合同檔案管理暫行辦法

1、 PAGE 10 PAGE 9 xxxx公司合同管理暫行辦法 總 則則第一條 為加強(qiáng)強(qiáng)合同檔檔案管理理，達(dá)到到標(biāo)準(zhǔn)化化、科學(xué)學(xué)化、規(guī)規(guī)范化、制制度化要要求，結(jié)結(jié)合業(yè)務(wù)務(wù)操作實(shí)實(shí)際，制制定本辦辦法。第二條 合同檔檔案是記記載每一一筆業(yè)務(wù)務(wù)從申請(qǐng)請(qǐng)、調(diào)查查、審查查、審批批、辦理理到事后后檢查、催催收、清清償?shù)人袠I(yè)務(wù)務(wù)環(huán)節(jié)的的全流程程記錄。 第三條 檔案管管理原則則是財(cái)務(wù)務(wù)部門保保管完整整的核心心檔案資資料，同同時(shí)建立立業(yè)務(wù)臺(tái)臺(tái)帳，以以便日常常查閱，方方便利用用。 檔案的保管管第四條 設(shè)立專專用的檔檔案柜，嚴(yán)嚴(yán)格管理理檔案，包包括整理理材料立立卷歸檔檔，后續(xù)續(xù)材料的的補(bǔ)入收收檔，檔檔案的調(diào)調(diào)閱、

2、借借閱、復(fù)復(fù)印、檢檢查等。第五條 財(cái)務(wù)部部門負(fù)責(zé)責(zé)收集完完善業(yè)務(wù)務(wù)檔案資資料；負(fù)負(fù)責(zé)建立立業(yè)務(wù)臺(tái)臺(tái)帳、業(yè)業(yè)務(wù)部門門復(fù)印留留存有關(guān)關(guān)資料，便便于查閱閱。檔案的立卷卷第六條 每筆檔檔案根據(jù)據(jù)業(yè)務(wù)操操作流程程要求，按按照以企企業(yè)為單單位，以以時(shí)間為為順序排排列，編編立序號(hào)號(hào)。第七條 經(jīng)辦業(yè)業(yè)務(wù)人員員須整理理合同資資料，檢檢查內(nèi)容容是否真真實(shí)、填填寫是否否完整，完完善全部部業(yè)務(wù)手手續(xù)后，填填寫檔檔案移交交表（一一式兩份份，移交交部門留留存一份份，接收收部門留留存一份份）并將將該筆業(yè)業(yè)務(wù)的所所有資料料交由財(cái)財(cái)務(wù)部門門檢查，封封存，由由財(cái)務(wù)部部門進(jìn)行行歸檔登登記，完完成檔案案的歸檔檔整理。檔案的調(diào)閱閱第八

3、條 建立檔檔案調(diào)閱閱登記薄薄。調(diào)閱閱檔案，需需經(jīng)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)，調(diào)閱閱應(yīng)在檔檔案保管管地進(jìn)行行，不得得帶離，不不得折疊疊、涂改改、拆換換、損毀毀，并且且應(yīng)嚴(yán)格格遵守保保密制度度，不得得違規(guī)泄泄露客戶戶資料。第九條 如果確確需外借借檔案的的，應(yīng)填填寫外借借單，外外借單上上必須由由部門負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字。一一般外借借要當(dāng)日日歸還，特特殊情況況不超過過3日，交交回時(shí)檔檔案檢查查內(nèi)容是是否齊全全，并將將外借單單入檔保保存。檔案的交接接第十條 建立立檔案交交接制度度。設(shè)立立檔案交交接登記記薄，交交接時(shí)經(jīng)經(jīng)辦人員員應(yīng)當(dāng)面面清點(diǎn)，辦辦理交接接手續(xù)，簽簽署交接接人姓名名和交接接日期。檔檔案移交交表一式式兩份，一一

4、份交經(jīng)經(jīng)辦人員員，一份份隨檔封封存。檔案的銷毀毀第十一條 根據(jù)據(jù)檔案重重要程度度和性質(zhì)質(zhì)的不同同，分別別確定保保管期限限，超過過保管期期限的檔檔案，按按規(guī)定統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行行銷毀。 第第十二條條 檔檔案的銷銷毀，必必須經(jīng)有有關(guān)負(fù)責(zé)責(zé)人批準(zhǔn)準(zhǔn)，在銷銷毀前應(yīng)應(yīng)清點(diǎn)核核實(shí)，并并登記檔檔案銷毀毀清單。第十三條 本辦辦法自發(fā)發(fā)布之日日起實(shí)施施。xx年x月月x日附件： 11、擋案案調(diào)閱登登記表 2.檔案案外借單單3.檔案移移交調(diào)閱閱表4.檔案資資料清單單5.業(yè)務(wù)經(jīng)經(jīng)辦人員員確認(rèn)單單借閱時(shí)間借閱人借閱事由歸還時(shí)間歸還接收人人附件1檔案調(diào)閱登登記表附件2檔案外借單單外借檔案編編號(hào)：外借原因：外借檔案材材料清單單：1

5、、2、3、4、5、6外借申請(qǐng)人人簽字： 日日期：申請(qǐng)部門負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字： 日期期：外借審查意意見： 負(fù)責(zé)人人簽字： 日期：外借檔案日日期： 經(jīng)辦人人簽字： 外借檔案頁頁數(shù)： 經(jīng)辦人人簽字： 檔案歸還日日期： 經(jīng)辦人人簽字： 附件3檔案移交表表移交人簽字字接收人簽字字移交部門負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字接收部門負(fù)負(fù)責(zé)人簽簽字移交原因：移交檔案編編號(hào)：移交材料清清單（可可另附紙紙）：移交結(jié)果：監(jiān)交人簽字字：日 期：附件4檔案資料清清單 檔案案號(hào)：序號(hào)資料名稱類別份數(shù)備注1客戶經(jīng)理調(diào)調(diào)查報(bào)告告2風(fēng)控部審查查報(bào)告3有權(quán)審批人人審批表表4借款合同5質(zhì)押物清單單6借據(jù)7收據(jù)8身份證復(fù)印印件9擔(dān)保保函10個(gè)人信用反反擔(dān)保保保函11121314151617附業(yè)務(wù)經(jīng)辦人人員確認(rèn)認(rèn)單 此聯(lián)歸歸檔客戶信息客戶名稱合同金額合同簽訂日日期經(jīng)辦人信息息客戶開發(fā)業(yè)務(wù)洽談手續(xù)辦理風(fēng)控人員批準(zhǔn)人簽字字業(yè)務(wù)經(jīng)辦人人員確認(rèn)認(rèn)單 此聯(lián)聯(lián)財(cái)務(wù)留留存客戶信息客戶名稱合同金額合同簽訂日日期經(jīng)辦人信息息客戶開發(fā)業(yè)務(wù)洽談手續(xù)辦理風(fēng)控人員批準(zhǔn)人簽字字xx業(yè)務(wù)經(jīng)經(jīng)辦人員員確認(rèn)單單 此聯(lián)歸歸檔合同信息融資客戶投資客戶合同簽訂日日期經(jīng)辦人信息息融資客戶開開發(fā)融資客戶調(diào)調(diào)查融資客戶手手續(xù)辦理理投資客戶開開發(fā)投資客戶手手續(xù)辦理理風(fēng)控批準(zhǔn)人簽字字xx業(yè)務(wù)經(jīng)