醫(yī)學(xué)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育論文

醫(yī)學(xué)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育論文1系統(tǒng)建立的意義1.1適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的發(fā)展該系統(tǒng)利用靈敏的分級受權(quán)管理功能，使得下屬二級單位管理人員和項目管理員都能夠在權(quán)限范圍內(nèi)很好地開展工作，充分適應(yīng)了現(xiàn)有管理構(gòu)造與人員分工。在開班申請、證書管理等環(huán)節(jié)引入在線審批機制，使得上下級日常審批能在本系統(tǒng)中便捷實現(xiàn)。這一管理形式的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理發(fā)展的趨勢，促進了對我院辦公室自動化的進程，實現(xiàn)了繼續(xù)教育項目全生命周期信息化管理。1.2提升了培訓(xùn)質(zhì)量標準的操作流程能夠有效保證項目質(zhì)量的穩(wěn)定性，是控制繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項目質(zhì)量良好手段[2]。從項目導(dǎo)入、項目分配、開班申請、教師管理、學(xué)員管理、課表管理、證書管理、賬目管理到統(tǒng)計查詢等繼教項目管理的各個環(huán)節(jié)都被納入本系統(tǒng)中，程序化、規(guī)范化流程大大提升了項目培訓(xùn)質(zhì)量；并且系統(tǒng)能夠?qū)γ恳徊街匾僮鬟M行自動記錄，對項目執(zhí)行經(jīng)過起到監(jiān)督的作用，對提升培訓(xùn)質(zhì)量也具有重要的意義。1.3提高了管理效率相較于傳統(tǒng)的“人工紙介〞管理形式，借助一套統(tǒng)一的工作系統(tǒng)平臺，將項目日常管理的各個環(huán)節(jié)集中在一個平臺進行，實行在線三級管理體系，有效地提高了管理效率和規(guī)范化程度。1.4提供了決策根據(jù)管理經(jīng)過的信息化使得大量管理數(shù)據(jù)沉淀在本系統(tǒng)中，逐步積累項目數(shù)據(jù)、學(xué)員數(shù)據(jù)和教師數(shù)據(jù)，不但使查詢統(tǒng)計更為便捷，而且連續(xù)性的時間序列數(shù)據(jù)為今后的決策工作也提供了充實、準確的數(shù)據(jù)參考，將會使得決策愈加科學(xué)化，為今后我院繼續(xù)教育的更大發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。2系統(tǒng)介紹本系統(tǒng)包括系統(tǒng)主頁和管理系統(tǒng)兩部分。2.1系統(tǒng)主頁通過訪問系統(tǒng)主頁，訪問者能夠?qū)崟r了解我院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育信息動態(tài)，包括查看我院國家級繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項目目錄和短期培訓(xùn)計劃；了解最新招生信息和相關(guān)管理制度等。同時，訪問者還能夠根據(jù)本身需求在網(wǎng)上直接報名參加即將開展的培訓(xùn)項目；學(xué)員還能夠通過此網(wǎng)站查詢本人的學(xué)習(xí)記錄。對于我院各級繼續(xù)教育項目管理人員，可以通過主頁登陸管理系統(tǒng)或快速鏈接到相關(guān)網(wǎng)站，見圖1。2.2管理系統(tǒng)我院共擁有6家直屬醫(yī)院和13家科研院所，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項目實行院校統(tǒng)一管理，三級管理體系，即院校繼續(xù)教育學(xué)院監(jiān)督指導(dǎo)各個院所繼續(xù)教育處，各院所繼續(xù)教育處直接管理其下設(shè)各科室。這一管理組織構(gòu)造決定了本系統(tǒng)管理員構(gòu)造：本系統(tǒng)權(quán)限角色分為系統(tǒng)管理員、二級單位管理員和項目管理員三個層級。