第三節(jié)會(huì)議禮儀

1、第三節(jié) 會(huì)議禮儀1 接待準(zhǔn)備工作之一：酒店門口橫幅2 會(huì)議準(zhǔn)備工作（用車車號(hào)牌）3酒店報(bào)到臺(tái)4 酒店大堂會(huì)議指引牌5 會(huì)議前天的準(zhǔn)備工作6 會(huì)議室氣氛營(yíng)造7 開(kāi)會(huì)前晚的彩排工作8 會(huì)議室休息中準(zhǔn)備的水果，點(diǎn)心9 會(huì)議進(jìn)行中10 會(huì)議代表用風(fēng)味餐時(shí)的攔門酒 風(fēng)味酒店前的歡迎橫幅11大型商務(wù)會(huì)議（業(yè)務(wù)會(huì)議）的工作流程安排12【案例1】 年末，某企業(yè)召開(kāi)總結(jié)大會(huì)，企業(yè)近百名員工全體參加。會(huì)上有一項(xiàng)議程是表彰企業(yè)10名作出突出貢獻(xiàn)的優(yōu)秀員工，由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)、董事會(huì)的成員親自為其頒發(fā)獎(jiǎng)狀，以此來(lái)鼓勵(lì)員工。到了頒獎(jiǎng)時(shí)刻，10名代表整齊上臺(tái)，獎(jiǎng)狀卻沒(méi)有人遞送到領(lǐng)導(dǎo)手中，一時(shí)冷場(chǎng)，待到獎(jiǎng)狀送上臺(tái)后，慌亂中發(fā)的

2、獎(jiǎng)狀已全然不能對(duì)號(hào)入座，10位優(yōu)秀員工只能重新確認(rèn)寫著自己名字和榮譽(yù)的獎(jiǎng)狀，臺(tái)下一片嘩然。討論： 請(qǐng)針對(duì)以上案例談?wù)劥舜螘?huì)議接待所出現(xiàn)的問(wèn)題，并說(shuō)說(shuō)正確的做法。13會(huì)議會(huì)議是兩個(gè)以上的人,多人或多個(gè)組織團(tuán)體就事先商定的議題進(jìn)行商議的過(guò)程，是人際交往的一種常規(guī)形式。座談會(huì)、辦公會(huì)、報(bào)告會(huì)、博覽會(huì)、展示會(huì)。14會(huì)議禮儀的內(nèi)容端正會(huì)風(fēng)會(huì)務(wù)工作排列會(huì)議的位次15會(huì)議的作用討論問(wèn)題弄清問(wèn)題解決問(wèn)題16一、端正會(huì)風(fēng)會(huì)風(fēng)：有關(guān)會(huì)議的風(fēng)氣；開(kāi)會(huì)開(kāi)會(huì)，去了就睡開(kāi)會(huì)開(kāi)會(huì)，其實(shí)不累17中央和地方黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門開(kāi)支狀況中央和地方黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門開(kāi)支狀況中央和地方黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門開(kāi)支狀況數(shù)據(jù)中央和地方黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門

3、開(kāi)支狀況（年）中央黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門會(huì)議差旅費(fèi)42.7億地方黨政國(guó)家機(jī)關(guān)部門會(huì)議差旅費(fèi)1625億18、避免形式主義議而不決，決而不行；、嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模、地點(diǎn)、時(shí)間、經(jīng)費(fèi)19會(huì)議小調(diào)侃第一天：簽到見(jiàn)面有禮第二天：表彰會(huì)人人拿獎(jiǎng)第三天：慶功會(huì)滿漢全席第四天：現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議各取所需第五天：總結(jié)會(huì)打包發(fā)貨第六天：返程周游列國(guó)20、提高會(huì)議效率集中主題壓縮會(huì)議的內(nèi)容對(duì)于會(huì)議材料已經(jīng)發(fā)放的，可不必再照本宣科限時(shí)發(fā)言21、按時(shí)到會(huì)，專心參會(huì)，維持秩序按時(shí)到會(huì)：準(zhǔn)時(shí)赴會(huì)，不得遲到、早退專心參會(huì)：不得交頭接耳，四處走動(dòng)，接聽(tīng)電話維持秩序：不得憤然告退、打斷、譴責(zé)或是當(dāng)眾爭(zhēng)論22 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主

