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文檔簡介

1、行政部工作作職責(zé)及及管理辦辦法目的 加強(qiáng)公公司總部部辦公管管理,提提高辦公公效率,降降低辦公公成本原原則 辦公公管理貫貫徹 “規(guī)規(guī)范、效效率、效效益”的的理念規(guī)規(guī)范 以制制度規(guī)范范辦公管管理效率率 有助于于提高整整體工作作效率效效益 減少少資源耗耗費,降降低成本本1. 基本行行為規(guī)范范 112. 辦公環(huán)環(huán)境管理理 223. 顧客接接待管理理 224. 電話及及郵件管管理 35. 辦公公用品及及設(shè)備管管理 46.日常事事務(wù)管理理 557. 時間管管理 68. 報刊刊、書籍籍管理 699. 印印章管理理 7710. 鑰匙匙管理 7111. 用車制制度 8122. 會會議管理理 8813. 檔案案管

2、理 91. 基本本行為規(guī)規(guī)范1.1 部部門各員員工要發(fā)發(fā)揚團(tuán)體體精神,加強(qiáng)理理解與溝溝通,在在工作與與生活中中相互支支持與合合作,對對同事的的合理請請求,在在力所能能及的范范圍里,應(yīng)盡可可能提供供幫助;1.22 公司司內(nèi)與同同事相遇遇應(yīng)點頭頭行禮表表示致意意1.33 上班班時間不不得隨意意閑逛,串崗,聊天,不得討討論與公公司業(yè)務(wù)務(wù)無關(guān)的的其他事事情;11.4 不得在在辦公室室大聲喧喧嘩,兩兩個員工工互相討討論時,可可放低聲聲音;三三個或三三個以上上員工討討論問題題時,須須到會議議室進(jìn)行行討論,以免影影響其他他員工的的工作;1.55 在日日常工作作中,做做到對對事不對對人,而非對人不不對事1.6

3、6 走通通道、走走廊時要要放輕腳腳步,不不能一邊邊走一邊邊大聲說說話,更更不得唱唱歌或吹吹口哨等等。在通通道、走走廊里遇遇到上司司或客戶戶要禮讓讓,不能能搶行。1.7 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙,吸煙須到指定地點。2. 辦公公環(huán)境管管理2.1 行行政部衛(wèi)衛(wèi)生管理理的范圍圍為公司司辦公大大廳、會會議室、更更衣室、花花盆、魚魚缸及走走廊、門門窗等處處的衛(wèi)生生。 22.2 行政人人員看到到大廳地地上有污污漬應(yīng)立立即指示示保潔員員處理干干凈,當(dāng)當(dāng)保潔員員不在時時,應(yīng)親親自處理理。確保保公司的的衛(wèi)生、整整潔。22.3每每天的值值日生在在下班后后應(yīng)將辦辦公大廳廳的桌面面擦拭干干凈,處處理干凈凈煙灰缸缸和垃圾圾桶內(nèi)

4、垃垃圾;并并最后將將抹布洗洗凈掛好好,掃把把、拖把把放置妥妥當(dāng)。22.4注注意安全全用電:電線、電電器殘舊舊不符合合規(guī)范的的,應(yīng)及及時更換換;嚴(yán)禁禁擅自私私接電源源和使用用額外電電器,不不準(zhǔn)在辦辦公場所所使用電電爐。22.5下下班后要要關(guān)好公公司所有有門窗,關(guān)關(guān)閉電源源。2.6 空空調(diào)管理理:2.6.11 每天天早上來來公司后后應(yīng)立即即打開辦辦公區(qū)域域空調(diào),下下班后離離開公司司前應(yīng)檢檢查關(guān)閉閉所有空空調(diào)。22.6.2 會會議室、更更衣室等等無人處處應(yīng)將空空調(diào)關(guān)閉閉。午飯飯時,可可將微波波爐處兩兩個空調(diào)調(diào)打開換換氣,午午飯用畢畢也應(yīng)立立即關(guān)閉閉。2.6.33 中午午午休,大大部分員員工離開開公司

