淺析高校圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題研究

1、淺析高校圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題研究淺析高校圖書(shū)館檔案管理問(wèn)題研究檔案，是高校圖書(shū)館工作中不可或缺的重要參考資料，檔案管理，那么是高校圖書(shū)館管理工作的一個(gè)重要組成局部，它是圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)反映和記錄，做好圖書(shū)館檔案管理工作，不僅能為圖書(shū)館的開(kāi)展提供積極有效的的效勞支持，更能為高校的全面開(kāi)展創(chuàng)造一個(gè)良好廣闊的開(kāi)展平臺(tái)。然而，在高校圖書(shū)館檔案管理開(kāi)展過(guò)程中，還存在著諸多問(wèn)題亟待解決，有些來(lái)自外部環(huán)境或自身管理等因素而引發(fā)的各種問(wèn)題，常使其成為危機(jī)萌生地，如何加強(qiáng)高校圖書(shū)館的危機(jī)管理，減少危機(jī)事件的發(fā)生及利益相關(guān)者的損失，進(jìn)步高校的聲譽(yù)口碑，成為了高校圖書(shū)館開(kāi)展所面臨的重要問(wèn)題。一、高校圖書(shū)館檔案管理

2、現(xiàn)狀一無(wú)視檔案管理的重要性圖書(shū)館的檔案是圖書(shū)館開(kāi)展歷程的歷史見(jiàn)證，是圖書(shū)館管理的重要根據(jù)，具有重要的參考價(jià)值。但在高校中，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，某些圖書(shū)館甚至認(rèn)為檔案對(duì)評(píng)估沒(méi)有多少存在價(jià)值，因此在檔案的管理上七零八落，沒(méi)有專人管理，也沒(méi)有相應(yīng)的管理制度做約束，對(duì)檔案缺乏保護(hù)措施，檔案管理無(wú)法做到集中統(tǒng)一，從而造成檔案的嚴(yán)重缺失。二缺乏系統(tǒng)的管理形式目前很多高校的圖書(shū)館都沒(méi)有建立一套合適自己開(kāi)展的管理制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與管理形式，由于管理上的混亂以及許多工作人員的忽略，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案無(wú)法完好的保存，更沒(méi)有正規(guī)的對(duì)檔案卷宗進(jìn)展及時(shí)的分類編目，標(biāo)注及登記造冊(cè)等，使缺失的檔案無(wú)法保

3、持其完好性，特別是某些檔案在提交裝訂過(guò)程中，采用不用規(guī)格不同材質(zhì)的紙張，有些檔案文件那么采用不同的墨水進(jìn)展手寫(xiě)，不僅裝訂起來(lái)不夠美觀，同時(shí)不利于保存，從而給查找利用帶來(lái)不必要的困難。三危機(jī)意識(shí)淡薄高校圖書(shū)館的危機(jī)通?？煞譃闈撛谛晕C(jī)與突發(fā)性危機(jī)，假設(shè)按環(huán)境因素來(lái)劃分那么分為外部危機(jī)與內(nèi)部危機(jī)，外部危機(jī)通常為：臺(tái)風(fēng)、地震、火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害引起的造成圖書(shū)館斷電、倒塌、水管破裂、文獻(xiàn)受損等情況；內(nèi)部危機(jī)通常產(chǎn)生于管理體質(zhì)不完善，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，效勞質(zhì)量地下所導(dǎo)致的圖書(shū)館聲譽(yù)受損等情本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理況，目前許多高校圖書(shū)館都把沒(méi)有把危機(jī)管理放到重要位置上來(lái)，缺乏危機(jī)處理才能，無(wú)法

4、及時(shí)發(fā)現(xiàn)危機(jī)隱患，將危機(jī)消滅在萌芽中。四人力資源管理程度落后人才作為圖書(shū)館文獻(xiàn)資源之外的另一珍貴資源，已不再是傳統(tǒng)意義上的毫無(wú)價(jià)值的圖書(shū)管理員，而是真正可以負(fù)擔(dān)起信息專家，信息導(dǎo)向與信息管理等方面技能的專業(yè)人才。但目前許多高校都沒(méi)有把圖書(shū)館員真正作為一種資源，傳統(tǒng)的人事管理無(wú)法滿足現(xiàn)代人才開(kāi)展的需求，人力資源管理程度的落后，加之許多管理制度的不健全，不能起到正面的約束作用，致使圖書(shū)館員無(wú)法擺正自身位置，工作積極性不高，人浮于事，效勞意識(shí)淡保二、高校圖書(shū)館檔案管理中存在的問(wèn)題一檔案藏量無(wú)法滿足查閱者需求由于高校的重視力度不夠，加之資金投入缺乏，人力、物力、財(cái)力在供應(yīng)上的缺失，導(dǎo)致圖書(shū)館檔案藏量嚴(yán)

