學校程序文件

文獻版本：A/0受控狀態(tài)：分發(fā)號：

邯鄲職業(yè)技術學院

程序文件匯編

根據(jù)GB/T19001-及本院質(zhì)量手冊編制

編號：HDZJ/CX-

編制：審批：

２００6年

8月

25日

發(fā)布

２００6年

9月

1日

實施

程序文獻匯編目錄

序號名

稱編

號對應條款文獻載體頁碼01目錄

102程序文獻更改記錄

203文獻控制程序HDZJ/CX--電子/紙質(zhì)304記錄控制程序HDZJ/CX--電子/紙質(zhì)805管理評審控制程序電子/紙質(zhì)1006教師招聘控制程序HDZJ/CX--電子/紙質(zhì)1307采購控制程序電子/紙質(zhì)1608內(nèi)部審核控制程序HDZJ/CX--電子/紙質(zhì)1909不合格服務控制程序電子/紙質(zhì)2310改善控制程序（包括糾正和防止措施控制程序）電子/紙質(zhì)25

程序文獻更改記錄序號章節(jié)號申請表序號更改日期更改人更改方式批準人備

注1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[859]文獻控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

1目的對與學院質(zhì)量管理體系有關的文獻進行控制，保證各有關場所使用的文獻為有效版本，并防止作廢文獻的非預期使用。2范圍合用于學院與質(zhì)量管理體系有關的文獻控制。3職責3.1院長負責同意并公布質(zhì)量手冊。3.2管理者代表負責組織學院質(zhì)量管理體系文獻的編寫并負責質(zhì)量手冊的審核及程序文獻的同意。3.3主管院長負責分管部門《工作手冊》的同意。3.4部門負責人負責本部門《工作手冊》的審核及外來文獻的識別。3.4辦公室作為全院文獻主管理部門，負責全院所有文獻的編號，并負責學院行政性公文和外來文獻管理及質(zhì)量管理體系文獻的標識、發(fā)放、回收、銷毀、評審和更改。3.5各部門負責本部門與質(zhì)量管理體系有關的文獻的搜集、整頓和歸檔。4工作程序起草文獻更改文獻

授權部門文獻審核授權人/部門文獻同意授權人發(fā)放辦公室執(zhí)行者使用回收、處理辦公室評審、修改申請有關部門

文獻控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

質(zhì)量手冊和程序文獻由辦公室立案保留并編制《受控文獻清單》。管理性作業(yè)文獻和技術性作業(yè)文獻及有關記錄由各有關部門自行保管，并編制《受控文獻清單》報辦公室立案。4.3文獻的編寫、審核、同意及發(fā)放文獻公布前必須得到同意，以保證文獻是充足與合適的。質(zhì)量手冊由管理者代表負責組織編寫，管理者代表審核，院長同意公布，由辦公室負責登記、發(fā)放。管理性作業(yè)文獻及技術性作業(yè)文獻和有關記錄由各職能部門組織編寫，部門負責人審核，分管院長同意公布，由辦公室負責登記、發(fā)放。為保證在使用處獲得合用文獻的有效版本、文獻的發(fā)放、回收由辦公室填寫《文獻的發(fā)放、回收記錄》。質(zhì)量手冊編號

年代號質(zhì)量手冊代碼學院代碼HDZJ/SC-

程序文獻編號年代號對應的原則條款號程序文獻代碼學院代碼HDZJ/CX--

文獻控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

部門工作手冊編號年代號部門代號（辦公室）工作手冊代碼學院代碼HDZJ/GZSC—BG—

記錄編號次序號原則條款對應號記錄代碼JL–-01

附:部門代碼部門名稱辦公室學生處人事處招生辦設備處團

委科研處圖書館保衛(wèi)處后勤處后勤企業(yè)教育處審計監(jiān)察室

代碼BGXSRSZSSBTWKYTSBWHQHGJYJJW

部門名稱教務處經(jīng)濟系機電系建工系管理系文法系計算機系體育系藝術系外語系基礎部社科部現(xiàn)代教育技術中心成

教

處代碼JWJJJDJGGLWFJXTYYSWYJCSKJZCJ程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[860]4.5文獻的受控狀態(tài)文獻分為“受控”和“非受控”兩大類?！笆芸亍蔽墨I，由文獻發(fā)放部門列入《受控文獻清單》標明版本和修改狀態(tài)，并在文獻封面受控狀態(tài)處加蓋表明其受控狀態(tài)的印章。