4、題與議題確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單23會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作24會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總 結(jié)會(huì)議文書(shū)的立卷歸 檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 25會(huì)議準(zhǔn)備工作 指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則 準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密服務(wù)周到確保安全1、26一、會(huì)前策劃禮

5、儀1、會(huì)前禮儀會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前禮儀策劃的重點(diǎn)會(huì)議的籌備通知的擬發(fā)會(huì)議證件的制作文件的起草常規(guī)性準(zhǔn)備：會(huì)議用品的采購(gòu)、與外界搞好溝通、會(huì)場(chǎng)布置。272、會(huì)場(chǎng)的選擇和布置會(huì)場(chǎng)的選擇會(huì)議地點(diǎn)會(huì)場(chǎng)面積硬件設(shè)備費(fèi)用的計(jì)算28會(huì)場(chǎng)環(huán)境設(shè)計(jì)布局合理，空間適中，通風(fēng)良好，干凈整潔。對(duì)會(huì)場(chǎng)的濕度要及時(shí)調(diào)整。會(huì)場(chǎng)布置要避免使用黑色和白色，這樣的色調(diào)會(huì)對(duì)人體產(chǎn)生吸光和反光。會(huì)場(chǎng)四周墻壁和桌椅宜采用淺色調(diào)，這對(duì)攝像影響較小。主席臺(tái)和會(huì)場(chǎng)四周可適當(dāng)用在會(huì)場(chǎng)布置中，要突出會(huì)名。在會(huì)場(chǎng)的安排中，要保持暢通，便于安全疏通。會(huì)場(chǎng)設(shè)備要注意安放的位置和音效。準(zhǔn)備茶水、點(diǎn)心、飲料喝宣傳畫(huà)冊(cè)等。29大中型會(huì)議會(huì)場(chǎng)的布置主席臺(tái)排座：主席臺(tái)

6、坐席：前排高于后排，中間高于兩側(cè)；左側(cè)高于右側(cè)。主持人坐席：居于前排正中央；居于前排的兩側(cè)；按具體身份排座，不宜居于后排。發(fā)言者席位：主席臺(tái)的正前方；主席臺(tái)的右前方。群眾席排在座：一是不進(jìn)行統(tǒng)一排座，大家各自擇位而坐；二是按單位就坐，即指與會(huì)者在群眾席上按單位、部分或地位和行業(yè)就座。按單位就座，以前排為高，后排為低；若不同樓層，則樓層越高，排序越低。30大型會(huì)議特點(diǎn)：與會(huì)者眾多、規(guī)模較大的會(huì)議企業(yè)職工代表大會(huì)報(bào)告會(huì)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)新聞發(fā)布會(huì)會(huì)場(chǎng)上應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與群眾席主席臺(tái)必須認(rèn)真排座群眾席的座次可排可不排 31 群 眾 席 群 眾 席10864213579主 席 臺(tái)尊位發(fā)言席群 眾 席322群眾席排

7、座：在大型會(huì)議上，主席臺(tái)之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。 （1）自由式擇座：即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。 33談判桌擺放及座次安排長(zhǎng)方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對(duì) 門為上座，應(yīng)屬于客方，背背對(duì)門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進(jìn)門方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上， 屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而而遠(yuǎn)地分布在主談人兩側(cè)就坐。34 會(huì)談桌主方人員1客方人員523445321會(huì)談桌客方人員1244213535門主方人員門 豎式 橫式35圓形多邊談判一般采用圓

8、形談判桌(見(jiàn)圖93)，國(guó)際慣例上稱為“圓桌會(huì)議”。36馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會(huì)客室沙發(fā)上進(jìn)行，雙方主談人在中間長(zhǎng)沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊37383913576421246753譯員 主賓譯員 主人正門客方主方40 中型會(huì)議室 半圓型、課堂型。 4142大型會(huì)議室眾星拱月型禮堂型43半圓型44國(guó)際會(huì)議會(huì)場(chǎng)的布置主會(huì)場(chǎng)分會(huì)場(chǎng)休息廳和餐廳45小型會(huì)議廳的布置布置總體原則：美觀實(shí)用、出入方便、主次分明、錯(cuò)落有致、色調(diào)和諧、試聽(tīng)清晰。會(huì)見(jiàn)廳會(huì)談廳簽字廳大型集會(huì)合影廳冷餐會(huì)46小型會(huì)議小型會(huì)議：本系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置:圓桌型、方桌型特點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議成員可

