辦公軟件使用技巧

1、第一講：辦公軟件使用技巧作者：程一目錄辦公軟件使用技巧2基礎(chǔ)知識回顧：pc的三大基本操作技巧2word 中最常使用的5個熱鍵4文件名的后綴問題：擴展名和系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的概念5正確使用桌面和我的文檔（幾個重要的系統(tǒng)文件夾）8操作系統(tǒng)知識11windows正版驗證知識在營銷中的作用：13最通用的常用符號輸入方法：14關(guān)于單選、復選和連選15如何快速移動光標和用鍵盤標記文本？16“按列標記文本的方法”17如何使用word 中的插入索引和目錄功能。18word表格的調(diào)整技巧：快速調(diào)整到最佳尺寸19項目編號技巧及段落調(diào)整21excel技巧：將數(shù)據(jù)縮印在一頁紙內(nèi)23獎金發(fā)放中怎樣在excel中將數(shù)值取整到10元

2、？25慎用ghost方式的系統(tǒng)安裝盤26善于使用系統(tǒng)還原：29vista專題介紹：32vista的系統(tǒng)準備要求：32小貼士：關(guān)于windows內(nèi)存尺寸的“程氏定理”35不用光驅(qū)，dos下全新安裝vista旗艦版！36德發(fā)公司辦公軟件使用技巧培訓習題37注意事項：本講義中的演示和操作環(huán)境，包括各截圖，除非特別標注，一般都來自windows xp sp2 專業(yè)版以及office 2003系統(tǒng)。辦公軟件使用技巧基礎(chǔ)知識回顧：pc的三大基本操作技巧作者：程一大學一年級學生不論專業(yè)都要學習的一門課程，是計算機使用基礎(chǔ)。厚厚的一本書里講了些什么？在所講述的內(nèi)容中，這本書里最基本的是什么？計算機使用基礎(chǔ)里，

3、最重要最基本的東西只有三個：漢字輸入、文件路徑、復制粘貼。漢字輸入：要求，以正確的指法進行盲打。盲打的練習訣竅：“不看鍵盤”。具體來說，就是“不要盯著鍵盤打字”。這個原則要徹底遵循。手指的分工見下圖，注意一種顏色為一個手指負責的區(qū)域。主鍵盤區(qū)指法要點：手指移動的區(qū)域是一個向左傾斜的平行四邊形。小鍵盤區(qū)的指法要點：0是用拇指打的。文件路徑：深刻理解文件路徑的概念，深入理解相對路徑、絕對路徑、網(wǎng)絡路徑、本地路徑的聯(lián)系和區(qū)別。文件路徑的概念：從根目錄開始，逐層寫出各個層次的目錄，路徑深度上的分隔線用“”分隔，直到文件為止。這樣構(gòu)成的符號串被稱為文件路徑。（根目錄）my documents my mu

4、sic桌面 borland c+ builder v6.0 臨時圖片夾開始 程序 附件 娛樂 winrar例如：my music的路徑表達式是：“ my documentsmy music”，“娛樂”的路徑表達式是：“開始程序附件娛樂”。上述路徑還可以在前面冠上盤符，例如： “c: my documentsmy music”，在網(wǎng)絡環(huán)境下，路徑表達式為“機器名共享文件夾名”。例如：defa-cyshareddocs信息安全公告。其中雙反斜線后加機器名開始的這種路徑叫bnc路徑，是微軟網(wǎng)絡環(huán)境下的概念。當在因特網(wǎng)環(huán)境下時，路徑的概念依然存在，只是在標記上有所區(qū)別：本地路徑、bnc路徑都是使用的反

5、斜線“”做為路徑深度的分隔線，而因特網(wǎng)的文件路徑則使用的是正斜線“/”。例如：“/soft/”以上路徑都是使用的絕對路徑，其標志是在路徑一開始就使用了“”，表示從根目錄起。不以“”開始（不算盤符）的路徑，就稱為相對路徑。相對路徑和當前目錄有密切關(guān)系。比如 bbs/image/01.gif，就是以相對路徑標出的。表示從當前目錄的bbs目錄開始。而./shop/index.htm，則表示從當前目錄的上一層目錄中的shop目錄開始。那兩個點“.”代表上層目錄。在程序和網(wǎng)頁編制過程中，使用相對路徑可以做出和系統(tǒng)和環(huán)境無關(guān)的系統(tǒng)。這是一個很大的優(yōu)點，可以一次編制，到處

6、運行。例如我的個人主頁，德發(fā)新網(wǎng)站，成百上千的文件之間，都是使用相對路徑來相互調(diào)用的。無論怎樣“搬家”，系統(tǒng)都能正確現(xiàn)實，絕不會出現(xiàn)丟失文件或者圖片的問題。復制粘貼復制粘貼是windows操作系統(tǒng)中的一組基本操作。使用鼠標操作只是一種方法，在很多情況下，熱鍵更快捷，有時只能用熱鍵。熱鍵就是操作系統(tǒng)為用戶準備的一組快捷操作按鍵系列，常用熱鍵有：（符號 代表“ctrl”鍵）c：復制v：粘貼x：剪切a：全選以上不僅對文字、圖形等有效，對文件也有效。z：撤消（后悔藥）b：加粗u：下劃線i：斜體s：保存。alt-f4：關(guān)閉窗口或者系統(tǒng)。快速是它的特點。兩個和截圖有關(guān)的： printscreen：截取（復

