全過程工程咨詢管理標(biāo)準(zhǔn)項目信息檔案管理

項目信息檔案全過程管理一般規(guī)定（定義概述）在項目建設(shè)期間，[全咨詢管理]機構(gòu)對建設(shè)工程資料和檔案進行管理。應(yīng)建立項目檔案管理體系，明確參建方的檔案管理職責(zé)。1.[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)根據(jù)項目特點和項目的進展階段確認(rèn)相關(guān)方的信息需求和適當(dāng)溝通方式。2.明確各參建方的管理分工，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，建立管理網(wǎng)絡(luò)。對項目全過程所產(chǎn)生的各種項目信息進行收集、處理、檢查和審核，匯總、整理、傳輸和應(yīng)用，進行溝通與協(xié)調(diào)，并形成完整的檔案資料歸類及移交；保證資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。3.[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)組織各參與方將工程文件的形成和積累納入建設(shè)[全咨詢管理]的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。（管理人員）[總控管理部]應(yīng)配備專職或兼職的文件與檔案管理人員。[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)督促各參建方指定專職人員負(fù)責(zé)所在單位的工程文件收發(fā)、加工整理、存檔和檢索等信息管理工作。（咨詢目標(biāo)要求）保證項目信息及時、正確、收集、傳播、存儲以及提取、處置。使項目建設(shè)確保信息流通暢、及時和準(zhǔn)確、具有可追溯性。整合項目關(guān)鍵信息和企業(yè)知識，提升項目的管理能力，為項目提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（咨詢管理任務(wù)）1.[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)進行項目信息化管理，建立項目信息管理制度，明確工作職責(zé)、流程、實施與績效評估、維護辦法等。[全咨詢管理]服務(wù)成果文件與檔案均應(yīng)進行及時收集、整理，項目信息收集與處理、成果及文件編制、工程檔案管理等。成果文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號和簽字蓋章手續(xù)完備，并按項目的統(tǒng)一規(guī)定標(biāo)識，完整存檔。并對參建方的工作進行指導(dǎo)。（原則）項目信息管理應(yīng)貫穿于建設(shè)項目的全周期。項目信息管理應(yīng)遵循高效處理、樞紐唯一、全員管理的基本原則，實現(xiàn)項目信息管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。1.[全咨詢管理]成果及文件應(yīng)真實、有效、全面、系統(tǒng)，隨建設(shè)項目同步完成。2.項目文件應(yīng)符合國家或行業(yè)有關(guān)勘察和設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢驗、檢測、鑒定等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程要求。3.項目信息檔案管理必須依照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328中對于歸檔文字資料、《竣工圖》以及聲像資料的要求、及歸檔、范圍及保管期限，城建檔案館（室）檔案接收范圍、移交工作要求，并應(yīng)按照gb/t9705《文書檔案案卷格式》、gb/t11821《照片檔案管理規(guī)范》、GB／T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、GBT18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范、及現(xiàn)行相關(guān)國家法律、行業(yè)規(guī)范、當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)協(xié)會準(zhǔn)則等規(guī)定進行項目信息檔案管理。4.在采購文件中或簽訂合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)專門條款明確有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體（聲像、光盤、磁盤）等檔案管理內(nèi)容及相應(yīng)責(zé)任。5.應(yīng)接受國家或地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。6.重要項目文件和檔案應(yīng)有紙介質(zhì)備份。（信息及檔案管理計劃）[總控管理部]應(yīng)按照《項目[全咨詢管理]規(guī)劃》，進行目標(biāo)分解，編制項目信息及檔案管理《咨詢管理計劃》，并報建設(shè)單位或項目法人單位審批后實施。在實施過程中，根據(jù)實際情況進行補充和調(diào)整。項目信息及檔案管理（項目信息及檔案管理體系）[總控管理部]應(yīng)根據(jù)實際需要設(shè)立信息與知識管理崗位，經(jīng)過培訓(xùn)的人員；制定檔案管理人員守則，建立檔案收集制度、統(tǒng)計制度、保密制度、借閱制度、檔案管理制度；建立業(yè)務(wù)流程，建立[總控管理]會議制度、各種報表和報告制度；并開展[全咨詢管理]服務(wù)的信息與知識管理工作。（項目信息及檔案編碼系統(tǒng)）[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)項目全過程項目信息的特點，結(jié)合建設(shè)項目的實際情況，建立項目信息分類與編碼體系，并隨工程進展逐步調(diào)整完善。