煤礦物資采購(gòu)管理辦法(共10頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上貴州XX實(shí)業(yè)有限公司物資采購(gòu)管理暫行辦法 為加強(qiáng)XX實(shí)業(yè)有限公司物資采購(gòu)管理，進(jìn)一步健全物資采購(gòu)監(jiān)管體系，堵塞物資采購(gòu)管理漏洞，降低物資采購(gòu)成本，提高物資采購(gòu)質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，制定本辦法。第一章 適用和界定范圍第一條、本辦法適用于XX公司對(duì)各煤礦、子公司、安然公司本部（下稱“各單位”）物資采購(gòu)監(jiān)督管理。第二條、物資采購(gòu)分大宗物資采購(gòu)和零星物資采購(gòu)。大宗物資采購(gòu)是指為保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和管理需要，且金額大批量多，需要進(jìn)行招投標(biāo)的物資采購(gòu)。零星物資采購(gòu)是指為保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和管理需要，且金額較小，不必進(jìn)行招投標(biāo)的物資采購(gòu)。第三條、物資采購(gòu)范圍：一、各種機(jī)器、機(jī)電設(shè)備及

2、零配件。二、生產(chǎn)及建設(shè)材料，包括油料、炸材、鋼材、水泥等。三、生產(chǎn)及運(yùn)輸工具、勞保用品、辦公用品。四、其他物料。第二章 物資采購(gòu)管理第四條、所有物資采購(gòu)均由XX公司采購(gòu)銷售部負(fù)責(zé)。各礦采購(gòu)員憑采購(gòu)訂單在指定供應(yīng)商處按所需材料品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及時(shí)組織裝運(yùn)送到礦，并提供有簽章的購(gòu)貨憑證辦理入庫(kù)手續(xù)，嚴(yán)禁在非指定供應(yīng)商處采購(gòu)或購(gòu)買物資。第五條、指定供應(yīng)商處買沒有所購(gòu)常用材料，需要在其它供應(yīng)商處采購(gòu)的，必須在采購(gòu)訂單上注明，并報(bào)采購(gòu)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第六條、所有采購(gòu)設(shè)備和物料都必須取得正規(guī)票據(jù)，發(fā)票及發(fā)貨清單必須寫明品名、合格證、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、廠家、購(gòu)買時(shí)間、保修時(shí)間。部分一次性小金額采購(gòu)因特殊

3、原因無(wú)法索取正式發(fā)票的，必須在收據(jù)上加以說(shuō)明。第七條、需求部門上報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)單的采購(gòu)設(shè)備、物料的品名必須以系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)，規(guī)格型號(hào)必須準(zhǔn)確，設(shè)備、物料采購(gòu)數(shù)量、功能應(yīng)滿足生產(chǎn)建設(shè)需要，不得浪費(fèi)。第八條、所購(gòu)設(shè)備和物料在交付安裝、使用和入庫(kù)時(shí)，相關(guān)人員都必須認(rèn)真核對(duì)設(shè)備、物料的名稱（系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單、供貨單位開具的發(fā)票或發(fā)貨清單一致，檢查設(shè)備、物料質(zhì)量是否完好。如核對(duì)設(shè)備、物料的名稱（系統(tǒng)編碼名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量與采購(gòu)訂單、供貨單位開具的票據(jù)或發(fā)貨清單其中某項(xiàng)不符，或發(fā)現(xiàn)損壞以及質(zhì)量問(wèn)題，不得辦理驗(yàn)收手續(xù)，并立即向有關(guān)采購(gòu)員和分管領(lǐng)導(dǎo)匯到。第九條、零星物資

