公司檔案管理辦法

1、檔案管理辦辦FX/QGG-XZZ 22007706-03第一章 總 則則第一條 為提高高檔案管管理水平平，規(guī)范范檔案工工作程序序，系統(tǒng)統(tǒng)保存企企業(yè)資料料，有效效保守機機密，提提高檔案案利用效效率，依依據(jù)中中華人民民共和國國檔案法法和相相關法律律法規(guī)，結(jié)結(jié)合本企企業(yè)工作作實際，特特制定本本辦法。第二條 檔案管管理，遵遵循“歸口管管理、分分級負責責”的原則則，確保保檔案的的完整與與安全。用團屬第二章 檔案范范圍第三條 本辦法法所稱的的檔案，是是指集團團及下屬屬企業(yè)在在行政管管理和生生產(chǎn)經(jīng)營營活動中中形成的的，記錄錄并反映映集團經(jīng)經(jīng)營管理理過程、具具有保存存價值的的各種文文字、圖圖表、聲聲像、電電子

2、文檔檔等資料料。包括括公文文文書、人人事、財財務、審審計、法法律事務務、技術術、證照照等。第三章 管理職職責第四條 集團總總裁辦是全全集團檔檔案的管管理部門門。事業(yè)業(yè)部、子子公司綜綜合部或或辦公室室是本單單位檔案案管理的的責任部部門各單位位、部門門行政主主要負責責人是本本單位、部部門檔案案管理的的第一責責任人，對對任期內(nèi)內(nèi)本單位位檔案管管理負總總責，其其間因為為檔案管管理而發(fā)發(fā)生的任任何問題題，均由由其負領領導責任任。檔案案專管員員負責按按照本辦辦法的規(guī)規(guī)定具體體管理本本單位（部部門）全全部檔案案。第五條 集團及及下屬各各單位均均應設立立檔案室室或檔案案柜，配配備兼職職或?qū)Ｂ毬毠芾砣巳藛T，分分

3、級負責責檔案的的具體管管理工作作。第六條 集團總總裁辦負負責集團團機關檔檔案管理理，并對對全集團團檔案工工作進行行規(guī)劃、指指導、檢檢查、考考核和培培訓等。第四章 資料點點收和歸歸檔第七條 工作職職責（一）公文文文書、綜綜合性材材料類：由綜合合部門點點收；（二）人事事勞資類類：由人人事或綜綜合部點點收；（三）財務務類：由由財務部部門點收收；（四）工程程、技術術類：由由專業(yè)部部門點收收；（五）法律律、審計計類：由由法務、審審計部門門點收；（六）證照照類：由由綜合部部點收。第八條 資料點點收及歸歸檔范圍圍凡屬本辦法法涵蓋范范圍內(nèi)的的所有文文字、圖圖表、聲聲像、電電子文檔檔等資料料，均須須全部歸歸檔。

4、（一）集團團檔案室室歸檔目目錄清單單1、集團公公司設立立、變更更的申請請、審批批、登記記以及終終止、解解散后清清算等方方面的文文件材料料；2、集團股股東會、董董事會、監(jiān)監(jiān)事會形形成的文文件材料料；3、本集團團歷史沿沿革、大大事記及及反映集集團重要要活動的的剪報、照照片、錄錄音、錄錄像資料料等； 4、集團副副職以上上及集團團總部人人員人事事檔案資資料；5、集團證證照、印印章；6、集團收收購、變變賣資產(chǎn)產(chǎn)等重要要文件資資料；7、公司重重要的會會議材料料，包括括會議的的通知、報報告、決決議、總總結(jié)、領領導人講講話、典典型發(fā)言言、會議議簡報、會會議記錄錄等。8、集團制制度體系系、會議議紀要、內(nèi)內(nèi)部發(fā)文

5、文（包含含總裁批批示后的的各項工工作流程程、決定定等）、董董事會會會議記錄錄、總裁裁辦公會會會議記記錄；9、項目批批文、合合同；10、集團團下發(fā)文文件。11、 HYPERLINK xxcnmanagex/ArticleList/Article_22_AddDate_Desc_1.Htm 財務務管理、資資金信貸貸、業(yè)務務往來方方面的文文件材料料（含合合同、重重要報表表、銀企企聯(lián)系函函件等）；12、各相相關業(yè)務務單位往往來函件件；一三、集團團簽定的的各類合合同（含含商品房房買賣合合同）；14、重要要項目招招投標文文件資料料；一五、審計計報告；16、集團團及各部部門月度度、年中中、年度度工作計計劃及

