集中采購課件

1、集中采購主要診斷手段診斷手段最終目的訪談座談討論與國際經(jīng)驗對照與零售商/批發(fā)商試探性談判發(fā)現(xiàn)目前采購工作存在主要問題評估集中采購的潛在效益就集中采購的基本方法達(dá)到一致 并提出相應(yīng)實施方案評估可能的障礙和解決辦法POWERWISE 200305第1頁，共23頁。集中采購應(yīng)考慮的關(guān)鍵因素關(guān)鍵考慮因素標(biāo)準(zhǔn)采購部門集中性供應(yīng)商集中性采購數(shù)量大小價格高低服務(wù)滿意度物品質(zhì)量采購數(shù)據(jù)庫完善程度是否有集中、專門的采購部門每項物資的采購是否集中在1-2個供應(yīng)商每次采購數(shù)量是否偏大價格有否明顯差異各類采購(尤其是電腦,ATM等)是否有滿意的 配套服務(wù)進(jìn)貨次品率是否低(1%)是否有完備的采購數(shù)據(jù)庫,記錄各類采購的

2、各年數(shù)量,平均價格,供應(yīng)商情況等如上述各因素的答案為“否”越多,則顯示集中采購的潛力越大現(xiàn)狀是否POWERWISE 200305第2頁，共23頁。節(jié)約采購開支對財務(wù)業(yè)績的影響舉例節(jié)約采購開支（百萬美元）相當(dāng)于如下列各項的改進(jìn)（百分比）成本/收入比（百分比）￥91580835-9%預(yù)期影響基本開支預(yù)期開支資產(chǎn)凈利率和非利息收益凈利息開支零售客戶數(shù)量-3.462.8%6.3%6.530.02.1集中采購的影響62.8基本預(yù)期效果POWERWISE 200305第3頁，共23頁。診斷活動的目的及主要活動目的 尋找降低物品采購費用的方法，提高采購工作效率 主要活動 了解現(xiàn)行采購工作的組織結(jié)構(gòu)、操作流程

3、、物品價格、服務(wù)等情況 探索集中采購的可能做法 評估集中采購后的降本效益 就1-2個物資采購與供應(yīng)商做初步洽談，以估計集中采購的可行性 討論集中采購的障礙及解決方案最終成果 目前采購工作基本狀況表述 就可集中采購的物品種類和做法達(dá)成一致看法 列出可能的障礙及解決辦法POWERWISE 200305第4頁，共23頁。集中采購診斷流程訪談了解現(xiàn)狀和集中采購可能性主要活動 訪談采購各環(huán)節(jié)的管理人員了解現(xiàn)狀：采購組織結(jié)構(gòu)、采購流程、價格及數(shù)量庫存服務(wù)等其它配套管理 初步探討在X X銀行實施集中采購的可能性 召開座談會與分行各層面采購人員交換意見 明確目前采購各層面的職責(zé)，探討各種集中采購方法的可能性

4、頭腦風(fēng)暴，就集中采購可能遇到的問題提出解決方法 查找采購管理數(shù)據(jù)庫，根據(jù)類似項目的經(jīng)驗和數(shù)據(jù)結(jié)合在中國的適合性，明確各類采購的潛力 訪談采購管理專家，進(jìn)一步討論集中采購的可能方案和潛力 找1-2個具體物資為例，訪談零售商和批發(fā)商，了解大批量和小批量采購在價格服務(wù)等方面的差異 以次為實例，比較因此產(chǎn)生的效益是否與初步評估相符 根據(jù)可行進(jìn)行集中采購的項目評估對效益的總體影響總體集中采購的可能障礙和解決方法最終成果 訪談紀(jì)錄 對現(xiàn)行采購組織、流程和其它相關(guān)問題的了解進(jìn)一步明確現(xiàn)狀 對集中采購的可能方法達(dá)成一致 其它銀行的先進(jìn)采購管理方法 工行實行集中采購的潛力評估 1-2種物品進(jìn)行集中采購后的降本評

