會展項目策劃寫作流程

會展項目策劃

寫作流程預備階段常用

會展策劃書寫作展會立項策劃書展會項目立項可行性研究報告參展說明書2預備階段方案種類預備階段即從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到正式開幕前的預先階段。展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。3《展會立項策劃書》根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規(guī)劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容。主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃．現(xiàn)場管理計劃、相關活動計劃等。4辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)

和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析

對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等展會價格及初步預算方案展會工作人員分工計劃

展會招展計劃、展會招商計劃展會宣傳推廣計劃、展會籌備進度計劃展會服務商安排計劃、展會開幕和現(xiàn)場管理計劃展會期間舉辦的相關活動計劃。展會結算計劃。《展會立項策劃書》主要內(nèi)容5《展會立項策劃書》寫作要求展會名稱基本部分限定部分行業(yè)標識用來說明展會舉辦時間、地點和展會性質(zhì)三種展會舉辦時間表示法：一用“屆”表示；二用“年”表示；三用“季”來表示。展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。

用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。

用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。行業(yè)標識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。6展會地點展會在什么地方確定展會在哪個國家哪個省或哪個城市展會在哪個展館舉辦展覽題材和展會定位確定?？紤]該展館的成本、展期安排展館本身的設施和服務《展會立項策劃書》寫作要求7《展會立項策劃書》寫作要求3、辦展機構辦展機構：指負責展會的組織、策劃、招展和招商等

事宜的有關單位。辦展機構可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)

