秘書考試講義：事務(wù)文書-

第二講事務(wù)文書主講：班玉冰1常見文種事務(wù)文書部分涉及的文書比較多，五級部分有傳真、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請函、感謝信、賀信、請柬。四級部分有簡報、意向書、訂貨單、商品說明書。三級部分有計劃、總結(jié)、市場調(diào)查報告、講話稿、投標(biāo)書、招標(biāo)書、述職報告。2市場調(diào)查報告一、市場調(diào)查報告的概念簡單地說，調(diào)查報告就是調(diào)查研究之后根據(jù)調(diào)查情況寫成的書面材料。市場調(diào)查報告是對市場調(diào)查所得信息資料進(jìn)行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的局面報告。二、市場調(diào)查報告的特點(diǎn)1.針對性2.真實性3.時效性三、市場調(diào)查報告的類型按調(diào)查范圍與方式分：綜合性與專題性的調(diào)查報告按目的作用與內(nèi)容分：情況調(diào)查報告，事件調(diào)查報告，經(jīng)驗調(diào)查報告與問題調(diào)查報告3四、調(diào)查報告的寫作（一）標(biāo)題1.單標(biāo)題2.正副標(biāo)題（二）前言1.調(diào)查的目的、對象、范圍2.經(jīng)過、方法3.主要內(nèi)容與觀點(diǎn)（三）正文1.情況部分2.預(yù)測部分3.建議部分（四）結(jié)尾調(diào)查問卷的題目設(shè)計：問題形式可分為開放式問題與封閉式問題兩種。例1：您對釣魚島的主權(quán)問題有何看法？（開放式）例2：您的性別？男（）女（）（封閉式）4計劃一、計劃的概念和特點(diǎn)1.計劃的概念

計劃是各級機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人，針對一定時期的活動擬定出實現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書。2、計劃的特點(diǎn)（1）針對性（2）預(yù)見性5計劃的范疇規(guī)劃

是具有全局性的、較長時期的長遠(yuǎn)設(shè)想。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作步驟——對專項工作作出全面部署與安排的計劃。安排是對短期內(nèi)工作進(jìn)行具體布置的計劃。設(shè)想是初步的草案性的計劃。打算是短期內(nèi)工作的要點(diǎn)式計劃。要點(diǎn)是列出工作主要目標(biāo)的計劃。61.廣東省十年消滅荒山＿＿＿2.美加公司第一季度工作＿＿＿3.對廣州市未來經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的＿＿＿4.福州市工資與物價掛鉤＿＿＿5.廣州市兩個文明建設(shè)工作的＿＿＿6.2000年全市固定資產(chǎn)投資＿＿＿7二、計劃的寫法1.表格式計劃以表格方式撰寫計劃，適用于時間短、范圍窄、變化小、內(nèi)容單一的具體安排，如銷售計劃、月計劃等。2.文章式計劃寫明指導(dǎo)思想、目標(biāo)任務(wù)、措施步驟等。由標(biāo)題、正文、落款構(gòu)成。(1)標(biāo)題。由四個要素組成：單位名稱、時間、事由、文種。(2)正文。正文是計劃的主體部分，是具體內(nèi)容，一般由前言、主體與結(jié)尾構(gòu)成。主體部分包括目標(biāo)和任務(wù)、措施和步驟及其他事項構(gòu)成。(3)尾部。在正文右下方署上制訂計劃的單位名稱，在署名的下行寫上日期。8計劃標(biāo)題改錯1.本年度工作計劃2.迅達(dá)公司1997年第四季度工作規(guī)劃3.本人學(xué)習(xí)計劃安排4.王小明關(guān)于三季度工作計劃9判斷題1.時間較長、范圍較廣、內(nèi)容較概括的計劃可稱為方案。2.計劃的結(jié)尾都應(yīng)提出希望或發(fā)出號召，要求人們認(rèn)真執(zhí)行。3.計劃的主體一般由根據(jù)、目標(biāo)、措施與步驟四個要素構(gòu)成。4.“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”講的是計劃對工作的重要性。5.計劃標(biāo)題與許多事務(wù)文書一樣不必寫明時限。10總結(jié)一、總結(jié)的概念總結(jié)是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和個人通過對過去一定時期的工作的回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，探求規(guī)律性的認(rèn)識，用以指導(dǎo)今后實踐的一種事務(wù)性文書。計劃：事先的打算與安排總結(jié)：事后的回顧與反思11要做什么