6、資資金計劃劃。17、其他他具有法法律效力力及保存存價值的的文件；（二） 單單位（部部門或子子公司）歸歸檔目錄錄清單。1、集團下下發(fā)文件件及本單單位（部部門）制制發(fā)的文文件。 2、證證照、印印鑒。 3、工程立立項、報報建、建建設、竣竣工、質(zhì)質(zhì)監(jiān)、安安監(jiān)、權權證辦理理等一系系列資料料文件（具具體按照照房地產(chǎn)產(chǎn)事業(yè)部部檔案案管理規(guī)規(guī)定及及附件目目錄進行行整理）；4、單位實實施或完完成的項項目資料料（從談談判、接接洽開始始形成的的文件開開始到項項目操作作完成止止，單項項目進行行歸檔）5、與當?shù)氐卣毬毮懿块T門往來函函件；6、單位（部部門）簽簽訂的經(jīng)經(jīng)濟合同同；7、客戶、特特約商家家資料及及信息管管理

7、；8、公司的的媒體宣宣傳資料料、銷售售報表；9、財務會會計憑證證、賬冊冊、月度度、年度度財務報報表；10、各部部門（單單位）報報請集團團批復的的工作聯(lián)聯(lián)系單、工工作計劃劃、總結(jié)結(jié)、統(tǒng)計計報表、簡簡報；11、人事事勞資檔檔案及信信息管理理；12、單位位（部門門）例會會會議紀紀要；一三、各部部門與其其相關業(yè)業(yè)務單位位函件；14、儀器器、設備備維修保保養(yǎng)資料料；一五、其他他具有法法律效率率或保存存價值的的文件資資料。第九條 資料點點收、歸歸檔的層層級和權權限：1、公文文文書、財財務、技技術資料料：按照照權責屬屬于集團團的由集集團歸檔檔，事業(yè)業(yè)部的由由事業(yè)部部歸檔，子子公司的的由子公公司歸檔檔。2、人

8、事資資料：集集團副職職(含)以上人人員、集集團總部部、總部部所在地地事業(yè)部部、子公公司的行員集務計的由歸總總部所在在地以外外的事業(yè)業(yè)部、子子公司的的其他行行管人員員，根據(jù)據(jù)管轄權權自行管管理。汽汽修行業(yè)業(yè)師傅、學學徒，旅旅游度假假行業(yè)服服務人員員的案由用人人單位歸歸檔。歸歸檔內(nèi)容容、目錄錄按照人人力資源源中心的的統(tǒng)一要要求辦理理。3、法律事事務、審審計類資資料由職職能部門門整理，交交集團檔檔案室歸歸檔，每每年六月月前向檔檔案室移移交上年年度資料料。4、證照類類資料的的歸檔，按按證照照管理辦辦法執(zhí)執(zhí)行。第十條 工作要要求：（一）時限限要求：1、工程、項項目、課課題等文文件材料料在其項項目鑒定定、

9、竣工工后或財財務決算算后三個個月內(nèi)歸歸檔，周周期長的的可分階階段、單單項歸檔檔；2、外購設設備儀器器或引進進項目的的文件材材料在開開箱驗收收或接收收后即時時登記，安安裝調(diào)試試后向檔檔案部門門移交；3、公司領領導、職職工外出出參加公公務活動動形成的的文件材材料應在在活動結(jié)結(jié)束后及及時移交交；4、會計文文件材料料在會計計年度終終了后由由會計部部門整理理歸檔；5、電子文文件邏輯輯歸檔實實時進行行，物理理歸檔應應與紙質(zhì)質(zhì)文件歸歸檔時間間一致；6、磁帶、照照片及底底片、膠膠片、實實物等形形式的文文件材料料應在工工作結(jié)束束后及時時歸檔。（二）資料料點收工工作要求求：1、檢查資資料的文文本及附附件是否否完整

