某上市公司行政管理制度之檔案管理制度

檔案管理制度一、總則（一）本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》及有關(guān)部門的規(guī)定，結(jié)合我公司詳細(xì)狀況制定。（二）檔案管理工作的基本任務(wù)是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。（三）本制度適用×××××有限公司檔案管理。二、檔案管理的體制（一）綜合管理部是公司檔案工作的主管部門。（二）公司設(shè)置檔案室，由綜合管理部專人負(fù)責(zé)檔案管理，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作，督促檢查指導(dǎo)下屬公司檔案員對(duì)檔案資料的收集和管理歸檔工作，代表本公司對(duì)外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù)。（三）歸檔實(shí)行部門立卷制，公司各部門設(shè)置兼職檔案管理員，定期將部門資料視狀況移交公司檔案室存檔，各部門兼職檔案員應(yīng)相互協(xié)調(diào)，對(duì)部門間有串聯(lián)的文件應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)事由發(fā)生制原則交事情經(jīng)辦部門歸檔。（四）下屬公司檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（五）檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則。依據(jù)本公司管理體制規(guī)定，文書、科技檔案由檔案室負(fù)責(zé)管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。（六）檔案管理網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主，以各所屬電力公司檔案人員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)應(yīng)傳達(dá)和貫徹有關(guān)公司檔案工作的政策和要求，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使公司檔案實(shí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化管理。三、檔案管理(一)文件材料歸檔要求1、歸檔的文件材料必需精確地反映本公司及下屬公司投資、項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)營運(yùn)、科研、基本技術(shù)和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。2、下屬公司在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件材料，由下屬公司檔案員負(fù)責(zé)收集、整理立卷，完好保存，并定期將檔案書目上交本公司檔案管理部門，以備公司檔案室隨時(shí)調(diào)取。3、歸檔的文件材料必需完整、系統(tǒng)、精確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備，書寫材料要益于長期保管，禁止運(yùn)用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙。4、下屬發(fā)電公司文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以國家《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》和《電力工業(yè)系統(tǒng)技術(shù)檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)。5、凡本公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都必需移交檔案室歸檔，任何部門和個(gè)人都不得占為已有。6、工作人員因工外出學(xué)習(xí)、考察及參與各種會(huì)議的文件材料，應(yīng)按文件歸檔范圍的要求交公司檔案室歸檔。（二）檔案保管1、接收檔案要仔細(xì)驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。2、存放檔案必需有專用的檔案室，做好辦公、閱覽、檔案室三分開。檔案室應(yīng)具有良好的環(huán)境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等平安措施。3、定期檢查檔案室的平安措施，檔案室的溫、濕度分別限制在14℃-244、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷電源，關(guān)閉門窗。5、檔案室內(nèi)案卷排列要科學(xué)，便于利用和保管。6、定期進(jìn)行室藏檔案的清理、校對(duì)，做好帳物相符。7、凡離、退職人員都必需向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。8、檔案管理人員的工作調(diào)動(dòng)，必須要辦理檔案數(shù)量和狀況的交接手續(xù)。（三）檔案鑒定與銷毀1、依據(jù)國家檔案局及有關(guān)部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種。2、日常的鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，對(duì)新入庫的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。3、庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員組成，對(duì)超過保管期限的檔案提出存毀看法，由檔案部門寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定看法，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并注明鑒定日期。4、銷毀的檔案需嚴(yán)格駕馭，銷毀前要編制清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，將作廢檔案送至指定地點(diǎn)監(jiān)銷。5、檔案銷毀清冊(cè)要永久保存。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1、檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到精確牢靠。2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本狀況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案供應(yīng)利用及效果統(tǒng)計(jì)。