秘書管理與實務(wù)項目十

組織活動項目十目錄任務(wù)一組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)二組織參展活動任務(wù)三組織員工休閑活動組織活動項目十知識目標(biāo)了解組織新產(chǎn)品發(fā)布會的準(zhǔn)備工作和基本程序。掌握出參展活動的組織和實施過程的工作和要求。了解員工休閑活動的不同類型和注意事項。組織活動項目十能力目標(biāo)能組織并安排新產(chǎn)品發(fā)布會。能組織并安排參展活動。

能組織并安排員工休閑活動。組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一一、理論知識(一)會前的準(zhǔn)備工作1確定發(fā)布會的主題2選擇發(fā)布會舉行的時機5確定地點，布置會場6預(yù)算會議所需費用3安排人員4確定邀請對象7準(zhǔn)備相關(guān)的材料組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一一、理論知識(二)發(fā)布會的基本程序1簽到2分發(fā)會議資料3宣布會議開始4發(fā)言人講話5回答記者提問6宣布會議結(jié)束組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一一、理論知識(三)發(fā)布會的善后事宜1整理保存會議資料2收集各方反映組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一二、任務(wù)描述小曾大學(xué)學(xué)的是文秘專業(yè)，畢業(yè)后回到了家鄉(xiāng)福建晉江，被安踏體育用品有限公司聘為倉管信息員。由于他工作踏實，責(zé)任心強，有較強的溝通協(xié)調(diào)能力，一年后轉(zhuǎn)為行政文員，三年后升職為市場部經(jīng)理助理。正好公司經(jīng)過專門研發(fā)設(shè)計，擬推出以“綻放心節(jié)拍”為主題的安踏女子運動系列產(chǎn)品。為了保證新產(chǎn)品順利上市，公司決定于2011年3月15日上午10點在北京一家文化藝術(shù)中心召開新產(chǎn)品發(fā)布會。并邀請了跳水皇后郭晶晶、著名歌手張靚穎作為代言人出席發(fā)布活動。公司領(lǐng)導(dǎo)把組織新產(chǎn)品發(fā)布會的任務(wù)交給了小曾。小曾帶著一個團(tuán)隊提前一個多月到北京，為新產(chǎn)品發(fā)布會的策劃、會場布置、邀請媒體、新產(chǎn)品展示等工作忙碌了起來。組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)一:設(shè)計新產(chǎn)品發(fā)布會現(xiàn)場布置方案并完成現(xiàn)場布置。組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)二:根據(jù)背景材料，模擬召開新產(chǎn)品發(fā)布會。組織新產(chǎn)品發(fā)布會任務(wù)一四、相關(guān)鏈接奧迪A8新產(chǎn)品上市羅德有限公司是全球性公關(guān)公司，在為大眾集團(tuán)奧迪公司宣傳奧迪A8在中國上市時，除了聘請奧迪的技術(shù)人員和專業(yè)試車員講授A8轎車的各項技術(shù)和行駛特征，還通過高雅的藝術(shù)表演烘托出奧迪A8豪華至尊的地位。羅德公關(guān)公司特意邀請到中央音樂學(xué)院著名古琴演奏大師李祥霆教授，為媒體記者們上了一堂別開生面的“寧靜”課。在古色古香的庭院中，微風(fēng)輕送，古音錚錚，一首清雅的古風(fēng)《高山流水》，窗外蟬聲稀疏，再浮躁的人也能立刻心靈澄凈下來。而李大師身后設(shè)計獨特的奧迪A8畫板，則又突現(xiàn)出一個鮮明的形象。記者們就是這樣體驗到了奧迪A8的寧靜。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(一)確定參展的目標(biāo)制定正確的參展目標(biāo)，是做好參展工作、保證參展成功的前提。參展目標(biāo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織的發(fā)展戰(zhàn)略和市場條件來確定。對于企業(yè)來講，參展的目的有多種多樣，包括宣傳企業(yè)文化和經(jīng)營理念、推廣新產(chǎn)品和拓展新市場、尋求行業(yè)之間的交流與合作等。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(二)選擇合適的展會

1.參展單位首先要調(diào)查了解展覽會主辦單位和展覽會的基本情況。比如主辦單位的辦展資格、信譽、品牌、知名度。

2.與主辦方聯(lián)系確定展覽面積、展位類型（標(biāo)準(zhǔn)或特殊展位）以及具體展位，簽訂有關(guān)合同。很多貿(mào)易展覽會的展位很快就被預(yù)定一空，越早將參展申請表格遞給大會主辦者，越容易得到好的位置。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(三)做好參展的準(zhǔn)備工作

