2021公文格式要素編排規(guī)則

—PAGE10——PAGE1—公文格式要素編排規(guī)則一、總體要求（一）用紙公文用紙必須符合國(guó)標(biāo)（GB/T148）要求，公司公文用紙定量為60~80克/平方米的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度80~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，酸堿值為7.5~9.5。（二）開本采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210毫米×297毫米。（三）版心與頁(yè)邊公文用紙?zhí)祛^（上白邊）頁(yè)邊距為35±1毫米，公文用紙訂口（左白邊）頁(yè)邊距為28±1毫米，版心尺寸為154毫米×227毫米。（四）字體與字號(hào)公文常用字體主要有5種，分別是方正小標(biāo)宋體、仿宋體GB2312、楷體GB2312、黑體和宋體。其中，方正小標(biāo)宋體、仿宋體GB2312和楷體GB2312不是Windows操作系統(tǒng)自帶字體，用戶須另行下載安裝。如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用三號(hào)字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。（五）行數(shù)與字?jǐn)?shù)一般每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。行間距固定28磅行距。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。（六）標(biāo)點(diǎn)采用規(guī)范全角標(biāo)點(diǎn)，符合中文排版規(guī)范。（七）文字的顏色如無(wú)特殊說(shuō)明，公文中文字的顏色均為黑色。（八）制版版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1毫米。（九）印刷雙面印刷，頁(yè)碼套正，2頁(yè)誤差不超過(guò)2毫米，印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、無(wú)斷劃。（十）裝訂公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)，2頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4毫米，載切后的成品尺寸允許誤差±2毫米，4角成90度。采用騎馬訂或者平訂的公文，訂位為2釘外訂眼距版面上下邊緣各70毫米處，允許誤差±4毫米;騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3～5毫米。二、公文格式各要素編排規(guī)則版心內(nèi)的公文格式各要素分為眉首、主體、版記3個(gè)部分。公文首頁(yè)紅色反線以上的部分稱為版頭，公文首頁(yè)紅色反線（不含）以下、公文末頁(yè)首條反線（分隔線，不含）以上的部分稱為主體，公文末頁(yè)首條反線以下、末條反線以上的部分稱為版記。頁(yè)碼位于版心外。（一）眉首部分（版頭）1.份號(hào)。如需標(biāo)注份號(hào)，一般用6位三號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。2.密級(jí)和保密期限。如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限，一般用三號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第2行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。3.緊急程度。如需標(biāo)注緊急程度，一般用三號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文單位標(biāo)志（文頭）。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，主發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)排列在前，聯(lián)署發(fā)文單位名稱以主發(fā)文單位名稱為準(zhǔn)上下居中等寬排布，如加“文件”二字，則“文件”二字不重復(fù)，在全部發(fā)文單位標(biāo)志右側(cè)上下居中排布。發(fā)文單位標(biāo)志上距版心邊緣35毫米（或設(shè)置空行行間距固定值99.25磅）。發(fā)文單位標(biāo)志推薦以藝術(shù)字的形式插入，排列方式為嵌入型，段落設(shè)置行高固定值80磅，段前段后間距0行，左右無(wú)縮進(jìn)，居中排布。使用小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，字號(hào)一般為36號(hào)（可根據(jù)發(fā)為單位名稱長(zhǎng)短適當(dāng)調(diào)整），顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。版頭的等級(jí)、字號(hào)、行距按照一般習(xí)慣，應(yīng)當(dāng)一級(jí)小于一級(jí)。中共中央、國(guó)務(wù)院文件為“大版頭”，字號(hào)2厘米×1.5厘米、版頭紅字與紅色反線之間是2.8厘米。中央各部委及省、市、自治區(qū)黨政機(jī)關(guān)的文件為“中版頭”，字號(hào)為1.5厘米×1厘米、版頭紅色字與紅橫隔線之間是2.5厘米。縣級(jí)及縣級(jí)以下的機(jī)關(guān)使用小于“中版頭”的“小版頭”為宜。企事業(yè)單位原則上應(yīng)自覺(jué)使用或參照使用“中、小版頭”。公司公文版頭不大于集團(tuán)公司公文版頭（40號(hào)字），基層企業(yè)公文版頭不大于公司公文版頭（36號(hào)字）。5.發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空2行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空1字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處于同一行。函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)注在紅色反文線下方右側(cè)，且在代字后加“函”字。6.簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)在紅色反線（分隔線）上方左側(cè)標(biāo)注發(fā)文字號(hào)，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會(huì)簽單位（部門），應(yīng)注明會(huì)簽人姓名。由“簽發(fā)人”3字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空1字，編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空2行位置?！昂灠l(fā)人”3字用三號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排2個(gè)姓名。7.版頭中的反線。發(fā)文字號(hào)之下4毫米處居中印1條與版心等寬的紅色反線，其高度一般不小于0.5磅。（二）主體部分1.標(biāo)題。標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對(duì)有隸屬關(guān)系的下級(jí)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。但“決議”“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)確切、簡(jiǎn)明扼要地概括行文內(nèi)容。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字（不加粗），編排于紅色反文線下空2行位置，分1行或多行正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長(zhǎng)度一樣的長(zhǎng)方形和上下長(zhǎng)、中間短的沙漏形。2.主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。請(qǐng)示嚴(yán)禁多頭主送或報(bào)上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。主送單位編排于標(biāo)題下空1行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后1個(gè)單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。涉及多個(gè)主送機(jī)關(guān)，其內(nèi)部用頓號(hào)將其隔開。如主送單位名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送單位名稱移至版記標(biāo)注。3.