（全咨詢成果文件和檔案管理）[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)實施全咨詢管理成果文件和信息檔案管理，建立完善的責(zé)任制度，實施控制程序，并確保文件信息檔案管理持續(xù)改進。1.全咨詢管理成果文件包括《咨詢管理聯(lián)系函》、會議紀(jì)要、《咨詢管理周/月報》《[全咨詢管理]報告》《工作日志》《咨詢管理工作總結(jié)》等。2.（全咨詢管理檔案）[全咨詢管理]應(yīng)將其自身成果及文件整理立卷，形成紙質(zhì)、電子工程檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)為原件，電子檔案應(yīng)分級管理，規(guī)范有序，與紙質(zhì)檔案保持一致。3.[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)在項目整體[竣工驗收]前，完成[全咨詢管理]成果及文件的立卷歸檔，編制移交清單，向建設(shè)單位或項目法人單位移交[全咨詢管理]工程檔案，并辦理簽字蓋章交接手續(xù)。（項目信息及文件資料過程管理）[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)安排專人建立一套完善信息采集制度，負(fù)責(zé)管理各種項目信息的編輯和計算、形成各階段的工程文件；進行識別分析、收集、篩選、加工、整理、儲存、分類檢索，將其變換為可利用的信息，形成[全咨詢管理]成果及文件。根據(jù)管理需要向各參建方分發(fā)、傳遞、使用，隨時提供有關(guān)[咨詢管理]的各類信息、各種報表和文件；直至處理、傳遞和存儲、歸檔，保證文件的流轉(zhuǎn)暢通。[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)真實、客觀地記錄反映項目建設(shè)過程的有關(guān)信息，建立項目收發(fā)文臺賬、合同臺賬、圖紙臺賬、圖紙會審記錄臺賬、資金支付臺賬、《洽商簽證》臺賬、設(shè)計變更臺賬、甲供材管理臺賬等，并做好重大事件記錄。（項目的檔案管理）項目擋案管理的主要內(nèi)容包括歸檔資料的范圍、質(zhì)量檢查，歸檔資料的立卷，資料的歸檔，檔案的驗收與移交。1.（立卷歸檔）[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)協(xié)助建設(shè)單位或項目法人單位整理工程準(zhǔn)備階段文件、收集整理合格的檔案資料和項目整體[竣工驗收]文件，并立卷歸檔。2.（檢查各參建方）項目實施過程中，[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)協(xié)助建設(shè)單位或項目法人單位組織檢查各參建方工程文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，并提出整改意見。3.（建設(shè)單位或項目法人單位移交）項目整體[竣工驗收]前，[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)工程檔案驗收與移交規(guī)定，檢查工程監(jiān)理部門、施工單位立卷歸檔的工程檔案，并組織編制移交清單，向建設(shè)單位或項目法人單位移交工程檔案，并辦理簽字蓋章交接手續(xù)。4.（檔案預(yù)驗收）項目整體[竣工驗收]前，[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)協(xié)助建設(shè)單位或項目法人單位提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收，并取得工程檔案驗收認(rèn)可文件。5.（移交工程檔案）對列入城建檔案管理機構(gòu)接收范圍的工程，項目整體[竣工驗收]后3個月內(nèi)，[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)協(xié)助建設(shè)單位或項目法人單位向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交工程檔案，由建設(shè)單位或項目法人單位與城建檔案管理機構(gòu)辦理簽字蓋章手續(xù)，記錄[全咨詢管理]檔案的接收、借閱和送還。（安全及保密管理）[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)采取必要的安全保護措施，確保所收集的各參建方工程文件及[全咨詢管理]成果及文件的安全和合理使用。[全咨詢管理]機構(gòu)應(yīng)建立項目信息安全保密制度，不泄露與《建設(shè)項目[全咨詢管理]代理服務(wù)合同》有關(guān)的技術(shù)、商務(wù)等資料，并做好各參建方提供的工程文件保密工作。信息安全應(yīng)分類、分級管理，設(shè)立信息安全崗位，明確職責(zé)分工；實施信息安全教育，規(guī)范信息安全行為；采用先進的安全技術(shù)，確保信息安全狀態(tài)。信息技術(shù)系統(tǒng)應(yīng)用[全咨詢管理]機構(gòu)為建設(shè)單位或項目法人單位應(yīng)用信息技術(shù)提供局部或整體解決方案。應(yīng)運用信息技術(shù)系統(tǒng)手段，特別是現(xiàn)代計算機技術(shù)、電子信息技術(shù)、通信技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段，借助先進的信息及檔案管理軟件及信息技術(shù)平臺，進行信息檔案管理。1.（信息技術(shù)系統(tǒng)）應(yīng)建立[全咨詢管理]信息技術(shù)系統(tǒng)，明確參建方的相應(yīng)責(zé)任和權(quán)限。應(yīng)建立[全咨詢管理]信息系統(tǒng)實施的組織體系與流程。宜建設(shè)包括參建方在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺，并組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)。2.（文檔資料）根據(jù)時間、內(nèi)容、