泛微協(xié)同辦公平臺Ecology版本后臺維護手冊公文

泛微協(xié)同辦公平臺手冊公文S3、公文設置第1章公文流程1.1.2、公文流程設置2、創(chuàng)建公文流程首先我們需要創(chuàng)建一個基本的公文流程、包含了公文流轉的每個節(jié)點，每個節(jié)點的操作者及出口，還有文公的流轉單，即表單功能，在系統(tǒng)中我們有兩種操作方式我們可以在流程引擎中完成流程表單、節(jié)點設置、節(jié)點操作者、流程出口這幾個基礎工作，然后在圖1所示的公文流程頁面點擊【添加已有流程】，我們可以將在流程引擎中制作的流程添加進來，點擊圖1中左側流程類型樹的根節(jié)點【路徑設置】之后，右側會有【新建】按鈕，也就是我們可以直接在這里新建公文流程，如圖2所示，設置的頁面與流程引擎中的路徑設置一致，流程表單還是需要在流程引擎中設計完成的。公文流程的基本設置完成后，還不能稱作“公文流程”，因為與公文有關的設置還沒有設置，查看公文流程列表菜單，如圖3所示，流程管理分為了公文設置和流程設置，流程設置就是基本的流程路徑設置，而公文設置才是與公文流程關聯(lián)的設置，必須完成以下一些設置才算完成。1.2.2、過程設置1、過程設置分為兩個部分，第一個部分就是將流程定義為公文流程，如圖1所示，公文分為了發(fā)文、收文和簽報三種，這是標準的分類，無需2、在定義了流程的公文類型之后，發(fā)文、收文、簽報的環(huán)節(jié)是不一樣的，我們需要將這些環(huán)節(jié)與流程的節(jié)點進行對應，這樣在前臺的時候，用戶在處理待辦公文流程的時候，就可以根據這些公文環(huán)節(jié)進行查看1.3.2、基礎設置點擊【基礎設置】頁面后顯示如圖1所示，字段說明見下表字段基本信息設置流程名稱狀態(tài)公文字段公文標題默認存放目錄其他設置文檔編號存放字段只能新建正文保留正文版本存為流程草稿說明公文流程名稱，這里不能編輯的，因為在選擇公文設置的時候已經決定了流程名稱，這里是對需要設置的流程進行確認用來開啟流程創(chuàng)建文檔的功能，即流程啟用公文功tab頁的選擇表單上的文檔類型的字段，也就是公文的正文所屬字段設定正文文檔的標題字段，用戶可以在這里先輸入公文標題后再新建公文正文，這個時候公文正文的文檔標題會自動采用用戶在字段中輸入的內容，如果用戶沒有在這里設定對應的字段，那么公文正文會使用流程標題做為文檔標題公文正文存放的目錄，需要事先規(guī)劃目錄，不同的目錄會關聯(lián)不同的紅頭模板，這個紅頭模板一定要與當前的公文流程匹配，所以目錄不是隨便選擇的，會影響公文的套紅動作將正文的文檔編號賦值給指定的字段，注意的是這個編號與流程編號不是一個，設定了對應字段后，該字段在表單中就是不可編輯的；由于文檔編號與公文編號還是有很大區(qū)別的，所以設置公文流程的時候這里我們通常也不進行設置此功能開啟后，公文只能在流程中直接創(chuàng)建，不能從已有的文檔中選擇此功能開啟后，在公文審批過程中，每次保存正文都會存為一個新版本1、此草稿狀態(tài)只能在流程中查看，即使是創(chuàng)建人也不能在文檔列表中查看2、一旦選中后必須在簽章發(fā)布節(jié)點后設置節(jié)點后附加操作，將文檔設置為“正?！?，否則流程歸檔了其它人還是看不到的如果選中的話公文正文轉變?yōu)檎；蛘邭w檔狀態(tài)后流程附件轉為正文附件主題詞字段標題字段將流程附件轉移到正文附件中去，這樣發(fā)布對象在查看正文的時候就不用搜索附件了，直接查看正文選擇用來存放公文主題詞的字段，必須是單行文本框-文本類型的字段根據選擇字段的內容自動生成主題詞，填寫到上面主題詞選擇的字段中去1.4.2、編輯模板設置如圖1所示，編輯模板設置方式與顯示模板一樣，區(qū)別只是模板本身的屬性，只能在這里選中編輯模板，而不能選擇顯示模板。1.5.2、套紅設置1、套紅節(jié)點設置套紅節(jié)點決定了哪個節(jié)點將正文內容附上紅頭，以公文的格式展示出來，此功能通常設置在簽發(fā)人簽發(fā)節(jié)點之后進行，如圖1所示，選中需要套紅的節(jié)點就可以了。