第5章 U8財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)(2)

1、第五章 財(cái)務(wù)處理子系統(tǒng)(2)（總賬管理系統(tǒng)之日常業(yè)務(wù)處理憑證管理）,1,總帳管理系統(tǒng)日常處理流程圖,2,總帳管理初始設(shè)置,填制憑證,出納簽字,審核憑證,記賬,帳簿管理,期末處理,黃宏,陳建,王丹,5.3 總賬管理系統(tǒng)日常處理憑證管理,5.3 總賬管理系統(tǒng)日常處理憑證管理,憑證管理完成憑證的填制、修改、查詢、匯總、審核、記賬等功能。 是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。 從會計(jì)業(yè)務(wù)流程看，憑證管理是會計(jì)信息系統(tǒng)的上游子系統(tǒng)，是會計(jì)信息處理的起點(diǎn)，它采集和加工的信息是否正確、完整、可靠，必將波及下游系統(tǒng)。 因此，如何確保數(shù)據(jù)的正確性、完整性和可靠性，也是憑證管理設(shè)計(jì)中應(yīng)考慮的主要問題。 若憑證有錯(cuò)

2、誤系統(tǒng)將拒絕保存該憑證。,4,5.3 總賬管理系統(tǒng)日常處理憑證管理,5.3.1 填制憑證 5.3.2 維護(hù)憑證 5.3.3 審核憑證 5.3.4 記賬,5.3.1 填制憑證,6,5.3.1 填制憑證,7,填制記賬憑證的操作步驟,記賬憑證的內(nèi)容和填制要求,記賬憑證的分類,5.3.1 填制憑證,1、記賬憑證的類型 手工憑證 手工錄入計(jì)算機(jī)中的憑證，直接由手工錄入。 (2) 機(jī)制憑證 其他子系統(tǒng)傳遞過來的憑證，在其他子系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作完成后，傳遞給總帳系統(tǒng)。 (3)派生憑證 自動轉(zhuǎn)帳生成的憑證，系統(tǒng)可以根據(jù)事先設(shè)置好的模板自動生成。,8,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 記賬憑證的內(nèi)容

3、一般包括兩部分： 憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等； 憑證正文部分，包括摘要、會計(jì)分錄和金額等。 如果輸入會計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容。,9,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 （1）憑證頭部分 憑證類別 輸入設(shè)置時(shí)已定義的憑證類別編號或名稱。 注意：憑證類別判斷錯(cuò)誤，系統(tǒng)將不予以保存 憑證編號 一般地，憑證編號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生, 并對連續(xù)性進(jìn)行控制。 編號由憑證類別編號和憑證順序編號組成，如：收款001、收款002等。,10,網(wǎng)絡(luò)課程制作特色,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 （1）憑證頭部分 憑證日期 包括年月日，由于

4、日期的正確性將影響經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序, 所以日期應(yīng)隨憑證號遞增而遞增,憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期。 注意：若采取了制單序時(shí)控制，則憑證日期不能夠出現(xiàn)倒流情況。 制單日期不能滯后于系統(tǒng)日期 不能在記賬日期之前再填制憑證 附件張數(shù) 本張憑證所附原始憑證張數(shù)。,11,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 （2）憑證正文部分 摘要 即對本憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的說明。 憑證的每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同，每行的摘要將隨其內(nèi)容在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。 科目 一般輸入科目編碼，計(jì)算機(jī)將自動切換為對應(yīng)的會計(jì)科目名稱。 輸入的科目編碼必須在建立科目時(shí)已經(jīng)定義，必須