5、重缺乏；在圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，由于管理形式存在方方面面的問(wèn)題，導(dǎo)致局部檔案利用率不高，檔案資料形同虛設(shè)，且有些工作人員缺乏檔案保管意識(shí)，致使局部檔案在經(jīng)年累月中存在缺失現(xiàn)象，無(wú)法從根本上滿足查閱者對(duì)文獻(xiàn)資料的需求，從而導(dǎo)致查閱者對(duì)圖書(shū)館抱持疑心及不信任的態(tài)度，不能做出正面評(píng)價(jià)，圖書(shū)館指導(dǎo)有時(shí)也疏于過(guò)問(wèn)檔案的管理情況，這也是成為制約圖書(shū)館檔案管理開(kāi)展的重要因素之一。二人員配置不適應(yīng)現(xiàn)有開(kāi)展目前許多高校圖書(shū)館都沒(méi)有裝備專門的檔案管理人員，大多數(shù)還屬于兼職工作，只負(fù)責(zé)登記、收藏、保管等一般性工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，也沒(méi)有進(jìn)展必要的思想教育，所以在工作中不能產(chǎn)生正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這是一個(gè)無(wú)足輕重的

6、工作。另一方面，由于檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作投入的精力不夠，加之經(jīng)費(fèi)缺乏及指導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和重視，導(dǎo)致檔案管理人員不斷的更換，使得許多檔案不是缺失就是斷檔，甚至許多資料該登記的沒(méi)有登記，該存檔的沒(méi)有存檔，導(dǎo)致檔案工作在管理過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的紕漏，甚至危及圖書(shū)館學(xué)高校聲譽(yù)。檔案管理人員的業(yè)務(wù)程度及工作態(tài)度已無(wú)法滿足現(xiàn)階段檔案管理開(kāi)展需求，因此，進(jìn)步圖書(shū)館檔案管理人員綜合素質(zhì)及檔案管理才能，成為了當(dāng)前圖書(shū)館良性開(kāi)展的主要任務(wù)。三檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢在信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多高校圖書(shū)館的檔案管理還處于手工存取階段，從檔案載體來(lái)看，紙質(zhì)檔案比重較大，電子檔案、影像資料文獻(xiàn)檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較

7、小，檔案管理還是沿襲傳統(tǒng)的管理形式，沒(méi)有與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化建立同步開(kāi)展，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在文獻(xiàn)信息交流自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，這種館藏檔案的構(gòu)造和內(nèi)容已無(wú)法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資料的需求，特別是在已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源效勞自動(dòng)化的圖書(shū)館，其自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒(méi)有與圖書(shū)文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開(kāi)發(fā)同步。四危機(jī)處理才能薄弱高校圖書(shū)館作為一個(gè)開(kāi)放的有機(jī)體，諸多內(nèi)外因素都可能對(duì)其開(kāi)展和生存構(gòu)成威脅，形成危機(jī)。然而，目前許多高校圖書(shū)館對(duì)危機(jī)管理的重視程度與危機(jī)處理才能還很薄弱，人員裝備不夠，資源匱乏，效勞措施不利，這些都是當(dāng)前普遍存在的問(wèn)題。目前我國(guó)學(xué)術(shù)界對(duì)圖書(shū)館的危機(jī)管理主要還是以學(xué)

8、術(shù)研究為主，能立足于高校圖書(shū)館面臨的詳細(xì)危機(jī)做調(diào)查研究的尚屬少數(shù)，缺乏強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)和案例支持，因此其針對(duì)性和可操作性不強(qiáng)。從現(xiàn)存的圖書(shū)館危機(jī)的文章中來(lái)看，對(duì)于高校圖書(shū)館危機(jī)問(wèn)題的研究也多是流于形式的那些困難，對(duì)于某些存在危機(jī)的問(wèn)題還沒(méi)有形成足夠的危機(jī)意識(shí)，如對(duì)外國(guó)留學(xué)生的信息效勞和對(duì)殘疾人的信息效勞等，討論的很少。即便有，也沒(méi)有深化的討論危機(jī)產(chǎn)生的原因，提出的解決策略也多為空泛之談。五無(wú)有效的評(píng)估制度做指導(dǎo)目前很多高校圖書(shū)館都施行了績(jī)效評(píng)估制度，但大局部都做的不夠深化，不是使評(píng)估制度流于形式就是違犯了績(jī)效評(píng)估的初衷，評(píng)估效果之所以難以到達(dá)預(yù)期，歸納起來(lái)有如下原因：首先，考核目的不夠明確?？?jī)效考