文獻控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

并注明分發(fā)號。文獻更改時，應由提出更改部門填寫《文獻申請單》，經(jīng)原審批人同意后，對對應文獻作出更改。更改后的文獻原則上由原授權人審批。如入變更審批人時，該審批人應獲得所需根據(jù)的對應背景資料。所有被更改的原文獻必須從使用處所有收回，同步按規(guī)定發(fā)放更改后并經(jīng)同意的文獻，以保證文獻的唯一性。文獻修訂狀態(tài)的控制文獻的修訂狀態(tài)以版本號和修訂次數(shù)來標識。a）版本號：A，B，C…b）修訂次數(shù)：0，1，2…辦公室按照文獻的發(fā)放范圍發(fā)放和回收文獻，并填寫《文獻發(fā)放、回收記錄》。因文獻破損而重新領用的新文獻，分發(fā)號不變，并收回對應舊文獻。因丟失補發(fā)的文獻，應予以新的分發(fā)號，并注明已丟失的文獻的分發(fā)號失效，發(fā)放部門作好對應發(fā)放簽收記錄。4.8文獻的保留、作廢與銷毀文獻的保留a）文獻分類寄存在干燥、通風、安全的地方；b）各部門文獻由資料員負責保管，辦公室要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；c）對受控文獻由資料員填寫《部門受控文獻清單》，并定期進行清理檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時告知辦公室；d）文獻持有者應愛惜文獻，不得在受控文獻上亂涂畫改，未經(jīng)同意不許外借，保證文獻清晰、易于識別和檢索；e）以電了媒體形式存在的文獻應及時備份，建立一分中文的電子媒體文獻及資料清單，以便查閱。文獻的作廢與銷毀a）所有失效或作廢文獻由有關部門資料員及時從所有發(fā)放和使用場所撤出、收回加文獻控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

蓋“作廢”印章，防止非預期使用；b）因某種原因需保留的作廢文獻，要加蓋“作廢保留”印章作為標識；c）對需銷毀的作廢文獻，由有關部門填寫《文獻銷毀申請單》，經(jīng)管理者代表同意后銷毀。4.9文獻的借閱、復制受控文獻的借閱、復制要填寫《借閱、復制記錄單》，由有關部門負責人按規(guī)定權限審批。復制的受控文獻必須用資料進行登記編寫。院辦公室負責外來文獻的識別并進行文獻編寫和登記。確定為體系文獻后，由辦公室建立文獻發(fā)放清單并組織發(fā)放。必要時辦公室應對文獻的合適性和充足性再次評審與更新內(nèi)容。文獻更新時，同樣要通過對應授權人同意。5有關文獻《記錄控制程序》6有關記錄《文獻發(fā)放、回收記錄》《受控文獻清單》《文獻更改申請單》《文獻銷毀申請單》《文獻借閱、復制記錄單》

