公司費用報銷管理制度

責(zé)任公司費用報銷管控規(guī)章制度規(guī)章第一章總則第二章費用報銷規(guī)章制度規(guī)章及相關(guān)流第三章借款標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)流程第四章費用審批管控第五章附則第一章總則第一條：為了加強(qiáng)責(zé)任公司內(nèi)部管控，規(guī)范責(zé)任公司費用報銷相關(guān)流程,合理控制費用支出,特制定本規(guī)章制度規(guī)章。第二條：本規(guī)章制度規(guī)章根據(jù)責(zé)任公司的實際情況，將費用報銷分為行車費、市內(nèi)（郊縣）差旅費、通訊費、住宿費、客情費等。第三條：本規(guī)章制度規(guī)章適用責(zé)任公司各機(jī)構(gòu)部門或科室。第二章費用報銷規(guī)章制度規(guī)章及相關(guān)流程第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1、報銷人應(yīng)取得真實合法的原始憑證（1）、有效發(fā)票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務(wù)局專用章+發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。（2）、財政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；（3）、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的機(jī)構(gòu)名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進(jìn)行核實，但是在出差中也不太方便隨時核對發(fā)票的信息，建議大家到正規(guī)的地方消費索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。3、經(jīng)辦有關(guān)員工因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據(jù)報銷（總額不超過報銷金額的5%）；對于既沒發(fā)票，也沒收據(jù)的，一律不予報銷；第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼相關(guān)要求：1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業(yè)務(wù)員差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時應(yīng)按報銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審批核準(zhǔn)人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章筆填寫；8、報銷單據(jù)各本次項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)機(jī)構(gòu)部門或科室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才有效；報銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請仔細(xì)核對金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財務(wù)不予報銷。9、有實物的報銷單據(jù)須由質(zhì)量驗收人質(zhì)量驗收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附入庫單；10、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有機(jī)構(gòu)部門或科室主管簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章確認(rèn)；第六條：在一個預(yù)算期內(nèi)（一個月），業(yè)務(wù)員各項費用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算部分不予報銷。△”經(jīng)辦人填才部門負(fù)責(zé)

人審批財務(wù)負(fù)責(zé)

任經(jīng)辦人

簽字領(lǐng)款出納審核

并付款總經(jīng)理

審批寫報銷單才部門負(fù)責(zé)

人審批財務(wù)負(fù)責(zé)