7、制）整個屏幕的圖像alt+printscreen：截取截取（復制）當前窗口的圖像截圖后，用系統(tǒng)自帶的“畫圖”就可以編輯保存。對安裝過程和故障現(xiàn)象等的描述，一張截圖往往是最形象直觀的資料。問題：在看視頻電影時怎樣截圖？（知識點：direct x。direct draw、direct audio） word 中最常使用的5個熱鍵在office 2003發(fā)布后，共收集了大約13億次會話。在前90天word中超過3.52億單擊的命令欄。當然，這些數(shù)據(jù)只是一小部分，不可能保留收集到的所有數(shù)據(jù)。因此，這些數(shù)據(jù)也是幫助office ui開發(fā)團隊做出明智的決定，即為office 12開發(fā)新的用戶界面的最主要的

8、原因之一。 (3) word 2003中最常使用的5個命令經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)分析和調(diào)查，在word 2003中最常用的5個命令是(依先后順序列出)：粘貼、保存、復制、撤銷、加粗。既然如此，如此高頻使用的命令，似乎應該記住它們的熱鍵了：v：粘貼（符號 代表“ctrl”鍵）s：保存c：復制z：撤消（編輯過程中，如果出現(xiàn)手誤，應該用它）b：加粗補充一個：x：剪切。也許是巧合，這些鍵是我多年來一直使用的。 粘貼技巧：使用文件名的后綴問題：擴展名和系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的概念作者：程一一般知識：文件名及其路徑是操作系統(tǒng)的重要概念，也是使用者必須知道的基礎(chǔ)知識。這里談文件名后綴（擴展名）的問題。每個文件名都有一個可選的后綴

9、，又叫擴展名。擴展名不是文件名中的必要成分，但卻是及其重要的。一般格式為：xxxxxxxxx.yyy。例如：通知.doc、菊花臺.mp3等等。擴展名決定了文件的性質(zhì)和應該用什么軟件來打開它。在windows以前，打開一個文件必須先啟動某個軟件，然后用一定步驟打開這個文件。為了方便用戶使用，windows操作系統(tǒng)在安裝軟件后會把該軟件能夠操作的文件進行“關(guān)聯(lián)”。被關(guān)聯(lián)后，用戶就能以簡單地雙擊方式打開文件。“雙擊”操作實際對應的過程如下：雙擊圖標os讀取擴展名根據(jù)擴展名知道該由什么軟件啟動啟動該軟件同時把文件交給該軟件。簡單地說：雙擊將導致兩個文件活動起來，一個可執(zhí)行文件被啟動和一個特定文件被打開

10、。如果“雙擊”的是可執(zhí)行文件，則os會直接啟動該文件?？蓤?zhí)行文件的定義也和擴展名有關(guān)，經(jīng)典的可執(zhí)行文件是：*.bat、*.exe、*.com，現(xiàn)代的可執(zhí)行文件多了不少，比如*.swf、*.pif等。可執(zhí)行文件具有完全的系統(tǒng)功能和權(quán)限，可以做一切事情而且效率極高，是病毒最愛采取的類型。一般情況下，擴展名是由軟件系統(tǒng)自動加上的。絕的多數(shù)的文件都有擴展名。下面的擴展名是極為常用的，最好能夠記?。?office文檔格式：.doc word文檔.xls excel表.pptpowerpoint文檔.mdbaccess文檔.htm或者.html.txt 純文本文件 筆記本.pdfadobe公司的一種便攜文

11、檔（推薦用非官方的閱讀器foxit reader來打開）圖片類：.bmp畫圖.gif動畫（無損壓縮）.jpg一種圖片格式（有損壓縮）音樂類：.mp3不知道的人比較罕見.wma一種音樂格式.rm 或 .ram一種音樂格式（realplayer格式系列：一種專利格式）.rmvb 一種電影格式，目前網(wǎng)上最流行。（realplayer格式系列：一種專利格式）壓縮格式：.zip.rar同時被winrar支持（winzip軟件競爭失?。╉槺阏f一下，winrar這個軟件應該每個人都會用。回到我們的辦公環(huán)境，看一個真實的例子：通過qq傳遞過來的文件，或者通過e-mail收到的文件，雙擊無法打開。接到的文件是一

12、種“未知”類型的，圖標的樣子完全不對，不是我們熟知的任何一種。不知道該用什么方法打開。 如圖。實例一：實例二：從上述兩圖的圖標看，其實已經(jīng)能發(fā)現(xiàn)，這種圖標一看就是缺乏類型的文件，它和我們熟知的文件圖標完全不同。造成文件無后綴的主要原因有兩個：1、 在系統(tǒng)的文件夾選項中選取了不“隱藏已知文件的擴展名”。這時系統(tǒng)的擴展名完全由用戶決定，如果你不敲，就沒有了擴展名。2、 被qq服務器的防病毒機制自動修改或去掉了擴展名。解決此類文件的打開問題，方法很簡單：1、根據(jù)對方傳來的文件類型（這可以詢問得到），先起動軟件，然后用打開的方式去打開。2、改變或加上文件的擴展名，再用雙擊的方式打開該文件。對于上面的兩

13、個例子，只要把下劃線“_”改成“.”即可。附錄：常見的文件擴展名：.avi 電影文件 windows media player.bak 備份文件 .bat dos批處理文件 .bmp 圖象文件 畫圖/看圖軟件.cab 壓縮文件 w dos命令文件 自執(zhí)行.dbf 數(shù)據(jù)庫文件 dbase, foxbase, access.dll 應用程序擴展 .doc 文檔文件 word.exe 執(zhí)行文件 自執(zhí)行.gif 256色圖象文件 畫圖/看圖軟件.htm 網(wǎng)頁 瀏覽器.html 網(wǎng)頁 瀏覽器.ico 圖標 .jpeg 壓縮過的圖象文件 畫圖/看圖軟件.jpg 壓縮過的圖象文件 畫圖/看

