應收賬款管理制度精選

1、醫(yī)藥企業(yè)應收帳款管理制度應收賬款控制的兩個重要指標為：信用額度、信用期。其中信 用額度依據(jù)客戶綜合情況滾動制訂（參見信用額度滾動制訂實行 辦法），信用期統(tǒng)一規(guī)定： 商業(yè)最高為三個月，直銷醫(yī)院最高為 四個月。應收帳款采用權責發(fā)生制核算。分項管理制度：1、客戶開戶管理：1- 1、對于新增客戶，由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并 附上經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照（醫(yī)院為醫(yī)療機構(gòu)許可證）、藥 品經(jīng)營許可證、稅務登記證，經(jīng)各級業(yè)務經(jīng)理審核后交會 計部，會計部就所提供的證照予以復審， 合格后予以開戶， 相關信息錄入檔案。1- 2、新增客戶原則上不授予信用額度， 但業(yè)務部門認為該客戶資信條件良好，可以賒銷的，應在申

2、請表上填寫信用額度， 經(jīng)合格的法人或自然人擔保，銷售經(jīng)理、銷售副總裁、財 務總監(jiān)核決后方可授予信用額度。2、客戶檔案管理：2- 1、所有客戶均應提供客戶檔案，包括：客戶全稱、簡稱、公司地址、發(fā)貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、帳號、 法人。2- 2、客戶更名時，須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、 新 名稱營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、稅務登記證、股東構(gòu)成， 并出具由新公司承擔原公司債務的申明。2- 3、客戶更改其它檔案時，必須提供書面通知。2-4、客戶的營業(yè)執(zhí)照（或醫(yī)療機構(gòu)許可證）、藥品經(jīng)營許可證、 納稅登記證每年更新存檔一次，時間要求與客戶的年協(xié)議 同步。2- 5、有關客戶的所有檔案信息、客戶

3、函證、對帳調(diào)節(jié)表、其他檔案，全部由應收賬款會計及時錄入微機，檔案文本整理完畢統(tǒng)一裝訂保管。3、應收帳款信用額度管理：3- 1、公司信用額度依據(jù)客戶發(fā)貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式，按季度滾動核定，年度則對所有客 戶予以全面修訂。3- 2、對追加信用額度的申請，由銷售代表填寫“開戶、授信申 請表”，并經(jīng)各級經(jīng)理、銷售副總核準后交會計部，會 計部將結(jié)合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照，對 _ 超出核定信用額度的客戶報財務總監(jiān) 核準。3- 3 臨時超信用額度或信用期限的發(fā)貨，銷售代表寫簽呈，經(jīng)商業(yè)經(jīng)理提呈，銷售副總核準，財務總監(jiān)簽字后方可發(fā)4、銷售合同管理:4- 1、銷售合同由銷售代

4、表整本領用， 一次最多 2本，交舊領新， 領用者對合同的使用負全責，繳銷合同必須整本交回， 作廢合同需聯(lián)次齊全，遺失合同需上級商業(yè)經(jīng)理簽字確 認。交回的合同必須為原件（紅章）。4- 2、所有發(fā)貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字，合同內(nèi)容必須填寫齊全、清晰，不得涂改，銷售人員不得替代客戶簽字、 蓋章，否則，合同一律退回。4- 3、銷售代表發(fā)生變動時，其已領用合同要辦理移交手續(xù)或退 回，否則，給公司造成的經(jīng)濟損失由其直接主管經(jīng)理負 全責，并對責任人予以 處罰。4-5、對發(fā)貨、開票或有其他特殊要求的，由業(yè)務人員在合同空 白處醒目加注，否則視同一般原則處理。4- 6、合同存根交至會計部后，與計算機中已發(fā)貨合

