時(shí)間管理四象限法則PPT課件

1、時(shí)間管理之 四象限原理,你是否有時(shí)間管理不良的征兆？看看以下這些問(wèn)題。 你是否同時(shí)在進(jìn)行幾件事，但似乎無(wú)法全部完成？ 你是否因?yàn)轭檻]其它的事情，而無(wú)法集中精力來(lái)做目前的事？ 如果學(xué)習(xí)被中斷，你是否特別生氣？ 你是否每天回家的時(shí)候都是筋疲力盡，又覺(jué)得好像沒(méi)做什么事情？ 你是否覺(jué)得老是沒(méi)有什么時(shí)間做運(yùn)動(dòng)或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒(méi)有時(shí)間？ 對(duì)于以上的這些問(wèn)題，只要有兩個(gè)回答是“是”的話 那你的時(shí)間管理就有問(wèn)題了。,我們經(jīng)常遇到這樣的問(wèn)題？ 1、電話又響了，有急事的、請(qǐng)示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話。可是，手頭上正在寫(xiě)一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)上午了，還沒(méi)寫(xiě)幾個(gè)字 2、最近老師分配了好多事

2、情需要做，我都不知道怎么辦，這個(gè)也說(shuō)馬上要交，那個(gè)也說(shuō)馬上要交，我又不是三頭六臂。 3、整天就像消防車(chē)，哪里有火情就往哪里趕，可是天天忙救火，就沒(méi)有時(shí)間靜下來(lái)想想，“火災(zāi)”從哪里來(lái)？,“四象限”法是美國(guó)的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，分為四個(gè)“象限”： 一、既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等） 二、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等） 三、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門(mén)會(huì)議等） 四、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫(xiě)博客等）,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急,一：重要而且緊急,四：不重

3、要且不緊急,三：不重要但緊急,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 1、準(zhǔn)備工作、編制計(jì)劃、維持關(guān)系。 2、去拜訪VIP客戶。 3、計(jì)劃給員工進(jìn)行培訓(xùn)。 4、回訪客戶。,一：重要而且緊急 1、緊急狀況、迫切問(wèn)題、限期完成。 2、一會(huì)兒要參加重要會(huì)議。 3、與客戶溝通要做合同。 4、準(zhǔn)備事項(xiàng)。,四：不重要且不緊急 1、處理一般性文件。 2、看電視消磨時(shí)光。 3、歸檔本周所有文件。,三：不重要但緊急 1、造成干擾的緊急事件。 2、打若干個(gè)溝通的電話。 3、幫助客戶解決一個(gè)難題。,第一象限：沒(méi)什么好說(shuō)的，立即去做！ 我們工作中的主要壓力來(lái)自于第一象限，其實(shí)第一象 限80%的事務(wù)來(lái)自于第二象限（重要但不

4、緊急）沒(méi)有 被處理好的事情，也就是說(shuō)這個(gè)壓力和危機(jī)是自己給 自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來(lái)自第二象限的 事情 才能使你的壓力減緩。,很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。 該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。,第二象限：有計(jì)劃去做！ 不能因?yàn)椴痪o急就不去解決它。我們應(yīng)該第一時(shí)間將任務(wù)進(jìn)行分 解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成就不 會(huì)讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多

5、投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。 做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α浚员仨氈鲃?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無(wú)限變少，不再瞎“忙”。,第三象限：盡量別做！ 當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過(guò)一些不重要的而且不緊急的 事情來(lái)調(diào)整戲臺(tái)和身體，但是不要在這個(gè)象限中投入過(guò) 多的盡力，否則就是浪費(fèi)生命了。,但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分 范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎?/p>

6、正有創(chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不 但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。,第四象限：交給他人去做！ 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方 法是放權(quán)交給別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕以減少此 類(lèi)事務(wù)的發(fā)生。,表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 65%80%,一：重要而且緊

