信息溝通、參與和協(xié)商控制程序

1、信息溝通、參與和協(xié)商控制程序1.0目的建立和規(guī)范內(nèi)外信息溝通、參與和協(xié)商行為，確保及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全管理信息，保證 EHSt理體系的有效運(yùn)行。2.0范圍本程序適用于公司內(nèi)、外部有關(guān)EHS管理體系信息的溝通、參與、協(xié)商與信息交流管 理。3.0定義溝通：為達(dá)目的使相關(guān)方意見統(tǒng)一的行為。4.0職責(zé)總經(jīng)理：負(fù)責(zé)公司重大溝通事項(xiàng)的組織和審批。管理者代表：對(duì)EHSt理體系和內(nèi)外部溝通有效性進(jìn)行負(fù)責(zé)。人力資源部：負(fù)責(zé)溝通環(huán)境的優(yōu)化及資源配置、制度的建立及溝通協(xié)調(diào)工作。各部門：負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全信息內(nèi)部溝通及與相關(guān) 方進(jìn)行溝通。5.0流程圖會(huì)議

2、管理流程圖6.0內(nèi)容溝通和協(xié)商的內(nèi)容外部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：a）向相關(guān)方宣傳組織的職業(yè)健康安全方針；b）政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全有關(guān)法律法規(guī)、條例、標(biāo)準(zhǔn)和 來自上級(jí)部門的信息等；c）有關(guān)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和確定風(fēng)險(xiǎn)控制措施的結(jié)果方面的信息；d）接收和答復(fù)相關(guān)方的投訴、抱怨、咨詢和建議等信息；e）其它需溝通的、與相關(guān)方有關(guān)的信息。內(nèi)部協(xié)商和溝通的內(nèi)容包括：a） EHS管理體系運(yùn)行信息，包括方針、目標(biāo)、管理實(shí)施方案、培訓(xùn)、測量、內(nèi)外部審核 和管理評(píng)審等信息；b）監(jiān)測、測量的結(jié)果；c）公司內(nèi)部有關(guān)管理制度，員工提出的有關(guān)EHS的建議和溝通的信息；d）事件、不符合與處理情況

3、；e）應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)情況；f）質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行控制程序執(zhí)行情況；g）各部門或單位之間日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報(bào)表及其他信息；h） 了解誰是員工代表和員工的建議等。溝通和協(xié)商的渠道溝通渠道可分為正式溝通渠道和非正式溝通渠道。正式溝通主要渠道包括：業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書，看板，會(huì)議（包括決策會(huì)、研討會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)、QC會(huì)議等）。非正式溝通渠道包括在崗交談、隨時(shí)隨地交談、便條、郵件、公告、OA交流、電話及各類非正式社交活動(dòng)等。溝通和協(xié)商的理念和原則公司奉行“溝通創(chuàng)造價(jià)值”的理念。通過適時(shí)、適地、適當(dāng)范圍的溝通，消除個(gè)人、組織、相關(guān)方之間存在的溝通和信息傳遞障礙。人力資源部負(fù)責(zé)創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境和機(jī)制，引導(dǎo)

4、公司建立重視溝通的企業(yè)文化。充分利用信息化手段，在做好保密工作的前提下，將相關(guān)信息通過信息系統(tǒng)共享，以方便信息的利用，發(fā)揮信息增值效應(yīng)。溝通和協(xié)商的實(shí)施業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書溝通、協(xié)商”業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”指部門的要求或通知通過這種特定的書面形式對(duì)所需部門的信息傳遞，內(nèi)容主要是指具體的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，或者信息通知等非長期性的信息?！睒I(yè) 務(wù)聯(lián)絡(luò)書” 一般不是受控文件，它不能作為系統(tǒng)性，或跨部門的規(guī)范文件，也 不適宜作純技術(shù)性的文件。通過會(huì)議而產(chǎn)生的決議可通過“業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”來傳遞會(huì)議決議。各部門發(fā)出的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書，執(zhí)行部門必須立即處理，有技術(shù)性內(nèi)容的聯(lián)絡(luò)書必須在有效期內(nèi)轉(zhuǎn)換成作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它指導(dǎo)性文件?！睒I(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”須由主管部