9、核的首要目的是對(duì)管理過(guò)程的一種控制，通過(guò)評(píng)估發(fā)現(xiàn)員工工作的缺乏，明確改良方向，進(jìn)步員工績(jī)效，從而更好的實(shí)現(xiàn)組織目的。但在施行過(guò)程中，被考核者往往錯(cuò)以為考核只是走走形式，沒(méi)有對(duì)考核進(jìn)展正確的認(rèn)識(shí)，可以說(shuō)完全背離了考評(píng)的初衷。其次，評(píng)價(jià)指標(biāo)定位不明。目前許多圖書(shū)館在施行績(jī)效考核中都出現(xiàn)考核標(biāo)準(zhǔn)的界定過(guò)于籠統(tǒng)、廣泛，指標(biāo)設(shè)計(jì)缺乏可量化行的問(wèn)題，讓被考核者對(duì)指標(biāo)的理解存在歧義，使考核失去公平公正的原那么。再次，缺乏反應(yīng)機(jī)制。在考核工作中，有效的溝通是整個(gè)績(jī)效管理系統(tǒng)不可缺少的一環(huán)，也是實(shí)現(xiàn)考核效果的重要保證。然而，目前許多圖書(shū)館在反應(yīng)問(wèn)題上都是類似于年終小結(jié)的形式，無(wú)法做到雙向的反應(yīng)溝通，這種為考核而

10、考核，不重視考核結(jié)果的做法直接影響到館員對(duì)考核結(jié)果的正確認(rèn)識(shí)，從而影響到館內(nèi)團(tuán)結(jié)，導(dǎo)致館員工作質(zhì)量下降，使考核失去了本來(lái)的目的。最后，是缺乏獎(jiǎng)懲機(jī)制。目前許多高校圖書(shū)館在考評(píng)過(guò)程中，往往只重視考評(píng)過(guò)程，輕視獎(jiǎng)懲環(huán)節(jié)，不能從根本上實(shí)現(xiàn)考評(píng)與獎(jiǎng)懲相掛鉤，考評(píng)結(jié)果的好壞對(duì)館員無(wú)本質(zhì)性的影響，這種沒(méi)有獎(jiǎng)懲機(jī)制的做法，使考評(píng)流于了形式。三、改善建議及詳細(xì)措施一實(shí)現(xiàn)資源共享，滿足查閱者日益增長(zhǎng)的需求在現(xiàn)階段開(kāi)展過(guò)程中，由于科學(xué)技術(shù)的不斷更新和進(jìn)步，圖書(shū)文獻(xiàn)資料的價(jià)格不斷增長(zhǎng)，居高不下，沒(méi)有一個(gè)圖書(shū)館能在有限的館舍條件、經(jīng)費(fèi)和人力的情況下，把所有的文獻(xiàn)資料搜集齊全，加工整理，有效傳遞。而要想解決這個(gè)問(wèn)題的根

11、本途徑，就是要做到資源共享。圖書(shū)館的資源包括各類館藏、目錄及人員設(shè)備等，假設(shè)有兩個(gè)以上的圖書(shū)館共同使用這些資源時(shí)，就做到了資源共享。如今許多高校的圖書(shū)館都已經(jīng)采取了各種措施，在采購(gòu)、編目、存儲(chǔ)、館際之間互相借閱等領(lǐng)域開(kāi)展多種形式的館際工作，使資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。這不僅節(jié)約了人力本錢和經(jīng)費(fèi)，而且還為開(kāi)拓新領(lǐng)域，擴(kuò)大效勞范圍，進(jìn)步效勞質(zhì)量等方面，帶來(lái)了新的資訊與開(kāi)展契機(jī)。資源共享作為高校圖書(shū)館的一個(gè)開(kāi)展目的，終究會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。二進(jìn)步員工素質(zhì)，健全管理制度檔案管理是高校圖書(shū)館管理工作的首要任務(wù)，因此，進(jìn)步員工素質(zhì)，完善各項(xiàng)管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系就顯得非常必要。在用人方面，可選用責(zé)任

12、心強(qiáng)、并具有較高學(xué)歷及文化素養(yǎng)的人才，主要承當(dāng)圖書(shū)館檔案管理的全部職責(zé)，檔案人員一經(jīng)落實(shí)，需保持相對(duì)穩(wěn)定，不要隨意變動(dòng)。另外還需從實(shí)際出發(fā)，開(kāi)展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，多讓他們參加專業(yè)培訓(xùn)班和實(shí)際操作學(xué)習(xí)，逐漸積累檔案管理的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)歷。同時(shí)檔案管理人員還需更新觀念，掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，打造一支具有廣博的知識(shí)、敏銳的信息意識(shí)和較高的信息處理才能的復(fù)合型專家隊(duì)伍，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化開(kāi)展的新趨勢(shì)。要搞好圖書(shū)館檔案工作，必須建立一系列科學(xué)、系統(tǒng)、并且合適本館開(kāi)展的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書(shū)館工作的特點(diǎn)和詳細(xì)情況，以制度的形式確定內(nèi)部管理溝通的執(zhí)行方式、途徑渠道，以及評(píng)估方法，使內(nèi)部