任經(jīng)辦人

簽字領(lǐng)款出納審核

并付款總經(jīng)理

審批第八條：報銷時間的具體規(guī)定1、為了提高費用報銷工作效率，各機(jī)構(gòu)部門或科室應(yīng)在每月10號后派專人將費用報銷單遞交到財務(wù)部，15號之前財務(wù)部完成審批核準(zhǔn)并貨款支付，逾期一律不予受理。2、超過兩個月以上（含兩個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。第九條：差旅費報銷1、責(zé)任公司業(yè)務(wù)有關(guān)員工因公外出所發(fā)生的行車費、市內(nèi)（郊縣）差旅費、通訊費、住宿費、客情費等按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2、出差補(bǔ)貼及標(biāo)準(zhǔn)職位區(qū)域省外住宿標(biāo)準(zhǔn)* -t擊n一般責(zé)髏司有關(guān)120ZrZxffl150II左本伙工貝H交通靜員工車硬座飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉/火車思jin飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉/火車硬1—1丁1硬座座客情費305080成都郊縣住宿標(biāo)準(zhǔn)80100120交通費公交車公交車公交車客情費203050住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。出差期間招待客戶需要事先經(jīng)總經(jīng)理同意后方可報銷招待費，回來后補(bǔ)辦申請手續(xù)。出差時由對方機(jī)構(gòu)提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。4、不同級別的有關(guān)員工一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。機(jī)構(gòu)部門或科室經(jīng)理以下（含機(jī)構(gòu)部門或科室經(jīng)理）出差確需乘坐飛機(jī)的，一律先申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可乘坐飛機(jī)。到達(dá)目的地后，除總經(jīng)理外其他責(zé)任公司有關(guān)員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車，應(yīng)乘坐公交汽車。因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳盡注明時間、起止地點及事由。住宿費標(biāo)準(zhǔn)為一個標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標(biāo)準(zhǔn)間住宿標(biāo)準(zhǔn)出差有關(guān)員工報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達(dá)時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于費用包干標(biāo)準(zhǔn)的按標(biāo)準(zhǔn)報銷，發(fā)票金額小于費用包干標(biāo)準(zhǔn)的按實際金額報銷）。9、報銷差旅費必須在回責(zé)任公司3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費，否則作為挪用公款處理。第十條：辦公用費用管控1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。各機(jī)構(gòu)部門或科室總監(jiān)對所屬機(jī)構(gòu)發(fā)生的辦公費負(fù)責(zé)任，經(jīng)營管控部對整個責(zé)任公司發(fā)生的辦公費用負(fù)有監(jiān)管和控制責(zé)任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由行政負(fù)責(zé)任采購、印刷。3、各機(jī)構(gòu)部門或科室工作所需用的專用表格等印刷品，由機(jī)構(gòu)部門或科室自行制定格式，按規(guī)定報機(jī)構(gòu)部門或科室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部統(tǒng)一安排廣告責(zé)任公司印制。4、各機(jī)構(gòu)部門或科室所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)機(jī)構(gòu)部門或科室和責(zé)任公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交由行政統(tǒng)一采購；5、各機(jī)構(gòu)部門或科室所需購置的辦公用品，統(tǒng)一到行政部領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記，同時記入機(jī)構(gòu)部門或科室費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領(lǐng)用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。8、責(zé)任公司辦公費用報銷必須嚴(yán)格按責(zé)任公司費用審批程序執(zhí)行，對各機(jī)構(gòu)部門或科室每月超出預(yù)算的所有辦公費用將不予審批；第十一條：業(yè)務(wù)招待費管控1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。2、各機(jī)構(gòu)部門或科室因公招待必須事先申請總監(jiān)批準(zhǔn)，如有特殊原因，必須事先聯(lián)系方法方式請示批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動的有關(guān)員工中（總經(jīng)理除外），以最高級別的有關(guān)員工為報銷申請人，不得指定下級有關(guān)員工提出申請并自己審批報銷。3、招待費發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應(yīng)詳盡注明招待時間、地點、對方有關(guān)員工、己方陪同有關(guān)員工等信息。4、其它非公招待客人一律個人承擔(dān)。第十二條：交通費1、市內(nèi)辦理業(yè)務(wù)有關(guān)員工原則上應(yīng)盡量乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須事先取得機(jī)構(gòu)部門或科室經(jīng)理的批準(zhǔn)，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作有關(guān)內(nèi)容。2、業(yè)務(wù)員自駕車因公外出辦事，不得超過責(zé)任公司核定標(biāo)準(zhǔn)，超支部分自行承擔(dān)；第十三條：通訊費1、責(zé)任公司有關(guān)員工因公發(fā)生的通信費用實行限額內(nèi)實報實銷規(guī)章制度規(guī)章：總經(jīng)理及責(zé)任公司辦公移動聯(lián)系方法方式的通信費用實行實報實銷制；總監(jiān)通信費用最高限額是300元/月；業(yè)務(wù)有關(guān)員工通信費最高限額是200元/月；后臺主管通信費100元/月，其它后勤有關(guān)員工根據(jù)崗位需要報銷標(biāo)準(zhǔn)50元/月，超出限額的部分一律自行承擔(dān)；2、報銷有關(guān)員工在進(jìn)行話費報銷時，必須提供正規(guī)的、實名通信繳費發(fā)票，充值卡發(fā)票一律視為無效發(fā)票；3、各機(jī)構(gòu)部門或科室要嚴(yán)格控制辦公室聯(lián)系方法方式的使用情況，責(zé)任公司有關(guān)員工除了因公業(yè)務(wù)需要之外，不得使用責(zé)任公司聯(lián)系方法方式另作他用。第十四條：配送費用1、配送費用包括：送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機(jī)動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關(guān)倉儲支出等。