5、估 對各項采購集中管理的可能性和效益的總體評估 列出可能的障礙和解決方法POWERWISE 200305第5頁，共23頁。收集資料資料注意事項 會前準(zhǔn)備好訪談提綱和有關(guān)資料 要了解該單位對物資采購的財務(wù)和庫存管理系統(tǒng)，以明確各類采購數(shù)據(jù)來源 生產(chǎn)商/供應(yīng)商的情況要逐步積累完善 訪談時盡量提具體問題，以防止采購管理人員的回答太空泛 以成本費用項目表為依據(jù)，明確每個費用項目由哪一層面的哪個部門負(fù)責(zé) 必須搞清各支行采購的型號和品牌，以保證價格的可比性 可以談判的方式進(jìn)行 須明確各項費用的具體內(nèi)容采購組織結(jié)構(gòu)采購流程 采購工作現(xiàn)狀庫存、修理、服務(wù)等其它配套管理情況 各生產(chǎn)商/供應(yīng)商情況 有關(guān)采購管理人

6、員對采購工作的看法 分行各層面、部門在采購方面的職責(zé) 其它公司（國內(nèi)外）進(jìn)行集中采購后對效益的影響收集方式 采購管理人員訪談 座談會 查看生產(chǎn)商/供應(yīng)商網(wǎng)址、產(chǎn)品/服務(wù)介紹手冊以及各采購員的信息反饋 訪談 座談會 相關(guān)資料 以1-2個具體物資采購為例，了解各支行和部門采購價格、年采購量、型號等信息 此1-2個物資如實行統(tǒng)一采購可能得到的優(yōu)惠價格 費用項目表 查找各支行、部門的采購紀(jì)錄 零售商/批發(fā)商訪談 分行計財處POWERWISE 200305第6頁，共23頁。訪談提綱舉例 訪談提綱 訪談對象：XXX，XX物業(yè)管理公司總經(jīng)理 訪談主題：分行采購工作現(xiàn)狀和集中采購的可能辦法 訪談時間：1999

7、年9月10日上午9點到10點 訪談主題具體問題 被訪談?wù)吆退诓块T基本情況 XX分行采購工作基本框架 采購流程 供應(yīng)商情況 單次采購量和價格 被訪談?wù)咴诂F(xiàn)職崗位工作年數(shù) 在工行的簡歷 所在部門人數(shù)，主要職責(zé)等 分行、各支行、分行處是否分別采購 如是，則主要采購部門是什么 如有多個采購部門則各自的責(zé)任范圍是什么 以某項采購為例，是怎樣的采購流程各環(huán)節(jié)所需時間，負(fù)責(zé)部門 各類采購主要供應(yīng)商有幾個 與供應(yīng)商的關(guān)系如何 單次采購的金額一般為多少，能否看一下前幾個月的流水賬 價格差異是否很大POWERWISE 200305第7頁，共23頁。確定訪問細(xì)節(jié)什么時候和在哪里： 我們應(yīng)該安排好訪談的時間和地點。

8、安排過程也是我們與被訪者建立融洽關(guān)系的機(jī)會和過程。被訪談?wù)咝彰?職位訪談目的提綱日期時間地點 XX物業(yè)管理公司總經(jīng)理 XX分行科技處處長 XX支行行政科科長 XX/支行辦公室主任POWERWISE 200305第8頁，共23頁。訪談記錄舉例 受訪者：XXX物業(yè)管理公司總經(jīng)理 訪談?wù)撸篨XX 訪談時間：1999年9月10日上午9時到10時XX分行采購工作現(xiàn)狀和改善機(jī)會 訪談背景： 為了診斷某分行采購工作現(xiàn)狀，我們訪談了XX公司總經(jīng)理XXX。XX公司是該分行屬下的物業(yè)管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)分行機(jī)構(gòu)辦公用品采購、物業(yè)管理、維修等工作。XXX在該分行已工作了15年，擔(dān)任XX總經(jīng)理已有3年。 關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)該分行的采

