某公司項(xiàng)目管理培訓(xùn)課件(PPT 62頁).ppt

1、項(xiàng)目管理,2002/08/29 華為惠普公司,目標(biāo),理解項(xiàng)目管理的要素 升華您的項(xiàng)目管理技能 在您的有關(guān)工作中應(yīng)用項(xiàng)目管理 理解影響項(xiàng)目管理成功的因素 了解項(xiàng)目管理軟件的作用,項(xiàng)目,相關(guān)活動 確定的目標(biāo)或結(jié)果 開始和結(jié)束,項(xiàng)目管理,明確項(xiàng)目目標(biāo) 計(jì)劃項(xiàng)目活動 確保項(xiàng)目實(shí)施成功 客戶滿意,“the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from a proj

2、ect”.,對項(xiàng)目經(jīng)理的要求,技術(shù)技能 項(xiàng)目定義 項(xiàng)目計(jì)劃 項(xiàng)目實(shí)施 人員技能 項(xiàng)目組領(lǐng)導(dǎo) 引導(dǎo)會議 有效溝通,項(xiàng)目管理過程流程圖,what,why,how,how much,who,what order,what & when,who & when,what if,how to start,how we doing,what must we do,how will we improve,定義階段,定義 是項(xiàng)目的早期階段，明確項(xiàng)目的目的和需求 為了確保項(xiàng)目的價(jià)值 陳述項(xiàng)目 確定目標(biāo) 開發(fā)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS） 明確資源需求,項(xiàng)目陳述,定義項(xiàng)目的目的和范圍 問: 需要做什么？ 我們?yōu)槭裁匆觯?

3、什么時(shí)間需要完成？ 成本是多少？ 寫一個(gè)簡短的項(xiàng)目陳述 行動與最終結(jié)果（） 時(shí)間 成本（可選）,確定目標(biāo),定義項(xiàng)目成功的利益和衡量標(biāo)準(zhǔn) 問： 項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，我們獲得什么價(jià)值？ 我們希望得到什么利益？ 我們面臨什么限制？ 必須達(dá)到什么需求？ 我們怎么知道滿足了每個(gè)目標(biāo)？ 寫一個(gè)短句列表 確切利益 其它目標(biāo) 比較這些目標(biāo)和原來的關(guān)心內(nèi)容,SMART目標(biāo),明確化 可測量 適合的、可完成的 現(xiàn)實(shí)的 時(shí)間允許,目標(biāo)的益處,項(xiàng)目結(jié)束時(shí)無可爭議 焦點(diǎn)一致 質(zhì)量控制,開發(fā)工作分解結(jié)構(gòu),建立明確的需要完成的輸出和任務(wù) 問： 在這個(gè)項(xiàng)目中我們想要完成什么？ 什么是項(xiàng)目的主要輸出？ 某某的組成部分是什么？ 列出主要的

4、工作 把每個(gè)工作分解成子工作 開發(fā)一個(gè)圖表或大綱,工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）,是表示主工作與子工作之間關(guān)系的圖形或大綱 最低級的工作成為終端元素 所有的工作和所有的資源都分配在終端元素上 終端元素組合產(chǎn)生所有上級的工作成果 每個(gè)終端元素都應(yīng)該具有一個(gè)明確的質(zhì)量或成績標(biāo)準(zhǔn) WBS可能有不同的格式,怎樣的細(xì)節(jié)、什么樣的程度,指出你在哪能管理項(xiàng)目 直到明白資源細(xì)分 直到清楚職責(zé)分配 以確保項(xiàng)目目標(biāo)是可實(shí)現(xiàn)的,明確資源需求,為了避免將來的資源問題和幫助分配職責(zé) 考慮每個(gè)WBS終端元素 問： 需要什么知識和技能？ 需要什么設(shè)施？ 需要什么設(shè)備？ 需要什么材料？ 需要什么特殊的、不常用的資源？ 明確類型、數(shù)量

5、和費(fèi)用,項(xiàng)目經(jīng)理,是有責(zé)任和權(quán)力管理項(xiàng)目的人 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備： 項(xiàng)目管理技能 人員管理技能 項(xiàng)目內(nèi)容專業(yè)知識 與項(xiàng)目組成員的良好關(guān)系 承諾項(xiàng)目成功 有足夠的時(shí)間投入到項(xiàng)目中 上層管理者的支持,確定子項(xiàng)目,為了更容易地管理工作 問： 項(xiàng)目是否太大或太復(fù)雜？ 某部分的工作是否比較特別？ 某部分工作的資源管理是否有所不同？ 一系列相關(guān)元素的工作是否要委派給某人？ 分解成幾個(gè)小項(xiàng)目是否更容易安排？ 為每一個(gè)子項(xiàng)目編寫項(xiàng)目聲明,計(jì)劃階段,計(jì)劃 是項(xiàng)目第二個(gè)階段，分配職責(zé)，制定工作時(shí)間表 為了組織工作和避免將來的問題 分配職責(zé) 工作排序 制定工作時(shí)間表 制定資源時(shí)間表 保護(hù)計(jì)劃,分配職責(zé),為了確認(rèn)所有工

