07excel表格設(shè)計(jì)原則與專業(yè)素養(yǎng)

】Excel你真會(huì)了嗎？⑦：Excel表格的設(shè)計(jì)原則與專業(yè)素一、Excel表格的三大類ExcelExcel表格中，再進(jìn)行分析加工。如果是海量數(shù)據(jù)，Excel無(wú)法勝任，這不是我們討論的范疇，略過(guò)。因而，Excel數(shù)據(jù)處理的完整流程包括：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)、Excel表格分為：型、報(bào)表型、過(guò)渡型三大類型，與數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)的是型表格。此類表格主要用于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，憑證序時(shí)簿、業(yè)務(wù)明細(xì)表等都是型表格。其使用對(duì)象是數(shù)據(jù)加工者，數(shù)據(jù)加工的所有信息都來(lái)源于型表格，因而型表格設(shè)計(jì)是否合理，格式是否，用于數(shù)據(jù)的輸入或加工分析。一般情況下，都是在型表格中直接輸入數(shù)據(jù)，VBA設(shè)計(jì)的小型Excel類軟件，Excel財(cái)務(wù)軟件、票據(jù)管理軟件等。這類軟件為了數(shù)據(jù)校驗(yàn)和錄入方便，常和加工。如果將型表格比喻為材料倉(cāng)庫(kù)，報(bào)表型表格是產(chǎn)品，那么過(guò)渡型表格就是、加工車間。過(guò)渡型表格的使用對(duì)象是數(shù)據(jù)錄入者和數(shù)據(jù)分析者。二、Excel表格的設(shè)計(jì)原Excel表格的目的就是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工分析后，整理出需要的Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)就要一切以數(shù)據(jù)加工為中心、始終以為數(shù)據(jù)加工服務(wù)為原則。Excel表格設(shè)計(jì)時(shí)要遵循以下原則：1 2任何人員、任何部門里 內(nèi)的任何公司間都要保持一致，以便數(shù) 不應(yīng)為“2月銷售明細(xì)表”或“公司11年3月銷售明細(xì)表”等等。320120106、2012.1.6、12.1.6等不規(guī)范4類工作簿放置在同一文件夾平時(shí)數(shù)據(jù)處理時(shí)整體性原則在統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)、編輯修改時(shí)才會(huì)得心應(yīng)手，不必為數(shù)據(jù)的移動(dòng)、合并而煩惱。5工作表僅允許其他用戶修改可以修改的單元格如果了其他工作簿的數(shù)據(jù)，在不需要時(shí)就應(yīng)斷開(kāi)以免源表格被刪除或移動(dòng)后造成本表數(shù)據(jù)丟失；6正確使用相對(duì)、絕對(duì)，以便使用鼠標(biāo)填充。表格的具體設(shè)計(jì)要 型表格的具體設(shè)計(jì)要求結(jié)構(gòu)合理：主要字段排面，以方便查找數(shù)據(jù)無(wú)冗余數(shù)據(jù)可通過(guò)已有數(shù)據(jù)計(jì)算得出的數(shù)據(jù)則不入到型表格型表格不能從過(guò)渡型表格數(shù)據(jù)過(guò)渡型表格的基本設(shè)計(jì)要求不要大范圍使用數(shù)據(jù)有效性、條件格式和數(shù)組如果某工作表含有計(jì)算量大的，可考慮將其移出工作簿單獨(dú)保存，數(shù)據(jù)加工使用的要有良好的可擴(kuò)展性，方便修改報(bào)表型表格的基本設(shè)計(jì)要求用統(tǒng)計(jì)型的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成或過(guò)渡型表格的數(shù)據(jù)而生成如果是定期提供的報(bào)表，則使用的要有良好的可擴(kuò)展性注意保護(hù)工作表，防止誤操作破壞與數(shù)據(jù)。四、使Excel表格的專業(yè)素養(yǎng)Excel需通過(guò)計(jì)算得出結(jié)果的單元格要盡量使用，而不要直接填列結(jié)果表格的結(jié)構(gòu)及要有良好的可擴(kuò)展性其他表已有的數(shù)據(jù)要通過(guò)到本表?yè)?jù)備份、臨時(shí)性的操作最好在的副本上進(jìn)行；數(shù)據(jù)量大的表格應(yīng)將粘貼為數(shù)值，減少計(jì)算量不要大范圍使用數(shù)據(jù)有效性、條件格式和數(shù)組盡量不要使用合并單元格，型表格中使用先錄入數(shù)據(jù)、編輯然后再進(jìn)行單元格格式設(shè)置等排版工作：《【】Excel你真會(huì)了嗎？》系列08：Excel工作表美化技巧探討：無(wú)鹽也能變02：如何刪除多張工作表