14、圖軟件.mid 聲音文件 windows media player.mov quicktime影像文件 quick time.mp3 壓縮音樂文件 winamp.mpeg 影像 windows media player.mpg 影像 windows media player.pdf 便攜式文檔格式，內(nèi)含圖片文字等等 adobe acrobat, adobe acrobat reader.ppt power point 文件 microsoft power point.psd photoshop文件 adobe photoshop.ram real audio影像文件 real audio.ra

15、r 壓縮文件 winrar.swf flash動畫文件 瀏覽器加裝macromedia flash 插件.txt 純文本文件 筆記本或全部文字處理系統(tǒng).vbs visual basic 編程文件 microsoft viasual basic.wri write文字文檔 word.xls excel 試算軟件文件 microsoft excel.zip 壓縮文件 winzip 圖像文件：gif compuserverjpg jpeg - jfif compliant正確使用桌面和我的文檔（幾個重要的系統(tǒng)文件夾）程一通過觀察一臺pc的桌面和“我的文檔”，我只花一秒能看出你的條理性，5秒內(nèi)看你的文

16、件安全意識。對桌面和“我的文檔”的維護，是工程師的基本知識。一般文員也最好掌握。l 桌面上的圖標最好不要超過3列。桌面的作用：給你最常用的軟件啟動捷徑和為最熱點的文件應用提供舞臺。因此請保持桌面的整潔，桌面上的圖標最好不要超過3列。如果真有很多文件必須放在桌面，也應該在桌面上建文件夾再存放。桌面圖標太多的例子桌面的地理位置概念：它是一個特殊的操作系統(tǒng)文件夾，和操作系統(tǒng)在同一個分區(qū)。一般在c盤（為了方便描述，以下的敘述中，“c盤”指系統(tǒng)分區(qū)）。而且一旦系統(tǒng)安裝完畢，桌面的位置就很難移動了。桌面上的文件是相當脆弱的。重裝系統(tǒng)通常都會格式化c盤，結(jié)果桌面上的文件就全部消失了。順便說一句，回收站最好位

17、于屏幕的右下角，而不要和其它圖標混在一起。記?。鹤烂嫔鲜强梢苑盼募?，但不要落地生根。l 給“我的文檔”搬家。“我的文檔”是大多數(shù)應用軟件默認的文件存取之地，是一個長期存放文件的理想地方。但“我的文檔”也是一個系統(tǒng)文件夾，默認情況下它也位于當前的系統(tǒng)分區(qū)。顯然，這個長期的重要文件的集散地不應該放在c盤的。我的文檔和桌面不同，它是可以移動的。如果你有文件安全意識，應該將它搬家。而且越早越好。將我的文檔搬家的步驟：在“我的文檔”上點右鍵，選屬性，見下圖：然后修改“目標文件夾位置”。注意只改盤符，如下圖：接下來，會問你文件夾不存在，問是否創(chuàng)建，選“是”，創(chuàng)建它。接下來會問你“是否移動原來文件的內(nèi)容”

18、，你也選是。這樣“我的文檔”的搬家工作就完成了。從此以后，“我的文檔”就處在一個安全的分區(qū)里。以后恢復系統(tǒng)的時候，就很安全。而且日常使用也非常方便。注意：如果“我的文檔”中文件較多，移動過程需要較長的時間，一定要耐心等待。而在做了這些處理后再進行系統(tǒng)映像備份，才是一個合格的工程師。還有幾個系統(tǒng)文件夾最好也能了解：收藏夾：c:documents and settingscheng yifavorites通訊簿：c:documents and settingscheng yiapplication datamicrosoftaddress book（程一：通訊簿是重要的客戶資源，但這路徑太長，記憶

19、有點困難。我做了自動化備份工具可供大家使用）以上的“cheng yi”是變化的，它等于你登錄時的用戶名。郵件夾：進入outlook express（注意不是office 里的那個outlook），選“工具-選項-維護-存儲文件夾”。（小貼士：“開始-運行”還能干什么？） 和“我的文檔”的一樣，郵件文件夾最好也移動到非系統(tǒng)盤以保證安全和減少系統(tǒng)備份的工作量。作為一個優(yōu)秀的系統(tǒng)維護人員，應該知道對上述文件夾的位置并做出正確的備份。這樣才能在重裝系統(tǒng)后還原用戶的文件。小貼士：除了手工對特定文件夾做備份外，你還可以使用自動備份軟件。我推薦的自動備份軟件是second copy 2000。操作系統(tǒng)知識

20、操作系統(tǒng)（operating system，簡稱os）傳統(tǒng)上是負責對計算機硬件直接控制及管理的系統(tǒng)軟件。操作系統(tǒng)的功能一般包括處理器管理、存儲管理、文件管理、設備管理和作業(yè)管理等。當多個程序同時運行時，操作系統(tǒng)負責規(guī)劃以優(yōu)化每個程序的處理時間。 一個操作系統(tǒng)可以在概念上分割成兩部分：內(nèi)核(kernel)以及殼(shell)。一個殼程序包裹了與硬件直接交流的內(nèi)核：硬件內(nèi)核殼應用程序 windows 1.0、2.0、3.0、3.1、4.0、4.1、5.0、5.1、6.0windows1.02.03.03.19598me2000xpvista內(nèi)部版本號1.02.03.03.14.0

21、5.16.0版本號不同時，所有的驅(qū)動程序和安全類軟件都將面臨大升級。在各個windows版本中，windows 95、98、2000取得了巨大的成功。不過操作系統(tǒng)在推出后都會打各種補丁或者安裝服務包（windows2000的服務包sp4，xp的服務包sp2）實際上這些操作系統(tǒng)在安裝了不同的服務包后有不少區(qū)別。目前使用較多的有windows 98 se（第二版）、windows 2000、windows xp、windows 2003。關(guān)于windows me有觀點認為這是微軟自3.0版以后最差的第一個沒有發(fā)行第二版的windows。 microsoft windows 2000（起初稱為win