6、作明確的責(zé)任人 考慮資源需求列表 問： 誰有這個(gè)終端元素需要的資源？ 誰具備有關(guān)的知識和信息？ 列出每個(gè)終端元素的可能貢獻(xiàn)者和他們要做什么 表示出每個(gè)終端元素的首要責(zé)任者,職責(zé)分配矩陣 (RAM),使責(zé)任清晰和可視化 建立矩陣 WBS終端元素在左邊 人員或組織的名稱在上邊 列出每個(gè)表格的工作需求 使用“P”標(biāo)記首要責(zé)任者 每個(gè)終端元素只有一個(gè)“P”,初始工作協(xié)商,為了獲得責(zé)任的最初確認(rèn) 使用項(xiàng)目管理討論會 回顧每個(gè)人或經(jīng)理的職責(zé)分配 確認(rèn)： 工作分配是適當(dāng)?shù)?人員是可用的 成本估算是正確的 建立項(xiàng)目工作的最初確認(rèn),工作排序,為了幫助有效地安排工作 考慮每個(gè)WBS終端元素 估計(jì)每個(gè)元素的延續(xù)時(shí)間

7、 列出每個(gè)元素的前導(dǎo)元素 對于復(fù)雜的項(xiàng)目，畫出網(wǎng)絡(luò)圖 開發(fā)一個(gè)項(xiàng)目前導(dǎo)列表,優(yōu)先規(guī)則,硬性邏輯 資源沖突 客戶推動 最好的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),網(wǎng)絡(luò)圖,是表述終端元素之間前后順序的圖形 為了幫助工作排序和表示項(xiàng)目關(guān)鍵區(qū)域 選擇一種格式： Activity-on-Node Activity-on-Arrow 畫出開始和結(jié)束節(jié)點(diǎn) 按照前后順序從開始到結(jié)束畫出終端元素的一個(gè)網(wǎng)絡(luò) 添加每個(gè)元素的延續(xù)時(shí)間,網(wǎng)絡(luò)圖（續(xù)）,兩種格式都可以使用 大多數(shù)軟件使用Activity-on-Node 回顧網(wǎng)絡(luò) 所有節(jié)點(diǎn)都有入口和出口 沒有循環(huán) 包括所有終端元素 前后順序正確和完整,關(guān)鍵路徑,是網(wǎng)絡(luò)圖中表示完成項(xiàng)目所需最短時(shí)間的那

8、條路徑 為了幫助保護(hù)計(jì)劃 關(guān)鍵路徑上沒有冗余時(shí)間！ 對于簡單的項(xiàng)目： 跟蹤每個(gè)路徑 累加每條路徑的延續(xù)時(shí)間 因?yàn)轫?xiàng)目不可能比最長時(shí)間的路徑更快完成，所以這是關(guān)鍵路徑。 標(biāo)記最長（關(guān)建）路徑 對于復(fù)雜的項(xiàng)目： 關(guān)鍵路徑必須要計(jì)算 最好使用軟件工具,關(guān)鍵路徑的益處,核對項(xiàng)目聲明 時(shí)間管理 控制進(jìn)度表 資源優(yōu)先 聚焦于關(guān)鍵路徑,制定工作時(shí)間表,提供項(xiàng)目監(jiān)控的基礎(chǔ) 確定每個(gè)終端元素的開始和結(jié)束日期 回顧前后順序，保證沒有終端元素過早開始或結(jié)束 列出每個(gè)終端元素的開始和結(jié)束日期 復(fù)雜的項(xiàng)目可以使用甘特圖,甘特圖,是項(xiàng)目日程的圖示 為了更容易地安排日程 為了監(jiān)控時(shí)間 在左邊列出WBS終端元素 在底部畫一條

