物品采購及管理作業(yè)規(guī)定

1、XXXXXXXX 標(biāo)題：物品采購及管理作業(yè)規(guī)定文件編號：WI-GL-004版本：A/0APPROVED BY核 準(zhǔn)REVIEWED BY審 核PREPARED BY制 訂XXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 1/7文件制(修)訂履歷序號制(修) 訂日期版本制(修)原因與內(nèi)容核準(zhǔn)審核制(修)訂12014.11.19A/0新編受控后發(fā)行XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 2/71.目的:為規(guī)范物品采購、領(lǐng)用及管理作業(yè)，減少物資浪費，節(jié)約企業(yè)成本，提高采購及領(lǐng)用工作的效益，結(jié)合公司實際情況，特制訂本作業(yè)規(guī)

2、定。2.范圍: 適用于公司所有物品采購、領(lǐng)用及管理3.定義：3.1物品：是指五金（五金配件、工具、勞保用品等）、生產(chǎn)輔助材料（酒精、淬火油、柴油、除渣劑、石蠟、硬脂酸、工業(yè)鹽酸、石英砂等）、原材料（黑坯、廢鋼、合金等）。3.2從企業(yè)制訂物品消耗定額，計算各種物品需要量和產(chǎn)品成本，按物品在生產(chǎn)中的作用可以分為以下6類：.主要原材料：指構(gòu)成產(chǎn)品實體的物品；.輔助材料：指在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中有助于產(chǎn)品形成但不構(gòu)成產(chǎn)品實體的物品；.燃料：指產(chǎn)生熱能、動力的可燃物質(zhì)，主要是含碳物質(zhì)或碳?xì)浠衔铮?.動力：指用于生產(chǎn)和管理等方面的電力、蒸汽、壓縮空氣等；.配件，指準(zhǔn)備更換設(shè)備中已磨損和老化的零件和部件的各種專

3、用備件； .工具：指在生產(chǎn)中所消耗的各種刀具、夾具、量具等。4.職責(zé)：4.1采購科：負(fù)責(zé)物品采購計劃的制定、采購及驗收工作；4.2.財務(wù)科：負(fù)責(zé)本作業(yè)規(guī)定內(nèi)容的執(zhí)行和監(jiān)控；4.3.倉庫管理員：負(fù)責(zé)物品驗收、入庫、領(lǐng)(借)用手續(xù)的辦理和庫存物品的管理管；4.4.其他部門：負(fù)責(zé)配合采購、財務(wù)及倉庫管理員做好物品的驗收和保管工作。5.程序：5.1庫存物品限額標(biāo)準(zhǔn)： 5.1.1日常消耗物料的庫存限額： a）一般為每月平均消耗量的1.2倍； b）特殊情況另行處理。 5.1.2常備的零件物品的庫存限額： a）一般為每月平均消耗量的1.5倍； b）特殊情況另行處理。XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：

4、WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 3/75.2物品采購申請：5.2.1倉庫管理員應(yīng)在每月25日前根據(jù)倉庫物品實際庫存量，編制下月物品采購申請。 5.2.2無儲存的零星、應(yīng)急物品由使用部門每月25日前向行政部提交次月物品采購申請。5.2.3行政部匯總各部門物品采購申請，根據(jù)現(xiàn)有庫存情況，每月26號前制定月度物品采購計劃，并報總經(jīng)理(董事長)審批后方可購買。5.2.4物品采購原則上不主張臨時購置，確需采購的應(yīng)先知會行政部，物品采購金額在500元以下的，經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可購買，在500元（含）以上的，經(jīng)總經(jīng)理(董事長)批準(zhǔn)后方可購買，并且必須在3個工作日內(nèi)補辦申購手續(xù)，提報物品請購單進(jìn)

5、行審批。5.3 物品驗收管理：5.3.1物品驗證的要求： a）每次采購物品單位數(shù)量少于10個的，要求100抽樣驗證； b）每次采購物品單位數(shù)量多于10個的，要求10-50抽樣驗證； c）采購物品必須具備合格證，特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證，物品合格證由倉管員保存； d）對目測無法驗證的物品，必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗證； e）物品的規(guī)格、數(shù)量等必須與采購計劃單上的內(nèi)容相符； f）倉管員應(yīng)將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交財務(wù)主管保存。5.3.2物品驗證的方法: 5.3.2.1物品包裝的驗證： a）物品外包裝平整光滑，密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡；

6、b）注意核對物品外包裝上的生產(chǎn)日期及有效期。5.3.2.2物品質(zhì)量的驗證： a）仔細(xì)檢查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形； b）驗證鐵制品時，應(yīng)注意物品有無銹跡；c）轉(zhuǎn)動物品連接部分，檢查其轉(zhuǎn)動是否靈活，有無大的摩擦聲； d）檢查物品接口部分，看連接處有無松動、滑絲現(xiàn)象；e）驗證物品質(zhì)地是否符合購買要求；f）檢查物品附屬件是否齊全。XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 4/75.3.2.3物品性能的驗證： a）對物品的機械部分應(yīng)反復(fù)轉(zhuǎn)動，檢查其靈活性、準(zhǔn)確性； b）驗收具有彈性的物品時，應(yīng)對物品反復(fù)伸縮或彎曲，一般情況下，合格品應(yīng)回復(fù)