5、時時,可關(guān)關(guān)閉部分分空調(diào),然然后打開開窗戶透透氣。下下午上班班后將窗窗戶關(guān)閉閉。2.7注重重辦公場場所的清清潔,使使用過的的紙張,廢物不不得隨意意亂扔.每位員員工負(fù)責(zé)責(zé)清理并并保持個個人辦公公區(qū)域的的干凈整整潔,井井然有序序;3. 顧客客接待管管理公司來客由由前臺接接待負(fù)責(zé)責(zé)。接待待人員應(yīng)應(yīng)熱情大大方,遵遵守員工工文明禮禮儀規(guī)范范,維護(hù)護(hù)公司形形象和利利益;并并根據(jù)來來訪意圖圖正確及及時引導(dǎo)導(dǎo)來客與與領(lǐng)導(dǎo)會會見。33.1 接待人人員必須須儀表端端莊、整整潔。具具體要求求是: 3.11.1 頭發(fā):職員頭頭發(fā)要經(jīng)經(jīng)常清洗洗,保持持清潔,男男性職員員頭發(fā)不不宜太長長。 33.1.2 指指甲:指指甲不

6、能能太長,應(yīng)應(yīng)經(jīng)常注注意修剪剪。涂指指甲油要要盡量用用淡色。3.1.33 口腔腔:保持持清潔,上上班前不不能喝酒酒或吃有有異味食食品。 3.11.4 化妝:應(yīng)給人人清潔健健康的印印象,不不能濃妝妝艷抹,不不宜用香香味濃烈烈的香水水3.22 接待待環(huán)境應(yīng)應(yīng)該清潔潔、整齊齊、明亮亮、美觀觀,無異異味。33.2.1 接接待環(huán)境境包括前前臺、沙沙發(fā)區(qū)、走走廊等處處。3.2.22 辦公公桌上的的文件、文文具、電電話等物物品應(yīng)擺擺放整齊齊。不常常用的東東西和私私人用品品,應(yīng)放放置在抽抽屜中。3.2.3 茶葉、杯具要準(zhǔn)備齊全??腿俗吆?,應(yīng)及時清洗茶具和煙灰缸,并重新擺放好。3.2.4 接待區(qū)的報紙應(yīng)定期更新

7、。3.3 接待來訪者的工作程序:3.3.1 要時刻注意公司大門,發(fā)現(xiàn)有客人朝門口走來,應(yīng)站立面帶微笑迎接來訪者,為公司樹立良好的形象。3.3.2 了解客人的來訪緣由,并及時聯(lián)系被訪人。如果被訪人臨時不在或有事,應(yīng)立即請其入座,款待茶水,遞送報紙以派遣時間,或者輕松的與之交談,使之感到不被冷淡。如果實在無法接待客人,應(yīng)立即向?qū)Ψ秸f明情況,應(yīng)主動請對方留言并盡快將留言傳達(dá)給被訪人。3.3.3 客人離開時,應(yīng)禮貌送客。對于重要的客人,應(yīng)送至電梯處并為客人按電梯按鈕。3.4 接待人員要留一份公司內(nèi)部電話簿;并按一定規(guī)律分類歸檔訪客名片。應(yīng)記住常來的客人,看到對方應(yīng)及時喊出姓氏。3.5向客人遞交物件時,

8、如遞文件等,要把正面、文字對著對方的方向遞上去,如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器,應(yīng)把刀尖向著自己。3.6如遇有客人進(jìn)入隔斷區(qū)應(yīng)禮貌勸阻,上班時間(包括午餐時間)辦公室內(nèi)都應(yīng)保證有人接待。4. 電話話及郵件件管理/b電話話管理4.11 電話話來時,聽聽到鈴響響,至少少在第二二聲鈴響響前取下下話筒。如如果耽擱擱了一小小會,拿拿起電話話后,要要先向?qū)Ψ秸嬲\誠致歉。說說話應(yīng)稍稍慢而清清晰,同同時面帶帶微笑。4.2 通話時先問候,并自報公司、部門。對方講述時要留心聽,并記下要點。未聽清時,及時告訴對方,結(jié)束時禮貌道別,待對方切斷電話,自己再放話筒。 4.2對不指名的電話

9、,判斷自己不能處理時,可坦白告訴對方,并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接聽人。4.3暫時離座時,同部門或鄰座同事請主動接聽來電并作好電話記錄。4.4打電話時簡明扼要,抓住關(guān)鍵,并盡可能降低音量。4.5行政人員應(yīng)訓(xùn)練自己的聽辨能力,當(dāng)老客戶打來電話時,應(yīng)能立即使用合適的稱謂問候?qū)Ψ健?.6 若無特殊理由,上班時間內(nèi)盡量避免拔打私人電話,禁止長時間拔打私人電話.4.7 與工作無關(guān)的來電應(yīng)盡快結(jié)束通話,或告知對方另約時間通電話。4.8 如果此時不便談話,應(yīng)直言相告,或者稍后再回電話,并說明回電話的準(zhǔn)確時間。4.9 正在與客人交談時接來電,應(yīng)先向客人致歉并盡快結(jié)束