正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。公文首頁(yè)必須顯示正文。如無(wú)特殊說(shuō)明，一般用三號(hào)仿宋GB2312字，編排于主送單位名稱下一行，每段段前縮進(jìn)2字符，回行頂格，段前段后間距0行，版心左右縮進(jìn)0字符。4.附件說(shuō)明。如有附件，在正文下空1行左空2字編排“附件”2字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.×××××”），附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。如公文只有一個(gè)附件，且在公文正文中進(jìn)行了說(shuō)明的（如印發(fā)方案、制度等），可以不再標(biāo)注附件說(shuō)明。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文單位署名。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文單位署名根據(jù)文頭發(fā)文單位順序從左至右、從上至下排列。（1）加蓋印章的公文。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。用印總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文的單位都應(yīng)分別署名并加蓋印章。成文日期應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名居中對(duì)正，一般最少右空4字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在正文（或附件說(shuō)明）下空2行右空2字，成文日期之上編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）1行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）1行之內(nèi)。（2）不加蓋印章的公文。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空2行右空2字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下1行編排成文日期，成文日期對(duì)準(zhǔn)發(fā)文機(jī)關(guān)署名居中排布，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空2字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。（3）成文日期以簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)單位簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，在發(fā)文單位署名最后一行居中排布；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的文件，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。成文日期一般右對(duì)齊空4字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（4）原則上，主辦機(jī)關(guān)署名、成文日期及印章必須同在正文最后1頁(yè)內(nèi)，當(dāng)公文排版后所剩空白處不能同時(shí)容下主辦機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，正文行間距調(diào)整不超過(guò)規(guī)定值正負(fù)2磅。不得通過(guò)標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”在沒(méi)有正文的頁(yè)面署主辦機(jī)關(guān)名、成文日期及用印。6.附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。“請(qǐng)示”公文必須在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。如有附注，附注居左空2字加圓括號(hào)編排在成文日期下1行。附注主要有兩種類型，一種是上行請(qǐng)示文時(shí)，注明請(qǐng)示事項(xiàng)聯(lián)系人及聯(lián)系方式。另一種是下行文時(shí)，注明文件發(fā)送范圍或使用注意事項(xiàng)。7.附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件資料應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊?字及附件順序號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字）用三號(hào)黑體字（不加粗）頂格編排在版心左上角第1行，后不加冒號(hào)。附件標(biāo)題居中編排在版心第3行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。詳細(xì)的工作說(shuō)明、部署、措施、方案、規(guī)章、制度等內(nèi)容應(yīng)作為附件發(fā)布。附件標(biāo)題要求同發(fā)文標(biāo)題。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”2字及附件順序號(hào)。（三）版記部分1.反線（分隔線）。版記排布在公文最后另起一頁(yè)的最下方。版記中的反線（分隔線）與版心等寬，用黑色線，其高度一般不小于0.5磅。首條反線（分隔線）位于版記中第1個(gè)要素之上，末條反線（分隔線）與公文最后一面的版心下邊緣重合。2.主送單位。如需把主送單位移到版記，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上1行、左右各空一字編排?！爸魉汀?字后加全角冒號(hào)和主送單位名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)句號(hào)。3.抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如有抄送單位，除將“主送”2字改為“抄送”外，編排方法同主送單位。“抄送”2字后加全角冒號(hào)和抄送單位名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送單位名稱后標(biāo)句號(hào)。既有主送單位又有抄送單位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送單位置于抄送單位之上1行，之間不加反線（分隔線）。“主送單位、抄送單位”和“印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期”之間要加分隔線。4.印發(fā)公司名稱（部門名稱）和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條反線（分隔線）之上，印發(fā)公司名稱（部門名稱）左空1字，印發(fā)日期后加“印發(fā)”2字右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位。（四）頁(yè)碼公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下（頁(yè)腳位置），數(shù)字左右各放1條“—”一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、公文中的橫排表格（一）A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。（二）公文如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁(yè)碼放在橫表的左側(cè)，單頁(yè)碼置于表的左下角，雙頁(yè)碼置于表的左上角，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。（三）如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁(yè)碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)（封四）上。四、公文的特定格式（一）信函格式。1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，主要編排規(guī)則同發(fā)文單位標(biāo)志（文頭）一致。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。2.信函紅色反文線格式同公文紅色反文線位置、格式相同。3.公函在紅色反文線下1行，右空一字符標(biāo)注文號(hào)。便函不標(biāo)注文號(hào)。4.如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格編排在版心第1行左邊緣，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