記錄控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

1目的對質(zhì)量管理體系所規(guī)定的記錄予以控制，以證明產(chǎn)品符合規(guī)定和質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀證據(jù)。2范圍合用于作為質(zhì)量管理體系與否有效運行證據(jù)的所有有關記錄。3職責3.1辦公室負責記錄的控制和管理。3.2各部門負責本部門記錄的編制、填寫、搜集、整頓、移交和保管。3.3記錄填寫部門和人員對記錄的真實性負責。4工作程序4.1各部門負責搜集、整頓、移交和保管本部門的記錄。4.2記錄的標識編號按《文獻控制程序》的執(zhí)行。程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[861]記錄填寫要及時、真實，內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改，應使用鋼筆或圓珠筆認真填寫，對需長期保留的記錄嚴禁用油筆填寫。記錄若因筆誤或計算錯誤需要更改，應采用單杠劃去，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并由修改者簽字或蓋章。4.4記錄的保留、保護各部門資料員按記錄的類別進行分類管理。記錄要妥善保管和維護，要寄存在指定通風、干燥的場所，防止潮濕變質(zhì)、損壞和丟失，需易于查詢。辦公室編制《記錄清單》，以匯總學院所有與質(zhì)量管理體系運行有關的記錄，內(nèi)容包括：序號、名稱、編號、保留期、使用部門等。各部門填寫本部門使用的記錄清單。4.5記錄的借閱、查閱當需方規(guī)定借閱或查閱記錄時，需經(jīng)主管部門負責人同意填寫《文獻借閱登記表》后進行借閱或查閱。在協(xié)議規(guī)定期，記錄可按4.5.1條款規(guī)定，提供應服務對象或其代表查閱。記錄控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

已超過保管期或無參照價值的記錄，剔除處理。需銷毀的記錄，由保管部門填寫《文獻銷毀申請》報管理者代表同意，由授權人執(zhí)行銷毀。人員調(diào)動時應做好記錄移交，由接受人員簽收。5有關文獻《文獻控制程序》6有關記錄《記錄清單》《文獻借閱登記表》《文獻銷毀申請》

管理評審控制程序版本狀態(tài)：A/0

1目的按籌劃的時間間隔評審學院的質(zhì)量管理體系，保證其持續(xù)的合適性、充足性和有效性。2范圍合用于院長對本院質(zhì)量管理體系的評審。3職責3.1院長負責主持管理評審活動.3.2管理者代表向院長匯報質(zhì)量管理體系運行狀況、提出改善提議、編寫管理評審匯報。3.3教務處負責管理評審計劃的編制和組織協(xié)調(diào)工作，搜集并提供管理評審所需的資料，負責對評審后糾正/防止和改善措施進行跟蹤和驗證，保管與管理評審有關的記錄。3.4各有關部門負責準備并提供與本部門工作有關的評審所需資料，并負責貫徹評審中提出的糾正/防止措施的實行工作。4工作程序制定評審計劃教務處準備資料各有關部門評審會議院長主持編制評審匯報管理者代表制定糾正/防止、改善措施管理者代表糾正/防止、改善成果驗證教務處

一般狀況下，管理評審每年進行一次（時間間隔不超過12個月）且在內(nèi)審糾正措施完畢后進行。當學院的教育教學服務、組織機構、資源等發(fā)生重大變化或出現(xiàn)重大事故、大量服務對象投訴以及外部規(guī)定發(fā)生變化時，由院長決定，可適時進行對應的管理評審。教務處負責編制《管理評審計劃》，報管理者代表審核，院長同意。管理評審計劃內(nèi)容：a）評審目的；b）評審內(nèi)容；管理評審控制程序版本狀態(tài)：A/0