10、通話。4.10 接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭辯和隨意承諾,而應(yīng)先致歉意然后再通過相關(guān)手續(xù)解決問題。郵件管理4.11 公司收發(fā)的所有郵件都應(yīng)登記在冊,并注明詳細(xì)時間。4.12 對于一些重要的,保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發(fā),對于一些不緊急的郵件則用掛號,平信或普通包裹寄發(fā)。4.13 寄往相同地址的特快郵件請放在同一信封一起寄出,以免發(fā)生不必要的開支。4.14 公司寄發(fā)的郵件均為公司往來文件或單據(jù), 切勿在公司郵件中加入私人郵件;4.15 對于重要的信件,在轉(zhuǎn)送至收信人前最好復(fù)印一份保存,以備查詢。5. 辦公公用品及及設(shè)備管管理所有辦公用用具、用用品的購購置統(tǒng)一一由行政政部制訂訂計劃、報

11、報經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可購置。辦辦公設(shè)備備由行政政部負(fù)責(zé)責(zé)管理和和維護(hù)。辦公用品管理5.1在每月的25日前,各部門必須把本部門下月所需的辦公用品預(yù)算清單報送行政部文員處,辦公室根據(jù)各部門所報預(yù)算按需購買;5.2 加強(qiáng)領(lǐng)用登記制度,所有辦公用品及辦公耗材的領(lǐng)用,須按實際領(lǐng)用數(shù)量作出登記并簽字確認(rèn); 領(lǐng)用辦公用品注意事項5.3 合理發(fā)放個人辦公用品數(shù)量,不得囤積和浪費;5.4 部分文具領(lǐng)用需以舊換新,如各種筆類;5.5 員工在調(diào)動或離職時,須交還計算器,直尺,訂書機(jī)等耐用物品;5.6 如有遺失,需賠償遺失物購置價格的50%后方可辦理調(diào)動或離職手續(xù);5.7 采用固定時間領(lǐng)用辦公用品:每月1日為辦公

12、用品領(lǐng)用日;5.8 對于新入職員工,辦公室人員會在員工入職的第一日準(zhǔn)備好相關(guān)辦公用品后通知其前來領(lǐng)取;5.9 對于墨盒打印紙等辦公耗材,需預(yù)先準(zhǔn)備適量備用,避免由于耗材的不足而影響正常運作.5.10辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。5.11所有員工要勤儉節(jié)約,杜絕浪費,努力降低消耗和辦公費用。電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)管理5.12 大廳設(shè)有兩臺兼掃描、打印、復(fù)印一體的數(shù)碼打印機(jī),使用時打開開關(guān),不使用則應(yīng)關(guān)閉電源。5.13 打印紙分為三層放置:第一層為16K,第二層為A4,第三層則為已經(jīng)用過了一面的廢紙。5.14 堅持勤儉節(jié)約,對于還未完全定稿仍需打印出來的文稿,可利用已用過一面的打印紙。也

13、可把打印過的紙張裝訂起來在公司內(nèi)部用作便簽紙。5.15 嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料,違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。5.16 指定專人使用傳真機(jī),做登記并保留所有發(fā)送記錄。5.17 文件、傳真等應(yīng)及時發(fā)送給有關(guān)人員,不可拖延。6.日常事事務(wù)管理理6.1 行行政部人人員應(yīng)盡盡量堅持持既工作作日記,詳詳細(xì)記錄錄工作時時間和活活動,合合理安排排時間。6.2 協(xié)助需要印制名片的同時統(tǒng)一對外聯(lián)絡(luò)印制名片。收下名片樣張后。問清對方需要時間,聯(lián)系印刷單位,同時負(fù)責(zé)校對和按時將成品遞交給需求者。6.3 應(yīng)提前到崗,監(jiān)督管理出勤登記和打卡。6.4 每天都應(yīng)有一個值日生下班之后打掃衛(wèi)生,因此行政人員每天早上到公司

14、后應(yīng)在寫字板上標(biāo)出值日生的姓名。7. 時間間管理7.1公司司周一至至周六為為工作日日,周日日為休息息日。具具體作息息時間如如下:77.2 7:550 之之前打卡卡報到,7:55088:000 作好好上班前前的一切切準(zhǔn)備;7.33 8:0012:00 上午上上班時間間,下班班后打卡卡;7.4 112:000113:000 午午飯休息息時間,13:0013:40 公司午午休時間間,全部部電腦休休息,員員工可在在辦公桌桌上休息息,或者者看報紙紙,不可可發(fā)出聲聲響影響響他人休休息.77.5 13:50前前打卡,14:00前前完成上上班準(zhǔn)備備7.66 144:000177:400下午上上班時間間,177