22、nt 5.0）有四個版本：professional、server、advanced server和datacenter server。另外，微軟提供了windows 2000 advanced server限定版，用于運行于英特爾itanium 64位處理器上。所有版本的windows 2000都有共同的一些新特征：ntfs5，新的ntfs文件系統(tǒng)；efs，允許對磁盤上的所有文件進行加密；wdm，增強對硬件的支持。 windows xp，它發(fā)行于2001年10月25日，原來的名稱是whistler。微軟最初發(fā)行了兩個版本，家庭版（home）和專業(yè)版（professional）。家庭版的消費對象

23、是家庭用戶，專業(yè)版則在家庭版的基礎(chǔ)上添加了新的為面向商業(yè)的設計的網(wǎng)絡認證、雙處理器等特性。字母xp表示英文單詞的“體驗”（experience）。 小貼士：1、 安裝軟件時，不要什么都安裝到c盤。除了和系統(tǒng)密切相關(guān)的安全類軟件（防火墻和防病毒）及驅(qū)動程序等裝在c盤，其它類型的軟件都安裝到c盤以外的地方。 qq、uc、千千靜聽、mplayer等很多軟件都是綠色（免安裝）軟件，不應該裝在c盤。office、photoshop，游戲等大塊頭軟件也不該裝在c盤。2、 上網(wǎng)用戶使用的操作系統(tǒng)和屏幕信息（統(tǒng)計時間2007年4月，取樣地點是“藍色戈壁”網(wǎng)）。windows

24、正版驗證知識在營銷中的作用：windows xp是基于windows 2000代碼的產(chǎn)品，同時擁有一個新的用戶圖形界面（叫做月神luna），它包括了簡化了的windows 2000的用戶安全特性，并整合了防火墻，以用來確保長期以來以著困擾微軟的安全問題。 受到強烈批評的是它的產(chǎn)品激活技術(shù)。這使得主機的部件受到監(jiān)聽，并在軟件可以永久使用前（每30天一個激活周期）在微軟的記錄上添加一個唯一的參考序列號（reference number）。即使通過驗證，如果硬件有大的變化，可能導致要重新驗證。最新的vista也存在激活和驗證問題。以下討論均以xp為例。所有的零售版xp都需要激活。不受激活限制的win

25、dows xp版本有：oem版本（如聯(lián)想電腦上使用的）和大客戶版（也叫vol版，典型版本是“上海市政府版”）。所有的零售版和大客戶版都在系統(tǒng)更新時，存在正版驗證問題，只有oem版總能通過正版驗證。（微軟幾乎不可能對oem進行防盜版措施）。正版驗證的實際過程是：瀏覽器自動下載一個*.exe可執(zhí)行程序，這個程序檢查一切盜版的痕跡，如果發(fā)現(xiàn)異常則阻止升級。破解這個程序可以暫時解決升級問題，但網(wǎng)絡上的一切正版驗證破解都是暫時的，都將很快被隨后推出微軟官方的新版驗證程序擊敗。結(jié)論：要想確保安全，只有經(jīng)常對os進行系統(tǒng)更新；而要想無憂慮地進行更新，只有買帶預裝os的品牌機，比如聯(lián)想電腦。最通用的常用符號輸

26、入方法：作者：程一有些軟件中某些符號是很難輸入的。有人發(fā)現(xiàn)在word中有一個符號輸入，于是想了個辦法，先從word中得到符號，然后再復制粘貼到別處。這個辦法當然可行，但依賴性比較大：需要安裝office，至少要安裝word。舉例來說，我在寫文章時，喜歡使用來作為一篇文章的結(jié)束，本講義你已經(jīng)可以看到很多的。也喜歡在做圖和做網(wǎng)頁時使用來標記一個熱點或鏈接。但經(jīng)常有人問我這怎么打出來的。甚至還有人問我省略號“”是怎么打的。實際上，使用系統(tǒng)自帶的輸入法，就可以輸入很多常用符號：例如特殊符號：，標點符號：【】，數(shù)字符號：。數(shù)學符號：。希臘字母：平假名：；俄文字母：；等。方法簡單極了，右鍵點擊輸入法中的軟

27、鍵盤，在彈出的菜單中選擇合適的符號表就可以了。注意：特殊符號輸入完畢，左鍵單擊軟鍵盤就可以恢復到正常狀態(tài)。至于省略號：在智能abc等windows自帶的輸入法里，是在“6”的上擋鍵上，在中文輸入狀態(tài)下按住shift打“6”就可以了。s這個方法的好處是：不受具體軟件的約束，在各種軟件中都可以使用。【小結(jié)】：右鍵點擊軟鍵盤，進入特殊符號的輸入狀態(tài)，就可以輸入很多特殊符號。左鍵單擊就可以從這個狀態(tài)中還原。關(guān)于單選、復選和連選程一在復制文件的時候，是可以一次選擇多個文件的：單選：（略）復選：按住ctrl鍵，在要選擇的文件上單擊。連選：按住ctrl鍵，先在第一個要選擇的文件上單擊，再按住shift鍵后再

28、最后一個文件上單擊。還有復選+連選，就是ctrl和shift鍵，略。復選的例子按住ctrl鍵，在要選擇的文件上單擊連選的例子：注意事項：在進行復選和連選時，可以改變“查看”方式來方便選擇。如何快速移動光標和用鍵盤標記文本？在標記文本的時候，大多數(shù)人都只用鼠標，但在實際上用鍵盤標記文本在很多情況下更方便更快速。先記幾個快速移動光標的方法：移動光標用箭頭和page up和page down，這個就不說了。home：將光標置到行首end：將光標置到行末home：將光標置到全文首end：將光標置到全文末好了，現(xiàn)在知道快速移動光標的方法后，你就能快速用鍵盤標記文本了。理解和記憶的方法是：先按住shift