c）參與部門/人員；d）評審根據(jù)；e）評審時間安排及地點；f）需準備的資料。（1）審核的成果（包括內(nèi)審和外審）；（2）服務對象反饋匯報（包括服務對象滿意度的測量成果和與服務對象的溝通成果等）；（3）過程的業(yè)績匯報和教育教學的符合性匯報；（4）防止和糾正措施狀況匯報；（5）以往管理評審的跟蹤措施及其有效性匯報；（6）也許影響質(zhì)量管理體系的多種變更；程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[862]（7）改善的提議。教務處提前5個工作日將經(jīng)院長同意的《管理評審計劃》發(fā)至各部門；由各部門負責人準備與本部門有關的評審輸入資料并提供應教務處；教務處負責搜集、整頓評審輸入資料，并報管理者代表確認。管理評審會議由院長主持，院領導及各部門重要負責人參與必要時可增長其他有關人員；參與人員對評審輸入做出評價；院長對所波及評審內(nèi)容做出結論（包括深入調(diào)查、驗證等），并對評審后改善活動提出明確規(guī)定；教務處負責管理評審會議的簽到。管理評審的輸出文獻包括：管理評審匯報、會議記錄和糾正/防止措施記錄。管理者代表負責編寫《管理評審匯報》，經(jīng)院長同意后發(fā)放至各有關部門。管理評審匯報除包括評審目的、評審日期、參與評審人員以外，重要應包括如下內(nèi)容：a）質(zhì)量管理體系的合適性、充足性和有效性的總體評價及結論；b）質(zhì)量管理體系及其過程有效性的改善方面的決定和措施；管理評審控制程序版本狀態(tài)：A/0

c）與服務對象規(guī)定有關的教育教學方面的改善的決定和措施；d）針對內(nèi)、外部環(huán)境變化或潛在變化，考慮目前和未來的資源需求的決定和措施。對管理評審提出的問題，按《管理評審匯報》中的規(guī)定，由各有關部門按《糾正/防止措施控制程序》規(guī)定進行糾正與改善；教務處負責對糾正/防止措施的實行有效性進行跟蹤驗證。管理評審的記錄由教務處按《記錄控制程序》規(guī)定進行保管。5有關文獻《記錄控制程序》《糾正/防止措施控制程序》6有關記錄《管理評審計劃》《簽到表》《管理評審匯報》《糾正/防止措施處理單》

教師招聘控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

1目的對教師招聘過程進行控制，保證招聘到的教師可以勝任教育教學工作。2范圍合用于本院專職教師和任課的其他人員的招聘。3職責3.1院長負責同意《年度教師招聘計劃》和《錄取人員名單》。3.2分管院長負責審核《年度教師招聘計劃》和《錄取人員名單》。3.3人事處負責制定《年度教師招聘計劃》并組織面試，確定錄取人員名單以及與招聘過程有關的多種事務性工作，并負責保管所有記錄。3.4教務處負責組織試講，并提出評價意見。3.5各教學單位負責提交教師需求申請，參與面試和試講，并負責對試用期的教師進行考核與管理。4工作程序教師需求申請各教學單位制定年度教師招聘計劃人事處面試人事處試講教務處組織現(xiàn)場招聘委派人員確定錄取人員人事處辦理錄取手續(xù)人事處試用各教學單位

4.2各教學單位于上一年度12月底此前，根據(jù)教學需要向人事處提交教師需求申請。4.3人事處根據(jù)《師資隊伍建設規(guī)劃》和各教學單位的教師需求申請于年初制定《年度教師招聘計劃》，經(jīng)分管院長審核，院長同意后執(zhí)行。教師招聘控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

人事處負責來院應聘人員的接待和登記工作，并負責對應聘人員的學歷，工作經(jīng)歷等進行初步審查，合格者進入面試。面試由人事處負責組織，人事處和各有關教學單位負責人參與，如有必要可邀請主管院長參與。面試人員要以應聘人員的學歷、職稱、工作經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、口才、儀表等深入考察，給出評價意見，經(jīng)人事處負責人確認簽字，合格者進行試講。程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[863]試講由教務處負責組織，有關教學單位的教研室主任參與。試講重要考察應聘人員作為教師的基本素質(zhì)和技能，以及所從事學科的專業(yè)理論水平，必要時可考察實踐技能。試講成果經(jīng)教務處負責人簽字后交人事處。人事處根據(jù)面試和試講狀況，對應聘人員進行綜合評估，經(jīng)黨委會研究確定錄取人員名單，已錄取人員須經(jīng)管理者代表審核，報院長同意其所任崗位。人事處代表學院與錄取人員簽訂用人協(xié)議。對于需到外地實行招聘的，由人事處負責構成立招聘小組，經(jīng)院長授權后，可進行現(xiàn)場招聘。新錄取人員試用期為3個月。試用期內(nèi)各有關教學單位應加強對新錄取教師的教育、培養(yǎng)和管理，試用期滿將評價意見及考核成果報人事處，合格者正式錄取。4.6人事處負責保管與教師招聘過程有關的所有記錄。5有關文獻《學院各級各類人員崗位任職規(guī)定》《師資隊伍建設規(guī)劃》6有關記錄《教師需求申請表》《年度教師招聘計劃》《應聘人員登記表》《應聘人員面試評價表》《應聘教師綜合評價表》《錄取人員名單》《用人協(xié)議》《現(xiàn)場招聘記錄》《試用人員考核表》