會、政府部門和新聞媒體等。

主辦單位：擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦

展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。

承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，

并對展會承擔主要財務責任的辦展單位。

協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組

織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商

和宣傳推廣工作的辦展單位。

支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、

操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工

作起支持作用的辦展單位。8《展會立項策劃書》寫作要求4、辦展時間

辦展時間：展會計劃在什么時候舉辦。

時間內(nèi)容：一是展會具體開展日期

二是展會的籌展和撤展日期

三是展會對觀眾開放的日期。

時間長短：沒有一個統(tǒng)一的標準，要視不同

的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以

很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至

半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展

來說，展期一般是3-5天為宜。9《展會立項策策劃書》寫作要求5、展品范圍圍展會的展品品范圍要根根據(jù)展會的的定位、辦辦展機構的優(yōu)劣勢勢和其他多多種因素來來確定。根據(jù)展會的的定位，展展品范圍可可以包括一一個或者是幾個產(chǎn)產(chǎn)業(yè)，或者者是一個產(chǎn)產(chǎn)業(yè)中的一一個或幾個產(chǎn)品大大類，例如如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍圍就很廣，，如“廣交會”的展品范圍就超超過10萬種，幾乎乎是無所不不包；而德國“法蘭克福國國際汽車展展覽會”的展品范圍涉及到的的產(chǎn)業(yè)就很很少，就只只有汽車產(chǎn)產(chǎn)業(yè)一個。10《展會立項策策劃書》寫作要求6、辦展頻率率辦展頻率：：展會是一年年舉辦幾次次還是幾年年舉辦一次次，或者是不定定期舉行。。從目前展展覽業(yè)的實實際情況看看，一年舉辦一次次的展會最最多，約占占全部展會會數(shù)量的80％，一年舉辦兩兩次和兩年年舉辦一次次的展會也也不少，不不定期舉辦的展會會已經(jīng)是越越來越少了了。制約因素：：受展覽題材材所在產(chǎn)業(yè)業(yè)的特征的的制約產(chǎn)品生命周周期（產(chǎn)品的投投入期和成成長期是企企業(yè)參展的黃金金時期，展展會的辦展展頻率要牢牢牢抓住這這兩個時期））11《展會立項策策劃書》寫作要求7、展會規(guī)模展會規(guī)模：：展會的展覽覽面積參展單位的的數(shù)量參觀展會的的觀眾數(shù)量量在規(guī)劃展會會規(guī)模時，，要充分考考慮產(chǎn)業(yè)的的特征征。展會規(guī)模的的大小還會會受到會觀觀眾數(shù)量和和質(zhì)量的限限制。12《展會立項策策劃書》寫作要求8、展會定位位展會定位：：要清晰地告告訴參展企企業(yè)和觀眾眾本展會“是什么”和“有什么”。具體地說，，展會定位就就是辦展機機構根據(jù)自自身的資源源條件和市場競爭爭狀況，通通過建立和和發(fā)展展會會的差異化競爭優(yōu)優(yōu)勢，使自自己舉辦的的展會在參參展企業(yè)和觀眾的的心目中形形成一個鮮鮮明而獨特特的印象的過程。。定位明確：：目標參展商商、觀眾、、辦展目標、、展會的主主題13《展會立項策策劃書》寫作要求9．展會價格格和展會初初步預算展會價格：：為展會的展展位出租制制定一個合合適的價格格。展會展位的的價格往往往包括室內(nèi)內(nèi)展場的價價格和室外外展場的價格，室室內(nèi)展場的的價格又分分為空地、、標準層位位價格定價原則：：一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價”的原則，即即那些便于展示和觀觀眾流量大大的展位的的價格往往往要高一些些。展會初步預預算：是對舉辦展展會所需要要的各種費費用和舉辦辦展會預期期以獲得的的收入進行行的初步預預算。在策劃舉辦辦展會時，，要根據(jù)市市場情況給給展會確定定一個合適適的價格，，這樣對吸吸引目標參參展商參加展會十分分重要。14《展會立項策策劃書》寫作要求10、人員分工計計劃、招展展計劃、招招商和宣傳傳推廣計劃劃是展會的的具體實施施計劃，這這四個計劃劃在具體實實施時會互互相影響。。人員分工計計劃是對展會工工作人員的的工作進行行統(tǒng)籌安排排。招展計劃主要是為招招攬企業(yè)參參展而制定定的各種策策略、措施施和辦法。。