5、是最底層的科目編碼。,12,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 （2）憑證正文部分 金額 金額不能為“零”；紅字以“”號表示； 會計(jì)科目借貸雙方金額必須平衡。 借貸發(fā)生額方向，可以按空格鍵調(diào)整金額方向 輔助核算的內(nèi)容 如果在科目設(shè)置時(shí)定義了相應(yīng)的“輔助賬”， 則在輸入每筆分錄時(shí)， 同時(shí)輸入輔助核算的內(nèi)容。 若跳過輔助核算數(shù)據(jù)的錄入，不顯示出錯(cuò)信息，但可能導(dǎo)致輔助核算對帳不符，因此應(yīng)該輸入輔助核算內(nèi)容。,13,5.3.1 填制憑證,2、記賬憑證的內(nèi)容和填制要求 （2）憑證正文部分 合計(jì) 自動計(jì)算借方科目和貸方科目的金額合計(jì)數(shù)。 制單人簽字 系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前進(jìn)入本功能時(shí)的操作員姓名自動

6、輸入。,14,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 例5-8 以“CW003”黃宏(口令：000000)的身份登錄211賬套填制記賬憑證。 1月12日，以現(xiàn)金支付財(cái)務(wù)部的辦公用品費(fèi)322元現(xiàn)金流量項(xiàng)目是：“07支付與其他經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金”。 操作步驟： (1)在“企業(yè)應(yīng)用平臺”的“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡中，單擊 “財(cái)務(wù)會計(jì)” |“總賬”|“憑證”|“填制憑證”文件夾，進(jìn)入“填制憑證”窗口。,15,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (2)單擊【增加】按鈕 （或按F5鍵），增加一張新憑證。選擇憑證類別為“付款憑證”，確認(rèn)憑證日期為“2011.01.12”，如圖所示。,16,

7、5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (3)在“摘要”欄錄入“支付財(cái)務(wù)部辦公用品費(fèi)”，在“科目名稱”欄錄入“管理費(fèi)用辦公費(fèi)”科目的編碼“660202”，或單擊參照按鈕 選擇“660202辦公費(fèi)”科目，按Enter鍵，出現(xiàn)“輔助項(xiàng)”對話框，單擊“部門”文本框的參照按鈕，選擇“財(cái)務(wù)部”，如圖4-12所示。,17,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (4)單擊“確定”按鈕。錄入借方金額“322”元，按Enter鍵，繼續(xù)錄入下一行。,18,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (5)在第二行“科目名稱”欄錄入“庫存現(xiàn)金”的編碼“1001”，或單擊參照按鈕選擇“10

8、01庫存現(xiàn)金”科目，錄入貸方余額“322”元（或單擊“=”鍵）。 (6)單擊“流量”按鈕，打開“現(xiàn)金流量錄入修改”對話框。 (7)單擊“項(xiàng)目編碼”欄參照按鈕，選擇編碼“07支付與其他經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金”，如圖所示。,19,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (8)單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)顯示一張完整的憑證，如圖所示。 (9)單擊“保存”按鈕。,20,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 例5-9 1月12日，銷售商品一批，收到貨稅款（轉(zhuǎn)賬支票）共計(jì)14040元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：“01銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金”），其中貨款12 000元，應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅）2 040元

9、(附單據(jù)2張，轉(zhuǎn)賬支票號2525-366)。,21,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 操作步驟： (1)在“填制憑證”對話框中，單擊【增加】按鈕 （或按F5鍵），增加一張新憑證。 (2)選擇憑證類別為“收款憑證”，確認(rèn)憑證日期為“2011.01.12”，錄入附單據(jù)數(shù)為“2”，如圖所示。,22,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (3)在“摘要”欄錄入“收到銷售商品款”，在“科目名稱”欄錄入“銀行存款”科目的編碼“1002”，或單擊參照按鈕選擇“1002 銀行存款”科目，按Enter鍵，出現(xiàn)“輔助項(xiàng)”對話框。 (4)錄入結(jié)算方式“202”，或單擊參照按鈕選擇“202