5、同核對， 對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代 表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。5、銷售發(fā)票管理：5- 1、依據(jù)合同開具發(fā)票，發(fā)貨后其發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)直接寄往辦事處；有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面 申請并保證發(fā)票安全。5- 2、銷售代表將發(fā)票交與客戶時要簽收。6、應收帳款帳務管理：6- 1、涉及應收帳款的發(fā)票、到款、沖帳費用要求當日入帳。發(fā) 貨、到款日報表、應收賬款帳齡表等統(tǒng)計報表，每月二 十號以前，每三天向相關人員發(fā)送一次（每月二十日后 每天發(fā)送一次）。6- 2、每月三號之前，會計部將應收帳款帳齡分析表、預警分析 表發(fā)往辦事處、業(yè)務經(jīng)理、省經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理以供

6、參考。 并要求銷售代表每月對自己經(jīng)管的應收帳款簽字確認， 對異常情況和已發(fā)現(xiàn)的入帳錯誤應及時反饋給應收帳款 會計。6- 3、凡帳齡超過半年以上的欠款，由歸管銷售代表負擔其相應 利息（按貸款利率）的百分之八十，另外百分之二十上 級經(jīng)理、銷售經(jīng)理平均負擔7、收貨回執(zhí)管理：7- 1、從異地庫發(fā)貨的合同必須要有調(diào)撥單、客戶回執(zhí)。7- 2、從客戶處直接調(diào)貨給其他客戶的必須有調(diào)入客戶的收 條。7- 3、從公司直接發(fā)貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收 全回執(zhí)，會計部簽收整理保管。7-4、所有客戶回執(zhí)必須反映品種、 數(shù)量并加蓋對方公章或業(yè) 務章或倉儲章，收貨人簽字并注明日期。7-5、其他方式發(fā)貨給客戶的，以

7、運輸郵寄部門的運單為回執(zhí)， 由儲運部門保管存檔。8 應收帳款函證管理:8- 1、為了明確公司債權，會計部以每年 6月末、12月末應收 賬款余額為基準，分兩次向客戶函證。函證要求在發(fā)函 基準日60天內(nèi)回函，函證要求客戶蓋財務專用章，如往來帳在業(yè)務部門核算的可由業(yè)務部門蓋章，但必須注明 欠款構(gòu)成。函證在規(guī)定時間不能傳回會計部或印章不合 格的將停止發(fā)貨（貨款在此期間已結(jié)清的除外）。8- 2、醫(yī)院的應收帳款，一季度發(fā)函證一次，予以債權確認， 若不能在次季度30日內(nèi)蓋財務專用章或院公章確認的停 止供貨。8- 3、會計部在函證截至10日內(nèi)依據(jù)回函情況整理匯總，上報財務總監(jiān)，并以此確定需對帳的客戶。9、退貨

8、管理：9- 1、客戶提出退貨時，銷售代表必須提出書面退貨申請，經(jīng)銷售經(jīng)理批準后方可退貨。退貨帳務處理流程見附表。9- 2、客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫，并按退貨管理 流程轉(zhuǎn)移原始憑整。9- 3、公司發(fā)至客戶，客戶未入庫便直接退回的產(chǎn)品，應由儲 運部門接收，聯(lián)系銷售代表后進行相應處理。9-4、退貨入庫后，會計部依據(jù)退貨申請、內(nèi)部退貨轉(zhuǎn)帳憑證 等處理帳務，需要換貨的由營銷綜合辦負責按規(guī)定辦理，業(yè)務員在事先未經(jīng)任何領導書面同意，私自以任何方式 換貨，處于額度的罰款，造成損失的全額賠償。9-5、客戶退貨，經(jīng)管銷售人員要索取當?shù)囟悇站殖鼍叩耐硕?證明，并按稅后退貨總額的 20%處罰。若在退貨30天