&nbs,p;

采購控制程序版本狀態(tài)：A/0

1目的對采購過程和供應進行控制，保證采購的產(chǎn)品符合規(guī)定規(guī)定。2范圍合用于學院教育教學所需物資和有關服務的采購。3職責3.1教務處負責采購教材、租用校外試驗室和建立校外實踐教學基地；3.2設備處負責教育、教學設備的采購；、3.3后勤處負責辦公設備及教學用品的采購，及外包服務的采購等；3.4體育系負責體育器材及學生課外活動用品采購；3.5圖書館負責館藏圖書的采購。4工作程序4.1對采購產(chǎn)品和提供該產(chǎn)品的供方的控制和程度，完全取決于該產(chǎn)品對教育教學實現(xiàn)過程及其質(zhì)量的影響。根據(jù)采購產(chǎn)品的重要程度，本院將采購產(chǎn)品及供方分為A、B兩面類。A類：構成最終產(chǎn)品的重要部分或關鍵部分，直接影響教育教學質(zhì)量。如：教材、租用校外室驗室、建立校外實踐教學基地、外聘教師、教學設備、體育器材等。B類：構成最終產(chǎn)品非關鍵部位的物資和非直接用于教育教學的起輔助作用的物資，一般對教育教學質(zhì)量影響軟小。如：辦公桌椅、考試用品、粉筆、學生課外活動用品、后勤服務等。為了實現(xiàn)對采購過程進行控制，本院除制定《采購控制程序》外，針對不一樣產(chǎn)品，應制定對應的采購管理措施。a）教材采購執(zhí)行《教材供應與管理措施》；b）租用校處試驗室和建立校外實踐教學基地執(zhí)行《租用校外試驗室及建立校外實踐教學基地的有關規(guī)定》；c）外聘教師執(zhí)行《外聘教師管理措施》；d）教學設備、辦公設備及教學用品采購執(zhí)行《設備物資采購管理措施》；e）后勤服務采購執(zhí)行《有關對后勤服務中心的管理措施》；f）體育器材及學生活動用品采購執(zhí)行《體育器材及用品采購管理措施》。采購控制程序版本狀態(tài)：A/0

