第一節(jié)秘書是做什么的

第一節(jié)秘書是做什么的第1頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一2第2頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一3第3頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一4第4頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一5第5頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一6一、秘書概念的變遷1、在我國的古今變遷“秘書”一詞最早出現(xiàn)于漢代。根據(jù)古代文獻的記載，“秘書”一詞最初不是指人，而是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。第6頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一7這些圖書主要有兩類：一類是指封建帝王宮廷內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻。因為是宮廷收藏之書，一般不予公開，故稱為“秘書”。第7頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一8另一類是指讖緯圖lu。這類圖書以隱語、咒語預(yù)決吉兇、占卦未來，推算氣數(shù)，帶有濃厚的迷信色彩。當(dāng)時的封建統(tǒng)治者常常利用這類圖書中的內(nèi)容為自己服務(wù)，如漢光武帝劉秀，曾“宣布圖讖于天下”。但由于農(nóng)民運動也往往利用其中的隱語作為口號，組織發(fā)動起義，于是統(tǒng)治者便禁止這類圖書在民間公開流傳，也將其作為“秘書”收為宮藏。漢光武帝（前6—51）東漢建立者。名劉秀，字文叔，南陽蔡陽（今湖北棗陽西南）人。第8頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一9由于“秘書”一詞原義是指圖書，故后來便將以掌典圖書，著書立說為職責(zé)的官署和官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書丞”、“秘書郎”、“秘書令”。負責(zé)收集、校閱、編修、保管圖書。唐代名相魏征曾任秘書監(jiān)第9頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一10一個例外：曹操的秘書令秘書令下隸秘書左丞和秘書右丞，負責(zé)收發(fā)、處理奏章、擬制詔令、傳發(fā)教諭等，成為握有實權(quán)的中央秘書機構(gòu)。我國歷史上第一次設(shè)置名實相符的秘書官職第10頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一11純粹以“秘書”二字(不后加“監(jiān)”、“丞”、“郎”、“令”，)命名秘書工作人員，是從清末開始的。光緒三十三年(公元1907年)，安徽巡撫馮煦上書奏請設(shè)置輔助人員，經(jīng)皇帝批準(zhǔn)后，率先在巡撫衙門中設(shè)立秘書、助理秘書等官職，負責(zé)掌管機密折電，函牘。接著，各省的總督、巡撫之下都紛紛設(shè)置了秘書一職。這些“秘書”同今天的秘書人員已無多大區(qū)別。光緒皇帝第11頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一12秘書概念真正具有現(xiàn)代意義的開宗，是以孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時政府的建立為標(biāo)志的。當(dāng)時的中華民國臨時政府實行總統(tǒng)制，下沒秘書處，設(shè)秘書長一人，秘書若干人。政府各局、部也設(shè)有秘書室、秘書科和秘書官。各省都督府也設(shè)立了秘書員。孫中山臨時大總統(tǒng)辦公舊址第12頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一13

這時，“秘書”一詞的涵義發(fā)生了以下變化：首先，“秘書”一詞徹底擺脫了與“圖書”這一涵義的聯(lián)系，從指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某種職務(wù)的人。第二，秘書作為一種特定的職務(wù)，不再以較管一般意義上的圖書典籍為主要職責(zé)，而真正具有了現(xiàn)代意義的秘書職能。第13頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一142、秘書概念在國外第14頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一15第15頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一16國外有關(guān)“秘書”的幾種定義

美國和加拿大組成的國際秘書聯(lián)合會認為，“秘書應(yīng)是主管人員一位特殊的助手。他掌握辦公室工作技巧，能在沒有上級過問的情況下，表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示其主動性和正確判斷能力，并在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定”。第16頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一17