怎么去做

何時完成計劃與總結(jié)在寫作內(nèi)容上

有相似性做了什么

怎么去做的

何時完成的計劃總結(jié)相互依賴相互促進(jìn)相輔相成12總結(jié)的內(nèi)容綜合性總結(jié)1.基本情況2.成績或收獲3.經(jīng)驗、體會或做法4.問題或教訓(xùn)5.今后努力方向或打算專題性總結(jié)1.基本情況2.經(jīng)驗、體會或做法13總結(jié)的一般格式1.標(biāo)題（1）公文式標(biāo)題（2）非公文式標(biāo)題2.正文（1）前言（2）主體（3）結(jié)尾3.落款14五級部分：傳真、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請函、感謝信、賀信、請柬。四級部分：簡報、會議記錄、意向書、訂貨單、產(chǎn)品說明書。15實務(wù)部分常常以備忘錄形式出考題

備忘錄發(fā)自：行政經(jīng)理蘇明發(fā)給：秘書鐘苗主題：關(guān)于安排2004年公司年會會址之事內(nèi)容：公司將于2004年12月15日至20日公司年會，各分公司經(jīng)理以上人員全部參加，會議規(guī)模150人，會期5天。王總經(jīng)理希望安排在一處安靜、封閉且環(huán)境較好的會議中心開會。請你給我發(fā)一封電子郵件，介紹一下選擇會址的技巧，并介紹一至兩家好的開會地址（請說明你的理由）。

行政經(jīng)理蘇明

2004年9月10日注意備忘錄格式16實務(wù)部分曾經(jīng)考過會議通知的擬寫

我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會，請您列出發(fā)送會議通知應(yīng)注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。 行政經(jīng)理謝飛 2003.5.2217

會議通知致：營銷部經(jīng)理劉勇發(fā)自：行政部秘書劉麗主題：客戶咨詢聯(lián)誼會茲定于2003年8月15日上午九時，在燕都賓館二樓多功能廳舉辦客戶咨詢聯(lián)誼會。中午12時將有午餐供應(yīng)。請于8月10日前將回執(zhí)寄回。

□我準(zhǔn)備參加此次會議?！跷覍脮r赴會，并帶＿＿＿賓客一同前來?！跷也荒軈⒓哟舜螘h。署名＿＿＿＿＿公司＿＿＿＿＿＿18背景說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的幾項工作任務(wù)。便條鐘苗：3月26日，以生產(chǎn)計算機(jī)通信產(chǎn)品為主的天圖公司成立10周年紀(jì)念大會暨產(chǎn)品展銷會將在深圳開幕。該公司秉承銳意創(chuàng)新、敢為人先的經(jīng)營理念，不斷開發(fā)新型產(chǎn)品，在國內(nèi)同行業(yè)中具有很強(qiáng)的競爭實力，并且與我公司有著良好的合作關(guān)系，給予了我們多方面的幫助和支持。請你代表我公司廖總經(jīng)理草擬一封發(fā)給大會的賀信。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2004年3月22日19賀信天圖公司：

欣悉貴公司將于3月26日在深圳舉辦成立10周年紀(jì)念大會暨產(chǎn)品展銷會，在此，謹(jǐn)表示熱烈的祝賀！十年來，貴公司秉承銳意創(chuàng)新、敢為人先的經(jīng)營理念，不斷開發(fā)新型產(chǎn)品，不僅在國內(nèi)同行業(yè)中具有很強(qiáng)的競爭實力，而且培養(yǎng)了大打技術(shù)人才，支援了兄弟單位。多年來，貴公司與我公司有著良好的合作關(guān)系，給予了我們多方面的幫助和支持。為此，我們表示衷心的感謝。

祝貴公司在新的十年中能取得更輝煌的成就！宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理廖＊＊二○○四年三月二十六日20簡報一、簡報的涵義：簡單的說，簡報就是一種簡明的情況報道，它是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位社會團(tuán)體用于匯報工作、反映情況、交流信息、報道動態(tài)的內(nèi)部常用事務(wù)文書。從性質(zhì)上看，它可以說是一個機(jī)關(guān)的內(nèi)部刊物，定期或者不定期地出版。簡報的名目繁多，常用的名稱還有“情況交流”“簡訊”“動態(tài)”“動態(tài)消息”“摘報”“工作通訊”“內(nèi)部參考”等等。21二、簡報的特點(diǎn)：簡、快、新、實。三、簡報的種類：（一）工作簡報（二）會議簡報（三）動態(tài)簡報22