系統(tǒng)通過權(quán)限管理實現(xiàn)不同層級管理人員的分工與合作。該管理系統(tǒng)充分結(jié)合繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項目管理流程，將每個詳細環(huán)節(jié)都納入統(tǒng)一的平臺。圖2是本系統(tǒng)的樹狀圖，展示了項目管理的各個環(huán)節(jié)。共包括七個模塊：我的工作平臺、信息、項目管理、教師管理、學(xué)員管理、綜合統(tǒng)計查詢和項目評價。其中，我的工作臺和信息屬于系統(tǒng)擴展功能，非項目管理的常規(guī)流程，主要是為了方便管理人員日常管理。下面主要對其他幾個模塊的功能進行簡單介紹。2.2.1項目管理?！?〕項目導(dǎo)入。項目自獲批公布之日起便進入計劃狀態(tài)。在“國家級CME項目申報與反應(yīng)系統(tǒng)〞中能夠直接導(dǎo)出我院當年所有獲批項目，然后由院校繼續(xù)教育處〔一級管理員〕經(jīng)過模板化處里導(dǎo)入本系統(tǒng)，系統(tǒng)將根據(jù)項目所屬二級單位自動分配到相應(yīng)的二級單位。〔2〕職責(zé)分配。二級管理員再將本單位的項目分別指派給詳細項目管理員。已分配項目將自動轉(zhuǎn)入“職責(zé)已分配項目〞中，假如再分配經(jīng)過中出現(xiàn)分配失誤，可以在此子模塊中更改項目管理員?！?〕開班申請。項目管理員登陸后可看到被分配管理的項目，然后根據(jù)計劃項目開展時間，完成開班申請。對某項目而言，項目管理員可對項目信息進行修改，其中項目學(xué)分只能改小不能改大，而且必須上傳招生公告。對于項目管理員提交的開班申請，將由二級管理員進行審批，審批通過后，項目便正式轉(zhuǎn)為實際項目。此時，項目信息將被自動在系統(tǒng)主頁，并可接受外網(wǎng)學(xué)員在線報名。若開班內(nèi)容有誤或未能到達要求的條件，二級管理員可駁回申請并添加“審批意見〞，由項目管理員重新提交開班申請。〔4〕課表維護。在開班申請審核通過后，項目管理員就可進行課表的添加與維護。同時系統(tǒng)還提供了課表打印和導(dǎo)出功能，供教師、學(xué)員或管理員下載打印課表?！?〕證書管理。根據(jù)項目執(zhí)行流程，證書管理處于培訓(xùn)結(jié)束后的環(huán)節(jié)。在培訓(xùn)結(jié)束后，項目管理員需要向二級管理員提交“辦證申請〞及合格學(xué)員列表；二級管理員進行審批通過；并在線填寫審批意見。辦證申請通過后，項目管理員便可通過證書管理進行證書打印相關(guān)操作。當證書被成功打印后，系統(tǒng)便自動記錄學(xué)員證書處于“已打印〞狀態(tài)，將不可重復(fù)打印。通過證書管理功能，成功實現(xiàn)了學(xué)員學(xué)分證書在線審批、遠程打印、系統(tǒng)管理，不僅節(jié)約了時間，還提高了管理效率，規(guī)范了證書管理，有效避免了以往證書管理中存在的漏洞。2.2.2教師管理?！?〕教師導(dǎo)入與指派。為了使課表添加能夠直接選取配置教師，一級管理員需要在項目開班申請審批通過后對相應(yīng)項目進行教師導(dǎo)入與指派，能夠批量導(dǎo)入、可以按項目添加。指派完成后項目管理員才能在課表添加時選擇教師〔項目管理員沒有添加或更改教師的權(quán)限〕。此項功能使得在項目執(zhí)行經(jīng)過中對教師的管理愈加規(guī)范化。以往，由于人工管理的局限性，缺少有效的監(jiān)督管理機制，在項目實際執(zhí)行經(jīng)過中經(jīng)常出現(xiàn)不按原計劃執(zhí)行，教師更換率較為頻繁，影響了培訓(xùn)質(zhì)量。而通過該模塊巧妙地將建立起一種有效的監(jiān)管機制：一級管理員根據(jù)最初項目申報時的教師安排指派教師，若在項目實際執(zhí)行經(jīng)過中，需要調(diào)整教師，項目管理員必須向一級管理員提出書面申請重新指派教師方可繼續(xù)開展培訓(xùn)。這樣一來，一方面大大降低了項目執(zhí)行經(jīng)過中教師更換率；另一方面也促使各二級單位在項目申報初期，提高對教師選擇的慎重性，進而有效保證了培訓(xùn)質(zhì)量?！?〕教師信息管理。