招商計劃主要是為招招攬觀眾參參觀展會而而制定的各各種策略、、措施和辦辦法。宣傳推廣計計劃則是為建立立展會品牌牌和樹立展展會形象，，并同時為為展會的招招展和招商商服務的。。15《展會立項策策劃書》寫作要求11、展會進度度計劃、現(xiàn)現(xiàn)場管理計計劃和相關關活動計劃劃展展會進度計計劃是在時間上上對展會的的招展、招招商、宣傳傳推廣和展位位劃分等工工作進行的的統(tǒng)籌安排排。它明確確在展會的籌辦過過程中，到到什么階段段就應該完完成哪些工工作，直到展展會成成功舉舉辦。。展會會進度度計劃劃安排排得好好，展展會籌籌備的各各項準準備工工作就就能有有條不不紊地地進行行?，F(xiàn)場管管理計計劃是展會會開幕幕后對對展會會現(xiàn)場場進行行有效效管理理的各種種計劃劃安排排，它它一般般包括括展會會開幕幕計劃劃、展展會展展場管理計劃、、觀眾登記計計劃和撤展計計劃等?，F(xiàn)場場管理計劃安排得好好，展會現(xiàn)場場將井然有序序，展會秩序序良好。展會相關活動動計劃是對準備在展展會期間同期期舉辦的各種相關活動作作出的計劃安安排。與展會會同期舉辦的的相關活動最常見的的有技術交流流會、研討會會和各種表演演等，它們是展會的的有益補充。。16《展會立項策劃劃書》汽車用品展會會策劃案.ppt17展會項目立項項可行性研究報告1819《展會項目立項項可行性研究究報告》是在對展會立立項進行可行行性分析的基基礎上完成的的研究報告。。展會立項可行行性分析是展展會項目立項項策劃的繼續(xù)續(xù)。展會項目立項項策劃主要是是在掌握各種種信息的基礎礎上，初步提提出計劃舉辦辦的展會“是什么樣的”；展會立項可可行性分析則則是在仔細研研究各種信息息的基礎上，，深入分析舉舉辦展會立項項策劃提出的的“那樣的展會”是否可行，為為最后是否舉舉辦該展會提提供科學的決決策依據(jù)。《展會項目立項項可行性研究究報告》內(nèi)容1、市場環(huán)境分分析宏觀市場環(huán)境境、微觀市場場環(huán)境、市市場環(huán)境評價價2、展會項目生生命力分析項目發(fā)展空間間、項目競爭爭力、辦展機機構優(yōu)劣勢分分析3、展會執(zhí)行方方案分析1）對計劃舉辦辦的展會的基基本框架進行行評估2）招展招商和和宣傳推廣計計劃評估：招展計劃評估估、招商計劃劃評估、宣傳傳推廣計劃評評估4、展會項目財財務分析價格定位、成成本預測、、收入預測5、風險預測市場風險、經(jīng)經(jīng)營風險、財財務風險、合合作風險6、存在的問題題7、改進建議8、努力的方向向20《展會項目立項項可行性研究究報告》寫作要求·市場環(huán)境分析析市場環(huán)境分析析是從計劃舉舉辦的展會項項目的外部因素出發(fā)來分分析舉辦該展展會的條件是是否具備；展會項目生命命力分析則是是從計劃舉辦辦的展會項目目的本身出發(fā)發(fā)，分析該展展會是否有發(fā)發(fā)展前途。21《展會項目立項項可行性研究究報告》寫作要求·市場環(huán)境分析析1.宏觀市場環(huán)境境：人口環(huán)境境、經(jīng)濟環(huán)境境、技術環(huán)境境、政治法律律環(huán)境、社會會文化環(huán)境2.微觀市場環(huán)境境：辦展機構構內(nèi)部環(huán)境、、目標客戶、、競爭者、營營銷中介、服服務商、社會會公眾3.市場環(huán)境評價價：SWOT分析法，即內(nèi)內(nèi)部優(yōu)勢、內(nèi)內(nèi)部劣勢、外外部機會、外外部威脅分析析。22《展會項目立項項可行性研究究報告》寫作要求展會項目生命命力分析1.項目發(fā)展空間間：即分析舉舉辦該展會所所依托的產(chǎn)業(yè)業(yè)空間、市場場空間、地域域空間、政策策空間等是否否具備2.項目競爭力：：包括展會定定位的號召力力、辦展機構構的品牌影響響力、參展商商和觀眾的構構成、展會價價格、展會服服務等3.辦展機構優(yōu)劣劣勢分析23《展會項目立立項可行性性研究報告告》寫作要求展會執(zhí)行方方案分析1.對計劃舉辦辦的展會的的基本框架架進行評估估，具體包包括：1)展會名稱和和展會的展展品范圍、、展會定位位之間是否否有沖突2)辦展時間、、辦展頻率率是否符合合展品范圍圍所在產(chǎn)業(yè)業(yè)的特征3)展會的舉辦辦地點是否否適合舉辦辦該展品范范圍所在產(chǎn)產(chǎn)業(yè)展會4)在展會展品品范圍所在在產(chǎn)業(yè)里能能否舉辦如如此規(guī)模和和定位的展展會5)展會的辦展展機構在計計劃的辦展展時間內(nèi)能能否舉辦如如此規(guī)模和和定位的展展會6)辦展機構對對展會展品品范圍所在在的產(chǎn)業(yè)是是否熟悉7)展會定位與與展會規(guī)模模之間是否否有沖突2.招展招商和和宣傳推廣廣計劃評估估1）招展計劃評評估2）招商計劃評評估3）宣傳推廣計計劃評估24《展會項目立立項可行性性研究報告告》寫作要求舉辦一個展展會的成本本費用一般般包括：1)展覽場地費費用。即租租用展覽場場館以及由由此而產(chǎn)生生的各種費費用。這些些費用包括括：展覽場場地租金、、展館空調(diào)調(diào)費、層位位特裝費、、標準層位位搭建費、、展館地毯毯及鋪設地地毯的費用用、展位搭搭裝加班費費等2)展會宣傳推推廣費。