四、簡報的格式簡報的編排一般有相對固定的格式，由報頭、報身、報尾三部分組成。（一）報頭：包括簡報名稱、期數(shù)、編印單位、印發(fā)日期、秘密等級或提醒事項等幾部分。（二）報核：（按語）、標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾（三）報尾：發(fā)送范圍、編印份數(shù)。秘密等級簡報名稱期數(shù)編印單位編印時間簡報文章的標(biāo)題正文（署名）發(fā)送范圍打印份數(shù)簡報格式23事務(wù)文書部分練習(xí)：1.下列選項中，屬于常用事務(wù)文書的有(D)。A招標(biāo)書、投標(biāo)書B計劃、總結(jié)C請示、公告D調(diào)查報告、述職報告2.某地區(qū)擬請有關(guān)單位與部門前來參加一次重要的項目洽談會。為此，他們應(yīng)該向這些單位和部門發(fā)出（D）（單選）A通知B邀請信C請柬D商洽函3．常用事務(wù)文書的制發(fā)程序，一般包括草擬、（A）、定稿等。A審核B發(fā)文注冊C登記D歸檔4．以下文種全部屬于日常事務(wù)文書的是(B)。A計劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告B計劃、總結(jié)、請示、簡報C計劃、通知、報告、合同D計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、會議記錄5.市場調(diào)查報告按目的、內(nèi)容分，有(ABC)。A情況調(diào)查報告B事件調(diào)查報告C問題調(diào)查報告D專題性調(diào)查報告246.“計劃”的結(jié)構(gòu)方式可分為（BC）。A條款式B文章式C表格式D時間式7.“總結(jié)”的主體部分應(yīng)包括（ABCD）。A對成績和經(jīng)驗的分析概括B提出存在的問題C提出意見與建議D提出努力的方向8.述職報告的特點(diǎn)是(ABD)。A個人性B真實性C創(chuàng)新性D通俗性9.調(diào)查報告區(qū)別于其他文種的一個顯著特征是(B)。A針對性B實效性C真實性D可操作性10.對于招標(biāo)書來講，前言應(yīng)該包括(BC)。A招標(biāo)單位的名稱B招標(biāo)單位的基本情況C招標(biāo)的目的D招標(biāo)單位地址2511.“語言平易、通俗，交流具有互動性”這是（C）的特點(diǎn)。A批答函B總結(jié)C講話稿D市場調(diào)查報告12.對述職報告表述不準(zhǔn)確的是（ABC）A述職報告是個人對履行崗位職責(zé)的情況所做的評價B述職報告的語言應(yīng)該通俗易懂，富有口語化C述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據(jù)D述職報告應(yīng)該下發(fā)與會者討論通過13.述職報告的主要特點(diǎn)有（ABC）A個人性B真實性C通俗性D全面性14.（BD）的文書內(nèi)容具有前瞻性和預(yù)測性。A總結(jié)B計劃C調(diào)查報告D可行性研究報告15.擬寫投標(biāo)書應(yīng)注意的事項（ABC）A明確招標(biāo)要求B實事求是，不可弄虛作假C語言簡潔語氣謙和D對標(biāo)的應(yīng)全面描述2616.總結(jié)的特點(diǎn)有（D）A內(nèi)容的自我性B法定的強(qiáng)制性C語言的果斷性D顯著的目的性17.寫總結(jié)應(yīng)該（D）A分清層次、面面俱到B面面俱到、不漏細(xì)節(jié)C突出重點(diǎn)、以偏概全D分清主次、突出重點(diǎn)18.計劃是一種（C）A敘述性文書B承諾性文書C事務(wù)性文書D履約性文書19.市場調(diào)查報告內(nèi)容包括（C）A合理化建議B抨擊不正當(dāng)競爭C預(yù)見可能出現(xiàn)的問題D回避調(diào)查機(jī)構(gòu)的名稱20.公務(wù)文書的擬寫都有嚴(yán)格的格式，下列文書的寫法可以不拘一格的是（B）A意見B簡報C工作報告D備忘錄2721.簡報報核的主要結(jié)構(gòu)是（AB）A按語+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾B標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾C標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾D按語+標(biāo)題+主體+結(jié)尾22.簡報按其內(nèi)容可分為（BCD）A專題簡報B工作簡報C會議簡報D動態(tài)簡報23.會議記錄的寫作要求是（ABD）A準(zhǔn)確完