9、時(shí)間線 在每一個(gè)終端元素的開始和結(jié)束時(shí)間之間畫一條線 甘特圖不表示前后順序,制定資源時(shí)間表,為了確保資源的良好使用 為了維持資源的承諾 和每個(gè)資源管理者開一個(gè)項(xiàng)目管理討論會 回顧： 項(xiàng)目定義 RAM和日程 確認(rèn)或協(xié)商每個(gè)資源對確切日程安排的承諾 要注意體會和獲知資源管理者的優(yōu)先性和局限性,保護(hù)計(jì)劃,幫助我們確保達(dá)到或超過項(xiàng)目目標(biāo) 認(rèn)出我們關(guān)心的計(jì)劃區(qū)域 使用潛在問題分析 使用潛在機(jī)會分析 在項(xiàng)目計(jì)劃中添加這些過程的結(jié)果,潛在問題分析,確保預(yù)期的項(xiàng)目價(jià)值不會受到危害 識別可能出現(xiàn)的問題 識別導(dǎo)致問題可能的原因 采取預(yù)防措施 預(yù)測可能出現(xiàn)的措施和動機(jī),確定涉及到的范圍,為了使有限的資源達(dá)到最優(yōu)化，

10、 回顧一下工程計(jì)劃： 提問: 哪個(gè)終端元素在關(guān)鍵路徑上？ 哪個(gè)終端元素是新的? 哪個(gè)終端元素最復(fù)雜？ 以前在哪出現(xiàn)過問題? 一次精選出一個(gè)重點(diǎn)考慮,列出潛在的問題,為將來的問題做準(zhǔn)備 提問: 什么時(shí)間、怎樣做將出現(xiàn)的錯(cuò)誤？在計(jì)劃的這部分將出現(xiàn)什么樣的問題？ 不要討論，明確、快速的列出來 更正有錯(cuò)誤的內(nèi)容 選出你將解決的問題,確定可能的原因,來幫助你預(yù)防或減少威脅 提問：: 什么將引起這些潛在的問題？ 其他還有嗎? 列出每個(gè)潛在問題可能的原因 利用目標(biāo)或排序過失,采取預(yù)防行動,為了阻止可能出現(xiàn)的原因 對每個(gè)可能的原因詢問： 怎么做才能阻止這些原因出現(xiàn) 怎樣才能把這些原因減少到最?。?把計(jì)劃做適當(dāng)

11、的改變 選出你要執(zhí)行的行動 增加預(yù)防性的行動 修改資源,規(guī)劃偶然事故的措施,為了限制偶然性事故發(fā)生所帶來的損害 對每個(gè)可能出現(xiàn)的問題提問： 如果發(fā)生了，我們怎么辦？ 怎樣使它帶來的影響最小化？ 對那些非常嚴(yán)重的問題，要首先考慮提前準(zhǔn)備措施 選擇一個(gè)最劃算的方案應(yīng)用到措施中 適當(dāng)?shù)丶拥接?jì)劃中,設(shè)置觸發(fā)器,在合適的時(shí)間啟動一個(gè)應(yīng)急措施 提問: 我們怎樣知道潛在問題的發(fā)生？ 什么導(dǎo)致應(yīng)急措施的啟動？ 通常, 觸發(fā)器最好是自動的,潛在機(jī)會分析,確定潛在機(jī)會 確定可能的原因 采取促進(jìn)的措施 規(guī)劃經(jīng)濟(jì)的措施和觸發(fā)器,人員技能,在項(xiàng)目過程中幫助維護(hù)相互關(guān)系和管理成績 注意績效系統(tǒng) 為項(xiàng)目管理討論實(shí)踐這些技能

12、: 提問 傾聽 準(zhǔn)確描述 提供反饋 管理聯(lián)系和參與,績效系統(tǒng),S,P,R,Fb,條件 對成績的期待是怎樣的清晰與對它們的理解怎樣？ 成績的信號是否清晰？ 對預(yù)期成績的支持工作環(huán)境怎樣？,反饋 反饋是否合適并且對成績的影響怎樣？,執(zhí)行人 執(zhí)行人 是否能夠滿足成績預(yù)期的要求？,反應(yīng) 觀察到的成績是什么？和預(yù)期相比較怎樣？,結(jié)果 結(jié)果對預(yù)期成績的促進(jìn)怎樣？,績效系統(tǒng),是一套可以影響執(zhí)行人行為的相互作用的組件 來幫助實(shí)現(xiàn)滿意的效果 使用 S-P-R-C-Fb 模型 首先描述反應(yīng)和行為 看條件 考慮執(zhí)行人的知識和技能 尋找結(jié)果 尋找反饋 利用執(zhí)行人的觀點(diǎn) 考慮修改績效系統(tǒng) 使用績效系統(tǒng)來計(jì)劃和分析,項(xiàng)目

