時間管理的概念和誤區(qū)課件

1、 時間管理 Time Management培訓目標 學完本課程后，學員能夠達到： 1.在今后的工作中減少浪費時間的現(xiàn) 象,學會正確的時間分配并充分有效 地利用時間；2.學會制定SMART的工作目標； 3.掌握制定有效學習和工作計劃的方 法和過程。課程要點 一、 時間管理的概念和誤區(qū) 二、 時間管理的基本準則 1. 目標原則 （S.M.A.R.T） 2. 20/80原則 （Paretos Law) 3. 四象限原則 三、時間管理的方法和技巧一、 時間管理的概念和誤區(qū)1、什么是時間？ 時間是物質運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。2、什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是

2、如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。 時間的四項獨特性（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復得：時間無法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。 案例： 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬。

3、你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？ （246060=86400） “時間管理”一直是個重要的問題，但從來沒像今天這么重要過，為什么？原因如下： *尋求事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息時代）*競爭的壓力 *你的客戶對品質的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè)人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我們的問題究竟在哪里呢？ （2）時間管理的誤區(qū) 我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng)克服時間管理誤區(qū)的

4、技能”。 所謂時間管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。 誤區(qū)之一：學習缺乏計劃 盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前 多做思考； 2、不做計劃也能獲得實效； （案例分析）3、不了解做計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信； 5、不知如何做計劃。 原因剖析：1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養(yǎng)成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間

5、判別風向、尋找火源、分派工作，然后再進行搶救？ 2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動地位、并提高工作效率。 3、由于目標中擬定假設的客觀環(huán)境發(fā)生變動，計劃與事實常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死胡同。 缺乏計劃將導致如下惡果： 1、目標不明確 ；(案例：“倦待”癥)2、沒有進行學習、工作歸類的習 慣；3、缺乏做事輕重緩急的順序 ；4、沒有時間分配的原則 。誤區(qū)之二：時間控制不夠 1、習慣拖延時間；（案例“小張的故事” ）2、不

6、擅處理不速之客的打擾；（說“不”的技巧） 3、不擅處理無端電話的打擾；（聊天）4、不擅利用“零碎”時間。（案例：英語學習）誤區(qū)三：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。 誤區(qū)四：進取意識不強 “人最大的敵人就是自己”。 有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對學習和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： *個人的消極態(tài)度 *做事拖拉，

7、找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閑聊 二、時間管理的基本原則： （1、SMART原則） 1. 具體的（specific） 2. 可衡量的（measurable） 3. 可達到的（attainable） 4. 相關的（relevant） 5. 基于時間的（time-based） 1）具體的1、具體的： 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那么你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2米。

8、”他對第二組說：“你們能夠跳得更高?！苯涍^練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳過1.2米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米，少數(shù)人跳過了1.2米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。 2）可測量的2、可衡量的： 任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心里有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。 3）可達到的3、可達到的： 不能達到的目標只能說是幻想

9、、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15個人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，于是很快就泄氣了；但有少數(shù)人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰(zhàn)性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰(zhàn)性但做得到的目標。 4）相關的4、相關的： 目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著明星夢，又不

10、肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不思進取，不努力提高工作業(yè)務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 5）基于時間的5、基于時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內完成，還是十年后才完成？ （2、20/80法則) 80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優(yōu)先權。因此要關于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。 (3、四象限法則）我們每天所做的事情，可以分

11、類歸入四個象限： 1、重要并且緊急：它們是危機任務 2、重要但不緊急：它們是新的機遇 3、緊急但不重要：它們是日常事務 4、既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事 第一象限急迫又重要的事。各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻, 也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周, 而變成迫在眉睫。Ex：陪重病的親友上醫(yī)院 第二象限重要但不急迫的事 主要是與生活品質有關?；膹U這個領域將使第一象限益形擴大, 使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之, 多投注一些預防措施, 很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量, 所以必須主動去做。這是發(fā)揮個人領導力的領域。Ex：完成人