29、鍵，然后移動光標，則光標所經(jīng)過的地方就被標記。例1、 標記當前文字直到行尾，操作方法是shift+end。例2、 標記當前文字直到全文末尾，操作方法是shift+ctrl+end。例3、 例4、 用鼠標結(jié)合shift鍵結(jié)果也一樣。在word中讓光標回到剛才去過的地方：shift+f5。這個操作無論是在當前文檔還是在剛打開的文檔都適用。（例子：我要在這里插入一個笑臉符號。） “按列標記文本的方法”先按住alt鍵，然后移動鼠標，則鼠標嚴格按列移動，結(jié)果標記的區(qū)域是一個矩形。如下圖：如何使用word 中的插入索引和目錄功能。插入索引和目錄的一個前提是，在文章中要把文章中將來要做目錄的標題部分設置為標

30、題格式。 一般在格式工具欄，有文章內(nèi)格式的設置，通常都是“正文”，你要做的就是根據(jù)文章的標題分級，把你文章中的小節(jié)的題目分別設置為大的就設置“標題1”，比它小的就設置“標題2”，依次類推。我一般是設成“標題2”，這個規(guī)格是一個可進可退的規(guī)格。你可以在將來給它加上一級的標題，也可以給它加下一級的標題。然后，你選擇插入索引和目錄，系統(tǒng)就自動提取這些設置了標題格式的標題為目錄了！如下圖：word表格的調(diào)整技巧：快速調(diào)整到最佳尺寸問題：word表格的寬度調(diào)整是件經(jīng)常發(fā)生的事情，手工調(diào)整相當煩瑣。方法：在要調(diào)整的表格中點右鍵，在快捷菜單里選“自動調(diào)整”，先做“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”，這一步將會讓你的表格處在

31、最緊湊的格式下，每列的寬度都會做最佳調(diào)整。然后再做“自動調(diào)整”中的“根據(jù)窗口寬度調(diào)整表格”，以充分利用紙張和窗口的寬度，使表格顯得大氣而不局促。如下圖：調(diào)整實例：在某次德發(fā)高管會議紀要word文檔里，表格占據(jù)的篇幅為15頁，我按照本方法進行調(diào)整，結(jié)果表格占據(jù)的篇幅減少到9頁。減少的篇幅高達40%。小結(jié)：調(diào)整表格的最佳方法是在該表格里的右鍵快捷菜單里選“自動調(diào)整”，先做“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”，緊接著做“根據(jù)窗口寬度調(diào)整表格”。這是調(diào)整word表格的最快捷方法。實際上，表格自動調(diào)整是word發(fā)展過程中，word2000首先做出的一個最實用的改進之一。項目編號技巧及段落調(diào)整先說段落調(diào)整：中文文章的行文

32、格式一般是，首行抬頭空兩格，其余內(nèi)容左對齊。項目編號后各段落也依然如此。但word默認的項目編號后，各段之間常常變?yōu)閼覓炜s進。懸掛縮進不符合中文行文習慣，在每條目字數(shù)較多時，也不夠美觀。一、 這個技巧的要點是，行首先推兩格（英文狀態(tài)下是四格），然后輸入條目編號。二、 回車后系統(tǒng)會自動啟動項目編號，并同時進行了懸掛縮進，如下圖：出現(xiàn)上述現(xiàn)象后，不要管它，繼續(xù)輸入。三、 各條目輸入一定數(shù)量后比如兩行后，標記已輸入的這若干條目。用鼠標拉動懸掛縮進標尺到左端。四、 然后選擇左對齊制表符，將過右的位置向左拉到合適位置就行了。如下圖：五、 注意，向左拉“左對齊制表符”時，并不一定越左越好，拉過頭會導致項目

33、更加向右，也就是說有一個最佳值。六、 技巧：精細拉動“左對齊制表符”的方法，如果按下alt鍵，可以無極精確移動，不受最小網(wǎng)格影響。這個技術(shù)原則上可以用于一切需要精確定位的地方。七、 調(diào)整兩個條目后，以后的文字內(nèi)容就可以正常輸入，并始終遵循你剛才設定的換行懸掛方式了。比如本講義，從“三、”起，就一直只需要打回車就能正確進行首行縮進。 現(xiàn)在說word文檔項目編號問題，一個嵌套很多層編號的文檔，怎樣在文檔的寫作中方便地繼續(xù)進行項目編號？例如下面的文檔：德發(fā)員工現(xiàn)代辦公技能培訓大綱及考核辦法公司的信息化建設進程要求員工必須具備現(xiàn)代辦公技能，為此特制定德發(fā)員工培訓大綱及考核辦法：一、 培訓及考核對象德發(fā)

34、各業(yè)務部門及分支機構(gòu)的全體員工都屬本次培訓考核的對象，包括財務、技術(shù)、行業(yè)、分銷、直銷的工作人員。司機因工作崗位性質(zhì)，在培訓與考核時的要求可適當放寬。二、 培訓內(nèi)容1、 操作系統(tǒng)及其使用2、 office軟件及其使用3、 因特網(wǎng)/內(nèi)部網(wǎng)及其使用三、 培訓要求1、 操作系統(tǒng)（1） 學習操作系統(tǒng)的基本概念；深入理解文件及文件夾的概念；熟練掌握文件/文件夾的備份操作；熟知常用文件的屬性、后綴。（2） 熟練掌握漢字的輸入方法；深入理解漢字的“全角”“半角”等基本概念；能輸入非文字符號；有一定的漢字錄入速度，30分鐘錄入的漢字不低于800字。（3） 熟練掌握windows中的常用熱鍵和鼠標高級技巧，深入

