門(mén)店行政物料及維修等日常工作流程

1、門(mén)店行政物資領(lǐng)用規(guī)范一、目的：為了使門(mén)店合理使用辦公物資，門(mén)店物資使用量得到有效控制，門(mén)店物資配送發(fā)放、維修過(guò)程簡(jiǎn)單快捷，特制定本規(guī)范。二、物資使用的適用范圍：凡由行政課管理、在系統(tǒng)“基本資料-品類(lèi)管理”模塊中，維護(hù)在“50-資產(chǎn)”類(lèi)別下的所有單品，均為門(mén)店可申請(qǐng)使用的物資。 三、相關(guān)聯(lián)部門(mén)：營(yíng)運(yùn)部、電腦部、行政課、工程拓展部、配送中心、商品部。四、門(mén)店可使用物資的申請(qǐng)訂貨、購(gòu)買(mǎi)、配送、領(lǐng)用流程：（一）、申請(qǐng)訂貨及審核1、門(mén)店每月25號(hào)將次月本店物資需求量以商品要貨單的方式于11：00之前上傳總部。2、營(yíng)運(yùn)部根據(jù)門(mén)店前三個(gè)月的領(lǐng)用數(shù)量及當(dāng)前庫(kù)存情況，審核門(mén)店要貨數(shù)據(jù)，并于每月25號(hào)17：00將

2、門(mén)店要貨明細(xì)審核后傳至配送中心（如果25日為星期五香煙訂貨日時(shí)，審核日期順延至26日11：00）（二）、購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)、配送及門(mén)店收貨1、營(yíng)運(yùn)部每月26日將已審核的門(mén)店申請(qǐng)領(lǐng)用數(shù)量明細(xì)由總經(jīng)辦審批，交于行政課2、行政課根據(jù)營(yíng)運(yùn)部申請(qǐng)量以及當(dāng)前配送中心行政物資單品庫(kù)存情況做物資請(qǐng)購(gòu)單，26日交至工程拓展部。3、工程拓展部根據(jù)請(qǐng)采購(gòu)明細(xì)購(gòu)買(mǎi)物資并于次月1日運(yùn)至配送中心。4、配送中心根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單明細(xì)收貨、入庫(kù)。5、配送中心根據(jù)營(yíng)運(yùn)部審核的門(mén)店要貨單揀貨、出庫(kù)、配送至門(mén)店。6、門(mén)店憑單收貨，其收貨流程和到貨差異簽單方式與正常商品的收貨規(guī)范相同。如果到貨有差異且門(mén)店簽單正確，配送中心確認(rèn)后做負(fù)沖單到店。物資申

3、請(qǐng)的到貨及沖單必須在每月20日之前完成。7、門(mén)店收貨后，第一時(shí)間審核預(yù)報(bào)憑證和進(jìn)貨憑證。（三）、領(lǐng)用及單據(jù)審核1、門(mén)店每月25日30日之間必須將當(dāng)月物資按實(shí)際收貨數(shù)量做電腦領(lǐng)用單，并由督導(dǎo)審核領(lǐng)用憑證。2、門(mén)店在當(dāng)月有盤(pán)點(diǎn)的，物資領(lǐng)用憑證及審核必須在建立盤(pán)點(diǎn)憑證之前完成。五、新開(kāi)門(mén)店物資領(lǐng)用1、由商品部根據(jù)行政課提供的新店物資清單，隨新店分貨一并分到門(mén)店并傳至配送中心。2、配送中心打單、照單揀貨并與新店商品一同于開(kāi)業(yè)當(dāng)天配送門(mén)店。3、在做新店商品驗(yàn)收時(shí)，一并將新店物資驗(yàn)收。其驗(yàn)收方式及標(biāo)準(zhǔn)等同于新店商品驗(yàn)收。4、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第三條要求相同。六、以舊換新物資的配送1、門(mén)店在需

4、以舊換新的行政物資（商品資料維護(hù)時(shí)已在商品名稱(chēng)后注明）配送門(mén)店后，門(mén)店必須將與配發(fā)的新物資相同數(shù)量的報(bào)廢舊物資交于送貨人員，并在單據(jù)上和匯總單上同時(shí)注明帶回舊物資的名稱(chēng)和數(shù)量。2、配送中心的配送人員將門(mén)店退回的報(bào)廢物資統(tǒng)一交于退貨組，由退貨組集中整理后，定期做申請(qǐng)報(bào)廢處理。3、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第三條要求相同。七、維修設(shè)備的報(bào)修、修理、替換流程凡25日未申請(qǐng)更換但需維修的設(shè)備，門(mén)店可根據(jù)設(shè)備報(bào)修流程報(bào)修，規(guī)范如下：1、門(mén)店每周一向營(yíng)運(yùn)部公告板報(bào)修，由營(yíng)運(yùn)部匯總須帶回配送中心集中修理的門(mén)店設(shè)備報(bào)修清單，經(jīng)分管副總簽批后，由營(yíng)運(yùn)部在每星期二前交于配送中心。2、配送中心根據(jù)報(bào)修清單打印