4、采購(gòu)管理主要對(duì)臨時(shí)急需，且金額較小的物資，可由需求部門申報(bào)，公司采購(gòu)銷售部組織購(gòu)買和運(yùn)輸。第十條、大宗物資采購(gòu)管理對(duì)設(shè)備和生產(chǎn)建設(shè)材料、生產(chǎn)及運(yùn)輸工具以及大批量采購(gòu)等業(yè)務(wù)，均由安然公司采購(gòu)銷售部進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，編制采購(gòu)方案，報(bào)成本控制委員會(huì)。成本控制委員會(huì)通過(guò)招標(biāo)、議標(biāo)或指定商家進(jìn)行購(gòu)買。委員會(huì)必須選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量保證、價(jià)格合理、能開具正式發(fā)票或增值稅專用發(fā)票的供應(yīng)商進(jìn)行供應(yīng)。 第三章 采購(gòu)款支付結(jié)算管理第十一條、在指定供應(yīng)商（或合同供應(yīng)商）處購(gòu)買的各種設(shè)備和材料款，一律由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一支付結(jié)算，嚴(yán)禁采購(gòu)員和相關(guān)人員直接向供應(yīng)商直接支付和結(jié)算貨款。第十二條、現(xiàn)款結(jié)算管理。出納對(duì)銷售發(fā)票、購(gòu)銷合

5、同、供貨方發(fā)貨清單、庫(kù)管員開具的入庫(kù)單以及領(lǐng)導(dǎo)簽署意見進(jìn)行審核，并核實(shí)該供應(yīng)商往來(lái)賬情況后，再結(jié)付余款。第十三條、應(yīng)付貨款結(jié)算管理。由供貨方提供經(jīng)采購(gòu)員簽字認(rèn)可的發(fā)貨清單和庫(kù)管員開具的入庫(kù)單到公司財(cái)務(wù)部結(jié)帳，公司財(cái)務(wù)應(yīng)在“應(yīng)付賬款”科目中進(jìn)行核算。待供貨方向公司結(jié)清貨款，并提供正式發(fā)票后，沖減“應(yīng)付賬款”。公司財(cái)務(wù)應(yīng)至少每月一次與供貨商核對(duì)賬務(wù)，隨時(shí)掌握各礦材料采購(gòu)、入庫(kù)和貨款結(jié)算情況，避免發(fā)生差錯(cuò)。第十四條、各指定供應(yīng)商處沒有所購(gòu)材料，經(jīng)批準(zhǔn)用現(xiàn)金在其它供應(yīng)商處購(gòu)買的材料款，供應(yīng)商憑供貨方開具的正規(guī)票據(jù)、供貨清單和保管員開具的入庫(kù)單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到公司總出納處報(bào)帳。第十五條、各供

6、應(yīng)商需借支或預(yù)付設(shè)備、材料款，必須由安然公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排，并由供應(yīng)商經(jīng)辦人開具收款收據(jù)，加蓋供貨單位行政公章，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后在本部總出納處付款。第四章 采購(gòu)流程管理第十六條、需求部門本著“服務(wù)生產(chǎn)、節(jié)約使用”的原則，根據(jù)本部門需要，確定采購(gòu)對(duì)象名稱（已公司倉(cāng)儲(chǔ)管理統(tǒng)一名稱為準(zhǔn)）、規(guī)格及數(shù)量，到貨時(shí)間要求，填制采購(gòu)申請(qǐng)單一式三聯(lián)，一聯(lián)交采購(gòu)銷售部；一聯(lián)交財(cái)會(huì)部；一聯(lián)留成以備查看，年終統(tǒng)一交檔案室保管。時(shí)間要求：根據(jù)本部門生產(chǎn)需求情況，零星物資采購(gòu)提前三天填制采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審批。大宗物資采購(gòu)提前30天填制采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審批。第十七條、采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)需求部門(礦)負(fù)責(zé)人審

7、核，負(fù)責(zé)人必須對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行審核。主要審核：需求部門購(gòu)買物資是否確實(shí)需要；本單位倉(cāng)儲(chǔ)是否有庫(kù)存等。審核完畢必須簽署是否同意采購(gòu)。時(shí)間要求：必須在收到采購(gòu)申請(qǐng)單當(dāng)天完成，對(duì)于特急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。第十八條、采購(gòu)部門根據(jù)需求部門報(bào)來(lái)的采購(gòu)申請(qǐng)單，及時(shí)進(jìn)行核實(shí)。主要核實(shí)：需求部門購(gòu)買物資是否確實(shí)需要；本單位倉(cāng)儲(chǔ)是否有庫(kù)存；公司所屬其他礦是否有積壓的庫(kù)存；是否屬大宗物資采購(gòu)等。如本單位倉(cāng)儲(chǔ)無(wú)庫(kù)存，公司其他礦有積壓的該類物資，則通過(guò)填制物資借用單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核；如均無(wú)庫(kù)存，則填制采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核；如屬大宗物資，則填制集中采購(gòu)申報(bào)書。時(shí)間要求：必須在收到采購(gòu)申請(qǐng)單當(dāng)天完成，對(duì)于特