9、購流程煩瑣，每次采購量偏小，沒有發(fā)揮采購的規(guī)模優(yōu)勢V。 關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)的依據(jù)：該分行采購工作目前分散在各個層面和部門，而缺少集中采購部門。 該分行的電腦和附件采購由科技處負(fù)責(zé)，辦公家具和用品則由各支行分頭在各地區(qū)采購，比如POWERWISE 200305第9頁，共23頁。對分行采購主要問題和改善機(jī)會總結(jié) 舉例主要問題具體描述改善機(jī)會采購分散沒有采購數(shù)據(jù)庫 組織結(jié)構(gòu)分散電腦采購在科技處辦公用品在各支行行政處 采購分散 一些采購由使用者直接去市場購買，然后報銷，所以單次量小，價錢每次也差異較大8 可以建立集中的采購部門 做如下工作： 制定各項采購的實施細(xì)則，并協(xié)調(diào)下屬支行各類采購的責(zé)權(quán) 集中采購大宗物資

10、和服務(wù)，如電腦、機(jī)票等 每次采購都只記錄在原始發(fā)票和 清單內(nèi)，而沒有集中的賬目記錄 和總結(jié) 沒有利用電腦數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化工 具來存儲分析各類采購信息 以集中采購試點為契機(jī)，綜 合前1-2年的各項采購數(shù)據(jù)并 輸入Excel文件中 將各個Excel文件集中在一個 采購數(shù)據(jù)庫中 將今后的采購信息均輸入數(shù) 據(jù)庫中以實現(xiàn)信息量的逐步 積累和更新POWERWISE 200305第10頁，共23頁。座談會的議程甲分行舉例8出席者：分行辦公室主任、物業(yè)公司主管、科技處主管、2-3個支行的 行政科、科技科和辦公室負(fù)責(zé)人主持人：診斷項目小組人員會議時間：2-3小時座談會主題座談會議程開始：（10分鐘）主持人簡述會議

11、主題和議程介紹出席者 指出各項費用的采購部門并畫出框架圖（30分鐘） 討論各項采購的集中采購可能性（60分鐘）就各項采購討論現(xiàn)狀和集中采購可能性列出可能作集中采購清單 討論可能的障礙和解決辦法（60分鐘） 總結(jié)和討論下一步行動(20分鐘)組織結(jié)構(gòu)的問題和解決方法對采購人員的激勵措施采購流程的問題和解決辦法采購數(shù)據(jù)庫的問題和改造辦法 明確分行采購組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)范圍 探討集中采購的可能辦法 列出一些可能作集中采購的物品清 單 討論集中采購可能遇到的問題和解 決辦法POWERWISE 200305第11頁，共23頁。明確負(fù)責(zé)各項采購的層面和部門分行辦公室會計處物業(yè)公司科技處支行業(yè)務(wù)郵資印刷品低值易耗

12、品維修固定資產(chǎn)電腦及附件通信設(shè)備ATM電子維修電子租賃分理處行政科科技科辦公室會計科辦公用品空調(diào)車船燃料費水電電話費非業(yè)務(wù)郵費低值易耗品維修租賃固定資產(chǎn)電子維修保養(yǎng)復(fù)印紙打印紙業(yè)務(wù)郵費采購特點 一次采購量小 供應(yīng)商數(shù)量過多 各供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量參差不齊 各供應(yīng)商價格不一樣POWERWISE 200305第12頁，共23頁?？赡芗胁少彽捻椖堪?大型電腦設(shè)備、軟件和附件 房地產(chǎn) 印刷及用品 差旅會議 交通工具 通信設(shè)備 ATM 低值易耗品在分行采購采購項目在分行采購 座談會總結(jié)可能作集中采購的物品PC和附件辦公家具集中采購部門分行采購部門鄰近的幾個支行集中采購本年采購總額6300萬元1000萬元可

13、能的障礙缺少專業(yè)采購人員沒有規(guī)模足夠大的家具供應(yīng)商對家具款式的特殊需求在技術(shù)、修理人員中招聘尋找能迅速擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模且信譽(yù)良好的供應(yīng)商統(tǒng)一采購模式解決辦法POWERWISE 200305第13頁，共23頁。某銀行與國際水平的對照某銀行現(xiàn)狀國際水平 沒有對占非利息支出1/3的采購費用 予以重視 采購被當(dāng)成行政人員的職能 過分強(qiáng)調(diào)進(jìn)貨價格低，而忽視總體 成本 采購機(jī)構(gòu)各自為政且規(guī)模過小 采購責(zé)任分割過小，基層采購者還 存在大量零碎采購現(xiàn)象 缺乏采購中的跨組織、跨功能協(xié)調(diào) 大部分采購員分析能力有限且缺乏 談判訓(xùn)練 關(guān)注與單次采購而忽略供應(yīng)商管理 和長期關(guān)系發(fā)展的戰(zhàn)略性問題 缺乏激勵機(jī)制 缺乏合理的采購