15、:400后當(dāng)天天的值日日生開始始打掃衛(wèi)衛(wèi)生.118:000后打打卡.8. 報刊刊、書籍籍管理報刊雜志志管理8.11為了方方便大家家借閱,對以公公司名義義訂閱的的報紙、雜雜志, 采用統(tǒng)統(tǒng)一管理理的辦法法,即以以公司名名義訂閱閱的報紙紙,由行行政人員員按照日日期將近近一個禮禮拜的報報紙依次次夾好置置于報架架處,大大家閱讀讀請在報報架旁就就座,不不要將報報紙帶出出辦公間間.8.2雜志志則統(tǒng)一一存放于于會議室室內(nèi),設(shè)設(shè)立借閱閱登記薄薄,借閱閱時,根根據(jù)要求求填寫相相關(guān)內(nèi)容容后即可可借走;歸還時時將雜志志交還回回負(fù)責(zé)人人處,并并作歸還還記錄;8.33所有雜雜志借閱閱期為一一個星期期,如果果需要續(xù)續(xù)借,請

16、請到保管管人處重重新登記記,每個個續(xù)借期期為一個個星期.個人若若有特殊殊情況需需要長期期保留雜雜志,請請在登記記卡上登登記.書籍保保管88.4借借書人在在借書前前應(yīng)仔細(xì)細(xì)檢查書書刊是否否有損壞壞, 如如有破損損請借書書人主動動提出并并讓負(fù)責(zé)責(zé)人確認(rèn)認(rèn)并做出出證明;否則借借書人將將承擔(dān)賠賠償責(zé)任任;8.5請注注意愛護(hù)護(hù)書刊,保持書書刊的整整潔及完完整性; 書刊刊超過規(guī)規(guī)定借閱閱時間,請主動動辦理續(xù)續(xù)借或歸歸還手續(xù)續(xù),避免免書刊的的遺失.對于遺遺失的書書刊,借借閱人應(yīng)應(yīng)照價賠賠償.9. 印章章管理9.1公司司行政章章、合同同專用章章由行政政主管保保管。行行政部負(fù)負(fù)責(zé)公司司印章的的管理工工作,應(yīng)應(yīng)建

17、立印印章管理理臺帳,對對用印情情況進(jìn)行行督導(dǎo)。9.2 印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度,注明用印人姓名、用印事由(內(nèi)容)、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項。9.3 凡以公司名義制發(fā)的文件,須有總經(jīng)理簽字確認(rèn),方予用印并填寫用印登記。文件用印后,文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。9.4 合同(協(xié)議)的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批,方可加蓋我司合同專用章,并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同(協(xié)議)的原件和復(fù)印件一起存檔;并要求合同內(nèi)容完整,經(jīng)辦人簽字。9.5 公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經(jīng)總經(jīng)理和副總經(jīng)理審批。9.6 借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批,并按所

18、規(guī)定的時限交還。9.7 對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的,要根據(jù)情節(jié)輕重予以處理。9.8 印章保管人所屬部門經(jīng)理對印章保管人運用印章負(fù)有監(jiān)督責(zé)任,并相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。9.9 其他部門如需使用印章,應(yīng)向總經(jīng)理申請。行政部不得將印章帶出辦公室,也不得委托他人代蓋印章,更不得隨意交給他人拿走使用。10. 鑰鑰匙管理理10.1 公司所所有鑰匙匙由行政政主管統(tǒng)統(tǒng)籌管理理、復(fù)制制,各部部門鑰匙匙由部門門負(fù)責(zé)人人管理。10.2如因公需使用鑰匙,得向保管人說明使用目的,用畢后應(yīng)立即歸還。10.3部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理鑰匙的使用,不得任意復(fù)制或允許同仁借予他人使用,否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。10.4鑰匙保管

19、人應(yīng)遵守下列條件,否則所受損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任,并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。10.4.1 離職時應(yīng)將鑰匙繳交辦公室負(fù)責(zé)人。10.4.2 鑰匙遺失時,應(yīng)立即向行政部報備。10.4.3 未經(jīng)行政部同意不得復(fù)制。10.4.4 不能任意借予外人使用。11. 用用車制度度11.1公公司內(nèi)部部用車應(yīng)應(yīng)經(jīng)行政政部統(tǒng)一一調(diào)度。公公司用車車范圍:11.1.11 提貨貨發(fā)貨時時(當(dāng)貨貨運公司司較遠(yuǎn),貨貨物較多多時使用用);111.11.2 公司有有重要會會客任務(wù)務(wù),接送送客戶時時;111.1.3 業(yè)業(yè)務(wù)申請請出差時時;111.1.4 雨雨雪過大大,無法法騎車時時;111.1.5 攜攜帶貴重重物品及及大量現(xiàn)現(xiàn)金出外