10、 轉(zhuǎn)賬支票”，錄入票號“2525-366”，如圖。,23,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (5)單擊“確定”，返回收款憑證窗口。 (6)錄入借方金額“14040”元，單擊“流量”按鈕，打開“現(xiàn)金流量錄入修改”對話框。 (7)單擊“項(xiàng)目編碼”欄的參照按鈕，選擇“01銷售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金”。 (8) 單擊“確定”按鈕，按Enter鍵，繼續(xù)錄入下一行。 (9)在第二行“科目名稱”欄錄入主營業(yè)務(wù)收入的編碼“6001”，或單擊參照按鈕選擇“6001主營業(yè)務(wù)收入”科目，錄入貸方金額“12000”元，按Enter鍵，繼續(xù)輸入下一行。 (10) 在第三行“科目名稱”欄錄入“應(yīng)交稅金應(yīng)

11、交增值稅銷項(xiàng)稅額”的編碼“22210102”，或單擊參照按鈕選擇“22210102銷項(xiàng)稅額”科目，錄入貸方金額“2040”元（或單擊“=”鍵生成最后一條分錄的金額）。,24,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (11)單擊“保存”按鈕，系統(tǒng)顯示一張完整的憑證，如圖所示。,25,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 例5-10 1月17日發(fā)生以下6筆業(yè)務(wù)。 銷售部李勇預(yù)借差旅費(fèi)6000元（單據(jù)共計(jì)1張）（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：07支付的其他與經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金）。 收到宏基公司轉(zhuǎn)賬支票(N0.22206)，償還前欠貨款280 800元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：01銷售商品提供勞務(wù)收到的現(xiàn)

12、金）。 以轉(zhuǎn)賬支票（NO.3306）購買小型設(shè)備一臺，價(jià)款共計(jì)50000元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：13購建固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)和其他長期資產(chǎn)支付的現(xiàn)金）。 以轉(zhuǎn)賬支票（NO.3722）支付偉創(chuàng)公司前欠貨款108110元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目為04購買商品、接受勞務(wù)支付的現(xiàn)金）。 以現(xiàn)金支付銷售部的租金5 000元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：07支付其他與經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金）。 以轉(zhuǎn)賬支票（N0.3309）支付財(cái)務(wù)部的辦公費(fèi)1200元（現(xiàn)金流量項(xiàng)目：07支付其他與經(jīng)營活動有關(guān)的現(xiàn)金）。,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 第1筆業(yè)務(wù)的操作步驟： (1)在“填制憑證”對話框中，單擊【增加】按鈕 （或按F5鍵），增

13、加一張新憑證。 (2)選擇憑證類別為“付款憑證”，確認(rèn)憑證日期為“2011.01.17”，錄入附單據(jù)數(shù)為“1”。 (3)在“摘要”欄錄入“預(yù)借差旅費(fèi)”，在“科目名稱”欄錄入“1221 其他應(yīng)收款”，按Enter鍵，出現(xiàn)“輔助項(xiàng)”對話框。 (4) 單擊“部門”文本框的參照按鈕，選擇“銷售部”，單擊“個(gè)人”文本框“參照”按鈕選擇“李勇”，如圖所示。,27,5.3.1 填制憑證,28,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 (5)單擊“確定”，返回收款憑證窗口。 (6)錄入借方金額“6000”元，按Enter鍵，繼續(xù)錄入下一行。 (7)在第二行“科目名稱”欄錄入編碼“1001”，或單擊參照

14、按鈕選擇“1001 庫存現(xiàn)金”科目，錄入貸方金額“6000”元（或單擊“=”鍵生成最后一條分錄的金額）。 (8)單擊“保存”按鈕，系統(tǒng)顯示一張完整的憑證，如圖所示。,29,5.3.1 填制憑證,3、填制記賬憑證的操作步驟 第2筆業(yè)務(wù)的操作步驟： (1)在“填制憑證”對話框中，單擊【增加】按鈕（或按F5鍵），增加一張新憑證。 (2)選擇憑證類別為“收款憑證”，憑證日期“2011.01.17”。 (3)在“摘要”欄錄入“收到宏基公司還款”，在“科目名稱”欄錄入“1002 銀行存款”（轉(zhuǎn)賬支票結(jié)算方式，票號為22206），錄入借方金額“280800”元，按Enter鍵，選擇現(xiàn)金流量項(xiàng)目“01銷售商品