13、管理討論,是項(xiàng)目經(jīng)理和其他人的談話. 明確或解決問題 設(shè)定期望或給出反饋 提供并/或收集信息 獲得并測試?yán)斫?決定行動 項(xiàng)目管理討論可以正式或偶然地被應(yīng)用于一個(gè)項(xiàng)目的所有階段,提問技巧,用來收集，明確和確認(rèn)信息 為揭開或明確而提出開放性的問題 為確認(rèn)而提出封閉性問題 追究詢問來得到更專業(yè)或更完整的信息,開放性問題,是用短語和句子來簡短回答的問題. 來收集或明確新的信息 以“什么，哪里，什么時(shí)間，怎樣，誰，為什么.”開始提問 聽取多種不同的可能的答案,封閉性問題,是用來明確他們順便提出可能答案的問題 用來檢查答案并表示出你理解它們 以“是，有，將，能，是嗎.”提問 即使你希望得到一個(gè)較短的答案，

14、也要準(zhǔn)備得到一個(gè)較長的,追究,是為了得到最明確或最完整答案的再次提出的問題. 使問題更明確并更容易處理 問: 循環(huán)質(zhì)疑 對于你得到的答案再次提問 尋找更明確的答案 “其它”問題 以同樣的方式再次提問 尋找最完整的答案 當(dāng)你不能取得進(jìn)展時(shí)，就到底了,積極地傾聽,是對講話人的注意和提供反饋給他們. 保證清晰的開放的交流 建立聯(lián)系 面向講話人. 看著他們 給他們時(shí)間講話 如果你需要的話，確認(rèn)一下 接收 表現(xiàn)出熱情或關(guān)心 重述或提出確認(rèn)的問題 總結(jié)各方面和感受 避免聽取的障礙,深度聽取,是指聽取感受和承諾 用來認(rèn)識成績關(guān)心的方面 以積極地聽取開始 聽取感受的表達(dá) 說話的語調(diào) 面部的表情 重音 測試專心

15、程度 反應(yīng)或顯示出你的感受 提出封閉的問題來確認(rèn),準(zhǔn)確描述,是從專業(yè)行為或結(jié)果的角度來描述成績. 設(shè)定清晰的期望并給出清晰的反饋 用明顯的語句描述執(zhí)行 影象將顯現(xiàn)什么 分離并明確 避免說明性的短語和其他沉悶的話語,反饋,是給其他人的基于成績的信息，用來指導(dǎo)他們執(zhí)行 用來支持或促進(jìn)成績 指出機(jī)會 尋找有影響的事物 尋找成功和困難 指出你所看到的 描述那些結(jié)果 指出你所想要的 測試?yán)斫夂驼J(rèn)同,項(xiàng)目會議,用來促進(jìn)交流 用來聯(lián)系和參與 指出你們開會的原因 選擇由誰參與，為什么 通知時(shí)間，地點(diǎn)和目的 將你的工作內(nèi)容和你怎樣工作分開 將你的工作在團(tuán)體中可見 記錄并發(fā)布結(jié)果,會議,議事日程 目標(biāo) 問題 行動

16、方案,實(shí)施階段,實(shí)施 是指項(xiàng)目的最后一個(gè)階段，這時(shí)結(jié)果被生產(chǎn)出來達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo) 用來產(chǎn)生項(xiàng)目的價(jià)值 開始實(shí)施 監(jiān)視項(xiàng)目 修改項(xiàng)目 完成并評估,開始實(shí)施,保證工作以清晰的成績標(biāo)準(zhǔn)按時(shí)開始 和從事項(xiàng)目的人們接觸 利用項(xiàng)目管理討論 回顧項(xiàng)目說明和目標(biāo) 為共同工作設(shè)定范圍 規(guī)則 回顧開始時(shí)的項(xiàng)目職責(zé)劃分 確認(rèn)成績期望,監(jiān)視項(xiàng)目,保持項(xiàng)目按計(jì)劃運(yùn)行 監(jiān)視的方面： 面向目標(biāo)的進(jìn)展 面向里程碑的進(jìn)展 資源的利用和耗費(fèi) 人力的利用 提前設(shè)定成績期望 提前設(shè)定交付物的期望 定期的回顧或觸發(fā)器可以被用到監(jiān)視,里程碑,是標(biāo)志完成部分項(xiàng)目的事件. 用來說明哪里的進(jìn)展可以檢驗(yàn) 回顧 WBS, 順序和時(shí)間表 用里程碑來標(biāo)識: 一項(xiàng)主要的交付物的完成 一項(xiàng)子項(xiàng)目的開始或完成 重要的終端元素的開始或完成 安排在里程碑的時(shí)候回顧,修改項(xiàng)目,來回應(yīng)在目標(biāo)中的問題，機(jī)會，甚至是變化 回顧并說明威脅和機(jī)會 指明在過程中某方面產(chǎn)生影響的最早時(shí)間 用定義和規(guī)劃階段的工作來修