該模塊可對教師信息進行全面管理，包括查看、修改教師基本信息，添加、刪除教師，查詢重復(fù)教師以及查看教師所負責(zé)的項目?！?〕教師綜合查詢。通過教師導(dǎo)入或添加，教師信息逐步被累積并沉淀為一個越來越大的教師信息庫，為之后的綜合查詢奠定了良好地基礎(chǔ)。各級管理員根據(jù)本身權(quán)限與需求，自由設(shè)置查詢條件進行綜合查詢。如：根據(jù)教師職稱、所在單位類型、參加項目屬性、所屬二級學(xué)科等不同的查詢條件進行查詢。并且在查詢結(jié)果中能夠看到教師參加授課的總學(xué)時。這為后期教師評價提供了準確的根據(jù)。2.2.3學(xué)員管理。在本系統(tǒng)中，學(xué)員分為正式學(xué)員和網(wǎng)上學(xué)員，正式學(xué)員是指由項目管理員本人添加或批量導(dǎo)入的學(xué)員，而網(wǎng)上學(xué)員是指通過系統(tǒng)主頁自行選擇項目在線報名的學(xué)員。對于網(wǎng)上學(xué)員需通過項目管理員審核后方能轉(zhuǎn)為正式學(xué)員。以上功能通過“學(xué)員管理〞下的三個子模塊〔正式學(xué)員導(dǎo)入導(dǎo)出、網(wǎng)上學(xué)員管理、正式學(xué)員管理〕即可實現(xiàn)。2.2.4綜合查詢統(tǒng)計。綜合查詢統(tǒng)計各級管理員均可使用，系統(tǒng)將自動根據(jù)每個用戶的權(quán)限，控制每個管理員能夠查詢的范圍。即一級管理員能夠查詢?nèi)核星闆r；二級管理員能夠查詢統(tǒng)計所在二級單位的所有情況；項目管理員只能查看本人所管轄項目的各類情況。由于該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是逐步累積的，因而，隨著每年項目的開展，綜合統(tǒng)計查詢功能將基于一個龐大的繼續(xù)教育項目信息數(shù)據(jù)庫。連續(xù)性的時間序列數(shù)據(jù)，將為短期或中長期的項目總結(jié)、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育規(guī)劃提供準確充實的統(tǒng)計資料，為更為科學(xué)的管理和宏觀決策提供重要的參考根據(jù)。2.2.5項目評價。督查是保證項目舉辦質(zhì)量的關(guān)鍵[3]。本系統(tǒng)的“項目評價〞模塊便起到了項目督查的功能。我院繼續(xù)教育處根據(jù)以往項目管理經(jīng)歷，借鑒兄弟單位成功的經(jīng)歷，經(jīng)過調(diào)研，設(shè)計了一套對項目及教師的評價問卷，將其模板化并嵌入該系統(tǒng)。在每個項目結(jié)束后，要求學(xué)員及時對任課教師和項目開展情況進行反應(yīng)評價，借助系統(tǒng)的統(tǒng)計功能直接進行統(tǒng)計分析。從中了解把握學(xué)員對項目舉辦內(nèi)容的符合程度、教師更換情況、學(xué)分授予、證書發(fā)放情況、教學(xué)環(huán)境等的意見和建議，這為進一步提高培訓(xùn)質(zhì)量，改善項目管理提供了非常有價值的參考。同時，我們基于該系統(tǒng)建立了“按比例不定期抽查〞和“自查〞制度。各級管理員可借助該系統(tǒng)強大的查詢統(tǒng)計功能，經(jīng)常性地檢查項目執(zhí)行情況，有利于進一步提高培訓(xùn)質(zhì)量和管理效率。3系統(tǒng)缺少與改良建議在體驗該管理系統(tǒng)帶來的便捷同時，我們也發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)還存在一些有待進一步改良的地方。3.1數(shù)據(jù)模板與國家級CME項目申報系統(tǒng)對接不良我們在應(yīng)用該系統(tǒng)的經(jīng)過中，感觸最為深切進入的一點是：該系統(tǒng)所設(shè)計的“項目信息模板〞、“教師信息模板〞及“學(xué)員信息模板〞并不能完全與國家級CME項目申報與反應(yīng)系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)相對接。