13、管理溝通有根據(jù)可循，不以某個(gè)指導(dǎo)意志的改變而改變，這是圖書(shū)館內(nèi)部管理溝通可以長(zhǎng)期存在并付諸理論的必然條件。檔案管理效勞于管理又作用于管理，圖書(shū)館完善的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作程序，能有力促進(jìn)圖書(shū)館檔案現(xiàn)代化建立的進(jìn)程。三加快圖書(shū)館檔案數(shù)字化建立步伐加快圖書(shū)館檔案數(shù)字化建立是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)開(kāi)展的大趨勢(shì)，隨著時(shí)代的開(kāi)展，人們對(duì)檔案信息的需求及檔案開(kāi)發(fā)的要求越來(lái)越高，讀者通?？梢酝ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)展檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大進(jìn)步，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立即直接查詢到計(jì)算機(jī)中所需的數(shù)字化的文件內(nèi)容，極大地方便了用戶，這不僅最大限度地延長(zhǎng)了檔案的壽命，更快捷地為讀者提供了檔案信息。國(guó)內(nèi)某高校甚至研

14、發(fā)了一個(gè)文件檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息可包含文本、圖像、視頻、音頻及其他類型的信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)文件審核、高級(jí)檢索等功能，使檔案管理可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理并存。這種檔案管理形式，逐步實(shí)現(xiàn)了圖書(shū)館檔案的數(shù)字化，為檔案管理開(kāi)拓了廣闊前景，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)變革。因此，檔案工作必須采用計(jì)算機(jī)為主的數(shù)字化開(kāi)展技術(shù)，結(jié)合高校圖書(shū)館的特點(diǎn)，最大限度地開(kāi)發(fā)高校圖書(shū)館檔案信息資源，為圖書(shū)館管理工作提供積極有效的效勞。四建立有效的危機(jī)管理體系高校圖書(shū)館在管理過(guò)程中可能會(huì)遇到各種類型的危機(jī)，假如對(duì)危機(jī)管理過(guò)于無(wú)視或是危機(jī)意識(shí)缺乏，極有可能給圖書(shū)館造成無(wú)可挽回的重大損失，因此當(dāng)務(wù)之急，就是要建立有效

15、的危機(jī)管理體系，將危機(jī)消滅在萌芽。首先要建立危機(jī)管理機(jī)構(gòu)，并成立危機(jī)管理小組，加強(qiáng)與外部危機(jī)處理機(jī)構(gòu)的合作，建立危機(jī)預(yù)警機(jī)制，制定危機(jī)應(yīng)急方案以及應(yīng)對(duì)措施。其次，需加強(qiáng)圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)平安建立，加大監(jiān)控力度，建立高效的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，定期檢測(cè)硬件的平安性，做好維護(hù)工作。再次，完善評(píng)估制度，將危機(jī)管理工作的指標(biāo)納入考核指標(biāo)體系，同時(shí)還要培養(yǎng)員工的危機(jī)意識(shí)，進(jìn)展必要的教育培訓(xùn)，提升員工危機(jī)處理的知識(shí)和經(jīng)歷。最后要在館內(nèi)建立和諧的文化氣氛，培養(yǎng)員工的愛(ài)館意識(shí)，增強(qiáng)員工的歸屬感，認(rèn)同感，提升館內(nèi)凝聚力及向心力。只有這樣，才能激發(fā)員工的工作熱情，降低摩擦，減少不必要的損失，使圖書(shū)館具備較強(qiáng)的危機(jī)處理才能，從而到達(dá)預(yù)防、弱化和消除危機(jī)的目的，保證圖書(shū)館安康和諧的開(kāi)展。五管理形式向企業(yè)化開(kāi)展轉(zhuǎn)變圖書(shū)館向企業(yè)化開(kāi)展是指圖書(shū)館參考企業(yè)的管理形式與方法，以讀者為導(dǎo)向提供效勞，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)的管理方法改革圖書(shū)館管理形式，進(jìn)步圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。由此可見(jiàn)，圖書(shū)館實(shí)行企業(yè)化管理并不是要把圖書(shū)館當(dāng)作企業(yè)來(lái)經(jīng)營(yíng)，而是要把企業(yè)先進(jìn)的管理方法運(yùn)用到圖書(shū)館的管理中。首先，需建立符合本館開(kāi)展的管理體制和制度，明確職位開(kāi)展定位，制定具有積極性的鼓勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制，培養(yǎng)圖書(shū)館自主經(jīng)營(yíng)意識(shí)，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，進(jìn)步效率，使組織趨于扁平化構(gòu)造管理。其次，是實(shí)行崗位責(zé)任制，引進(jìn)現(xiàn)進(jìn)的人事管理體制，改變過(guò)去權(quán)責(zé)不清，分工