15、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金”。在第二行“科目名稱”文本框錄入編碼“1122”（即1122應(yīng)收賬款），按Enter鍵，選擇客戶為“宏基公司”，錄入貸方金額“280800”元（或按“=”鍵）。,30,5.3.1填制憑證,以此方法繼續(xù)錄入另外4筆業(yè)務(wù)的記賬憑證。,31,5.3.2 維護(hù)憑證,32,5.3.2 維護(hù)憑證,33,憑證修改,常用摘要和常用憑證,作廢或刪除憑證,5.3.2 維護(hù)憑證,1、常用摘要和常用憑證 （1）常用摘要 企業(yè)在輸入單據(jù)或憑證的過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在輸入單據(jù)或憑證時(shí)隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。 例5-

16、11 根據(jù)以下給出的資料定義常用摘要： 支付費(fèi)用； 提取現(xiàn)金； 報(bào)銷差旅費(fèi)。,34,2020年8月4日星期二,35,5.3.2 維護(hù)憑證,1、常用摘要和常用憑證 （2）常用憑證 在實(shí)際工作中，存在著一些有規(guī)范性的會計(jì)業(yè)務(wù)，在填制憑證時(shí)，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，則可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。 5-12 根據(jù)以下給出的資料定義常用憑證。 提取現(xiàn)金 借：現(xiàn)金（1001） 貸：銀行存款（1002）,36,5.3.2 維護(hù)憑證,1、常用摘要和常用憑證 （2）常用憑證 報(bào)銷差旅費(fèi) 借：營業(yè)費(fèi)用其他費(fèi)用（550104） 貸：其他應(yīng)收款應(yīng)收個(gè)人款（1191

17、02） 支付費(fèi)用 借：管理費(fèi)用其他費(fèi)用（550205） 貸：銀行存款（1002）,37,2020年8月4日星期二,38,三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 1) 對已經(jīng)輸入但未審核的機(jī)內(nèi)記賬憑證，可隨時(shí)找到錯(cuò)誤憑證，在填制狀態(tài)下直接進(jìn)行修改。 但操作員本人或者具有修改權(quán)限的操作員才能修改憑證，憑證編號不能修改。,39,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 直接修改憑證的操作步驟： (1)在“填制憑證”對話框中，通過工具欄上“查詢”按鈕或單擊“上張”（ ）或“下張”（ ）按鈕，找到要修改的憑證。 (2)將光標(biāo)移到需修改的地方即可直接修改，如附單據(jù)數(shù)等。 (3)雙擊要修改的輔助

18、項(xiàng)，如客戶，即可直接修改“輔助項(xiàng)”對話框中的相關(guān)內(nèi)容。 (4)在當(dāng)前金額的相反方向，按空格鍵可修改金額方向。 (5)單擊“插分”按鈕，可在當(dāng)前分錄前增加一條分錄。 (6)若當(dāng)前分錄的金額為其他所有分錄的借貸方差額，則在金額處按“=”鍵即可。 (7)單擊“保存”按鈕，保存當(dāng)前修改。,40,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 例5-13 將第0003號付款憑證中的購買固定資產(chǎn)的金額修改為“58500元”。 操作步驟： (1)在“填制憑證”對話框中，通過工具欄上的“查詢”按鈕或單擊“上一張”或“下一張” 按鈕，找到要修改的“付字0003”憑證。 (2)直接將借方金額修改為“58500”元，將光標(biāo)移到

19、第二行貸方金額欄，錄入貸方金額“58500”元，或按“=”鍵，單擊“流量”按鈕，打開“現(xiàn)金流量錄入修改”對話框，修改現(xiàn)金流量的金額為“58500”元，如圖所示。 (3)單擊“保存”按鈕。,41,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改,42,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 2) 已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改。 可以先通過憑證審核功能取消審核后，再通過填制憑證功能進(jìn)行直接修改。,43,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 操作步驟： （1）以賬套主管身份進(jìn)入系統(tǒng)； （2）進(jìn)入審核憑證界面 在【業(yè)務(wù)工作】中，依次展開【財(cái)務(wù)會計(jì)】【總賬】【憑證】，雙擊【審核憑證】選項(xiàng)。,44,5.3.2 維護(hù)