5、門編制部長審批，如跨部門操作須經(jīng)相關(guān)的主管經(jīng)理審批?！睒I(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書” 一般都有使用期限，主管部門在該文件失效期時(shí)可根據(jù)需要作保留或報(bào)廢處理?？窗鍦贤ā翱窗濉笔侵覆块T在公司指定的、公眾流通較大的區(qū)域，通過“白板”、“版報(bào)”或“張貼告示”等方法而把部門的信息傳遞給其它部門的一種手段，其目的在于通過公告的形式使所需部門得到充分的、帶強(qiáng)迫性的認(rèn)知?？窗宓膬?nèi)容可包括質(zhì)量信息、技術(shù)信息、訂單信息、生產(chǎn)信息、物料信息、行 政公告等等，由主管部門在規(guī)定的范圍內(nèi)用較正規(guī)的、醒目的方式進(jìn)行信息公 布，信息內(nèi)容必須真實(shí)、簡明扼要?？窗宓膬?nèi)容一般有一定的期限，質(zhì)量信息、技術(shù)信息等的保留期一般為7天，其余信息一般為5天，

6、尚未解決的問題允許繼續(xù)保留，已經(jīng)處理完成信息可提 前消除，由主管部門進(jìn)行版面內(nèi)容的維護(hù)?！翱窗濉睂?duì)每個(gè)部門均有信息通知效用，各部門有責(zé)任通過“看板”獲得知情 權(quán)，不得推卸責(zé)任，對(duì)看板中涉及自身未完成或相關(guān)的督促，必須知照并執(zhí)行?？窗迨悄恳暪芾碇饕顒?dòng)之一，為了提高工作效率和降低管理成本，公司規(guī)定 看板內(nèi)容與書面文件內(nèi)容等效，任何部門或個(gè)人在沒有征得允許下不能擅自涂 改看板內(nèi)容。使用看板溝通部門應(yīng)將看板作為日常工作，定時(shí)或及時(shí)更換看板上所示內(nèi)容（尤 其要注明填寫日期），否則被視為工作失職。各部門相關(guān)人員隨時(shí)對(duì)看板內(nèi)容進(jìn)行關(guān)注，否則被視為工作失職。企業(yè)文化或公司時(shí)事等把公司現(xiàn)階段的重要任務(wù)告訴員工

7、，并向員工提出配合 任務(wù)的行動(dòng)要求，或表彰好人好事，可用看板形式進(jìn)行宣傳。會(huì)議溝通、協(xié)商會(huì)議是內(nèi)部溝通、協(xié)商的重要方法，目的在于需要溝通、協(xié)商的部門在一個(gè)共同 的現(xiàn)場處理事務(wù)，而且通過充分的討論和協(xié)商，使事務(wù)的處理效率得以提高。會(huì) 議類型及先關(guān)事項(xiàng)參見附件一。組織開會(huì)負(fù)責(zé)人確定會(huì)議主題及會(huì)議安排（包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等） 同時(shí)注意不得與會(huì)議參加人員的其它會(huì)議安排沖突，由部長簽名確認(rèn)，需要副 總或以上參加的會(huì)議一般須由組織開會(huì)方主管經(jīng)理批準(zhǔn)?！睍?huì)議通知”由組織開會(huì)負(fù)責(zé)人提前 1天于公司內(nèi)部OA系統(tǒng)發(fā)出。會(huì)議參與 方會(huì)前必須圍繞會(huì)議主題事前做好準(zhǔn)備工作，需要溝通協(xié)調(diào)的會(huì)前先做好。一般會(huì)議均

8、需要參會(huì)者填寫”會(huì)議簽到表”。會(huì)議召開a）會(huì)議要求主題鮮明，不得混雜，以提高會(huì)議的效率，如果會(huì)議上須經(jīng)會(huì)后商討再 定的，則會(huì)后再定，以節(jié)約時(shí)間。b）所有正式會(huì)議必須有明確的會(huì)議目的，會(huì)議結(jié)束后不能沒有結(jié)果。c）各類會(huì)議的時(shí)間原則上不超過 2小時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議安排嚴(yán)格控制時(shí)間。d）需要與會(huì)方討論決定的才提到會(huì)議議題上，嚴(yán)禁把會(huì)議開成“大雜會(huì)”。e）會(huì)議方法可利用頭腦風(fēng)暴法和水平對(duì)比法進(jìn)行。f）會(huì)議內(nèi)容及決議允許寫在白板上，然后相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)直接在白板上簽名確認(rèn)， 再通過數(shù)碼相機(jī)拍攝形成書面文件后為會(huì)議記錄，但要求字跡清晰，主題鮮明， 決議明確。g）會(huì)議組織重點(diǎn)工作分解、落實(shí)到相關(guān)部門或