美國著名的梅里姆——韋氏出版公司七十年代出版的《韋氏秘書手冊》指出：秘書是“作為激烈競爭性職業(yè)隊伍中的成員。今天的秘書決不再是單純的接待員兼打字員。因為越來越多的經(jīng)理指望自己的秘書成為行政管理的助手，以便使自己有可能從繁瑣的日常事務(wù)及專門工作中解脫出來”，“隨著經(jīng)理作用的不斷增強，現(xiàn)在一個精干而可靠的秘書，不僅是經(jīng)理和工作人員之間的橋梁，而且還應(yīng)當(dāng)是協(xié)助經(jīng)理的左右手?！钡?7頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一18按英國牛津字典解釋，秘書：一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責(zé)為負責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團體會社的秘書，是義務(wù)的不受報酬。三為國家的秘書，負責(zé)政府機關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為Minister（部長或大臣），但也稱Secretary（秘書）。秘書一詞在英國第18頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一19二、秘書的類別和層次1、外國美國秘書分類和分級美國行政管理協(xié)會（TheAdministrativeManagementSociety）把秘書分成幾類，分別要求：

第19頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一20美國行政秘書

又處理函件，管理檔案，接待來訪，辦理會晤，編制工作程序表；管理辦公設(shè)備、器材、用品和小額現(xiàn)金；辦理上司交辦事項，安排會晤、差旅事宜等等。第20頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一21公司秘書

“董事會秘書”、“執(zhí)行秘書”，執(zhí)行董事會決議或指示，監(jiān)督并管理公司財務(wù)、人事、對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理及各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作；組織董事會，向董事會匯報公司財務(wù)、人事等情況，答復(fù)董事質(zhì)詢等。通訊秘書

服務(wù)于政府機關(guān)、社會團體和大中型企業(yè)。負責(zé)辦公室電話、電報、電傳、信件等通訊事務(wù)；文件的起草、打字、謄印、編排、校對；記錄上司口述或會議情況，整理錄音，傳遞上司口頭指示和書面指令等等。第21頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一22技術(shù)秘書、醫(yī)學(xué)秘書、法律秘書第22頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一23A級秘書

為中級管理人員，先例職責(zé)范圍不受限制，主要負責(zé)起草或抄錄內(nèi)容較復(fù)雜的保密信件。這種秘書對公司的政策、辦理手續(xù)的程序比較了解，并熟練地掌握了一般秘書的管理技能。B級秘書

其主要任務(wù)是為公司經(jīng)理先例范圍有限的秘書職責(zé)。主要是迅速準(zhǔn)確地從筆記和錄音機中轉(zhuǎn)抄和聽寫錄音；迎來送往和安排約會；安排上司旅行事宜；處理日常往來書信；文件歸檔等。分級：第23頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一24行政秘書機要秘書文字秘書科技秘書外事秘書教學(xué)秘書三、我國的情況類別第24頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一25初級秘書

包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務(wù)助理等。職責(zé)比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對低一些，在職者的年齡一般不超過25歲。Officereceptionist

辦公室前臺接待員（Officereceptionist）的位置等級第25頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一26中級秘書包括部門經(jīng)理秘書、經(jīng)理助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。權(quán)力和責(zé)任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力，薪水也高一些。這些人的年齡一般在25～35歲左右。

第26頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一27高級秘書

高級文秘是隨著市場環(huán)境下企業(yè)橫向聯(lián)系的加強和現(xiàn)代化辦公手段對企業(yè)的滲透而出現(xiàn)的?，F(xiàn)代高級文秘特別強調(diào)的素質(zhì)有：公關(guān)才能、外語水平和辦公自動化能力。職位包括包括跨國公司首腦秘書、董事會秘書、地區(qū)總裁秘書等。這是處于高級領(lǐng)導(dǎo)層的要職，他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和工作閱歷，年齡也偏大，這是秘書職位的頂點。第27頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一28中石化董秘局副主任黃文生第28頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一29常郁青29歲康柏(中國)投資有限公司大中國區(qū)執(zhí)行秘書

第一高：綜合素質(zhì)要求更高第二高：責(zé)權(quán)更重第三高：薪水更高第四高：說服能力要更強第五高：發(fā)展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高第29頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一30

一般的外資企業(yè)需要的高級秘書是35～45歲的職業(yè)女性，要有長期的外企工作經(jīng)歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力和預(yù)見能力……第30頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一31三、如果我是秘書，我該做些什么？