被選中的節(jié)點在打開公文正文的時候有套紅按鈕，點擊套紅后即可將公文紅頭模板與正文結合起來形成最終的公文。注意兩點：1、套紅節(jié)點不套套紅是不能提交流程的；2、套紅節(jié)點正文必須設置為查看，否則沒有套2、套紅模板關聯(lián)套紅模板有兩種方式，一種是默認模板，我們在基礎設置中已經設置了一個目錄，如圖2所示，添加默認模板的時候只能選擇關聯(lián)在默認目錄中的word顯示模板，與其它目錄管理的顯示模板是不能選擇的。通通常一個公文流程只會關聯(lián)一種公文類型，但是如果發(fā)文的過程是相同的的話，我們可以將多個類型的公文集成在一個流程中，這就需要我們在公文表單中增加一個選擇框，讓用戶選擇需要發(fā)哪個類型的公文，每公文表單中增加一個選擇框，讓用戶選擇需要發(fā)哪個類型的公文，每個選選擇框都可以關聯(lián)一個目錄，這樣我們就可以通過選擇模板的功能，綁以對應一個套紅模板，可以在這里直接創(chuàng)建模板或者重新選擇模板，無論創(chuàng)建還是選擇，都必須在指定的目錄下進行。創(chuàng)建好的公文也會存放在指定的目錄下。3、模板數據對應選擇了模板之后還需要點擊【模板數據對應】將流程中的數據與模板中的的數據對應起來，這樣做的目的是流程表單其實就是公文單，在實際公文文檔案管理中，公文單是需要附在公文原件上面的，而且公文單中的很多數據是要體現(xiàn)在多數據是要體現(xiàn)在發(fā)布的公文中的，這里的對應就是將流程表單中的數據賦值到紅頭模板中去。如圖4所示，只要將流程表單字段與紅頭模板1.6.2、文檔屬性設置文檔屬性設置與套紅模板的應用設置有些相似，如圖1所示，左半部分是文檔屬性字段，右半部分是流程字段，將表單中的字段與文檔屬性字段進行對應就可以了，如果無需對應的字段空著就行了。1.7.2、簽章設置簽章設置非常簡單，如圖1所示，列出了當前公文流程的所有節(jié)點，選擇要在哪個節(jié)點進行蓋章開啟就可以了。開啟后在此節(jié)點打開公文正文，就會有是否簽章的提示框,單擊簽章按鈕，可以選擇印章并蓋章。1.8.2、打印設置打印設置與簽章設置一樣，只要選擇流程中的哪個節(jié)點可以打印即可，1.9.1、概述公文在擬稿到發(fā)布之間會需要經過層層審批，并會對正文的內容作出修改，根據公文管理的要求，在存檔的公文中必需包含原始的修改痕跡，即所有的修改痕跡都需要在正文中保留，當然發(fā)布出去的時候需要將修改痕跡隱藏，以最終版本展示。1.9.2、痕跡設置痕跡設置是針對公文流程正文的痕跡保留方式進行控制的頁面，如圖1所示字段是否必須保留痕跡是否取消審閱說明開啟后除第一次創(chuàng)建節(jié)點外，其余對正文的修改都會保留痕跡此功能必需在開啟保留痕跡之后才能開啟，開啟對正文的所有修改都不能被清除編編輯正文時默認隱藏開啟后，編輯正文的時候已有的痕跡是隱藏的，可rd1.10.1、概述動動作設置是用來改變公文狀態(tài)的，因為公文在擬稿的過程中都處于草稿狀狀態(tài)，這點可以在基礎設置中進行設置，那么在套紅簽章發(fā)布后，文檔不能還是草稿狀態(tài)，否則其他用戶是無法查看的，我們就需要將文檔修不能還是草稿狀態(tài)，否則其他用戶是無法查看的，我們就需要將文檔修改為改為“正常/發(fā)布”狀態(tài)或者是“歸檔”狀態(tài)，這樣其他用戶就可以查閱1.10.2、動作設置字段：選擇要改變狀態(tài)的正文字段，只有與文檔相關的字段才可以在這里顯示，包括瀏覽按鈕-文檔、瀏覽按鈕-多文檔和附件；執(zhí)行動作：選擇我們要將目標文檔變?yōu)槭裁礌顟B(tài)的文檔，通常選擇“正常/發(fā)布”或“歸檔”中的一種；執(zhí)行方式：選擇是在出口處執(zhí)行還是節(jié)點后執(zhí)行；節(jié)點/出口：選擇具體在哪里執(zhí)行這個動作；退回時是否觸發(fā)：當選擇節(jié)點后執(zhí)行的話，如果同時選中了退回時觸發(fā)的話，那么退回公文流程也會改變公文的狀態(tài)，所以通常情況下此選項是不選擇的。第2章2.2.2、編輯模板正文規(guī)范編輯模板設置相對簡單，切換到編輯模板頁面，可以創(chuàng)建編輯模板設置相對簡單，切換到編輯模板頁面，可以創(chuàng)建2種格式的編我我們在模板中填寫完成內容后保存，然后在公文流程的編輯模板頁面就。