35、理解各級拷貝、剪切、粘貼的概念和操作。2、 office軟件的使用（1） 熟練掌握字處理軟件（如word）的使用，能夠熟練地進行圖、文、表的混排，其中表能夠掌握求和等常用計算。（2） 了解表格軟件如（excel）的功能，會簡單表格制作和掌握常用計算方法。（3） 了解簡報軟件（如power point），能夠制作簡單的會議講座簡報。4、 因特網(wǎng)/內(nèi)部網(wǎng)技術(shù)及其使用（1） 了解因特網(wǎng)/內(nèi)部網(wǎng)的歷史和現(xiàn)狀；了解上網(wǎng)的原理、條件和方法，掌握撥號網(wǎng)絡的配置方法。（2） 熟練主頁的瀏覽方法；掌握進入超鏈的常用技巧和方法；知道怎樣完整地保存網(wǎng)頁；了解搜索引擎的功能和操作方法。（3） 深入了解e-mail的功

36、能；深入理解e-mail的基本概念如：e-mail地址、e-mail的收信人、發(fā)信人、主題、e-mail正文、附件、地址簿等；（4） 掌握e-mail的帳號設置方法。（5） 熟練掌握e-mail的使用方法，如：發(fā)送、接收、回復、轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、附件發(fā)送等。四、 考試方式1、 以www主頁瀏覽的方式取得考試的時間、地點及試卷的獲取方法。2、 用指定的方法獲取試卷。3、 獨立答卷。試卷包括問答題和文檔錄入兩個部分。4、 答卷后把試卷按指定e-mail地址轉(zhuǎn)發(fā)給評卷人。5、 用e-mail收取考評結(jié)果。 德發(fā)技術(shù)部，2000年2月15日這里提出一個項目編號的“復制回車”法：復制特定項目行末的“回車”符復

37、制，再到你需要進行連續(xù)項目編號的地方粘貼，這時會自動進行項目號的續(xù)編并多出一個空行，按退格鍵兩次即可。excel技巧：將數(shù)據(jù)縮印在一頁紙內(nèi)作者：程一這個技巧主要運用于如下的情形： 1、當數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁寬時，excel總是先打印左半部分，把右半部分單獨放在后面的新頁中，但是右半部分數(shù)據(jù)并不多，可能就是一兩列。 2、當數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁高時，excel總是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新頁中，但是超出的部分并不多，可能就是一兩行。 如下圖：excel打印大表時，是安裝先左后右，先上后下的方式打印的。上面的表格如果不進行調(diào)整就直接進行打印，一共將打印4張。效果肯定不能令人滿意的，而且還浪費紙

38、張。下面我們提出一種常用的調(diào)整方法。：通過“頁面設置”對話框調(diào)整 通過“頁面設置”對話框調(diào)整相當方便。做法是：選擇菜單“文件頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框，選擇“頁面”選項卡。 然后點選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框，在后面的文本框內(nèi)輸入“1”頁寬和“1”頁高(其實這是“調(diào)整為”的默認值，見圖)，單擊“確定”按鈕即可。上面的excel文檔是一個例子，標準打印需要四張紙，而且很凌亂。做了設置后只需要一張紙，而且閱讀的字體清晰。見下圖：小結(jié)：當一張excel表在打印時有少部分內(nèi)容“出界”時，用“文件頁面設置”里的頁面調(diào)整就可以將內(nèi)容打在一張紙上。獎金發(fā)放中怎樣在excel中將數(shù)值取整到10元

39、？作者：程一有這樣的一個問題，為了方便獎金的發(fā)放和領(lǐng)取，提成比例是30%，但想把獎金按10元的單位取整。這樣的問題在excel中該如何做？具體做法如下：使用取整函數(shù)int，填入的公式為“=10*int(0.3*f4/10)”，要點是：除10后取整然后再乘10。簡單地說就是除10再乘10。上面的例子是除10乘10就取整到10元，假如是按100元取整，就除100乘100。依此類推。慎用ghost方式的系統(tǒng)安裝盤作者：程一大家知道，除非硬件系統(tǒng)完全一樣，否則一個系統(tǒng)上安裝windows系統(tǒng)文件是不能簡單地復制到另一臺系統(tǒng)上工作的。ghost這種克隆方式今年來在民間有了不少進展，而且具有速度快，安裝省

40、心的特點。有不少人都喜歡用此類型的工具光盤安裝系統(tǒng)。但作為系統(tǒng)工程師，應該知道它也是有缺點的。最大缺點之一就是穩(wěn)定性不好。雖然微軟自帶系統(tǒng)封裝工具sysprep，可以方便快捷地進行企業(yè)產(chǎn)品部署，但是運用sysprep有一個限制，就是僅適用于用于封裝的源計算機和目標計算機必須具有相同硬件抽象層 (hal)，因此，不同的網(wǎng)友均提出了不用的hal檢測解決方案，如acpi封包、s&r&s封裝的電源模式等等，甚至使用了windows longhorn的啟動技術(shù)來解決hal問題。但這些方法迄今為止，并沒有真正徹底地解決hal問題，包括那些宣稱“100%”解決了問題的方法。操作系統(tǒng)存在一個叫做hal的硬件抽

41、象層。windows操作系統(tǒng)是一種分層的結(jié)構(gòu)，這種層次結(jié)構(gòu)的最底層是硬件抽象層（hardware abstraction layer），簡稱為hal，它負責對目標系統(tǒng)硬件平臺進行操作和控制，包括對中斷和例外的處理，為上層軟件提供硬件操作接口。pc問世以來，大量的硬件平臺層出不窮。為了便于操作系統(tǒng)在不同硬件結(jié)構(gòu)上進行移植，美國微軟公司提出了將操作系統(tǒng)底層與硬件相關(guān)的部分單獨設計成硬件抽象層hal（hardware abstraction layer）的思想。假如說，不同的顏色代表不同的hal，設某臺機器的hal是綠色的應用程序操作系統(tǒng)內(nèi)核驅(qū)動程序硬件抽象層hal硬件平臺則在另一臺機器上hal則可