在項目信息模板中，問題主要表如今本系統(tǒng)的項目信息模板字段順序、格式不完全與國家級CME系統(tǒng)導(dǎo)出的excel數(shù)據(jù)庫一致，這就導(dǎo)致在項目導(dǎo)入前，一級管理員需要花費大量的時間和精神將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式調(diào)整為以符合本系統(tǒng)的模板要求，方可成功將項目數(shù)據(jù)導(dǎo)入本系統(tǒng)。而對于“教師信息模板〞，由于國家級CME系統(tǒng)中并沒有對應(yīng)的數(shù)據(jù)，一級管理員必須從項目申請書中逐一收集錄入〔工作量大〕，且項目申請書關(guān)于教師的信息非常有限，遠缺少以知足模板的信息要求。而通過其他方式收集教師信息的成本太高，且在實際操作中也不可行。因而，在系統(tǒng)應(yīng)用初期，這一問題的存在嚴重影響了系統(tǒng)被推廣利用程度。3.2數(shù)據(jù)模板字段控制過嚴，數(shù)據(jù)信息搜集困難由于系統(tǒng)強大的查詢統(tǒng)計功能的實現(xiàn)需要豐富充實的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，因而系統(tǒng)開發(fā)者在設(shè)計數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板時，納入的字段不但數(shù)量多，而且對字段格式的要求也非常嚴格，只要模板中存在一處必填信息不全或格式不正確的現(xiàn)象，整個數(shù)據(jù)庫都將無法導(dǎo)入系統(tǒng)。然而，有些字段信息的搜集的確存在困難，如教師的出生日期、證件號，學(xué)員的出生日期、身份證號、學(xué)歷、所在單位類型等。以上兩個問題，我們經(jīng)太多次與系統(tǒng)開發(fā)者研究討論，要求系統(tǒng)開發(fā)者及時作了修改：將本系統(tǒng)數(shù)據(jù)模板中的字段順序、字段格式盡量與國家級CME系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)格式保持一致，能夠使本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與國家級CME導(dǎo)出數(shù)據(jù)盡量實現(xiàn)對接。對項目管理實際意義不大的字段信息盡量取消或改為選填項，以減輕系統(tǒng)應(yīng)用的推廣阻力。3.3綜合查詢統(tǒng)計功能實現(xiàn)具有一定的局限性強大的綜合查詢統(tǒng)計功能是本系統(tǒng)一個突出優(yōu)勢，然而這一功能目前還不盡完美，其功能的實現(xiàn)需要完善的數(shù)據(jù)支持。正如前文所指出的，部分信息的搜集存在現(xiàn)實性的困難，這在一定程度上限制了某些查詢統(tǒng)計功能的實現(xiàn)。加之，目前系統(tǒng)剛剛應(yīng)用不久，庫中累積的數(shù)據(jù)有限，還不能夠使得該系統(tǒng)強大的查詢統(tǒng)計功能充分實現(xiàn)。3.4個別功能模塊設(shè)計不夠完善此外，系統(tǒng)中個別功能模塊設(shè)計還不夠完善，不能靈敏地應(yīng)對處里實踐管理中一些特殊情況。例如：3.4.1教師重名篩查功能實現(xiàn)欠佳。在教師管理模塊中，批量導(dǎo)入的教師重復(fù)率很高，由于一個教師可能同時擔(dān)任多個項目的培訓(xùn)教師，篩查出重名教師后，只能一個一個進行刪除，大大影響了辦公效率。如若不對重名教師進行篩查清理又會進一步影響將來的查詢統(tǒng)計功能。對此，我們建議系統(tǒng)開發(fā)者在每條記錄前添加勾選框，以實現(xiàn)一次刪除多條重復(fù)記錄的目的。3.4.2教師綜合查詢功能與項目施行相關(guān)的統(tǒng)計連接不夠嚴密。盡管在教師綜合查詢模塊，管理人員能夠根據(jù)不同查詢條件進行所需的查詢統(tǒng)計操作，但這些查詢僅限于教師基本信息的查詢與統(tǒng)計，而這些查詢統(tǒng)計結(jié)果與項目執(zhí)行情況相關(guān)性不大。鑒于此，我們建議系統(tǒng)開發(fā)者在此模塊中增加與項目執(zhí)行情況相關(guān)的查詢統(tǒng)計功能。如教師指派次數(shù)，參加的項目數(shù)、培訓(xùn)的課時數(shù)、擔(dān)任項目負責(zé)人的頻率等，為后續(xù)的教師及項目評價奠定基礎(chǔ)。3.4.3項目綜合查