2.2.3、顯示模板2、模板關聯(lián)顯示模板不是直接公文管理中設置的，如圖2所示，顯示模板是在子目錄中設置的，然后在公文管理中，公文流程會選擇目錄，這樣顯示模板就與公文流程關聯(lián)起來了。3、設置顯示模板我們可以在本機電腦上先設計好一篇word模板，然后在需要顯示表單內容的地方添加書簽，如圖3所示，發(fā)文字號就是從表單中引入的，所以選中發(fā)文字號，然后添加書簽，書簽的名字可以自己取，為了便于辨認建議與模板中的名稱一致。這里需要注意兩點，一個就是正文的標簽必需設置為需設置為Content，第二個是設置了標簽的文字在最終模板中是不會顯示的就是文檔標題，而不會是標題兩個字。發(fā)文字號是公文的一種編號規(guī)則，在系統(tǒng)中可以由流程的編號規(guī)則代發(fā)文字號是公文的一種編號規(guī)則，在系統(tǒng)中可以由流程的編號規(guī)則代替，所替，所以這里的設置不常用到。2.4.2、設置秘密等級的設置非常簡單，在秘密等級設置頁面，點擊【新建】按鈕之后就輸入秘密等級的名稱后保存即可。2.5.2、設置在系統(tǒng)中設置公文種類比較簡單，如圖1所示，直接點擊【新建】按鈕之后輸入公文種類的名稱即可。2.6.2、設置如圖1所示，在緊急程度設置頁面，點擊新建按鈕，輸入緊急程度的名2.7.1、概述主題詞字段是用來在公文流程中的，如圖1所示，在公文流程的基礎設置中有【主題詞字段】的設置，設置后對應的表單字段就可以選擇在后臺【主題詞】管理頁面中設置的主題詞了。2.7.2、主題詞管理左側為主題詞的分類，右側默認為分類列表；點擊【新建】按鈕可以創(chuàng)建分類；點擊列表菜單【編輯】和【刪除】可以編輯和刪除選中的主題詞；點擊列表菜單【新建同級節(jié)點】后進入主題詞創(chuàng)建頁面；點擊列表菜單【新建下級節(jié)點】后創(chuàng)建下級主題詞，可以是分類，也可以是具體主題詞?！拘陆ㄏ录壒?jié)點】是一樣的頁面在主題詞名稱中輸入主題詞，主題詞之間使用“、”進行分割；是否主題詞是最關鍵的選項，這里決定了創(chuàng)建的是主題詞還是主題詞分類名稱，選擇“否”創(chuàng)建的就是分類，可以在【上級節(jié)點】中選擇到，如果選擇了“是”，創(chuàng)建的就是主題詞，可以在公文流程我們可以直接編輯這個主題詞分類；點擊【下級主題詞】頁面標簽后顯示如圖5所示，我們可以在在這里創(chuàng)建下級主題詞分類或主題詞2.8.1、概述機構代字是在流程編號中使用，在流程編號規(guī)則中可以將表單中的機構作為流程編號內容的一部分，但是不可能以機構的名稱顯示在編號規(guī)則中，所以采用了代字的方式，以代字在流程編號中顯示，此功能在公文流程中不常用到，因為公文的編號有另外專門的規(guī)則。2.8.2、設置如圖1所示，選擇左側的機構樹，在右側對應的機構上填寫上代字即可?？梢栽O置分部和部門的機構代字。八、收(發(fā))文單位2.9.1、概述公文發(fā)布后都會有發(fā)布對象，很多都是外部單位或企業(yè)，而這些單位或企業(yè)相對是固定的，這樣我們只要在這里設置好之后，在公文流轉單中只要選擇就可以了。2.9.2、收發(fā)文單位設置1、點擊收(發(fā))文單位菜單后顯示如圖1所示，左側為機構樹，右側為收發(fā)文單位，在維護收發(fā)文單位的時候可以忽略左側的組織結構樹，對前臺公文流程沒有影響。2、根據字段內容填寫好之后保存即可，其中所屬機構選任意系統(tǒng)中的機構即可，其中重要的是收發(fā)文員這個字段，可以做為流程節(jié)點操作者，比如集團公司發(fā)布了公文，采用觸發(fā)子流程的方式觸發(fā)下屬公司的收文流程，那么收文流程的節(jié)點操作者我們就可以設置為收文員。2.10.1、概述公文可以分為發(fā)文、收文、簽報三種類型，每種類型都有一套固定的環(huán)節(jié)，但是根據機構級別不同在一些步驟上還是有些區(qū)別，所以我們在這里可以給發(fā)文、收文、簽報分別定義好整個的操作過程，這些操作過程