4.3供方的選擇、評價和重新評價教務處、設備處、后勤處、圖書館及體育系根據(jù)各自所采購的產(chǎn)品的性質(zhì)和重要程度分別制定選擇、評價和重新評價供方的準則，詳見本程序4.2中a）~f）中提及的七個文獻。被選擇和評價的供方至少應具有如下條件：（1）有營業(yè)執(zhí)照；（2）有生產(chǎn)許可證和產(chǎn)品合格證；（3）具有經(jīng)濟風險承擔能力。有關部門要對學院現(xiàn)已合作的供方和尚未合作的供方進行評價，選擇其中優(yōu)者作為合格供方并列入《合格供方名單》，并且對其每次供貨狀況進行記錄，作為重新評價的重要根據(jù)。程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[864]若供方產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)不合格，按《不合格品控制程序》和對應產(chǎn)品采購管理措施中的有關規(guī)定執(zhí)行，并將該狀況記錄在《供方業(yè)績評估表》中。每年年終，各有關部門要對供方進行重新評價，并填寫《供方業(yè)績評估表》，對質(zhì)優(yōu)價廉和供貨及時的供方要繼續(xù)保持其合格供方資格，對供貨業(yè)績欠佳者，可以對其提出整改規(guī)定，甚至取消其供方資格。各有關部門應保留對供方評價成果以及由評價所引起任何須要措施的記錄。為保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量，必須明確規(guī)定采購規(guī)定。學院在采購信息（如采購訂單或采購協(xié)議）中根據(jù)要采購產(chǎn)品的詳細狀況對采購規(guī)定做出如下合適的規(guī)定：a）有關采購產(chǎn)品的驗收根據(jù)、準則或原則；b）波及采購雙方應遵守的程序或協(xié)議；c）所采購產(chǎn)品的過程方面的規(guī)定；d）與制造該類產(chǎn)品或提供服務所需的特定設備；e）與采購產(chǎn)品有關的人員資格方面的規(guī)定；f）對供方與采購產(chǎn)品有關的質(zhì)量管理體系方面的規(guī)定（必要時）。學院在將上述規(guī)定向供方進行溝通或闡明前，應保證有關的采購規(guī)定是合適的（即適采購控制程序版本狀態(tài)：A/0合學院教育教學服務的需要）和充足的（即所提出的采購規(guī)定是全面的）。對采購的產(chǎn)品實行檢查、驗證或其他必要的活動是保證采購產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購規(guī)定的重要環(huán)節(jié)。對采購產(chǎn)品的驗證可以采用多種方式，如在學院內(nèi)部進行的來料檢查、試驗、測量、查驗供方提供的合格文獻等，也可以要供方貨源處進行驗證，各有關部門應根據(jù)供方的質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品的重要性、驗證成本等詳細狀況，規(guī)定對其實行驗證等活動的方式和內(nèi)容。當學院或?qū)W院的服務對象提出要在供方的現(xiàn)場實行驗證時，學院應在采購信息中規(guī)定驗證的方式和采購產(chǎn)品的放行措施。有關采購產(chǎn)品驗證的詳細規(guī)定見本程序文獻4.2中a）~f）中提及的7個文獻。5有關文獻《教材供應與管理措施》《體育器材及用品采購管理措施》《設備物資采購管理措施》《外聘教師管理措施》《租用校外試驗室及建立實踐教學基地的有關規(guī)定》《有關對后勤服務中心的管理措施》《記錄控制程序》《文獻控制程序》《文獻控制程序》6有關記錄《合格供方名單》《供方業(yè)績評估表》《采購計劃》《采購協(xié)議》

內(nèi)部審核控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

1目的證明質(zhì)量管理體系與否符合對教育教學實現(xiàn)的籌劃的安排；與否符合ISO9001：原則的規(guī)定；與否符合按本院所設定的目的而建立的質(zhì)量管理體系的規(guī)定；與否得到有效實行和保持。2范圍合用于本院質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核。3職責3.1管理者代表全面負責內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核工作、審批內(nèi)審實行計劃、任命審核組長及組員。3.2管理者代表負責組織協(xié)調(diào)內(nèi)審活動的開展。3.3審核組長負責制定內(nèi)審實行計劃，編寫審核匯報。3.4各有關部門應積極參與內(nèi)審工作，并對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項制定糾正措施并組織實行。4工作程序組建內(nèi)審組管理者代表制定內(nèi)審計劃審核組組長審核準備審核組組員審核算施審核組糾正措施有關部門跟蹤驗證審核組組員編寫內(nèi)申匯報審核組長長審核內(nèi)申匯報管理者代表