10、，如如有短缺缺應立即即追查歸歸入；2、文件或或資料的的處理手手續(xù)必須須完備，如如有遺漏漏應立即即退回經(jīng)經(jīng)辦部門門補辦；3、與本案案無關的的文件或或不應隨隨案歸檔檔的文件件，應立立即退回回經(jīng)辦部部門；4、所有資資料辦理理完畢后后，經(jīng)辦辦人應在在規(guī)定時時間內(nèi)移移交專(兼)職職管理員員統(tǒng)一歸歸檔，并并附資料料詳細清清單(附附表一)。5、資料點點收經(jīng)辦辦人調(diào)動動或離職職，應辦辦理資料料移交手手續(xù)，主主管領導導負責監(jiān)監(jiān)交。（三）資料料歸檔工工作要求求：1、所有檔檔案資料料除依規(guī)規(guī)定應提提交有關關職能中中心外，均均一律以以原件存存檔。提提交有關關職能中中心的檔檔案資料料，須以以復印件件存檔。文文件材料料歸

11、檔后后，一律律不得更更改。2、所有文文字資料料原則上上采用電電腦打印印件或復復印件歸歸檔，須須保存手手寫資料料的，應應使用碳碳素墨水水或藍黑黑墨水書書寫；傳傳真件須須復印后后合并歸歸檔。3、電子文文檔、圖圖片等資資料須備備份保存存，必要要時刻錄錄成光盤盤進行歸歸檔。外外文（或或少數(shù)民民族文字字）材料料若有漢漢譯文的的應與漢漢譯文一一并歸檔檔，無譯譯文的要要譯出標標題后歸歸檔。4、資料歸歸檔時，應應認真核核對是否否完整，如如有短缺缺，應立立即追查查歸入。5、項目、工工程等相相關證照照、文件件在辦理理完成時時，需先先移交歸歸檔，不不得私人人存放保保管。6、歸檔的的文件材材料一般般一式一一份。重重要

12、的、利利用頻繁繁的和有有專門需需要的可可適當增增加份數(shù)數(shù)。7、時案員用登分類登建錄便詢第五章 整理與與立卷第十一條 集團團及下屬屬企業(yè)應應在次年年第一季季度末前前，將上上年度檔檔案資料料進行分分類整理理與立卷卷。第十二條 檔案案整理和和立卷工工作要求求：(一)保證證順序、正正反面正正確；(二)確保保圖紙清清晰，字字跡難辨辨認的，應應附抄件件；(三)及時時修補殘殘破檔案案資料，特特殊情況況下應附附復印件件；(四)材料料過窄應應加襯邊邊，過寬寬應折疊疊整齊。第十三條 檔案案立卷要要求：(一)分類類準確，同同一中心心內(nèi)容的的檔案資資料須一一起組卷卷；(二)卷宗宗標準，規(guī)規(guī)范統(tǒng)一一，編號號連續(xù)；(三)

13、卷號題種制關碼備進錄；(四)編碼碼頁次要要求連續(xù)續(xù)，不增增減頁碼碼；(五)案卷卷厚度應應控制在在1-22厘米之之間；(六)每一一案卷須須端正書書寫標題題和編號號；(七)裝訂訂標準、整整齊，裝裝訂線統(tǒng)統(tǒng)一為文文書頁面面左側(cè)22公分處處，用厚厚質(zhì)牛皮皮紙作封封皮，以以細繩裝裝訂；(八)全集集團應采采用統(tǒng)一一的檔案案袋(盒盒)封存存。第六章 保管與與使用第十四條 檔案案保存要要求：（一）防止止檔案的的損壞，延延長檔案案使用壽壽命，維維護檔案案安全。（二）做好好檔案的的防火、防防盜、防防水漬、防防潮、防防蟲蛀、防防塵、防防鼠害、防防高溫、防防強光等等工作。第十五條 檔案案管理員員應保持持相對穩(wěn)穩(wěn)定，專

14、專兼職人人員由基基層各單單位申報報，集團團審批，下下發(fā)確認認文件；其崗位位調(diào)整需需報集團團總裁辦辦同意后后方可辦辦理，崗崗位調(diào)整整前，須須辦理檔檔案交接接手續(xù)，交交接由檔檔案管理理員的直直接上級級監(jiān)交，對對重點單單位總裁裁辦可派派人監(jiān)交交。檔案案移交時時要認真真對照移移交人在在上次接接交時的的檔案清清單，確確保檔案案數(shù)量。第十六條 接交交人員應應對移交交的所有有檔案資資料的完完整性負負責。因因監(jiān)交人人、接交交人失職職造成的的責任由由監(jiān)交人人、接交交人承擔擔。交接接時，接接交人、監(jiān)監(jiān)交人要要敦促移移交人出出示其上上次接交交時的清清單，本本次交接接內(nèi)容不不得比上上次交接接內(nèi)容減減少。第十七條 借閱