（五）檔案信息開發(fā)利用1、檔案信息開發(fā)利用是公司檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要主動(dòng)開展檔案的二次整理和編研，利用檔案信息資源，有效地為公司及下屬公司的各項(xiàng)工作服務(wù)。2、公司檔案開發(fā)和供應(yīng)利用，必需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。3、依據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方予接待。未經(jīng)允許不準(zhǔn)拍照、復(fù)制、轉(zhuǎn)抄，不準(zhǔn)將檔案帶出公司外。4、利用檔案均需辦理登記手續(xù)，愛惜檔案，不得折疊、拆卷，隨意更改和涂寫，如發(fā)覺損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究責(zé)任。5、正本檔案均不出借，一律在閱覽室查閱，狀況特別者需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（六）檔案管理人員1、檔案工作人員要忠于職守，具備專業(yè)學(xué)問和檔案管理學(xué)問，熟識(shí)和了解公司的各項(xiàng)管理活動(dòng)。2、檔案管理人員的工作支配要相對(duì)穩(wěn)定，有利積累閱歷，開展工作。四、文書檔案管理文書檔案是記述和反映公司及下屬公司經(jīng)營的規(guī)劃、方針政策、國家法律、法規(guī)和生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，是公司的基本狀況和歷史面貌的記錄，是查考、探討和總結(jié)的主要依據(jù)。(一)基本任務(wù)1、對(duì)公司文件材料進(jìn)行歸檔。2、公司專職檔案員應(yīng)收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料，確保文件材料收集齊全、完整。3、文書檔案案卷格式執(zhí)行GB/T9705-88標(biāo)準(zhǔn)。（二）文書檔案管理的內(nèi)容1、行政管理方面（1）公司注冊(cè)成立的相關(guān)文檔資料。（2）公司召開會(huì)議的記錄、紀(jì)要，探討通過的文件。（3）項(xiàng)目投資的信息分析、登記、立項(xiàng)相關(guān)材料。（4）規(guī)定、制度、通知、確定、決議、方法、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告錄入。（5）支配、規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（6）工作總結(jié)、報(bào)告。（7）文檔錄入。（8）人事管理方面材料。2、經(jīng)濟(jì)合同類文件：生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的相關(guān)合同、協(xié)議、法律文書等。五、技術(shù)檔案管理（一）技術(shù)檔案管理的內(nèi)容1、下屬公司工程建設(shè)中形成的文件：合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書各設(shè)計(jì)階段的有關(guān)文件、審查議定書、國外設(shè)備材料驗(yàn)收及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)、開箱檢驗(yàn)、記錄、商檢及索賠；電力基建方面；辦公、生活福利建筑方面；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件。（詳見附件）2、公司及下屬公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的技術(shù)文件資料、技術(shù)專利、技術(shù)科研成果等。（二）技術(shù)文件的收集方法1、技術(shù)文件的收集由各所屬電力公司檔案員收集完整后由各所屬電力公司存放保管，并將檔案書目定期上交公司檔案室，以備公司檔案室調(diào)取。檔案室在收集技術(shù)文件后須剛好填寫《技術(shù)文件入檔單》通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)。2、下屬公司基建工程應(yīng)于工程竣工交接驗(yàn)收后，在30天之內(nèi)由下屬公司基建部門將竣工圖及工程檔案移交下屬公司檔案室，規(guī)模大的工程項(xiàng)目，可分階段歸檔，施工圖（翻譯版和竣工圖）均作永久保存，并將檔案書目及相關(guān)資料報(bào)公司檔案室。3、下屬公司在基建施工、重大技術(shù)改進(jìn)工程項(xiàng)目或每次科研成果進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí)，必需有公司技術(shù)部門參與，對(duì)應(yīng)歸檔的技術(shù)文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，以保證技術(shù)文件的完整性、精確性、系統(tǒng)性。4、下屬公司國內(nèi)購置或國外引進(jìn)的設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件、圖紙、產(chǎn)品說明書、均由下屬檔案室集中統(tǒng)一收集后，將檔案書目交公司檔案室。設(shè)備開箱時(shí)須有檔案人員（或兼職人員）參與并負(fù)責(zé)收集。財(cái)務(wù)和人事檔案由相關(guān)部門按各專業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的整理、立卷、存檔工作。六、檔案的平安與保密（一）檔案是公司的機(jī)密，檔案室是機(jī)要室，無關(guān)人員一律不得入內(nèi)。（二）檔案管理人員不準(zhǔn)向有關(guān)人員泄漏、散布或談?wù)摍n案的內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)覺，應(yīng)視其情節(jié)輕重予以肅穆處理。七、檔案的查閱與借用（一）凡本公司有關(guān)人員，因工作須要借閱檔案者，應(yīng)做好登記，一般只允許在檔案室查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技術(shù)資料必需經(jīng)公司綜合管理部同意方可查閱。（二）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際狀況必需借出者，須辦好手續(xù)，當(dāng)天歸還，如超過兩天以上者，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才能借出，但須如期歸還。（三）借出的檔案不得擅自復(fù)制、涂改、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重肅穆處理。（四）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件，一律不外借。（五）外單位借閱我公司檔案者，須持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)