2、由于配送費用受銷售情況影響較大，責(zé)任公司對配送費用依據(jù)銷售修改變更情況實行定率管控，計劃物流負(fù)責(zé)任管控所屬配送費用，應(yīng)提高效率，有效降低配送費用。3、長期外叫車輛應(yīng)簽訂合約，預(yù)收一定數(shù)量的押金，并交責(zé)任公司財務(wù)部備案。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附"配送費用明細(xì)表”、“送貨單”和費用報銷單，同時提供相應(yīng)有效票據(jù)。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫費用報銷單；6、賣場原則上顧客自提和責(zé)任公司統(tǒng)一配送，確需導(dǎo)購自行送貨的，需請示物流批準(zhǔn)，同時備案后，方可報銷送貨費用；報銷時需提供“配送費用明細(xì)表”、“送貨單”；7、計劃物流因工作確需雇傭搬運工的以及其他有關(guān)費用支出，按責(zé)任公司費用審批程序執(zhí)行。第十六條：培養(yǎng)訓(xùn)練費.培養(yǎng)訓(xùn)練費用由行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一安排。.費用發(fā)生前使用機(jī)構(gòu)部門或科室應(yīng)向人事行政機(jī)構(gòu)部門或科室申報責(zé)任公司有關(guān)員工培養(yǎng)訓(xùn)練計劃、培養(yǎng)訓(xùn)練時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人事行政機(jī)構(gòu)部門或科室審批核準(zhǔn)總經(jīng)理審批后送一份至財務(wù)機(jī)構(gòu)部門或科室。.費用使用機(jī)構(gòu)部門或科室應(yīng)嚴(yán)格按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。第十七條：會議費L各機(jī)構(gòu)部門或科室因工作需要參加各種會議的，應(yīng)寫申請報告，詳盡注明會議性質(zhì)、有關(guān)內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)機(jī)構(gòu)部門或科室負(fù)責(zé)任人核實、總經(jīng)理簽字或蓋章或蓋章或簽字或蓋章后方可前往，會議結(jié)束后應(yīng)及時到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。2.參會有關(guān)員工應(yīng)嚴(yán)格控制費用開支，不得無故超支和浪費資源，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費;3.會議結(jié)束后5日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函”。第十八條：倉庫、辦公室租賃費、水電費、社保等固定費用，由行政部根據(jù)真實合法單據(jù)申請報銷。第十九條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由經(jīng)營管控部上報總經(jīng)理酌情處理。第三章 借款標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)流程第二十條：借款標(biāo)準(zhǔn)1、責(zé)任公司有關(guān)員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其1個月工資總額,超過時須有責(zé)任公司擔(dān)保人（未特別指明擔(dān)保人時，現(xiàn)金借款單上的機(jī)構(gòu)部門或科室負(fù)責(zé)任人為默認(rèn)的擔(dān)保人，借款人未能償還借款，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還款責(zé)任）；2、試用期責(zé)任公司有關(guān)員工原則上不允許借款，確需借款的由主管相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，主管相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任。3、責(zé)任公司有關(guān)員工因公需要借款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準(zhǔn)后到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金；在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4、責(zé)任公司有關(guān)員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資時扣回。5、單筆借支或報銷金額超過3000元，需要提前一天通知出納備款。第二十一條：借款相關(guān)流程第四章費用審批管控第二十條：費用審批管控1、責(zé)任公司所有貨幣資金收付審批權(quán)限屬責(zé)任公司總經(jīng)理。2、總經(jīng)理外出時可以指定授權(quán)人（或聯(lián)系方法方式授權(quán)），經(jīng)責(zé)任公司財務(wù)負(fù)責(zé)任人審批核準(zhǔn)后予以支付，對不符合責(zé)任公司財務(wù)規(guī)章制度規(guī)章的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付，總經(jīng)理回來后要立即補(bǔ)辦審批手續(xù)。3、審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準(zhǔn)方法方式為書面形式。5、責(zé)任公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)任”為原則的責(zé)任追究規(guī)章制度規(guī)章，審批核準(zhǔn)人、批準(zhǔn)人要對由本人審批核準(zhǔn)、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任任，以防范貨幣資金風(fēng)險，保證貨幣資金的安全。對于違反責(zé)任公司財務(wù)規(guī)章制度規(guī)章的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審批核準(zhǔn)人或?qū)徟艘允氄撎?，并對由此引起的不良后果?fù)連帶責(zé)任。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷；對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額1—5倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。7、審批核準(zhǔn)人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、本次項目不真實的情況下簽字或蓋借款人填寫借款單字或蓋章件壬3%對審批核7r一歌責(zé)匚＞會計主管審

核報銷憑證主過失造成1日秋八木計規(guī)定期間內(nèi)報帳件鑰惜秋,款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額借款人填寫借款單字或蓋章件壬3%對審批核7r一歌責(zé)匚＞會計主管審

核報銷憑證主過失造成1日秋八木計規(guī)定期間內(nèi)報帳件鑰惜秋,款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任或者無法從工資4逾期借1責(zé)任人基本工資比例分別承托借款人t領(lǐng)款簽字9、財務(wù)有關(guān)員工在收到報銷單據(jù)后應(yīng)審批核準(zhǔn)報銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準(zhǔn)，所附單據(jù)是否合法合規(guī)等，對符合相關(guān)要求的報銷單