7、急 20%25%,四：不重要且不緊急 1%,三：不重要而且緊急 15%,成功的時(shí)間分配管理,案例：時(shí)間管理 分身有術(shù)計(jì)劃事情的先后 小李是班級(jí)的學(xué)習(xí)委員又是校學(xué)生會(huì)的干部還是文學(xué)社的骨干，平時(shí)總是需要面對(duì)許多的學(xué)習(xí)與工作任務(wù)，那是一個(gè)周二的早晨，小李剛走進(jìn)校門(mén)，便碰到幾個(gè)鄰班的好朋友，他們對(duì)小李說(shuō)：“今天吃完中飯12：15，我們一起去圖書(shū)館看體育雜志啊，聽(tīng)說(shuō)新的一期又到了?！笨商みM(jìn)班級(jí)之后又看到教室黑板上寫(xiě)著“今天中午12：2013：10學(xué)校進(jìn)行英語(yǔ)百詞競(jìng)賽?！彼@才想起自己是班里推薦的10位參賽選手之一。這時(shí)門(mén)外突然一個(gè)學(xué)生會(huì)的干部找上來(lái)說(shuō)：“小李，團(tuán)委溫老師讓你今天中午12：30召集大一年

8、級(jí)全體學(xué)習(xí)委員開(kāi)會(huì)，商量明天演講比賽的事情。他也要來(lái)參加的?！眲傋轿蛔由?，文學(xué)社的社長(zhǎng)跑進(jìn)來(lái)來(lái)對(duì)他說(shuō)，今天中午12：35我們文學(xué)社成員碰個(gè)頭，商量一下周六外出采訪的事，你可有主要采訪寫(xiě)作任務(wù)啊。社長(zhǎng)剛走，老師走進(jìn)教室，對(duì)同學(xué)們說(shuō)：“今天中午我們12：25集中，講一下上節(jié)課的作業(yè)，錯(cuò)的很多，只有小李等幾個(gè)同學(xué)做的不錯(cuò)。”小李一聽(tīng)，頓時(shí)覺(jué)得，今天怎么這么多事情都湊到一起了啊，于是,案例分析： 如果你是小李，那天中午你選擇去做那件事情？為什么？有什么辦法可以把這五件事情中的內(nèi)容都安排好？ 信息提煉：今天中午要做的事情 1、12:15看體育雜志 2、12:20學(xué)校英語(yǔ)百詞競(jìng)賽，班級(jí)10位推薦選手之一

9、。 3、12:25作業(yè)講評(píng)，自己做的不錯(cuò)。 4、12:30召集學(xué)習(xí)委員開(kāi)會(huì)，關(guān)于明天演講比賽。 5、12:35文學(xué)社商量周六采訪的事情，由主要內(nèi)容。 方法： 1、我必須要做的，且不能耽誤的事情重要緊急的事情 2、可以讓別人幫主做的，但不能耽誤的事情緊急的事情 3、我必須要做，但有充足時(shí)間的事情重要的事件 4、可做可不做的事情不重要不緊急的事件 5、重復(fù)、價(jià)值不大的事情可以放棄的事件,爭(zhēng)分奪秒重視事件的目標(biāo),1,2,3,4,5,參加學(xué)校英語(yǔ)百詞競(jìng)賽12：2013：10,尋找協(xié)助開(kāi)會(huì)的人并告知其會(huì)議內(nèi)容與要求（明天演講比賽）,與文學(xué)社社長(zhǎng)商量另定討論時(shí)間（周六外出）,向老師請(qǐng)假,告訴好朋友下周一中

10、午再一起去看體育雜志,總結(jié)： 用計(jì)劃“超越”時(shí)間我們的原則是：首先考慮做好重要緊急的事情，其次安排好緊急的事情，自己做好重要的事情，放棄重復(fù)、價(jià)值不大的事情，最后考慮不重要、不緊急的事情。 爭(zhēng)分奪秒重視事件的目標(biāo),作業(yè) 案例： 某人一周的事務(wù)清單： 臨時(shí)參加各部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)。 解決客人投訴。 編寫(xiě)下個(gè)月部門(mén)員工排班。 歸檔大堂副理本周所有文件。 去拜訪VIP客人。 計(jì)劃給前廳員工及其領(lǐng)班進(jìn)行關(guān)于發(fā)票登記的培訓(xùn)。 陪朋友買(mǎi)手機(jī)。 向上次聯(lián)系的客戶詢問(wèn)產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。 核查下午客人信用額度報(bào)表。 發(fā)傳真取消客人預(yù)授權(quán)。 打若干個(gè)溝通的電話。 核查當(dāng)日所有掛賬賬單及其消費(fèi)小單是否準(zhǔn)備齊全。 保安員報(bào)告有兩客人在停車(chē)場(chǎng)打架斗毆。 去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)買(mǎi)最近很火的一本書(shū)杜拉拉升職記 。 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個(gè)遇到的難題。,1、（不重要但緊急） 2、（重要