12、資7篇reading packet第三象限急迫但不重要的事因為迫切的呼聲會讓我們產生這件事很重要的錯覺-實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉, 自以為是在第一象限, 其實不過是在滿足別人期望與標準。Ex：看華視週日晚間的柯南第四象限不急迫又不重要的事簡而言之就是浪費生命, 所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走, 忙得焦頭爛額, 不得不逃避到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部份的範圍倒不見得都是閒活動, 因為真正有創(chuàng)造意義休閒活動是很有價值的。Ex：上網(wǎng)收廣告信三、時間管理的方法、技巧1）對目標、任務、會議等事

13、件分別按優(yōu)先級進行排序。2）從優(yōu)先級最高的事物著手。3）和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。4）把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。5）為自己創(chuàng)造一小時的字根表，哪懷這需要很強的意志力，或者有時不起作用。6）找到一個的隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。7）當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。8）學會委派別人做事。9）歸納相似的事情 ，所它們放在一起處理。10）減少例行事務：它們不值得花費過多時間?？s短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務。11）避免完善主義。記信80 /20定律。12）避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完

14、成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。13）不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發(fā)事件14）設置時間限制。例如，做某些決定時，不超3分鐘。15）聚精會神地做手頭的事情。16）處理重要事情時，使用大塊的時間。17）迅速處理困難之事，等待和拖延不會使它們變容易。18）文書工作爭取只處理一次。19）在行動以前，徹底地思索整件工作。19）第一次就做好。 像對待錢一樣認真的計劃、總結時間的使用情況，合理地消費掉一部分，堅持儲存一部分，減少浪費的時間，你會慢慢地變“富?！?，擁有豐富的人生。這些時間屬于消費：吃飯、睡覺、逛街、看電視、聊天 。這些時間屬于儲存部分：思考、學習、記憶、計劃。這些時間屬于浪費部分：

15、無謂的等待、做不需要做的事、無聊的旅途。 總 之思考題你將如何進行自己的“時間管理”規(guī)劃？其實，世上最溫暖的語言，“ 不是我愛你，而是在一起?！?所以懂得才是最美的相遇！只有彼此以誠相待，彼此尊重，相互包容，相互懂得，才能走的更遠。相遇是緣，相守是愛。緣是多么的妙不可言，而懂得又是多么的難能可貴。否則就會錯過一時，錯過一世！擇一人深愛，陪一人到老。一路相扶相持，一路心手相牽，一路笑對風雨。在平凡的世界，不求愛的轟轟烈烈；不求誓言多么美麗；唯愿簡單的相處，真心地付出，平淡地相守，才不負最美的人生；不負善良的自己。人海茫茫，不求人人都能刻骨銘心，但求對人對己問心無愧，無怨無悔足矣。大千世界，與萬千

16、人中遇見，只是相識的開始，只有彼此真心付出，以心交心，以情換情，相知相惜，才能相伴美好的一生，一路同行。然而，生活不僅是詩和遠方，更要面對現(xiàn)實。如果曾經的擁有，不能天長地久，那么就要學會華麗地轉身，學會忘記。忘記該忘記的人，忘記該忘記的事兒，忘記苦樂年華的悲喜交集。人有悲歡離合，月有陰晴圓缺。對于離開的人，不必折磨自己脆弱的生命，虛度了美好的朝夕；不必讓心靈痛苦不堪，弄丟了快樂的自己。擦汗眼淚，告訴自己，日子還得繼續(xù)，誰都不是誰的唯一，相信最美的風景一直在路上。人生，就是一場修行。你路過我，我忘記你；你有情，他無意。誰都希望在正確的時間遇見對的人，然而事與愿違時，你越渴望的東西，也許越是無情無義地棄你而去。所以美好的愿望，就會像肥皂泡一樣破滅，只能在錯誤的時間遇到錯的人。歲月匆匆像一陣風，有多少故事留下感動。愿曾經的相遇，無論是錦上添花，還是追悔莫及；無論是青澀年華的懵懂賞識，還是成長歲月無法躲避的經歷愿曾經的過往，依然如花芬芳四溢，永遠無悔歲月賜予的美好相遇。其實，人生之路的