1.成立參展籌備組，合理調(diào)配人員，明確工作分工，進(jìn)行展前人員培訓(xùn)。確定參展后，要盡快成立參展籌備組，負(fù)責(zé)參展的各項工作。

2．制定參展工作方案、工作日程安排，明確時間進(jìn)度要求。具體包括工作內(nèi)容、人員安排、完成時間等。

3．預(yù)算展覽費用。參展費用包括展位費、展位施工費、展品運輸費、道具費、水電費、電話費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設(shè)備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(三)做好參展的準(zhǔn)備工作

4．展臺設(shè)計和布置。為了取得好的展示效果，重點突出企業(yè)形象，這就不僅要求展位布置要新穎別致、富有創(chuàng)意，還要注重展位的裝修特點及應(yīng)用材料方面的考究。

5．設(shè)計與包裝展品。向參觀商、目標(biāo)客戶展示展品是參展活動中的一項重要環(huán)節(jié)。

6．宣傳資料的編寫制作。宣傳資料要緊扣參展主題、參展目的編寫要求做到文字簡練、圖案新穎、設(shè)計精美、印制嚴(yán)謹(jǐn)。

7．紀(jì)念品的制作。對于參觀商、廣大觀眾而言，一份設(shè)計精美、寓意深刻的紀(jì)念品，更能起到加深印象，保持更長時間的宣傳效果。

8．預(yù)訂舉辦地的賓館房間，以便參展工作人員住宿。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(四)做好參展期間的工作

1．了解行業(yè)的發(fā)展趨勢，充分掌握同行企業(yè)的展覽信息，收集各種有價值的客戶信息，做到知己知彼。

2．熱情接待每位客商和參觀者，做到有問必答，認(rèn)真講解，詳細(xì)記錄每位客戶的情況和要求，及時把握市場反映。

3．努力尋求合作伙伴。重點選擇拜訪一些目標(biāo)參展商和潛在客戶，相互交換資料，進(jìn)一步與之建立合作伙伴關(guān)系，推廣合作項目。

4．積極參與展覽會安排的各項行業(yè)交流活動，通過演講、辦專題講座等形式，大力宣傳企業(yè)文化、樹立企業(yè)（產(chǎn)品）品牌形象。

5．積極開展宣傳工作。在展覽現(xiàn)場舉行展品的演示說明會，派發(fā)企業(yè)（產(chǎn)品）宣傳資料。組織參展活動任務(wù)二一、理論知識(五)做好展后工作

1．在規(guī)定的時間內(nèi)完成撤展工作。

2．及時總結(jié)參展的經(jīng)驗教訓(xùn)。

3．落實簽訂的各項協(xié)議。

4．合理利用信息，跟蹤客戶，對重點客戶、潛在客戶，應(yīng)及時進(jìn)行會后跟蹤聯(lián)絡(luò)。

5．調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、目標(biāo)、任務(wù)。根據(jù)參展所掌握的行業(yè)發(fā)展趨勢和業(yè)內(nèi)動態(tài)，尋找自身存在的差距和不足，盡快重新調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、目標(biāo)、任務(wù)。組織參展活動任務(wù)二二、任務(wù)描述新王朝科技有限公司新研發(fā)了一款企業(yè)管理軟件，計劃推向市場。正好趕上其所在的城市召開每年一度的“618科技產(chǎn)品博覽會”。公司決定參加此次展覽會。公司領(lǐng)導(dǎo)把組織參展的任務(wù)交給辦公室主任高明。高明接到任務(wù)后從公司抽選人員組成了參展工作籌備組，然后聯(lián)系展覽會的組織方，簽訂參展合同，設(shè)計和搭建展臺，籌備組成員分工合作，做好參展前的各項準(zhǔn)備工作。并邀請了禮儀公關(guān)專家培訓(xùn)參展人員。展覽期間，該公司的展位獨特醒目，吸引了眾多的參觀者前來參觀。參展人員熱情接待，認(rèn)真講解。還安排了專場演講，展示和推介新產(chǎn)品。一些企業(yè)對該新產(chǎn)品興趣很大，達(dá)成了合作的意向。公司領(lǐng)導(dǎo)對高明組織的這次參展工作很滿意。組織參展活動任務(wù)二三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)一:做好參展的準(zhǔn)備工作。組織參展活動任務(wù)二三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù)二:做好參展期間的接待工作、專題演講。組織參展活動任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(一)展臺設(shè)計與搭建