42、能是別的顏色。如圖應用程序操作系統(tǒng)內(nèi)核驅(qū)動程序硬件抽象層hal硬件平臺hal是一個可加載的、內(nèi)核模式的模塊，它提供了針對windows當前運行所在的硬件平臺的低層接口。它隱藏了與硬件相關(guān)的細節(jié)，比如i/o接口、中斷控制器，以及多處理器通信機制任何與體系結(jié)構(gòu)相關(guān)或者與機器相關(guān)的功能。不同的硬件平臺，被硬件抽象層抽象成統(tǒng)一硬件，從而保證了操作系統(tǒng)內(nèi)核與驅(qū)動程序在不同硬件平臺上的移植性。實際上hal內(nèi)部也是有層次的，為了不讓討論的問題復雜化，我們略去其中的細節(jié)。 簡單地說，每臺不同的電腦，對應不同的硬件平臺，因而其hal也有所不同。這里給出兩臺電腦上的硬件抽象層文件hal.dll如下圖：可以看到，兩

43、個hal.dll文件有明顯的不同。所以windows系統(tǒng)安裝過程是一個復雜的過程，其動作絕不僅是單純解包復制這么簡單。在setup過程在每臺電腦上安裝的文件不盡相同。由于硬件抽象層的存在，有些文件是在安裝過程中按一定方法生成的。而克隆安裝方式的系統(tǒng)，其hal當然和做這個系統(tǒng)的母機相同，當它被轉(zhuǎn)移到別的平臺上時，很難做到hal達到100%的正確性。于是，使用ghost方式安裝系統(tǒng)，將帶來如下問題：1、 穩(wěn)定性差。2、 出現(xiàn)問題時很難查找原因。3、 在有些系統(tǒng)上甚至根本無法工作。ghost完系統(tǒng)后出現(xiàn)進不了系統(tǒng)、藍屏、黑屏、重新啟動等問題。4、 目標分區(qū)不可選，只能安裝到c盤。5、 有些克隆盤帶有

44、瞬間分區(qū)功能，生手常會在安裝系統(tǒng)時毀掉整個硬盤的數(shù)據(jù)。6、 制作者生成克隆映像時很容易帶入計算機病毒或者裝入一大堆垃圾軟件?？梢姡寺“惭b盤裝出的系統(tǒng)，除非目標機器的硬件特性完全相同，否則絕不能把克隆安裝理解成是進行標準安裝方式后又裝了常用軟件的系統(tǒng)。兩者在安全性和穩(wěn)定性上都是不可比擬的。對于一般用戶，可以使用克隆安裝盤安裝，這樣可以提高安裝效率；對于數(shù)據(jù)和系統(tǒng)穩(wěn)定性有高要求的用戶，應該使用標準安裝盤安裝。這樣可以提高客戶滿意度。小結(jié)：作為系統(tǒng)維護工程師，應該知道克隆安裝方式和標準安裝方法的本質(zhì)區(qū)別，在實際工作中選擇合適的安裝方法。知道并正確的運用兩者的差別，可以給你的工作帶來便利。下述流行觀

45、點是錯誤的：l 破解xp的連接數(shù)，從10改成500或者1000。l 去掉20%qos，可以釋放出網(wǎng)絡帶寬，讓網(wǎng)絡更快。l 把windows分頁文件改到d盤可以讓系統(tǒng)更快，而且不會在c盤有碎片。l xx優(yōu)化大師可以讓系統(tǒng)更快。l 把“boot.ini”文件中 “fastdetect”修改為“nodetect”就可以加快啟動速度。l windows主題只不過是幾張圖片，只要好看，非官方主題可以任意裝。善于使用系統(tǒng)還原：作者：程一雖然很多高手都關(guān)閉了系統(tǒng)還原，但我建議德發(fā)公司的員工還是打開它。其實有些“高手”不用它其實是因為不會正確地使用它。系統(tǒng)還原使用得當比ghost或者一鍵還原等技術(shù)更靈活，更快

46、速。系統(tǒng)還原的用途：用于將系統(tǒng)恢復到以前曾經(jīng)正常的狀態(tài)。默認情況下，系統(tǒng)還原是打開的，除非你故意去關(guān)閉它。系統(tǒng)還原在使用中一共有兩類操作：創(chuàng)建系統(tǒng)還原點和回到系統(tǒng)還原點。創(chuàng)建系統(tǒng)還原點的簡單步驟：1、 還原點的自動創(chuàng)建：在安裝每款新軟件及做其他任何顯著系統(tǒng)更改前，windows都會自動創(chuàng)建一個還原點。但有時它可能認為沒有必要而“偷懶”。2、 還原點的手動創(chuàng)建：完全依賴系統(tǒng)自動創(chuàng)建是不行的，有時需要手工創(chuàng)建。在xp中備份的方法是：點擊“開始”菜單中的“程序(或所有程序)”，在展開的菜單中選擇“附件”“系統(tǒng)工具”“系統(tǒng)還原”，在彈出的“系統(tǒng)還原”窗口中選擇“創(chuàng)建一個還原點”后點擊“下一步”，之后按

47、提示進行相應操作即可。如果是vista操作系統(tǒng)，方法是點擊“開始”菜單中的“程序(或所有程序)”，在展開的菜單中選擇“維護”“備份及恢復中心”，選擇“創(chuàng)建一個還原點或更改設置”“系統(tǒng)還原”，之后點擊“下一步”然后根據(jù)屏幕上顯示的說明進行其后的操作即可。回到系統(tǒng)還原點的步驟：很簡單，在上述同樣的操作步驟進行，比如在xp里，就按“附件”“系統(tǒng)工具”“系統(tǒng)還原”，如下圖。進入“系統(tǒng)還原”菜單后，你會發(fā)現(xiàn)恢復到某個還原點和創(chuàng)建一個還原點都在這里進行。而且還包括一個“撤消我上次的恢復”。這個“撤消”操作是一般的ghost或者一鍵還原所不能方便做到的。“撤消我上次的恢復”用于在使用了還原點后，如果發(fā)現(xiàn)異常

