成人教育電子學(xué)籍檔案管理

1、成人教育電子學(xué)籍檔案管理 一、電子檔案的含義電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)展存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，互相關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有一樣的本質(zhì):都是文件存在的一種方式、都具有物理實(shí)態(tài)的特征、都是形成者真實(shí)活動(dòng)的記錄，有參考利用價(jià)值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨(dú)特的特性:即電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其信息存儲(chǔ)量大大高于過去的各種信息介質(zhì)。而且便于存放、方便快捷，極大地進(jìn)步了工作效率，信息可以實(shí)現(xiàn)共享且不受地域的限制。二、成人教育電子學(xué)籍檔案管理的作用首先，計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量滿足大，可以滿足由于招生規(guī)模擴(kuò)大而

2、導(dǎo)致的學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加的需要。一臺(tái)裝備電子檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)就可以存儲(chǔ)歷年歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，這樣就可以平安高效地完成各級(jí)學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。同時(shí)電子檔案管理通常情況下實(shí)行專人管理，檔案的保密性強(qiáng)，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時(shí)輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以調(diào)取任何一個(gè)考生的信息。假如是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)展查詢往往需要數(shù)小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能找到，為管理人員節(jié)約了大量的時(shí)間和精力，既減少了檔案管理的本錢，也大大進(jìn)步了工作的效率。再次，利用計(jì)算機(jī)中某些軟件，可以對(duì)相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)展分析處理，對(duì)每個(gè)學(xué)生的信息進(jìn)展綜合處理，為學(xué)生加深對(duì)自身

3、的理解、高校進(jìn)步管理程度、用人單位找到更適宜的員工和制定合理的用人方案提供方便。三、目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的問題1、成人電子檔案管理重視程度不夠。一局部成教管理工作人員對(duì)學(xué)籍管理工作認(rèn)識(shí)模糊，思想上只把成教當(dāng)成普教的附屬品;還有少數(shù)分管成教工作的校指導(dǎo)和工作人員僅將它看成創(chuàng)收的渠道。這種思想導(dǎo)致許多軟件和硬件的裝備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設(shè)施不夠完善，不能按崗裝備專門人才及檔案管理混亂等。2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和形式陳舊現(xiàn)象。雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但理論中還有許多高校的成人教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)手工操作，沒有采用電子

4、檔案管理，沒有裝備專門的電子檔案管理軟件。有一些學(xué)校的學(xué)籍管理的常規(guī)性工作雖然也一局部使用了計(jì)算機(jī)，但也僅僅是采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)代開展的需要，從而必然阻礙了工作效率的進(jìn)步和成人教育事業(yè)的開展。3、電子檔案管理存在無視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建立和人員培訓(xùn)的現(xiàn)象。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過硬的專業(yè)素養(yǎng)，而且要把握工作中的準(zhǔn)確性和原那么性。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的不斷晉級(jí)，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但是理論中，許多地方高校普遍存在著無視學(xué)籍管理隊(duì)伍的建立的現(xiàn)狀，學(xué)籍管理人員存在著綜合

5、素質(zhì)偏低、專業(yè)構(gòu)造、年齡構(gòu)造不合理等現(xiàn)象。高校只有緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)代開展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域，才能有效地加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建立工作。4、成人電子檔案管理存在著信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的一些難題如學(xué)籍管理密鑰晉級(jí)過于繁復(fù)、網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計(jì)算機(jī)或其他懂;得其組成規(guī)那么的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性等等?？梢哉f，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多，這些因素都制約著學(xué)籍電子檔案管理程度。當(dāng)然，電子檔案當(dāng)前還處于開展的

6、初級(jí)階段，需要不斷的改良和完善。四、成人教育學(xué)籍電子檔案管理的詳細(xì)措施1.成人教育學(xué)籍管理需要引進(jìn)一套標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件。目前大局部高校使用的學(xué)籍檔案管理軟件是購(gòu)置軟件公司開發(fā)的通用的檔案管理軟件，比擬有實(shí)力的高校也可能根據(jù)本校的實(shí)際情況自行開發(fā)管理軟件。軟件公司開發(fā)的檔案管理軟件雖然設(shè)計(jì)的原理遵循了國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定，可以根本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書檔案的管理。將其用于高校的學(xué)籍檔案管理比擬牽強(qiáng)。而局部學(xué)校自行開發(fā)的軟件由于根據(jù)本校實(shí)際進(jìn)展設(shè)計(jì)，所以比擬合適本單位檔案管理工作。但自行開發(fā)的軟件分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠標(biāo)準(zhǔn)。兩種類型都各有利弊，如何揚(yáng)長(zhǎng)避短?理論

7、中購(gòu)置軟件的高?？梢栽谝M(jìn)軟件時(shí)與軟件公司進(jìn)展約定，要求開發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際，在原有通用軟件的根底上做適當(dāng)?shù)男薷?。而有條件自行開發(fā)軟件的高校，可以在基于本校工作實(shí)際的根底上，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時(shí)，更加標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)。2.裝備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員，并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)。首先，先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件需要掌握信息技術(shù)知識(shí)并能純熟操作使用這些管理軟件的專職管理隊(duì)伍才能實(shí)現(xiàn)發(fā)揮作用。要保障成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅要大力進(jìn)步學(xué)籍管理人員的知識(shí)程度及管理才能，尤其要管理人員具有純熟使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的才能。所以裝備專職的成人學(xué)籍檔案管

8、理人員至關(guān)重要。其次由于信息技術(shù)是不斷更新的，所以重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育也不容無視。學(xué)籍管理人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)新技能和新知識(shí)以進(jìn)步他們的信息管理意識(shí)和程度，這樣才能更好地為本職工作效勞。3.成人電子學(xué)籍檔案管理需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)信息共享。成人教育的學(xué)籍管理不僅部門自身需要查閱，各級(jí)教育主管部門也要在需要時(shí)對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)展查詢。如何進(jìn)步辦事效率，減少重復(fù)勞動(dòng)和查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間?這就需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門的對(duì)接。各部門可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息。4.成人電子學(xué)籍檔案管理要注意學(xué)籍檔案的平安性和保密性。成人電子學(xué)籍檔案由于教育系統(tǒng)分布廣泛，多個(gè)校區(qū)和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)展相關(guān)信息的交流和傳遞，所以不可防止的具有一定的開放性。但是學(xué)籍檔案中又包含了很多如身份證號(hào)碼、聯(lián)絡(luò)方式及家庭住址等涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息，這些信息的泄露會(huì)影響學(xué)生個(gè)人正常生活，為了防止學(xué)生的隱私