15、閱、復制制檔案要要求：(一)案卷卷原則上上不許借借出，只只供在檔檔案室查查閱。未未歸檔的的文件及及資料可可借出。凡借閱、復制檔案須填寫檔案使用申請表(見附表二)。(二) 檔檔案管理理人員必必須嚴格格遵守國國家保密密法及公公司各項項保密制制度，嚴嚴格履行行借閱登登記手續(xù)續(xù)，認真真審查審審批權限限是否符符合規(guī)定定的要求求。借閱閱、復制制使用秘秘密級檔檔案資料料，須經(jīng)經(jīng)檔案主主管領導導批準；機密級級檔案資資料須經(jīng)經(jīng)使用單單位第一一負責人人核準，報報上一級級分管領領導審批批；絕密密級檔案案資料需需報集團團總裁審審批。密密級的劃劃分見保保密制度度。（三）借出出的檔案案材料不不得轉(zhuǎn)借他他人，不不得帶入公公

16、共場所所；借閱人人不得撕撕毀、涂涂改檔案案；不得得擅自摘摘錄檔案案內(nèi)容；任何人人不許將將檔案內(nèi)內(nèi)容泄露露給無關關人員，如如有泄露露和公布布檔案內(nèi)內(nèi)容者，視視情節(jié)輕輕重予以以處理。 (四)復復制檔案案資料需需由檔案案員辦理理，并加加蓋 “與原件件無異”、“使用用用途”和“有效期期限”等內(nèi)容容的藍色色印章。第十八條 各單單位應建建立健全全檔案管管理辦法法，添置置保管設設施，確確保各類類檔案妥妥善保管管。一旦旦發(fā)現(xiàn)被被盜或丟丟失，應應立即逐逐級報告告。第七章 鑒定與與銷毀第十九條 檔案案資料須須每年綜綜合鑒定定一次：(一)從檔檔案的內(nèi)內(nèi)容、來來源、時時間、可可靠程度度、名稱稱等方面面鑒別檔檔案的價價

17、值。(二)依據(jù)據(jù)價值確確定各類類檔案的的保存年年限分為為永久、長長期、短短期三種種。第二十條 經(jīng)鑒鑒定已過過保存年年限、失失去保存存價值的的檔案，由由檔案員員登記造造冊（見見附表三三），提提出處理理建議，經(jīng)經(jīng)檔案主主管領導導審核，報報集團分分管副總總裁或事事業(yè)部總總經(jīng)理核核準；重重要資料料銷毀前前須報集集團總裁裁或總裁裁授權委委托人審審批。第二十一條條 經(jīng)經(jīng)批準銷銷毀的檔檔案資料料銷毀時時由上一一級領導導和本單單位檔案案主管領領導監(jiān)銷銷。第八章 罰 則則第二十二條條 凡違反反本辦法法第七、九九、十條條第一、二二款者，未未造成損損失的處處責任人人101000元罰款款，造成成損失的的全額賠賠償。第

18、二十三條條 凡凡違反本本辦法第第十條第第三款者者，處責責任人550-2200元元罰款。第二十四條條 凡違違反本辦辦法第十十二、十十三條者者，處責責任人550-2200元元罰款。第二十五條條 凡違違反本辦辦法第十十四、十十八條者者，處責責任人1100-4000元罰款款。第二十六條條 凡違反反本辦法法第十五五、十六六條者，處處責任人人10-1000元罰款款。其中中：擅自自調(diào)整檔檔案管理理員崗位位的，處處單位第第一負責責人5000元罰罰款，未未及時監(jiān)監(jiān)督辦理理交接手手續(xù)的處處第一負負責人4400元元罰款。造造成損失失的由責責任人承承擔全部部責任。第二十七條條 凡違違反本辦辦法第十十七條者者，處責責任人220-1100元元罰款，造造成經(jīng)濟濟損失全全額賠償償，并處處1000-2000元罰罰款。第二十八條條 凡違違反本辦辦法第十十九、二二十、二二十一條條者，處處責任人人50-2000元罰款款。第九章 附 則則第二十九條條 本辦辦法由集集團總裁裁辦負責責解釋。第三十條 本制制度自頒頒布之日日起實行行。附表一：湖南富興集集團檔案案資料移移交清單單移交單位： 接交單單位： 序號檔 案 資 料 內(nèi) 容單位頁數(shù)附 件備注移交人： (簽簽章) 接接交人： (簽章章) 監(jiān)交交人： (簽章章)移交