7、或基回復(fù)原狀；c）驗收電器物品時，應(yīng)使用萬用表測試。5.4物品入庫管理：5.4.1物品的入庫： a）采購員原則上應(yīng)在物品采購回來的當(dāng)日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當(dāng)日入庫的，應(yīng)報財務(wù)主管批準(zhǔn)后另行處理； b）如采購員通知物品供應(yīng)商送貨上門，采購員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到倉庫驗貨； c）倉庫管理員應(yīng)對符合購買計劃的物品進(jìn)行驗收； d）經(jīng)驗收合格的物品,倉庫管理員開具入庫單，登記倉庫物品管理賬，并將物品分類存放； e）倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品驗收單，及時將物品登記于倉庫物品管理臺賬中；5.4.2退回物品的入庫： a）相關(guān)人員將未使用完的物品送到倉庫； b）倉庫管理員應(yīng)根據(jù)物品狀態(tài)，對物品進(jìn)行驗

8、收。5.4.3設(shè)備、工具的入庫：5.4.3.1新采購的工具按物品的入庫程序執(zhí)行； 5.4.3.2以舊換新的設(shè)備、工具入庫程序：a）經(jīng)辦人應(yīng)憑其所在部門主管簽名確認(rèn)的物品領(lǐng)用單到倉庫辦理舊工具入庫手續(xù)；b) 倉庫管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入庫手續(xù)并發(fā)放新工具，同時在使用物品領(lǐng)用登記表上由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)；5.4.3.3退還的設(shè)備、工具入庫程序： a）倉庫管理員根據(jù)使用人的倉庫物品領(lǐng)用登記表上的項目，逐項清點退還工具； b）倉庫管理員對退還的工具進(jìn)行驗收； c）倉庫員在倉庫物品領(lǐng)用登記表上登記，并由使用人所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后存檔。5.4.3.4借用工具入庫程序： a）工具借用人在工具送還倉庫前必

9、須把工具清理干凈； b）倉庫管理員根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄來進(jìn)行驗收；XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 5/7 c）倉庫管理員應(yīng)及時在倉庫物品領(lǐng)用登記表上登記。5.5物品存放管理: 5.5.1物品存放倉庫的自然條件： a）有通風(fēng)設(shè)備； b）光線充足； c）面積寬敞。 5.5.2倉庫物品的存放分類： a）易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品； b）吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品； c）常用工具、材料和配件等； d）易碎、易損物品； 5.5.3物品存放倉庫的區(qū)域劃分： a）合格物品存放區(qū)； b）不合格物品存放區(qū)； c）待檢物品存放區(qū)。 d) 處理物

10、品存放區(qū)5.5.4倉庫區(qū)域劃分的方法： a）在貨架上標(biāo)識并隔離； b）劃線掛標(biāo)牌。 5.5.5倉庫物品的存放要求： a）易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應(yīng)單獨設(shè)置區(qū)域存放，存放時應(yīng)注意：.周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源； .擺放在地下； .配備滅火器； .保持包裝完好； .庫房結(jié)構(gòu)堅固，門窗封閉牢固 .庫房門內(nèi)開。b）吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時：.用經(jīng)過防水處理的貨架放置；.放在干燥的地上或貨架上；XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 6/7 .配備防潮通風(fēng)設(shè)施。 c）常用工具、材料和配件等：.不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放；.規(guī)則的物品整齊的

11、擺放在貨架或地上； .體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。d）易碎、易損的物品： .體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上； .體積較大的，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品； .放置位置有膠墊。5.6物品的領(lǐng)用及發(fā)放：5.6.1物品領(lǐng)用及發(fā)放：a）手套按人員分類發(fā)放，沖壓、壓鑄及數(shù)控2雙/周，檢驗室1雙/周，管理人員1雙/周； b）物品領(lǐng)用時間原則上固定在每周一上午，特殊情況另行處理； c）物品領(lǐng)用必須填寫物品領(lǐng)用單并在部門主管及行政部審核后方可領(lǐng)料； d）物品發(fā)放時，倉庫管理員需要及時填寫倉庫物品領(lǐng)用登記表并給領(lǐng)料人員簽字； 5.6.2物品借用及發(fā)放：a）倉庫物品的借用，原

12、則上必須經(jīng)過倉庫管理員的同意后才可以借用，如果倉庫管理員未上班或下班，需要報行政主管批準(zhǔn)后才能借用； b）物品借用必須留有記錄，借用人在倉庫物品借還登記表上進(jìn)行登記并給倉庫管理員確認(rèn)后才可以發(fā)放物品； c）在倉庫管理員下班期間需要借用物品的，借用人需要在倉庫物品借還登記表上進(jìn)行登記，在次日倉庫管理員上班后，借用人要及時告知倉庫管理員；5.6物品的盤點管理： 5.6.1 每月 25日前，倉庫管理員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點。 5.6.2根據(jù)清點結(jié)果，填寫倉庫物品盤點記錄表。 5.6.3倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點表上的實物余額進(jìn)行核對： a）經(jīng)核對無誤的，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入

13、庫單及出庫單，及時跟新倉庫物品管理臺賬，并將其提供給采購主管制定下月物品采購計劃； b）如經(jīng)核對有誤：XXXXXXXXXXXX有限公司文件編號：WI-GL-004物品采購及管理作業(yè)規(guī)定頁次: 7/7 .實物多于賬面余額的，報財務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理；.如實物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)規(guī)程處理。5.6.4倉庫管理員應(yīng)在25日前將當(dāng)月倉庫物品盤點記錄表及倉庫物品管理臺賬提供 給財務(wù)主管審核，以便確認(rèn)倉庫物品的料、物、賬是否相一致。5.7物品的賬務(wù)管理：5.7.1財務(wù)應(yīng)在每月末將倉庫物品的財務(wù)原始單據(jù)編制記賬憑證、登記簿，并進(jìn)行賬務(wù)處理。 5.7.2倉庫物品管理的財務(wù)資料交財務(wù)科審核無誤后，加密