20、憑證,2、憑證修改 操作步驟： （3）選擇需要修改的憑證 單擊【確定】按鈕； 在【查詢憑證】窗口中，選擇要修改的憑證； 單擊【確定】按鈕。,45,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 （4）取消對憑證的審核 單擊【取消】按鈕； 單擊【退出】按鈕； 在【憑證審核】窗口中，單擊【取消】按鈕。 （5）進(jìn)行重注冊，以“具體業(yè)務(wù)操作員”身份進(jìn)入系統(tǒng)，按照修改未經(jīng)審核的憑證的方法對憑證進(jìn)行修改。,46,2020年8月4日星期二,47,三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色,5.3.2 維護(hù)憑證,2、憑證修改 3) 若已記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，不能直接修改，針對此類憑證的處理，會計(jì)制度要求留下審計(jì)線索，可以采用“紅字憑證沖銷法”或

21、者“補(bǔ)充憑證法”進(jìn)行更正。 例如，從工商銀行提取現(xiàn)金1 000元，但輸入反映該筆業(yè)務(wù)的付款憑證時(shí)，錯(cuò)輸為100元，記賬后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，為修改此錯(cuò)誤憑證，此時(shí)采用紅字沖銷法。 首先通過填制一份紅字憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷； 然后再填制一份正確憑證(又稱藍(lán)字憑證)進(jìn)行修正。 紅字憑證應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。,48,5.3.2 維護(hù)憑證,3、沖銷憑證 若要沖銷某張已記賬的憑證，可以采用“制單”|“沖銷憑證”命令制作紅字憑證。 操作步驟： 單擊【制單】菜單，選擇【沖銷憑證】選項(xiàng)命令，打開“沖銷憑證”對話框； 在【沖銷憑證】對話框中，錄入“月份”及錄入“憑證類別”和“憑證號”； 單擊【確定】按鈕； 單擊【保

22、存】按鈕； 在彈出的【憑證已成功保存】對話框中，單擊【確定】按鈕； 單擊【退出】按鈕。,49,2020年8月4日星期二,50,5.3.2 維護(hù)憑證,4、作廢或刪除憑證 如果遇到有非法的憑證需要作廢時(shí)，可使用“作廢/恢復(fù)”功能，將這些憑證進(jìn)行作廢。 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號，只顯示“作廢”字樣。 自動編號時(shí)，作廢憑證后，不整理斷號，系統(tǒng)自動尋找最小的憑證斷號。 作廢憑證不能修改，不能審核。 在記賬時(shí)，已作廢的憑證應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬，但不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。 賬簿查詢時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。,51,5.3.2 維護(hù)憑證,4、作廢或刪除憑證 例5-14 刪除第00

23、03號付款憑證。 操作步驟： (1)在“填制憑證”窗口中，單擊“上張”或“下張”按鈕，找到要?jiǎng)h除的“付字 0003”憑證。 (2)選擇“制單”|“作廢恢復(fù)”命令，在憑證左上角顯示“作廢”字樣，如圖所示。,52,5.3.2 維護(hù)憑證,4、作廢或刪除憑證 (3)選擇“制單”|“整理憑證”命令，出現(xiàn)“憑證期間選擇”對話框，如圖所示。,53,5.3.2 維護(hù)憑證,4、作廢或刪除憑證 (4)單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框，在“刪除”欄雙擊打上“Y”標(biāo)記，如圖所示。,54,5.3.2 維護(hù)憑證,4、作廢或刪除憑證 (5)單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示“是否還需整理憑證斷號”，如圖所示。 (6)單擊