5、一式三聯(lián)（第一聯(lián)配送中心留存，第二聯(lián)行政課留存，第三聯(lián)營(yíng)運(yùn)部留存）的行政物資維修單到門(mén)店收取需維修設(shè)備，在收取需維修設(shè)備時(shí)，配送人員同時(shí)將替換設(shè)備發(fā)給門(mén)店，門(mén)店收到替換設(shè)備后必須在行政物資維修單上簽字確認(rèn)。如配送中心無(wú)替換設(shè)備發(fā)給門(mén)店，門(mén)店須在行政物資維修單“替換物質(zhì)投放數(shù)量”一欄填“無(wú)”。待配送中心有替換設(shè)備后，第一時(shí)間補(bǔ)發(fā)到門(mén)店。3、配送中心在每周星期六以前收回本周所有報(bào)修設(shè)備，并于星期六將本周行政物資維修單的其它兩聯(lián)交于行政課及營(yíng)運(yùn)部。4、行政課根據(jù)配送中心交回的行政物資維修單中需維修的項(xiàng)目，聯(lián)系供應(yīng)商或維保單位到配送中心進(jìn)行維修。經(jīng)修理后，可再次使用的，按流程發(fā)放到有需求門(mén)店；不可再用

6、的，由配送中心統(tǒng)一申請(qǐng)報(bào)廢。5、對(duì)無(wú)法修理或無(wú)替換物資發(fā)放門(mén)店的，配送中心以聯(lián)絡(luò)函形式將門(mén)店及設(shè)備數(shù)量明細(xì)上報(bào)營(yíng)運(yùn)部，待分管副總批準(zhǔn)后，向門(mén)店發(fā)放新物資。6、配送中心根據(jù)配發(fā)門(mén)店和數(shù)量，將報(bào)廢物資以資產(chǎn)調(diào)撥的形式轉(zhuǎn)資產(chǎn)到配送中心統(tǒng)一報(bào)損。7、門(mén)店收貨、領(lǐng)用及單據(jù)審核方法及時(shí)效與第四款第二、三條要求相同。行政物資維修單樣表如下：行政物資維修單 門(mén)店名稱(chēng)貨號(hào)+維修物資名稱(chēng)退配送中心維修數(shù)量故障說(shuō)明報(bào)修日期配送中心到店交換物資時(shí)間替換物資投放數(shù)量門(mén)店確認(rèn)配送中心確認(rèn)流程圖示：新開(kāi)門(mén)店由行政課向商品部提供首次配備清單。門(mén)店25-30日根據(jù)實(shí)際到貨量做領(lǐng)用單，如有盤(pán)點(diǎn)，先審核“領(lǐng)用憑證”，再進(jìn)行正常的系

7、統(tǒng)盤(pán)點(diǎn)操作。督導(dǎo)當(dāng)月30日之前審核“領(lǐng)用憑證”。門(mén)店驗(yàn)收物資，并審核單據(jù)。配送中心憑請(qǐng)采購(gòu)單收貨、入庫(kù)，根據(jù)系統(tǒng)訂單揀貨、出庫(kù)并于20日之前送貨及單據(jù)處理完畢門(mén)店每月25日11：00之前系統(tǒng)中訂貨單傳至總部營(yíng)運(yùn)部25號(hào)審核訂貨合理性后審核電腦訂單憑證商品部憑單分貨，并審核電腦部通訊，使訂單傳至配送營(yíng)運(yùn)部26日將申請(qǐng)明細(xì)打印稿交于總經(jīng)辦審批；營(yíng)運(yùn)部當(dāng)時(shí)將總經(jīng)辦審批后的明細(xì)交于行政課行政課當(dāng)日做請(qǐng)采購(gòu)單，交于工程拓展部 工程拓展部次月1日之前將所購(gòu)物質(zhì)送至配送中心 根據(jù)商品部系統(tǒng)分貨訂單進(jìn)行揀貨、出庫(kù)并與新店商品于開(kāi)業(yè)當(dāng)天配送門(mén)店如果是以舊換新的物資，門(mén)店需將舊物資退于配送中心送貨人員，門(mén)店簽明帶回?cái)?shù)量。配送中心定期報(bào)損。維修設(shè)備的報(bào)修、修理、替換流程圖：門(mén)店每周星期一上報(bào)需維修物資項(xiàng)目及故障說(shuō)明營(yíng)運(yùn)部星期二12：00之前匯總完畢，且交于分管副總簽批營(yíng)運(yùn)部星期二轉(zhuǎn)交于配送中心無(wú)法修理或無(wú)替換物資發(fā)放門(mén)店的，配送中心上報(bào)營(yíng)運(yùn)部分管副總簽批允許后，發(fā)新物質(zhì)到店配送中心無(wú)法修理或無(wú)替換物資做資產(chǎn)調(diào)撥至配送中心配送中心憑單到門(mén)店收、換物資雙方簽字確認(rèn)配送中心每周星期六之前將行政物資維修單回單交于營(yíng)運(yùn)部、行政課行政課聯(lián)系人員維修可再次使用的，按流程發(fā)放