9、以互相看得見(jiàn)大家可以無(wú)拘無(wú)束的自由交談適于召開(kāi)15人至20人左右的小型會(huì)議全體與會(huì)者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺(tái)47任務(wù)訓(xùn)練48495051525354551面門設(shè)座 562依景設(shè)座 指會(huì)議主席的具體位置，不必面對(duì)會(huì)議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫(huà)、講臺(tái)等。 57 小型會(huì)議室 橢圓形回字形字型長(zhǎng)方形5859603、通知禮儀在會(huì)議通知中，要告知會(huì)議的詳細(xì)情況，便于會(huì)議參加者合理安排時(shí)間；對(duì)會(huì)議的主要參加者，在通知中要對(duì)其出席表示感謝，同時(shí)要禮貌的語(yǔ)言表達(dá)真誠(chéng)的邀請(qǐng)之意，在會(huì)議通知發(fā)出后，要保持密切聯(lián)系，確保其對(duì)會(huì)議的重視。注意發(fā)送會(huì)議通知要有一定的提前量，對(duì)發(fā)出的通知要多

10、放查證，防止會(huì)議通知遺失。通知發(fā)出后，要求與會(huì)者要有回執(zhí)，并提供詳細(xì)的聯(lián)系方式，收到回執(zhí)后，則要及時(shí)向會(huì)議參加者發(fā)出正式的邀請(qǐng)函。614、膳宿禮儀餐飲安排禮儀注意就餐編席、名次的排列、時(shí)間、地點(diǎn)等。要考慮參會(huì)人員的級(jí)別、身份、民族等，不能任意將一些人組合在一起。住宿安排禮儀要考慮：客人的身份、人數(shù)、性別、年齡、身體狀況、生活習(xí)慣和工作需要來(lái)酌情安排；選擇賓館根據(jù)接待經(jīng)費(fèi)預(yù)算、賓館實(shí)際接待能力、口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境、交通狀況、安全條件等因素來(lái)考慮，基本生活需要如空調(diào)、熱水、衛(wèi)生間、電話、電視、寬帶、娛樂(lè)、購(gòu)物、辦公、會(huì)議設(shè)施等。62二、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)禮儀1、會(huì)前禮儀服務(wù)注冊(cè)簽到服務(wù)簿式簽到證卡簽到

11、座次表簽到計(jì)算機(jī)簽到。接待服務(wù)禮儀對(duì)于外國(guó)人、外地人。接到客人，問(wèn)候、遞名片、協(xié)助辦理住宿、告知日程。將客人送至住地后，不要立即離開(kāi)，可以與客人聊一些活動(dòng)背景、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、自然景觀、景觀和物價(jià)等。安排領(lǐng)導(dǎo)人接見(jiàn)與會(huì)者，發(fā)表講話，合影留念。參會(huì)人員報(bào)道后，要及時(shí)核對(duì)與會(huì)者對(duì)回程票的具體要求。63特殊問(wèn)題要特殊對(duì)待：職務(wù)高或級(jí)別特高的參會(huì)者，要安排套房。職務(wù)和級(jí)別較高的人員，應(yīng)安排單人間。對(duì)年老體弱、病、殘疾者，要安排在地層或離服務(wù)臺(tái)較近的地方。要將同一單位或同時(shí)離開(kāi)會(huì)議的人員要集安排，既可以節(jié)約成本，又便于協(xié)調(diào)房間。會(huì)議主要參加者的陪同隨行人員，要盡量安排在會(huì)議主要人員的房間附近。大會(huì)服務(wù)人員的工作休息房間，要安排在靠近人口或樓梯的地方，便于參會(huì)者聯(lián)絡(luò)。64引導(dǎo)服務(wù)禮儀會(huì)議服務(wù)人員要熟悉場(chǎng)內(nèi)區(qū)域座號(hào)，在引座時(shí)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。主動(dòng)照顧年老體弱者入座、站立、投票、上衛(wèi)生間等。652、會(huì)議發(fā)言人禮儀與會(huì)議發(fā)言禮儀會(huì)議發(fā)言人禮儀應(yīng)衣著整潔、莊重、精神飽滿，走向主席臺(tái)要穩(wěn)健有力。入席后，如站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直；坐姿主持是，身體應(yīng)挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。發(fā)言人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談。66會(huì)議發(fā)言人禮儀會(huì)議發(fā)言有正是發(fā)言和自由發(fā)言等兩種。正式發(fā)言者應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺(tái)要步態(tài)自然、有力，體現(xiàn)出