本院每年至少組織一次內(nèi)審（內(nèi)審時間間隔不能超過12個月），并規(guī)定覆蓋學院質(zhì)量管理體系的所有產(chǎn)品、過程和區(qū)域，一般狀況下應在每次外審之前進行。每次內(nèi)審前，由管理者代表組建內(nèi)審組，任命內(nèi)審組長。內(nèi)審組長根據(jù)擬審核的過程和區(qū)域的狀況以及以往審核的成果，制定《內(nèi)審實行計劃》，交管理者代表審定、同意。程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[865]當存在下列狀況時管理者代表決定可合適增長內(nèi)審次數(shù)。如：a）組織機構發(fā)生重大變化；內(nèi)部審核控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

b）重大質(zhì)量事故或服務對象重大投訴；c）法律法規(guī)及其他外部規(guī)定的變更；d）外部審核前。內(nèi)審實行計劃內(nèi)容：a）審核目的、范圍、準則和措施；b）受審部門和審核時間?！赌甓葍?nèi)審計劃》根據(jù)需要可采用滾動或集中審核相結合進行。也就是可審核質(zhì)量管理體系覆蓋的所有規(guī)定和部門，也可專門針對某幾項規(guī)定或部門進行重點審核，但整年內(nèi)審必須覆蓋質(zhì)量管理體系所有規(guī)定。管理者代表根據(jù)年度內(nèi)審計劃任命內(nèi)審組長和內(nèi)審組員。審核組組員的選定應考慮能獨立所審對象（與所審核活動無直接責任）且通過培訓、具有審核資格人員中挑選。計劃編制由內(nèi)審組長籌劃并編制本次《內(nèi)部審核算施計劃》經(jīng)管理者代表審批。內(nèi)容包括：a）審核目的、范圍、準則、措施；b）審核組組員；c）審核時間；d）審核日程安排。審核組提前五個工作日將《內(nèi)部審核算施計劃》發(fā)給受審部門、受審部門做好受審準備工作，受審部門對內(nèi)審時間如有異議應提前三天與審核組長協(xié)商、調(diào)整審核日期。審核組長組織審核組員按內(nèi)審計劃分工規(guī)定編寫《內(nèi)審檢查表》。初次會議由審核組長主持，學院領導、審核組組員、受審核部門負責人參與并簽到。確認審核目的、范圍、措施、準則、審核中注意事項、日程安排等。審核按《內(nèi)審檢查表》進行，由審核組長控制全過程。審核員通過受審核部門人員面談、查閱文獻、檢查記錄、現(xiàn)場觀測、進行抽樣檢查等措施對實際的活動成果尋找符合內(nèi)部審核控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0

或不符合原則、程序的客觀證據(jù)。內(nèi)審員在《內(nèi)審檢查表》上如實記錄審核的活動、區(qū)域和過程，發(fā)現(xiàn)的合格事實和觀測項。4.5..3審核中發(fā)現(xiàn)不合格時，應當場獲得受審部門負責人對不合格事實確實認，若出現(xiàn)意見分歧，審核員要耐心闡明，仍有異議由審核組長提請管理者代表仲裁。不合格項經(jīng)審核小組討論確定，并如實填寫《不符合項匯報》。審核組在末次會議前召開一次小組會議，對審核成果匯總分析，編制《不符合項分布表》，對受審部門的質(zhì)量工作做一次綜合評價?，F(xiàn)場審核后，審核組長主持末次會議，參與會議的人員與末次會議人員相似，與會者簽到。在會議上審核組應全面總結各部門質(zhì)量工作的優(yōu)缺陷，并闡明不符合項的數(shù)量與分布、宣讀不合格匯報，提出完畢糾正措施的規(guī)定及日期，會上還可澄清或回答受審部門提出的問題。審核匯報由審核組長親自編寫，審核匯報應如實地反應審核的氣氛和內(nèi)容，審核匯報應標有日期和審核組長簽名，匯報內(nèi)容包括：a）審核目的和范圍；b）審核組組員、受審部門及其職責；c）審核的日期；d）審核準則；e）審核概況；f）不符合項分布狀況；g）質(zhì)量管理體系運行有效性的結論性意見。審核匯報采用《內(nèi)部審核匯報》報管理者代表審批后分發(fā)至有關領導和部門，并將本次內(nèi)審成果提交學院管理評審。被審核區(qū)域的負責人應針對收到的《不符合項匯報》中糾正措施規(guī)定，制定糾正措施并實行。辦公室指定審核員負責對實行成果進行跟蹤驗證，并把驗證成果填寫在《不符合項匯報》有關欄目內(nèi)并簽名確認。4.8內(nèi)部審核中使用的所有記錄由審核組長交辦公室按《記錄控制程序》進行存檔。內(nèi)部審核控制程序文獻編號：HDZJ/CX--版本狀態(tài)：A/0程序文件匯編公布日期：[06-12-2500:00:00]點擊次數(shù)：[866]《內(nèi)部審核算施計劃》《內(nèi)審檢查表》《簽到表》《不符合項匯報》《不符合項分布表》《內(nèi)部審核匯報》