48、，還可以有一個“后悔”的余地。系統(tǒng)還原點的清除：每個系統(tǒng)還原點都會占一定的硬盤空間，所以有時你可能需要清除系統(tǒng)還原點。清除所有系統(tǒng)還原點的方法是：具體方法是“附件”“系統(tǒng)工具”“系統(tǒng)還原”，點“系統(tǒng)還原設置”。先去掉“在所有驅(qū)動器上關(guān)閉系統(tǒng)還原”上的勾，點“應用”按鈕，然后立即再選上這個勾，點“應用”按鈕。如下圖：這個操作的實質(zhì)，是關(guān)閉系統(tǒng)還原，然后緊接著打開它。在這樣做的時候，系統(tǒng)所有還原點被清除。注意：1、 一般在病毒感染清除后，防病毒軟件會要你關(guān)閉系統(tǒng)還原。但這時你要正確理解其含義。不要理解為“永遠”關(guān)閉系統(tǒng)還原。你應該在清除病毒后，關(guān)閉系統(tǒng)還原再打開它。2、 使用系統(tǒng)還原的目的是節(jié)省時

49、間和降低操作要求，它不是要代替ghost等方法，而是作為一般情況下給用戶的一個快捷選擇。使用ghost是最后的恢復手段。關(guān)于系統(tǒng)還原的小結(jié)：windows準備了關(guān)于系統(tǒng)還原的統(tǒng)一界面，建立系統(tǒng)還原點和回到系統(tǒng)還原點等操作都在“附件”“系統(tǒng)工具”“系統(tǒng)還原”中進行。它的作用是讓系統(tǒng)回到正常的狀態(tài)。清除系統(tǒng)還原點并建立新的系統(tǒng)檢查點的方法：是關(guān)閉系統(tǒng)還原，然后緊接著打開它。vista專題介紹：vista的系統(tǒng)準備要求：官方文獻：cpu最低800mhz或更快的x86處理器。 推薦l0 ghz或更快的x86或x64處理器，單個或多個內(nèi)核。 最多支持2個cpu，內(nèi)存最低512mb 推薦1gmb。 最大4

50、 gb(32位)；128 gb(64位)starter edition 512mb 禁止在內(nèi)存低于384mb的系統(tǒng)上進行安裝。 (512mb一128mb=384mb)。 這樣可確保對帶有l(wèi) 28mb共享內(nèi)存顯示適配器的51 2mb系統(tǒng)的支持。顯卡：要使用aero界面，則需要ram128m，支持direct x 9.0c的顯卡。硬盤:可用空間l5gb，分區(qū)格式必須為ntfs。 禁止在可用空間1 0 gb的驅(qū)動器上進行安裝bios：禁止不符合acpi的bios系統(tǒng)。vista的版本情況：家庭/消費類用戶版包含四種版本：windows vista starter “一個沒有人要的版本” - 該版本針

51、對新興市場銷售的低價電腦 - 只提供32位版本，而其他版本vista都有64位版本 - 只包含windows vista的大多數(shù)基本功能 - windows基本用戶界面 - 各種安全增強功能 - 即時搜索等windows vista home basic家用基礎(chǔ)版“一個沒有人買的版本” - 低端主流版本，針對那些只需要大多數(shù)基本需求的用戶 - vista安全增強 - vista基本用戶界面 - 父母控制 - 即時搜索 - 手動文件備份及恢復 - 增強游戲 - 改進網(wǎng)絡功能windows vista home premium家用豪華版 - “premium”版本主要面向消費者 - windows

52、 aero用戶界面 - windows media center av連接 - 全套數(shù)碼媒體工具（windows media player, windows photo gallery, windows movie maker hd和windows dvd maker） - tablet pc功能 - vista移動功能windows vista ultimate 旗艦版 企業(yè)用戶版包含三種版本：windows vista business 商用版 - 適合于任何規(guī)模的企業(yè) - windows aero ui - tablet pc功能 - 新移動功能，比如移動中心 - 企業(yè)功能，如組策略支持

53、，加密文件系統(tǒng)（efs） - 小型企業(yè)功能，如傳真、掃描和小型企業(yè)資源windows vista enterprise 企業(yè)版企業(yè)版相對于商業(yè)版有以下特點1、為企業(yè)優(yōu)化設計2、多語言界面3、兼容unix程序4、驅(qū)動器加密windows vista ultimate旗艦版所有vista版本的集合，包含vista home premium的領(lǐng)先數(shù)碼技術(shù)以及vista business中的企業(yè)和移動技術(shù)。這是每個人都夢寐以求的版本，唯一的問題是，你買的起嗎？有資料說，在內(nèi)存容量為512mb的低端測試機上對vista和xp進行了幾項對比。在xp中進行的photoshop測試速度幾乎是vista的二倍。這就說明vista不適合運行在內(nèi)存容量低于1gb的系統(tǒng)下。對vista 64位版本的測試表明：應用程序在其上的運行速度通常慢于32位版本，增加內(nèi)存可以幫助消滅這一差距。當內(nèi)存容量為1gb時，在64位vista操作系統(tǒng)下，polywell和micro express計算機在photoshop測試中分別慢出12%和25%。當我們將兩個系統(tǒng)的內(nèi)存容量加至2gb時，這種區(qū)別就完全消失了。有人用vista操作系