8、急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。第十九條、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真審核采購(gòu)申請(qǐng)單（集中采購(gòu)申報(bào)書、物資借用單）。主要審核：需求部門購(gòu)買物資是否確實(shí)需要；倉(cāng)儲(chǔ)是否有庫(kù)存；內(nèi)部借用是否恰當(dāng)；是否必須執(zhí)行大宗物資購(gòu)買程序等。審核完畢后必須簽署是否同意采購(gòu)或內(nèi)部借用意見。時(shí)間要求：必須在收到以上審核資料的當(dāng)天完成，對(duì)于特急物資，要求30分鐘內(nèi)完成。集中采購(gòu)申報(bào)書必須報(bào)成本控制委員會(huì)審議，采購(gòu)申請(qǐng)單報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。第二十條、分管領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)真審核采購(gòu)申請(qǐng)單或物資借用單。主要審核：需求部門是否提出申請(qǐng)；是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字；采購(gòu)部門是否審核簽署意見等。時(shí)間要求：必須在收到以上審核資料的當(dāng)天完成，對(duì)于特急物資，

9、要求30分鐘內(nèi)完成。第二十一條、成本控制委員會(huì)主任根據(jù)采購(gòu)部門報(bào)送的集中采購(gòu)申報(bào)書組織相關(guān)人員召開會(huì)議進(jìn)行討論，主要討論內(nèi)容：確定是否購(gòu)買；采取何種方式進(jìn)行購(gòu)買（議價(jià)、中標(biāo)、指定）；確定購(gòu)買商家；貨款支付方式等。并填制XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表，要求參會(huì)人員必須在此表上簽署各自意見，最后由委員會(huì)主任簽署最終意見。時(shí)間要求：必須在收到集中采購(gòu)申報(bào)書2天內(nèi)完成，對(duì)于特急物資，可由委員會(huì)主任電話征求各委員意見，要求30分鐘內(nèi)完成。第二十二條、采購(gòu)部門根據(jù)集中采購(gòu)申報(bào)書和XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表草擬XX公司采購(gòu)合同，合同內(nèi)容包括品名、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量要求、數(shù)量、價(jià)格、金額、交貨日期及地點(diǎn)、

10、運(yùn)輸方式、運(yùn)費(fèi)結(jié)算、違約責(zé)任等。并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。時(shí)間要求：必須在收到委員會(huì)反饋資料的1天內(nèi)完成。第二十三條、分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)集中采購(gòu)申報(bào)書、XX公司成本控制委員會(huì)審查意見表以及XX公司安然公司采購(gòu)合同進(jìn)行認(rèn)真審核，簽署意見后轉(zhuǎn)交采購(gòu)部。時(shí)間要求：必須在收到采購(gòu)部門報(bào)送資料的1天內(nèi)完成。第二十四條、采購(gòu)部門組織商家簽訂采購(gòu)合同，并根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單（集中采購(gòu)申報(bào)書、安然公司成本控制委員會(huì)審查意見表、采購(gòu)合同）以及領(lǐng)導(dǎo)審核意見等組織購(gòu)買和運(yùn)輸。時(shí)間要求：零星物資采購(gòu)必須在收到審核完畢后的采購(gòu)資料的1天內(nèi)完成；大宗物資采購(gòu)必須在收到審核完畢后的采購(gòu)資料的3天內(nèi)完成。第二十五條、庫(kù)管員根據(jù)采購(gòu)部門報(bào)送的采購(gòu)

