最實(shí)用的公司公文管理制度

公文管理制度一、目的

為了使公司公文處理程序合理、平安、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實(shí)際，特制定本規(guī)定。二、定義是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來(lái)往和記錄的文本。三、公文的種類公文分為4類，即紅頭文件、內(nèi)部通告、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告，各公文格式具體見(jiàn)附件。四、總那么序號(hào)類別包含適用范圍1紅頭文件確定、章程、制度、規(guī)定主要用于印發(fā)公司制度、規(guī)定，重要工作準(zhǔn)備、部門(mén)機(jī)構(gòu)和人事異動(dòng)等公司或公司一級(jí)部門(mén)的重要文件。公司一級(jí)部門(mén)全部的紅頭文件須抄報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)及抄送公司行政人事部，公司二級(jí)及以下部門(mén)不得印發(fā)紅頭文件?！沧ⅲ阂患?jí)部門(mén)：總經(jīng)辦；二級(jí)部門(mén)：財(cái)務(wù)部、行政人事部、半導(dǎo)體事業(yè)部、信息產(chǎn)品事業(yè)部〕2內(nèi)部通告公告、通知、通報(bào)、請(qǐng)示〔申請(qǐng)〕主要用于公司內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門(mén)一般性文件。3會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要〔公司內(nèi)、外部會(huì)議〕主要用于記錄公司或部門(mén)經(jīng)營(yíng)和重要工作會(huì)議主要內(nèi)容和決議的文本。4工作報(bào)告工作月報(bào)、年度工作報(bào)告主要用于下級(jí)向上級(jí)定期匯報(bào)工作狀況和工作準(zhǔn)備，提出工作建議的文件。五、公文密級(jí)公司公文的密級(jí)分為“平凡”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保密期限由擬辦部門(mén)依據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。六、公文處理程序公文的處理程序一般分為公文草擬、公文簽發(fā)、公文分送發(fā)布、公文反應(yīng)和跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。公文簽發(fā)流程圖如下：〔2〕各部門(mén)公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)此時(shí)此刻格式或內(nèi)容上存在較大錯(cuò)誤的，退回原部門(mén)重新擬文?！?〕簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可接受簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。3、公文分送發(fā)布〔1〕公司主要接受遞送、傳真、郵寄、電子郵件等公文分送方式。一般狀況下，分送公文應(yīng)接受簽收方式〔對(duì)公司機(jī)密、上級(jí)公文、人事資料等重要文件還需用信封封口專人專送〕。接受其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作?！?〕相關(guān)人員在工作中，應(yīng)踴躍、精確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司隱私。4、公文反應(yīng)和跟蹤公文在發(fā)送后，行政人事部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后的公文，應(yīng)盡快將批示內(nèi)容反應(yīng)給擬辦部門(mén)〔同時(shí)保存好批示件〕。5、公文清理、存檔和銷毀各部門(mén)文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)收發(fā)的公文定期進(jìn)展一次整理，對(duì)有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交。七、附那么1、本制度自公布之日起執(zhí)行，由行政人事部負(fù)責(zé)說(shuō)明和修改。2、附件：《紅頭文件》、《內(nèi)部通告》、《會(huì)議紀(jì)要模板》、《工作準(zhǔn)備》XXXXXXXXXXXX文件大小依據(jù)實(shí)際狀況XX字【20XX】XX號(hào)題目標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋字體XX部門(mén)：主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋頂格冒號(hào)用全角XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。正文三號(hào)仿宋特此通知XX公司成文日期三號(hào)仿宋右空四個(gè)字的距離主題詞三號(hào)黑體主題詞目三號(hào)小標(biāo)宋主題詞：請(qǐng)購(gòu)流程通知抄報(bào)：X總抄送：公司各部門(mén)抄送、抄送單位、印發(fā)單位及引發(fā)日期用三號(hào)仿宋眉首：(文頭，紅色反線以上局部〕內(nèi)部通告模板通知/公告黑體、二號(hào)正文宋體四號(hào)字主題詞：通知、公告抄送：各部門(mén)負(fù)責(zé)人公示位置：公司文化墻/公司動(dòng)態(tài)南京天翔電子技術(shù)有限公司年月日印主題詞、抄送、公式位置、公司名稱、日期用黑體四號(hào)字會(huì)議紀(jì)要模板制定日:年月日制定人：會(huì)議名日期場(chǎng)所會(huì)議文件列會(huì)者項(xiàng)目決定事項(xiàng)措施日抄送部門(mén)編號(hào)：TX-HYJY-0000頁(yè)數(shù)：**年*月工作準(zhǔn)備編制單位:***序號(hào)工作內(nèi)容及完成標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)實(shí)施人負(fù)責(zé)人須要供