包包括廣告宣宣傳費、展展會資料設設計和印刷刷費、資料料郵寄費、、新聞發(fā)布布會的費用用等3)招展和招商商的費用4)相關括動的的費用。包包括技術交交流會、研研討會展會會開幕式、、嘉賓接待待、酒會、、展會現(xiàn)場場布置、禮禮品、請展展會臨時工工作人員的的費用等5)辦公費用和和人員費用用6）稅收7）其他不可可預測的費費用25《展會項目立立項可行性性研究報告告》寫作要求舉辦一個展展會的收入入一般包括括：展位費收入入、門票收入廣告和企業(yè)業(yè)贊助收入入、其他相相關收入26《參展說明書書》27是辦展機構構將展會籌籌備、開幕幕以及參展展商參加展展會時應注注竟的其他他問題匯編編成冊，以以方便參展展商進行參參展準備的的一種小冊冊子編制參展商商手冊是展展會籌備過過程中的一一項基礎性性的工作《參展說明書書》的概念28實用簡潔明了詳細全面美觀專業(yè)國際化《參展說明書書》的編制原則則29《參展說明書書》的作用對參展商的的指引作用用對展會現(xiàn)場場管理的作作用對觀眾的指指引作用30前言展覽場地基基本情況展會規(guī)則展位搭建指指南展品運輸指指南會展旅游信信息相關表格《參展說明書書》的內(nèi)容容31前言主要是是對參參展商商表示示歡迎迎說明本本手冊冊編制制的原原則和和目的的提醒參參展商商在籌籌展、、布展展、展展覽和撤撤展等等環(huán)環(huán)節(jié)要要自覺覺遵守守本手冊冊的相相關規(guī)規(guī)定等等前言一一般都都很簡簡短，，言簡簡意賅賅。《參展說說明書書》的寫作作要求求32《參展說說明書書》的寫作作要求求·展覽場場地基基本情情況包括：：展館館及展展區(qū)平平面圖圖至展館館的交交通圖圖展覽場場地的的基本本技術術數(shù)據(jù)據(jù)等繪制展展館及及展區(qū)區(qū)平面面圖要要注意意標明明：展館各各種服服務設設施所所在的的位置置展區(qū)和和展位位劃分分的詳詳細情情況展館內(nèi)內(nèi)部通通道和和出人人口等等33《參展說說明書書》的寫作作要求求·展覽場場地基基本情情況繪制至至展館館的交交通圖圖時要要注意意標明明：展館在在該城城市的的具體體位置置到展館館的各各種主主要交交通工工具和和交通通路線線各指定定接待待酒店店在該該城市市的具具體位位置該展覽覽場地地的基基本技技術數(shù)數(shù)據(jù)要要列出出：地面承承重、、館內(nèi)內(nèi)通風風條件件、貨貨運電電梯容容積容量量、展展館室室內(nèi)空空間高高度、、展館館入口口高度和和寬度度、展展館的的水電電供應應狀況況等34《參展說說明書書》的寫作作要求求·展會基基本信信息包括：：展會會名稱稱、舉舉辦地地點、、展覽覽時間間、辦展機機構、、展會會指定定承建建商、、指定定運輸輸代理、指指定旅旅游代代理、、指定定接待待酒店店等對于辦辦展時時間，，要具具體列列明：：布展時時間、、開幕幕時間間、對對專業(yè)業(yè)觀眾眾和普普通大眾開開放的的時間間、撤撤展時時間、、布展展撤展展加班時間間等，，對以以上時時間盡盡量精精確到到小時時35《參展說說明書書》的寫作作要求求·展會基基本信信息對于辦辦展機機構，，要具具體列列明：：展會的的主辦辦、承承辦、、支持持單和和協(xié)辦辦單位位另外，，還要要具體體列明明：各辦展展機構構、展展會指指定承承建商商、指指定運運輸代理、、指定定旅游游代理理、指指定接接待酒酒店等等的詳細聯(lián)系地地址、聯(lián)系系電話、傳傳真和聯(lián)系系人如果有網(wǎng)址址和E-MAlL也最好能公公布，以便便參展商在需需要的時候候方便聯(lián)系系各有關單單位36《參展說明書書》的寫作要求求·展會規(guī)則展會要求參參展商和觀觀眾等參加加展會時所必須遵遵守的一些些規(guī)章制度度·包括：展會有關證證件使用和和管理的規(guī)規(guī)定、展會會現(xiàn)場保安和保保險的規(guī)定定、層位清清潔的規(guī)定定、物品儲藏的的規(guī)定、現(xiàn)現(xiàn)場使用水水電的注意意事項、現(xiàn)場展展品銷售的的規(guī)定、消消防規(guī)定、、知識產(chǎn)權保護護規(guī)定、現(xiàn)現(xiàn)場展品演演示的注意意事項等。。展會規(guī)則是是所有與會會人員必須須遵守的一一些制度，，對展會現(xiàn)現(xiàn)場管理和和維護現(xiàn)場場秩序十分分重要。37《參展說明書書》的寫作要求求·展位搭裝指指南對展會展位位搭裝的一一些基本要要求和說明，主要要包括：標準展位說說明空地展位搭搭裝說明38《參展說明書書》的寫作要求求·展位搭裝指指南：·由于所有的的標準展位位的基本結結構和配置置都是一樣的，，所以“標準展位說說明”主要是對展位的標準準配置作出出說明，列列明參展商商使用標準展位的的注意事項項，提出如如果參展商商需要增加非標準準配置以外外的其他配配置的處理理辦法等。?！ぁ翱盏卣刮淮畲钛b說明”主要是對參參展商搭建建空地展位作出出的一些規(guī)規(guī)定和要求求，如使用用材料的要要求、動火作業(yè)的的規(guī)定、消消防安全的的規(guī)定和鋪鋪設電線的的規(guī)定等。層位搭搭裝指南對對指導參展展商順利、、安全地搭搭裝展位和布展有有較大幫助助。39《參展說明書書》的寫作要求求·展品運輸指指南：是對參展商商將展品等等物品運到到展覽現(xiàn)場所