(jiān)督裝柜，所有記錄須拍照留 底。資材成品倉管在貨柜裝完后須在48小時之內(nèi)將裝柜清單和配件資料清單 提供給出口單證，出口單證發(fā)送給外 貿(mào)單證員做裝箱單、發(fā)票和配件清單。業(yè)務(wù)部出貨通知單出貨明細(xì)表裝柜出貨寧波冠捷運動器

13、材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼報 關(guān)船務(wù)須跟蹤操作貨代報關(guān)情況，有異 常須及時處理并反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)和主 管。出貨七天內(nèi)業(yè)務(wù)須將B/L掃描件，箱 單、發(fā)票、出貨資料、 C/O FORM A 發(fā)給客戶。業(yè)務(wù)部1F船務(wù)在出貨后馬上和貨代核對提單。所有訂單的提單都須由單證掃描留底 今保管。船離港后指定貨代及時將碼頭費用清 單傳真給船務(wù)，船務(wù)須核對費用的合 理性，對于不合理的費用必須爭取得 到對方認(rèn)可予以糾正，確認(rèn)無誤后委 托操作貨代墊付。所有發(fā)生的港雜費 出口單證必須全部輸入出貨明細(xì)表 中留底。船務(wù)必須在出貨一周內(nèi)取得正本提 單。指定貨代在碼頭費用結(jié)清后應(yīng)立 即將提單寄給

14、船務(wù)。信用證結(jié)算的船務(wù)須在規(guī)定的時間內(nèi) 取得信用證上規(guī)定的單證并移交給 L/C審核單證員審核，確認(rèn)所有資料 齊全并完全符合交單條件后移交給財 務(wù)到銀行辦理交單或押匯手續(xù)。業(yè)務(wù)部/船務(wù) 財務(wù)部出貨明細(xì)表押匯/收款Jc_業(yè)務(wù)須在出貨后及時將提單掃描件 發(fā)給客人確認(rèn)并負(fù)責(zé)跟催貨款及時 到位。收到客人付款水單后須核對出貨發(fā) 票金額，在確認(rèn)貨款全部到位后業(yè) 務(wù)須通知單證當(dāng)天安排寄單或電 放。正本提單、裝箱單和發(fā)票或寄 出前單證員需要給業(yè)務(wù)簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部/船務(wù) 財務(wù)部放 單出口單證須在每月10日前要到操作 貨代上月的港雜費清單和所啟費用 發(fā)生的相關(guān)票據(jù)復(fù)印件，予以整理 后與出貨明細(xì)表上的每項登記費用 核

15、對，無誤后填寫請款單，并 附上費用發(fā)生的清單，原始票據(jù)的 復(fù)印件交十業(yè)務(wù)主管審核，向工廠 財務(wù)辦理請款手續(xù)。業(yè)務(wù)部港雜費統(tǒng)計 與請款寧波冠捷運動器材有限公司文件名稱業(yè)務(wù)作業(yè)流程管理程序文件編號版次A01頁碼由通用進(jìn)出口公司的人員負(fù)責(zé)安排辦 理出口退稅手續(xù)。（取得核銷單，出口 退稅聯(lián)，報關(guān)單等資料）通用進(jìn)出口出口退稅辦理業(yè)務(wù)在接到客人對產(chǎn)品質(zhì)量的投訴時 應(yīng)立即將信息反饋到業(yè)務(wù)內(nèi)勤統(tǒng)一處 理。業(yè)務(wù)部客訴受理F業(yè)務(wù)內(nèi)勤接到客戶抱怨信息時，須馬 上填寫客訴處理單轉(zhuǎn)給品管部進(jìn) 行調(diào)查分析處理。品管部須在24小時之內(nèi)回復(fù)調(diào)查處 理結(jié)果，對于需要測試才有結(jié)果的須 先回復(fù)業(yè)務(wù)內(nèi)勤測試所需的時間。 業(yè)務(wù)內(nèi)勤須對

16、客訴進(jìn)行全程跟蹤，并 在24小時之內(nèi)以郵件方式回復(fù)業(yè)務(wù) 處理結(jié)果。如需用圖片方式向客人說 明的必須要求品管部提供相關(guān)操作步 驟和相應(yīng)的圖片說明。業(yè)務(wù)部客訴處理單客訴調(diào)查與 處理r因客戶抱怨產(chǎn)生的配件、運費等所有 損失，業(yè)務(wù)內(nèi)勤須填寫客訴扣款單， 經(jīng)業(yè)務(wù)主管審核和總經(jīng)理批準(zhǔn)后分發(fā) 給米購和財務(wù)，由米購?fù)ㄖ?yīng)商客 訴原因及扣款金額，財務(wù)負(fù)責(zé)扣款的 落實。所有涉及外購件的客訴采購必 須要求供應(yīng)商回復(fù)糾止預(yù)防措施。業(yè)務(wù)單證員須對客人需求的配件以配件需求單下發(fā)給生產(chǎn)單位準(zhǔn)備 并跟蹤完成。完成后告知業(yè)務(wù)相關(guān)包 裝規(guī)格并安排寄出或隨柜。配件如需快遞或空運，業(yè)務(wù)須將寄送 地址給跟單員填寫快遞單并給業(yè)務(wù)審 核。跟單員須將地