有限公司總集成項目文檔管理實施細(xì)則

總集成項目文檔管理實施細(xì)則第一章總則為了使項目文檔能夠更有效地為項目組、用戶方及項目相關(guān)方服務(wù)，充分發(fā)揮項目文檔的作用，根據(jù)《公司集成服務(wù)項目文檔管理細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本項目的實際情況特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于項目組所有人員。項目文檔是項目不可缺少的重要組成部分，對于項目涉及的文檔資料，項目組所有人員都具有按時提交、管理、保護(hù)、使用的義務(wù)和權(quán)利，任何個人不得將文檔據(jù)為已有、拒絕歸檔、丟失或銷毀。第二章項目文檔管理體制與職責(zé)項目文檔管理工作實行統(tǒng)一規(guī)劃、管理的原則。項目文檔是項目組所有成員的重要資源，項目組成員可在職責(zé)范圍內(nèi)，充分的利用項目文檔資料。項目組的項目助理直接負(fù)責(zé)項目組全過程文檔管理規(guī)劃與組織工作，直接對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)。項目助理的職責(zé):①制定項目文檔管理工作規(guī)劃、文檔管理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、流程并組織實施；②負(fù)責(zé)項目組內(nèi)部文件、分項集成商提交的相關(guān)文件、與業(yè)主方往來的文件資料等文檔的集中管理，做好各類文檔入庫后的加工、整理、分類、登記、編目等工作；③監(jiān)督和檢查項目組內(nèi)部以及分項集成商及時提交項目文檔資料；⑤負(fù)責(zé)文檔查閱服務(wù)管理工作，為項目相關(guān)人員提供所需要的文檔資料。項目經(jīng)理定期的召開項目組文檔會議，通報項目組文檔工作的進(jìn)展、總結(jié)工作成果、制定改進(jìn)計劃。第三章文件材料的積累與歸檔凡是總集成項目組業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，都應(yīng)按規(guī)定由項目助理收集齊全整理歸檔。整理和分類的原則見《項目文檔管理辦法》第3.4章節(jié)。管理工作中形成的文件材料應(yīng)由項目助理負(fù)責(zé)積累、整理，辦理完畢后，應(yīng)及時歸檔，并且定期對項目經(jīng)理匯報文檔的管理工作。歸檔時間（一）各分項集成商提交的文檔按時提交，并及時歸檔。（二）日常會議紀(jì)要，應(yīng)當(dāng)日發(fā)送給相關(guān)的負(fù)責(zé)人員，并及時歸檔。（四）特殊的文檔必須經(jīng)過項目經(jīng)理審核確認(rèn)后，定期歸檔。（五）每周至少對項目文檔進(jìn)行歸類整理一次。第四章項目文檔管理項目文檔的整理項目助理對接收的文檔要及時地進(jìn)行分類登記與編目，項目文檔的分類參照《項目文檔管理辦法》第3.5章節(jié)。項目文檔的保管（一）電子版本保存，同時要求有其他的備份；（二）紙質(zhì)資料保存：項目助理要要定期對項目文檔進(jìn)行檢查、清點,發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應(yīng)及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。項目文檔的保密（一）項目文檔在存檔時應(yīng)設(shè)定密級及保密年限，密級分為A：絕密、B：保密、C：一般，三個級別。參照《項目文檔管理辦法》第3.8.4章節(jié)。（二）B級以上的文檔材料，僅限于項目組內(nèi)部人員使用。其它人員使用必須通過項目經(jīng)理同意后方可借閱或查詢；（三）項目組所有成員對其接觸的密級項目文檔負(fù)有保密責(zé)任。項目助理應(yīng)建立項目文檔統(tǒng)計制度，對項目文檔的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并按規(guī)定向項目經(jīng)理報送《項目文檔工作情況統(tǒng)計表》。項目文檔的利用（一）項目文檔的借閱1、項目相關(guān)成員查閱項目文檔要在項目助理的管理下進(jìn)行。如有特殊情況需要查閱重要及有密級的項目文檔，必須經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)，外借項目文檔需限期歸還。2、項目文檔使用者,在借閱項目文檔時必須愛護(hù)項目文檔，不得涂改、抽拆文檔文件，未經(jīng)許可不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制項目文檔材料。（二）項目文檔管理員應(yīng)根據(jù)需要編制各類項目文檔的檢索工具和參考資料，以保證及時準(zhǔn)確地提供利用項目文檔信息。第五章附則項目文檔管理工作是能否完成項目的關(guān)鍵因素。對造成項目文檔損失或利用項目文檔中給公司造成經(jīng)濟(jì)損失負(fù)有直接責(zé)任者，公司可根據(jù)損失大小給予相應(yīng)處罰。對于不及時歸檔或歸檔不全的項目組人員，部門項目文檔管理員應(yīng)建議報告項目經(jīng)理處理。本辦法由中國電財東單新機(jī)房總集成項目組負(fù)責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實行。附件：總集成項目文檔參考文件項目文檔分類大綱歸檔工作流程項目文檔借閱流程項目文檔借閱申請表項目文檔移交清單附件1、項目文檔歸檔參考文件項目分類啟動階段實施階段驗收階段項目文檔項目全過程通用文檔（會議紀(jì)要、項目周報等等）1、需求大綱及確認(rèn)文件（本項目裁剪）2、工作說明書及確認(rèn)文件3、項目團(tuán)隊人員配備4、進(jìn)度計劃5、風(fēng)險管理規(guī)劃1、項目采購文件2、項目技術(shù)文檔3、付款憑證4、項目階段性驗收文件5、項目變更文件6、質(zhì)量、費用等控制文件1、驗收報告2、項目總結(jié)（結(jié)題報告）3、項目文檔移交清單附件2項目文檔分類大綱為實現(xiàn)項目文檔管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)國家有關(guān)項目文檔工作的規(guī)定，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點，制定此分類大綱。本大綱適用于公司所有部門。本大綱規(guī)定包括項目文檔的分類、編號和排架管理的原則和方法。項目文檔分類標(biāo)準(zhǔn)見《項目文檔管理辦法》第3.5章節(jié)。附件3、歸檔工作流程

附件4、項目文檔借閱流程在填寫“項目文檔在填寫“項目文檔借閱申請表”需要借用文檔的使用者平時開始由項目助理負(fù)責(zé)登記審批。如果有保密的文檔，需要經(jīng)過項目經(jīng)理的同意。由項目助理負(fù)責(zé)登記審批。如果有保密的文檔，需要經(jīng)過項目經(jīng)理的同意。項目助理當(dāng)時可否直接發(fā)mail可否直接發(fā)mail發(fā)mail到文檔借用發(fā)mail到文檔借用者項目助理當(dāng)時N提供原件項目助理提供原件項目助理當(dāng)時工作地點閱覽項目助理當(dāng)時提供復(fù)印件提供復(fù)印件項目助理當(dāng)時到期是否歸還到期是否歸還催還項目助理催還項目助理限時利用完畢后放回案卷利用完畢后放回案卷項目助理當(dāng)時將調(diào)出的案卷歸還至原處并填寫穩(wěn)當(dāng)將調(diào)出的案卷歸還至原處并填寫穩(wěn)當(dāng)利用登記表項目助理當(dāng)時結(jié)束結(jié)束

附件5項目文檔借閱申請表申請部門申請日期借閱目的借閱項目文檔標(biāo)題或內(nèi)容案卷號案件號具體項目文檔頁號審批情況借閱方式□發(fā)送電子文本□項目文檔室閱覽□提供復(fù)制品份□借出原件限年月日前歸還注銷時間注銷人借閱聯(lián)系電