9、內(nèi) 不能取得退稅證明，稅款全部由經(jīng)管人員負擔，半年內(nèi) 取回退稅證明，銷售人員簽呈，銷售經(jīng)理核準后，財務 部門將所扣稅額返還。9-6、凡屬非質(zhì)量原因退貨的，按無稅退貨額的百分二十處罰， 其中責任人負擔罰款的百分之八十，主管經(jīng)理、銷售經(jīng) 理平均負擔罰款的百分之二十。10、調(diào)貨管理：因故需從客戶處調(diào)出公司產(chǎn)品的；必須事先寫簽 呈報主管經(jīng)理審批，在調(diào)出貨物的同時，向客戶索取 原票或返銷發(fā)票或經(jīng)財務蓋章確認的無稅扣款證明， 不能取得上述資料時，調(diào)出貨物的稅款由經(jīng)管人員負 擔。調(diào)出貨物直接銷售給另一客戶時，經(jīng)管業(yè)務員必 須提供該客戶收貨回執(zhí)和合同及時開票。未經(jīng)主管經(jīng) 理審批而私自做主調(diào)貨，調(diào)貨人員負全責，

10、11、應收帳款對帳管理：11- 1、銷售人員對各自經(jīng)管客戶的應收帳款負全責。負責與 客戶日常對賬是經(jīng)管銷售人員的 責任，對帳的流程和 方法可參照“對帳流程及簡要方法”。出現(xiàn)差錯及時 反饋會計部。11- 2、會計部將依據(jù)半年一次的函證結(jié)合對方余額、蓋章情 況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情 況確定需對帳的客戶。11 -3、銷售人員發(fā)生變動時，必須在主管經(jīng)理的監(jiān)交下，逐戶確認應收帳款，辦理接交手續(xù)。如果不履行接交手續(xù)，隨意接受 應收帳款，所發(fā)生的一切損失（包括 協(xié)助對帳差旅費）由接管人員和主管經(jīng)理負責（各負 擔 50%）。11- 4、上級經(jīng)理對所管轄的銷售人員的帳目有質(zhì)疑，需會計部派人

11、抽查對帳的，可書面申請，會計部視情況 安排對帳。11-5、 會計部前往客戶處對帳的， 銷售人員必須陪同，對帳 結(jié)果需填寫“對帳調(diào)節(jié)表”，對帳雙方加蓋財務專用 章，如對方帳務全部在業(yè)務核算，可蓋業(yè)務章或公章， 但必須加以備注原因，陪同的銷售人員、對帳會計簽 字，事后要上級經(jīng)理、銷售經(jīng)理簽字確認。11-6、經(jīng)對帳需要經(jīng)管銷售人員提供調(diào)整憑證的，必須在30天內(nèi)交會計部，否則，先扣責任人款項進行平帳，再 根據(jù)所提供資料調(diào)整。已對過帳的會計期間的帳務不 再重復對帳。12、銷售折扣管理：12- 1、 依據(jù)與客戶的年度銷售協(xié)議， 會計部將及時計算出銷售 折扣，并在銷售發(fā)票中扣除或季度后返還（可匯票、電 匯、

12、現(xiàn)金等須有客戶收條）。12- 2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、 未在票面扣減的折扣等相關信息。12- 3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監(jiān)批準。13、到款及其他費用：13- 1、銷售人員自客戶處取得匯票后，應在十日之內(nèi)郵回公司會 計部，否則由銷售人員負擔超期部分的利息（按銀行同期 逾期貸款利率）。13- 2、銷售人員應及時掌握客戶破損及帳務處理情況，并向?qū)Ψ?索要破損證明，破損證明應為對方倉儲的 退出單 或 紅字入 庫單或拒付單 ，載明品種、數(shù)量、金額，并加蓋財務專用 章。破損核銷以一批發(fā)貨為單位，不允許累計計算。13- 3、一次性破損金額 （售價） 達一千元以上的需退回公司處理。 破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖帳 處理。14、清欠與訴訟14- 1、 銷售代表對自己管轄之內(nèi)的客戶欠款， 認為以自己的能 力已很難清回貨款的，可書面申請（附件 10）