——秘書工作的內(nèi)容第31頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一32第32頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一33我們國家的秘書：1、文書撰寫（上司口述或會議記錄、整理，文件起草、修改、潤色等）2、文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂）3、文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷）4、檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供）5、會議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后）6、調(diào)查研究（計劃、實施、分析、研究）7、信息資料工作（收集、整理、提供、儲存）第33頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一348、信訪工作（群眾來信來訪、顧客投訴處理）9、接待工作（日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務(wù)）10、協(xié)調(diào)工作（政策、工作、部門、人際關(guān)系）11、督察工作（政策推行或決議實施的督促檢查）12、日程安排（為上司安排工作日程、會務(wù)及差旅事項）13、日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活）14、辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費）15、其他臨時交辦事項第34頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一35秘書職業(yè)發(fā)展的N種前景

一、行政類這類秘書可以直接過渡到行政主管、辦公室主任、綜合管理部主任等職位，常見于政府部門、大型企業(yè)等。他們主要負責(zé)公司工作計劃的制定、組織實施及日常工作管理；負責(zé)辦公室行政管理制度建設(shè)；負責(zé)公司行政事務(wù)的管理，負責(zé)重點工作的督辦、檢查、落實、反饋工作；負責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作以及制定并完善公司的各項規(guī)章制度。第35頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一36二、助理類可以進一步發(fā)展為總經(jīng)理秘書，總經(jīng)理助理。主要工作是協(xié)助總經(jīng)理進行日常工作；進行日常事務(wù)的聯(lián)系工作；負責(zé)總經(jīng)理的外聯(lián)事務(wù)工作；組織協(xié)調(diào)各部門之間的工作流程；負責(zé)總經(jīng)理日常事務(wù)的辦公支持，上傳下達以及相關(guān)技術(shù)資料的翻譯工作。第36頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一37三、人事類可以發(fā)展為人力資源主管。主要工作內(nèi)容是按照公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，編制和落實人力資源戰(zhàn)略；設(shè)計、整合符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展的組織規(guī)劃和結(jié)構(gòu)；配合公司的快速發(fā)展，制定不同階段的招聘戰(zhàn)略并推行；整合、設(shè)計、實施具有競爭優(yōu)勢的薪資體系以吸引和留住優(yōu)秀的人才；按照公司業(yè)務(wù)的變化需要，設(shè)計、組織各種類型的培訓(xùn)和各類人員發(fā)展計劃；整合、設(shè)計績效管理體系，對直線經(jīng)理進行有關(guān)的培訓(xùn)，有效推行以推動公司整體業(yè)務(wù)績效提升；組織滲透與推廣企業(yè)價值觀和文化以及公司員工關(guān)系的管理。第37頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一38四、公關(guān)類從接待、協(xié)調(diào)工作過渡到公關(guān)經(jīng)理、客戶經(jīng)理，這種在餐飲業(yè)比較常見。主要工作內(nèi)容是制定出公關(guān)策劃方案并依據(jù)活動項目變化及時調(diào)整策略；監(jiān)督實施市場公關(guān)活動；負責(zé)客戶服務(wù)部各項工作的日常運作及人員管理，各項收費指標(biāo)的完成，重大投訴及遺留問題的處理。與有關(guān)部門進行良好的溝通，保持良好的合作關(guān)系，提高公司品牌形象；并協(xié)調(diào)與其他各部門的合作。第38頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一39五、業(yè)務(wù)類他們平時跟著老板抓業(yè)務(wù)，可以進一步發(fā)展為商務(wù)主管，業(yè)務(wù)經(jīng)理等。主要工作內(nèi)容有完成各業(yè)務(wù)群組的到貨、付款、索賠等方面采購商務(wù)運作管理工作。收集、匯總銷售信息，編寫客戶、產(chǎn)品、銷售利潤等各項分析報表；制定、協(xié)調(diào)產(chǎn)品供貨計劃；解決客戶投訴、跟蹤產(chǎn)品改進進度；收集相關(guān)的行業(yè)市場信息，提出市場銷售方案；帶領(lǐng)部門成員達成業(yè)績要求。第39頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一40秘書工作的特點輔助性綜合性機密性服務(wù)性第40頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一41（1）為本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級機關(guān)服務(wù)（2）為本機關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)（3）為下級機關(guān)和人民群眾服務(wù)秘書工作的“三個服務(wù)”：第41頁，共43頁，2023年，2月20日，星期一42新形勢下的秘書工作要求