14、流程和用戶指導(dǎo) 缺乏有用的采購和費用信息戰(zhàn)略架構(gòu)技能系統(tǒng) 將采購作為降低銀行成本/收入比，提高 股東價值的重要驅(qū)動因素 在管理層設(shè)置采購總監(jiān)，級別僅次于行長 在全行設(shè)立統(tǒng)一的采購部門，著重強(qiáng)調(diào)總 體成本的改善 采購和業(yè)務(wù)部門共同分擔(dān)采購責(zé)任 需要投資培養(yǎng)高級采購技能，以有效幫助 用戶，并實現(xiàn)費用逐年遞減 建立采購人員激勵機(jī)制 培育內(nèi)部的集體合作，如共同討論戰(zhàn)略思 維、解決問題、團(tuán)隊工作、交流溝通等 新的自動化采購申請、預(yù)定、應(yīng)付賬款系 統(tǒng) 建立采購資料庫和管理報告系統(tǒng)POWERWISE 200305第14頁，共23頁。一家銀行的新型采購組織結(jié)構(gòu)國際范例首席執(zhí)行官最高財務(wù)總監(jiān)首席執(zhí)行官采購總監(jiān)供

15、應(yīng)商理事會采購理事會 成員來自總行，各業(yè)務(wù)及主要職能領(lǐng)域 提出各項采購工作議題對業(yè)績做出反饋 主要的供應(yīng)商輪流參與 反饋供應(yīng)市場中的關(guān)鍵 趨勢 指出流程中需作的改善擁有出色技能的高水準(zhǔn)采購專業(yè)人員采購經(jīng)理財務(wù)報告采購操作合同管理 負(fù)責(zé)“采購項目組合” 與用戶進(jìn)行協(xié)調(diào) 合同談判 解決問題 采購組織流程 營運(yùn)和系統(tǒng)支持 應(yīng)付賬款 庫存管理 表格管理 電話中心/服務(wù)臺 業(yè)績跟蹤評分 營運(yùn)和管理報告 發(fā)票的現(xiàn)場審核 條款與條件的遵循 合同文庫POWERWISE 200305第15頁，共23頁。新采購組織內(nèi)的關(guān)鍵職位職位 采購總監(jiān) 采購經(jīng)理（6-8人） 經(jīng)理-營運(yùn) 經(jīng)理-財務(wù)匯報總體目標(biāo) 建立獨具特色的

16、采購組織，通過提高支出效率，整合 營運(yùn)及提高客戶滿意程度逐年獲得成本節(jié)省并改善成 本/收入比 負(fù)責(zé)每年大宗采購項目的總體成本控制，從而提高采 購效率（例如，技術(shù)、辦公設(shè)備等） 通過制定創(chuàng)新的采購和供應(yīng)商管理戰(zhàn)略建立獨具特色 的采購組織8 精簡訂單履行和應(yīng)付賬款流程，并保持優(yōu)良的客戶服務(wù) 對流動資金和付款條件作更有效的管理 建立有特色的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（EDI）及其它技術(shù) 向管理層和業(yè)務(wù)經(jīng)理提供必要的信息以作出更積極的降 本舉措 持續(xù)監(jiān)督采購業(yè)績POWERWISE 200305第16頁，共23頁。銀行采購成本節(jié)約舉例節(jié)省幅度*百分比節(jié)省方法 整合合同程序供應(yīng)商，更多的使用內(nèi)部程序員 在全國只使用