不合格品控制程序版本狀態(tài)：A/0

1目的對不合格品進行識別和控制，以防止不合格品的非防止使用或交付。2范圍合用于學院對采購的教材、儀器設備、教學用品中的不合格品、外包過程的不合格服務以及不符合規(guī)定的外聘教師的控制和在教育教學實行過程中發(fā)生的教學事故的處理及未到達培養(yǎng)規(guī)定的學生的控制。3職責3.1教務處、繼續(xù)教育處、成教處負責教材和教育教學成果不合格或事故的識別和控制；人事處識別不符合規(guī)定的外聘教師，及對教學事故進行認定與處理，3.2設備處負責教學儀器設備及教學用品的不合格品的識別與控制。3.3體育系負責體育器材不合格的識別與控制。3.4人事處負責不符合規(guī)定的外聘教師的控制。3.5學生處負責違紀學生處理及不符合升級、畢業(yè)條件的學生的控制。4工作程序4.1教材不合格的控制按《教材供應與管理措施》中有關規(guī)定執(zhí)行。4.2教學儀器設備及教學用品中的不合格的控制按《設備物資采購管理措施》中有關規(guī)定執(zhí)行。4.3體育器材及學生活動用品中的不合格的控制按《體育器材及用品采購管理措施》執(zhí)行。4.4外聘教師的控制按《外聘教師管理措施》中的有關規(guī)定執(zhí)行。4.5教學事故按《教學事故認定及處理措施》進行控制。4.6不符合培養(yǎng)規(guī)定的學生按《學生學業(yè)考核管理措施》、《學生違紀處分規(guī)定》、《學生學籍管理措施》和《學生入學、繳費、報到/注冊、升級、畢業(yè)、退學的規(guī)定》的有關規(guī)定進行控制。5有關文獻《教材供應與管理措施》《設備物資采購管理措施》《外聘教師管理措施》不合格控制程序版本狀態(tài)：A/0

《教學事故認定及處理措施》《學生學業(yè)考核管理措施》《學生違紀處分規(guī)定》《學生入學、繳費、報到/注冊、升級、畢業(yè)、退學的規(guī)定》《文獻控制程序》《記錄控制程序》《糾正/防止措施控制程序》6有關記錄《不合格品匯報單》《外聘教師解雇登記表》《教學事故處理單》《學生成績單》《補考告知書》《重修申請表》《學生違紀處理單》《推遲畢業(yè)告知書》

糾正/防止措施控制程序版本狀態(tài)：A/01目的采用有效的糾正和防止措施，實現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改善。2范圍合適于學院的糾正和防止措施的制定、實行與驗證。3職責3.1各過程的有關監(jiān)管部門負責糾正和防止措施實行的控制。3.2責任部門負責糾正和防止措施的制定及實行。4工作程序?qū)τ诖嬖诘牟缓细駪捎眉m正措施，以消除不合格的原因，防止不合格再發(fā)生，糾正措施應與不合格的影響程度相適應。糾正措施工作流程不合格識別授權部門糾正措施規(guī)定提出授權部門調(diào)查分析