24、“是”按鈕，完成刪除憑證的操作。,55,5.3.2 維護(hù)憑證,5、查詢憑證 在制單過程中，我們可以通過“查詢”功能對憑證進(jìn)行查看，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。 例5-15 查詢2011年01月，尚未記賬的1號付款憑證。,56,5.3.2 維護(hù)憑證,5、查詢憑證 操作步驟： 方法一： 在“填制憑證”窗口中，單擊“查詢”按鈕，或者單擊“查看”菜單中的“查詢”選項(xiàng)，打開“憑證查詢”對話框。,57,5.3.2 維護(hù)憑證,5、查詢憑證 操作步驟： 方法一： 在“填制憑證”窗口中，單擊“查詢”按鈕，或者單擊“查看”菜單中的“查詢”選項(xiàng)，打開“憑證查詢”對話框。,58,5.3.2

25、維護(hù)憑證,5、查詢憑證 操作步驟： 方法二： (1)單擊展開“總賬”|“憑證”|“查詢憑證”文件夾，打開“憑證查詢”對話框。 (2)單擊“記賬范圍”內(nèi)的“未記賬憑證”前的單選按鈕。,59,5.3.2 維護(hù)憑證,5、查詢憑證 (3)選擇“憑證類別”下拉列表框中的“付款憑證”選項(xiàng)。 (4)輸入憑證號“1”至“1”，其他欄目可以為空，如圖所示。,60,5.3.2 維護(hù)憑證,5、查詢憑證 (5)單擊“確定”按鈕，打開“查詢憑證”對話框，單擊“確定”按鈕，即可找到符合查詢條件的憑證，如圖所示。 (6)單擊“確定”按鈕，打開0001號付款憑證，如圖所示。,61,5.3.3 審核憑證,62,5.3.3 審核

26、憑證,63,審核憑證,出納簽字,主管簽字,5.3.3 審核憑證,審核 是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會計(jì)制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行合法性檢查。 主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計(jì)分錄是否正確等。 如果審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。 經(jīng)過審核后的記賬憑證才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。,64,5.3.3 審核憑證,審核憑證包括三方面工作： 出納簽字 審核員審核簽字 主管簽字,65,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 為加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)金收入和支出的管理，出納人員可通過憑證處理功能對制單人員填制的帶有現(xiàn)金或銀行存款科目的憑證進(jìn)行檢查核對。 主要核對收付款憑證的科

27、目金額是否正確，對于審查認(rèn)為有錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與制單人員修改后再核對。 只有經(jīng)出納簽字的憑證才能進(jìn)行審核和記賬處理。,66,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 在系統(tǒng)中需要進(jìn)行出納簽字的收付款憑證有兩種： 一是未進(jìn)行出納簽字的收付款憑證； 二是經(jīng)出納簽字，但在記賬前發(fā)現(xiàn)有問題，利用出納簽字功能將其出納標(biāo)志改為未簽字。,67,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 例5-16 201 1年1月26日，由“CW002”操作員注冊進(jìn)入211賬套，對1月份所填制的涉及現(xiàn)金及銀行存款的收、付憑證進(jìn)行出納簽字。 操作步驟： (1)單擊展開“總賬” |“憑證”|“出納簽字” 文件夾，打開 “出納簽字”對

28、話框， 如圖所示。,68,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 (2)單擊“確定”按鈕，打開“出納簽字”對話框，顯示需簽字的憑證，如圖所示。,69,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 (3)單擊“確定”按鈕，打開待進(jìn)行出納簽字的記賬憑證。 (4)單擊工具欄上的“簽字”按鈕，進(jìn)行出納簽字。簽字后，憑證下方出納處顯示當(dāng)前操作員姓名，表示這張憑證出納員己簽字，如圖所示。,70,5.3.3 審核憑證,1、出納簽字 (5)單擊“下一頁”按鈕，繼續(xù)對其他的收、付憑證進(jìn)行出納簽字。,71,5.3.3 審核憑證,2、審核憑證 審核方法有： 屏幕審核； 靜態(tài)審核(即打印記賬憑證然后進(jìn)行審核)； 二次錄入效驗(yàn)。 最