17、一家臨時勞力供應(yīng)商并減少需求 將信用評級量整合到一位供應(yīng)商并爭取更低的價格 調(diào)整對新的、丟失的或失竊的信用卡作“緊急訂貨”的政策 縮減辦公室用品的供應(yīng) 外包表格管理 將復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)的采購整合到一個全國性的供應(yīng)商 整合長途通話服務(wù)并重新簽訂合同 減少網(wǎng)點提款設(shè)備的維護(hù)年限 與PC制造商和轉(zhuǎn)售商進(jìn)行談判，爭取大副的折扣 就銀行的差旅費管理重新簽訂合同 與主要的航空公司重新談判 將發(fā)貨清點整合到少數(shù)供應(yīng)商 減少每月寄送的報表數(shù)量 合理安排運(yùn)鈔車和ATM機(jī)的現(xiàn)金補(bǔ)充頻率 將所有的交通和郵件處理外包給后勤服務(wù)供應(yīng)商 將各網(wǎng)點的清掃減至每兩天一次 通過控制用電來減少開支 通過改善技術(shù)和習(xí)慣來減少開支 整

18、合維修服務(wù)供應(yīng)商（如：電梯，廢物處理）共同服務(wù)辦公室設(shè)備和材料技術(shù)/通信差旅和客戶關(guān)系6貨運(yùn)和郵費物業(yè)管理510101051025105158820%1515201510*在營銷和專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域還有可能節(jié)省5%-10%的費用POWERWISE 200305第17頁，共23頁。改善供應(yīng)商管理帶來的提高收入的機(jī)會潛在的收入機(jī)會 向供應(yīng)商推出產(chǎn)品和服務(wù)（如：小額業(yè)務(wù) 貸款、現(xiàn)金管理服務(wù)等） 要求所有供應(yīng)商開存款賬戶以支持付款 要求供應(yīng)商提供提早付款折扣以減少資本支出 在與供應(yīng)商談判/整合過程中體現(xiàn)與銀行長期 關(guān)系的“總價值” 供應(yīng)商必須展示逐年改善和增長 在小型供應(yīng)商引進(jìn)“購買合作模式”，從 而實現(xiàn)采

19、購規(guī)模效益40%60%典型的供應(yīng)商分布百分比客戶型銷售商菲客戶銷售商POWERWISE 200305第18頁，共23頁。根據(jù)其它銀行的經(jīng)驗，通過集中采購，可以節(jié)約各項采購費用甲分行舉例主要采購項目 員工福利保險 電腦設(shè)備 合同工 地產(chǎn) 信用評估服務(wù) 水電 辦公用品 電腦維護(hù) 印刷和廣告服務(wù) 郵電 差旅 修理費工行相應(yīng)費用項目 工資性費用（部分） 租賃費 固定資產(chǎn)折舊（部分） 工資性費用（部分） 固定資產(chǎn)折舊（部分） 水電費 固定資產(chǎn)折舊（部分）租賃費 低值易耗的購置費 電子運(yùn)輸及科研費 印刷及用品費 郵電費 差旅會議費 修理費平均節(jié)約潛力（%）0%183525121072025162015在中

20、國的適用性結(jié)論XX銀行的大多數(shù)采購項目都可以通過集中采購提高效益POWERWISE 200305第19頁，共23頁。通過集中采購，某分行可以節(jié)約大量成本舉例XX銀行甲分行目前電話機(jī)支出分散采購XX銀行甲分行未來電話機(jī)支出集中采購10萬-11萬*0.30.511萬-12萬電話機(jī)成本采購人員工時維修員小時總成本成本節(jié)約-28%0.00.0電話機(jī)成本采購人員工時維修人員總成本8萬8萬單價:150元/臺數(shù)量:540臺采購者 單價 數(shù)量分行 200元/臺 30支行1 220元/臺 120支行2 150元/臺 10全行估計 150元/臺 540*以實行一年購買540臺,平均價格200元計POWERWISE 200305第20頁，共23頁。根據(jù)費用項目表初步估算集中采購對各項費用的影響其它營業(yè)支出 42706 呆壞帳準(zhǔn)備金支出 35209 固定資產(chǎn)折舊 6543 招待費宣傳費 942 其它營業(yè)支出 12營業(yè)費用 56424 工資費用 22752職工工資 14399勞動及待業(yè)保險費 4935勞動保護(hù)費 419職工福利費 2016工會經(jīng)費 288職工教育經(jīng)費 216住房公積金 479 經(jīng)營性費用 33672外事費 39電子設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)費 1272安全防范費 1813會計出納費 707印刷及用品費