20、外或歸來來時;111.11.6 車輛有有問題需需要維修修時或需需要加油油時;111.11.7 有緊急急公事,須須盡快辦辦理時;11.1.88 總經(jīng)經(jīng)理安排排合理使使用時;11.2 上上述用車車范圍視視情況可可在長城城車與中中華車之之間協(xié)調(diào)調(diào)使用,奧奧德賽非非特殊情情況不予予以使用用;111.3 出差用用車(合合肥以外外)用車車人一般般情況下下提前半半天通知知行政部部,行政政部經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)認(rèn)后指導(dǎo)導(dǎo)用車人人完整填填寫派車車單,隨隨后下發(fā)發(fā)車鑰匙匙及停車車卡;需需滿油交交車;111.44收回派派車單后后,行政政部負(fù)責(zé)責(zé)記錄在在車輛登登記本上上,確保保派車單單與登記記本登記記項目一一一對應(yīng)應(yīng),以備備

21、核查;11.5 準(zhǔn)準(zhǔn)時交納納車輛保保險、營營運、養(yǎng)養(yǎng)路、年年審以及及相關(guān)稅稅費。12. 會會議管理理會議室管管理112.11愛護(hù)會會議室設(shè)設(shè)備,未未經(jīng)許可可不得擅擅自將會會議室內(nèi)內(nèi)一切設(shè)設(shè)備,物物品等移移至它處處使用.12.2會議議結(jié)束后后,將各各自座椅椅歸位,擺放整整齊, 以便下下個會議議人員使使用.112.33行政部部人員應(yīng)應(yīng)最后離離開,檢檢查會議議室,關(guān)關(guān)閉所有有電源,包括使使用的電電腦,投投影儀等等.若發(fā)發(fā)現(xiàn)會議議室內(nèi)設(shè)設(shè)備等物物品不能能正常使使用時,應(yīng)及時時記錄并并聯(lián)系維維修人員員.會會議與接接待112.44 行政政部負(fù)責(zé)責(zé)公司總總經(jīng)理及及副總經(jīng)經(jīng)理主持持召開的的各種會會議的組組織和

22、服服務(wù)工作作。122.5 擬定會會議議程程、日程程表。112.66準(zhǔn)確了了解領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)的意圖圖,掌握握會議主主題、會會議時間間、會議議地點、要要求出席席人員、與與會人員員應(yīng)準(zhǔn)備備的材料料等,及及時通知知到位,必必要時留留下通知知記錄。12.7會議期間,根據(jù)不同層次的會議要求,提供相應(yīng)的會議服務(wù):會場準(zhǔn)備與布置、會議記錄、茶水供應(yīng)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時需求等。12.8會后清理會場,打掃衛(wèi)生,編制會議紀(jì)要,做出會議總結(jié)等。13. 檔檔案管理理 為對公公司的文文件檔案案實行規(guī)規(guī)范化管管理,提提高存檔檔文件材材料的質(zhì)質(zhì)量,方方便查尋尋和參閱閱,特制制訂本規(guī)規(guī)定。 本規(guī)定定所指文文件檔案案,為公公司在經(jīng)經(jīng)營活動動中

23、形成成的以文文件資料料、傳真真、書信信、圖表表、簿冊冊、像片片、錄音音帶、電電腦盤片片等載體體記載的的各種有有價值的的記錄資資料。文件資資料的歸歸檔113.11 凡與與公司項項目經(jīng)營營、業(yè)務(wù)務(wù)拓展活活動相關(guān)關(guān)的,具具有查考考、利用用價值的的文件材材料均應(yīng)應(yīng)列入歸歸檔文件件的范圍圍。1331.22 對擬擬歸檔的的文件資資料,在在歸檔之之前,應(yīng)應(yīng)根據(jù)該該文件的的時間、內(nèi)內(nèi)容、形形式和簽簽發(fā)部門門,進(jìn)行行準(zhǔn)確分分類。113.33 為了了方便查查尋,對對已經(jīng)分分類好的的文件要要登記、立立卷,并并填寫詳詳盡的卷卷內(nèi)文件件目錄和和案卷卷目錄。機(jī)機(jī)密文件件另類歸歸檔。113.44 對同同一卷內(nèi)內(nèi)的文件件的排列列要遵循循如下原原則:113.44.1 保持聯(lián)聯(lián)系,便便于查找找;133

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