9、個(gè)人，并有專人進(jìn)行跟進(jìn)。h）會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議的各項(xiàng)紀(jì)律要求。i）會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議主持人必須根據(jù)會(huì)議議程及結(jié)果進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，對(duì)本次會(huì)議成 果進(jìn)行評(píng)價(jià)、總結(jié)會(huì)議達(dá)成的決議或共識(shí)。會(huì)議記錄及審核發(fā)放a） ”會(huì)議記錄”應(yīng)反映出會(huì)議提出的主要問題、針對(duì)相關(guān)問題的決議、整體目標(biāo)達(dá) 成情況等。b）由組織開會(huì)部門負(fù)責(zé)作“會(huì)議記錄”，并把最后得出的決議書面歸納好，交由部門 負(fù)責(zé)人審批，如果會(huì)議決議涉及到跨部門的要求的，須由相關(guān)部門的主管經(jīng)理審 核會(huì)簽，主管經(jīng)理批準(zhǔn)（必要時(shí)總經(jīng)理批準(zhǔn)）才能發(fā)放?！皶?huì)議記錄”在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理、批準(zhǔn)并以O(shè)A電子信息或紙質(zhì)文檔發(fā)放相 關(guān)部門和與會(huì)人員。“會(huì)議記錄”

10、只能作為業(yè)務(wù)文件使用，不能直接作為受控文件使用，如有需要， 須經(jīng)過必要的版面調(diào)整和內(nèi)容整理，并按受控文件形式發(fā)放。6.4.4所有員工都可利用合理化建議方式進(jìn)行溝通、協(xié)商，各種建議或意見書以意見的形式經(jīng) 人力資源部收集，交管理者代表審核后，對(duì)可行性意見 /建議提交會(huì)議討論，確定其工 作方法進(jìn)行執(zhí)行。員工參與公司建立員工參與機(jī)制，員工代表組織員工充分參與公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)建立安全管 理活動(dòng)，如：合理化建議活動(dòng)、對(duì)公司的管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的活動(dòng)、自主管理活動(dòng)等。在環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方面，員工的參與和協(xié)商活動(dòng)應(yīng)形成具體文件， 并使員工和 其他方了解這些文件的規(guī)定。員工應(yīng)：a）參與環(huán)境因素和危險(xiǎn)源的

11、辨識(shí)，環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和控制措施的確定；b）參與風(fēng)險(xiǎn)管理方針和程序的制定和評(píng)審；c）參與商討影響工作場所職業(yè)健康安全的任何變化及可能對(duì)環(huán)境產(chǎn)生影響的因素；d）參與職業(yè)健康安全和環(huán)境事務(wù)；e） 了解誰是職業(yè)健康安全的安全事務(wù)代表和指定的管理者代表。對(duì)達(dá)到預(yù)期的合理化建議，給予完善，提報(bào)人按公司之獎(jiǎng)懲條例給予嘉獎(jiǎng)。對(duì)于溝通、參與和協(xié)商中產(chǎn)生的所有記錄按照按照記錄控制程序執(zhí)行，涉及應(yīng)采取改進(jìn)措施的按照改進(jìn)控制程序執(zhí)行。7.0相關(guān)文件LB-QEHP-02記錄控制程序LB-QEHP-05改進(jìn)控制程序記錄”會(huì)議記錄”會(huì)議簽到表”會(huì)議通知”業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)書”附件附件一會(huì)議名稱會(huì)議頻率參加人員主持人會(huì)議內(nèi)容公司年度計(jì)劃、總結(jié)大會(huì)每年一次全公司員工總經(jīng)理每年年末，以正式會(huì)議形式，總結(jié)一年來的成績、存在問題，部署卜年度發(fā)展計(jì)劃， 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，制定卜一年發(fā)展目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)目的的決策和措施；總經(jīng)理辦公會(huì)每臥-次公司中局層總經(jīng)理總結(jié)上周工作，啟示卜周工作生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)議每月一次生產(chǎn)、技術(shù)、品保采購等部門相關(guān)負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理總結(jié)上月、啟示本月