11、申請(qǐng)單、供貨單位的銷貨清單驗(yàn)收入庫(kù)，并填制入庫(kù)清單。時(shí)間要求：必須在收到貨物的當(dāng)天完成。第二十六條、采購(gòu)人員將購(gòu)貨發(fā)票、入庫(kù)單、采購(gòu)申請(qǐng)單以及采購(gòu)合同交財(cái)務(wù)部門，及時(shí)結(jié)算。時(shí)間要求：必須在完成貨物驗(yàn)收入庫(kù)的3天內(nèi)完成。第五章 管理責(zé)任劃分第二十七條、各部門（礦）采購(gòu)工作主要責(zé)任：一、需求部門上報(bào)采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)設(shè)備、物料品名、規(guī)格型號(hào)不準(zhǔn)確，數(shù)量、功能不能滿足生產(chǎn)、建設(shè)需要，或提出物資需求的時(shí)間過(guò)遲，給企業(yè)造成損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、礦長(zhǎng)未經(jīng)查庫(kù)審核，庫(kù)管員未按領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行查庫(kù)，造成物資積壓承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、相關(guān)工程師以及礦長(zhǎng)對(duì)過(guò)度需求，造成浪費(fèi)應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。四、相關(guān)工程師以及礦長(zhǎng)對(duì)落后

12、產(chǎn)品以及不適用產(chǎn)品提出需求，造成損失應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。第二十八條、采購(gòu)部門主要管理責(zé)任：一、未按時(shí)遵照采購(gòu)流程報(bào)送資料、采購(gòu)貨物以及組織運(yùn)輸?shù)?，影響正常生產(chǎn)，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。二、經(jīng)辦人員未經(jīng)查庫(kù)審核，造成物資積壓，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。三、未認(rèn)真進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，推薦有問(wèn)題的商家，并在其購(gòu)貨，造成貨物質(zhì)量有問(wèn)題或其他損失，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。四、采購(gòu)部門未先征求分管領(lǐng)導(dǎo)意見，在未指定商家購(gòu)貨，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。五、無(wú)任何原因，采購(gòu)部門在同城區(qū)價(jià)格就高商家購(gòu)貨，應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。六、采購(gòu)人員因采購(gòu)設(shè)備、物料質(zhì)量問(wèn)題給企業(yè)造成損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、采購(gòu)部門對(duì)因起草的采購(gòu)合同有重大失誤，造成的損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十九條、分管領(lǐng)

13、導(dǎo)履職失誤，影響采購(gòu)工作，造成公司損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十條、成本控制委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃、價(jià)格、質(zhì)量等采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)行全過(guò)程監(jiān)管。一、負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)流程執(zhí)行情況和采購(gòu)環(huán)節(jié)規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督管理，并根據(jù)報(bào)送的物資實(shí)際采購(gòu)價(jià)，組織同類物資進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)和抽查，對(duì)物資采購(gòu)情況進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督。成本控制委員會(huì)對(duì)未能有效監(jiān)督或失職，應(yīng)承擔(dān)監(jiān)督責(zé)任。二、成本控制委員會(huì)按月對(duì)流程執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，按季進(jìn)行綜合檢查，實(shí)行物資采購(gòu)流程監(jiān)督，并將采購(gòu)監(jiān)督檢查情況上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)。對(duì)未及時(shí)、真實(shí)、全面地向上進(jìn)行書面匯報(bào)，應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第六章 責(zé)任處罰第三十一條、各單位管理部門、XX公司采購(gòu)部門以及財(cái)務(wù)部門等要結(jié)合實(shí)際，對(duì)物資采購(gòu)出現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行查處。一、經(jīng)公司總部月度抽查和季度綜合檢查，各礦物資采購(gòu)不按規(guī)定流程執(zhí)行的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人按XX公司勞動(dòng)人事管理規(guī)則進(jìn)行處罰。二、經(jīng)公司總部按市場(chǎng)價(jià)進(jìn)行月度抽查，物資采購(gòu)價(jià)格和同類質(zhì)量、同類品牌物資相比明顯高于市場(chǎng)價(jià)時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，如屬履職失誤，由XX公司成本控制委員會(huì)提出處理意見對(duì)其采購(gòu)單位和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第三十二條、各礦要定期編制物資采購(gòu)計(jì)劃以及完成情況報(bào)表，并要求從2011年4月份起，每月3日前報(bào)送公司辦公