29、常用的方法是屏幕審核。,72,5.3.3 審核憑證,2、審核憑證 屏幕審核時(shí), 可直接根據(jù)原始憑證, 對屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核： 對正確的記賬憑證, 執(zhí)行審核命令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字； 對錯(cuò)誤的記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標(biāo)錯(cuò)命令。 審核人和制單人不能是同一個(gè)人； 取消審核只能由審核人進(jìn)行。,73,5.3.3 審核憑證,2、審核憑證 例5-17 以“CW001”(陳建，密碼：000000)的身份登錄注冊211賬套，審核1月份填制的憑證。 操作步驟： (1)由CW001號操作員登錄注冊211賬套。 (2)單擊展開“總賬”|“憑證”|“審核憑證”文件夾，打開“憑證審核”對話框，如圖所示

30、。,74,5.3.3 審核憑證,2、審核憑證 (3)單擊“確定”按鈕，顯示需審核的憑證，如圖所示。 (4)單擊“確定”按鈕， 打開待審核的記賬憑證 ，如圖所示 。 (5)對憑證進(jìn)行檢查并確定無誤后，單擊“審核”按鈕；如認(rèn)為有錯(cuò)誤，可單擊“標(biāo)錯(cuò)”按鈕。,75,5.3.3 審核憑證,2、審核憑證 (6)已審核的第0001號收款憑證如圖所示。 (7) 不要單擊“下一頁”按鈕，以此方法繼續(xù)審核其他記賬憑證。,76,5.3.3 審核憑證,3、主管簽字 為了加強(qiáng)對會計(jì)人員制單的管理，系統(tǒng)提供“主管簽字”功能。 會計(jì)人員填制的憑證必須經(jīng)主管簽字才能記賬。,77,5.3.3 審核憑證,3、主管簽字 主管簽字的

31、操作參見出納簽字。,78,5.3.4 記賬,79,5.3.4 記賬,80,硬盤備份,記賬前檢查,選擇記賬憑證,顯示記賬報(bào)告,記賬處理過程,5.3.4 記賬,記賬即登記賬簿, 也稱登賬或過賬 是以會計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法, 是會計(jì)核算主要方法之一。 在總賬系統(tǒng)中，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。,81,5.3.4 記賬,登記賬簿是由具有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢驗(yàn)、科目匯總、登記賬簿等操作。,82,5.3.4 記賬,1、選擇記

32、賬憑證 記賬前，首先要選擇需記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。 選擇記賬范圍 可輸入連續(xù)編號范圍，例如“1-4”，表示1號至4號憑證； 也可輸入不連續(xù)編號，例如“5，6，9”，表示第5號、6號、9號憑證為本次需要記賬的憑證。 注意： 未審核憑證不能記賬； 記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍； 作廢憑證不需審核可直接記賬。,83,5.3.4 記賬,2、記賬前檢查 (1) 第一次記賬時(shí)，檢查期初余額是否平衡：如果不平衡，不能記賬。 (2) 檢驗(yàn)上月是否記賬或結(jié)賬: 若上月未記賬或結(jié)賬，則本月不能記賬。 (3) 檢驗(yàn)是否通過審核: 若有未通過審核的憑證時(shí)，不能記賬。 (4) 檢驗(yàn)憑證是否平衡: 如果有不平衡憑證時(shí)不能記賬。,84,5.3.4 記賬,3、硬盤備份 記賬前，系統(tǒng)將自動進(jìn)行硬盤備份，保存記賬前的數(shù)據(jù)。,85,5.3.4 記賬,4、顯示記賬報(bào)告 顯示記賬報(bào)告，是經(jīng)過合法性檢驗(yàn)后的提示信息。 例如，本次需要記賬的憑證中有些憑證沒有審核或未經(jīng)出納簽字，屬于不能記賬的憑證，就可根據(jù)提示，修改后再記賬。 上述工作除第一步外其他步驟都是由計(jì)算機(jī)自