1．獨特醒目，富有吸引力展臺的設(shè)計要強調(diào)獨特、醒目。展臺要根據(jù)展位的面積、所處位置、周邊通道、相鄰展位等情況，進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計。要充分利用材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品，能給人耳目一新的感覺，激發(fā)參觀者的好奇心，使他們產(chǎn)生興趣，進(jìn)而駐足參觀，產(chǎn)生與展覽者談話的愿望。

2．節(jié)約展臺在保證效果的同時，還要做到節(jié)約，少花錢辦好展覽。展臺設(shè)計和搭建人員要發(fā)揮想象力、創(chuàng)造性和靈活性，盡可能使用新型的、可重復(fù)利用的展臺材料，減少不必要的開支。組織參展活動任務(wù)二四、相關(guān)鏈接(二)案例展會宣傳品一年一度的高招見面咨詢會上，參展的某職業(yè)技術(shù)學(xué)院一改往年只派發(fā)招生手冊和傳單的做法，給參觀者發(fā)放一把精心設(shè)計的扇子，每個扇折的顏色都不一樣，繽紛的色彩很吸引人。扇子正反兩面都印上了招生的專業(yè)名稱和簡介。時值盛夏，來參觀咨詢的畢業(yè)生和家長很多。展廳里雖然有空調(diào)，仍讓人感到悶熱，空氣不流通。該學(xué)院發(fā)放的扇子大受歡迎。參觀者當(dāng)場使用起扇子，也認(rèn)真地看了扇面上的內(nèi)容。對該院的用心留下了良好的印象，該院的招生宣傳取得了預(yù)期的好效果。組織員工休閑活動任務(wù)三一、理論知識(一)員工休閑活動的類型和形式1公益類活動2旅游參觀類活動3體育運動類活動4文化藝術(shù)類活動5游戲類活動6生活類活動組織員工休閑活動任務(wù)三一、理論知識(二)員工休閑活動設(shè)計的要素1主題鮮明2特色突出3全員參與4豐富多彩組織員工休閑活動任務(wù)三一、理論知識(三)組織員工休閑活動流程1設(shè)立籌備組，明確人員分2設(shè)計活動主題與內(nèi)容3規(guī)劃預(yù)算4活動宣傳5活動準(zhǔn)備6活動實施組織員工休閑活動任務(wù)三一、理論知識(四)員工休閑活動方案1活動目的2活動主題3活動時間4活動地點5活動內(nèi)容及流程6人員安排7費用預(yù)算8道具物品9注意事項組織員工休閑活動任務(wù)三二、任務(wù)描述華信達(dá)集團(tuán)是一家集生產(chǎn)、商貿(mào)為一體的大型企業(yè)，公司總部在福建省泉州市。高平是該集團(tuán)辦公室的秘書。該集團(tuán)為了促進(jìn)部門、員工間溝通交流，增進(jìn)部門、員工間感情,提高部門及員工合作精神及團(tuán)隊協(xié)作意識，培養(yǎng)員工對企業(yè)歸屬感,十分注重組織員工休閑活動。每年均組織內(nèi)容豐富多彩、形式多樣化的休閑活動。其中既有固定活動項目如職工羽毛球活動，也有臨時活動如參觀活動?？紤]到公司中年人較多，身體健康狀態(tài)堪憂，于是公司要求辦公室利用元旦假期搞一次有益身體健康的活動。組織員工休閑活動任務(wù)三三、實訓(xùn)(一)實訓(xùn)目的(二)實訓(xùn)成果(三)實訓(xùn)指導(dǎo)(四)反思與總結(jié)實訓(xùn)任務(wù):制定一次休閑活動方案。組織員工休閑活動任務(wù)三四、相關(guān)鏈接一次讓人后悔的旅游某職業(yè)技術(shù)學(xué)院為了迎接教育部的教學(xué)評估驗收，從上到下忙碌了一整年。順利通過驗收后，學(xué)院決定利用暑假時間組織教職工外出旅游，以放松教職工的身心。旅游的目的地是南方的一座名山。院辦的年輕秘書小王負(fù)責(zé)組織這次旅游活動。小王接到任務(wù)后，立刻聯(lián)系了幾家旅行社，選擇了報價最低的一家。在三天的游程中，參觀了一座寺廟，導(dǎo)游說香火很旺，