Word基礎(chǔ)與應(yīng)用精品教程第8章.ppt

1、第8章 長文檔編排,8.1 使用大綱視圖輔助創(chuàng)建文檔 8.2 使用主控文檔 8.3 上機(jī)實(shí)踐制作亞健康報(bào)告大綱 8.4 編制目錄與索引 8.5 上機(jī)實(shí)踐為亞健康報(bào)告創(chuàng)建索引和目錄 8.6 使用腳注與尾注,8.1 使用大綱視圖輔助創(chuàng)建文檔,8.1.1 在大綱視圖下安排文檔結(jié)構(gòu),當(dāng)我們完成對一篇文檔的構(gòu)思后，最好先把該文檔的綱目框架建立好，也就是我們通常所說的大綱，以方便后期的寫作。 下面我們通過制作“操作鍵盤（大綱）”文檔的大綱，介紹在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。,新建一文檔。單擊“視圖”選項(xiàng)卡上“文檔視圖”組中的“大綱視圖”按鈕，進(jìn)入大綱視圖模式后，輸入文檔標(biāo)題文本“操作鍵盤”，輸入

2、的標(biāo)題段落被Word自動(dòng)賦予“1級”標(biāo)題樣式，按【Enter】鍵換行，輸入下一個(gè)標(biāo)題文本“鍵盤基本操作”，用同樣地方法輸入其他所有標(biāo)題文本。,8.1.2 在大綱視圖下改變標(biāo)題的級別,選中要調(diào)整級別的標(biāo)題內(nèi)容，通過在“大綱級別” 下拉列表中選擇所需級別，或單擊“大綱”選項(xiàng)卡上的 （提升至標(biāo)題1）、 （升級）或 （降級）、 （降級為正文）按鈕，都可輕松地調(diào)整標(biāo)題級別。,8.1.3 改變大綱視圖下的標(biāo)題顯示級別,在大綱視圖模式下，利用“大綱”選項(xiàng)卡上“大綱工具”組中的按鈕，可控制大綱視圖的顯示。,：控制顯示的標(biāo)題級別。單擊右側(cè)的三角按鈕，在彈出的列表中可選擇要顯示的標(biāo)題級別。,：展開或折疊標(biāo)題下的文

3、字。,：控制是否只顯示各段落的首行文字。,：控制是否顯示文本格式 。,8.1.4 標(biāo)題的展開與折疊,在大綱視圖模式下，如要折疊某一標(biāo)題下面的內(nèi)容，可在該標(biāo)題行中單擊鼠標(biāo)，然后單擊“大綱”工具欄中的“折疊”按鈕 ，將該標(biāo)題行下的內(nèi)容折疊。此時(shí)折疊的標(biāo)題下面有虛線，表示該標(biāo)題下還有其他的內(nèi)容，這些內(nèi)容被隱藏起來了。,如要展開某一標(biāo)題下面的內(nèi)容，可在該標(biāo)題行中單擊鼠標(biāo)，然后單擊“大綱”工具欄中的“展開”按鈕 ，將該標(biāo)題行下的內(nèi)容展開。,8.1.5 在大綱視圖下移動(dòng)標(biāo)題及其內(nèi)容的位置,將鼠標(biāo)指針移到要平級移動(dòng)的標(biāo)題前的 、 號(hào)或一個(gè)正文段落前 的符號(hào)上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成 形狀時(shí)，向上或向下拖動(dòng)該標(biāo)題或正

4、文段落，拖動(dòng)時(shí)會(huì)出現(xiàn)一條帶符號(hào)的水平線， 將該標(biāo)題或正文段落拖至新的位置后釋放鼠標(biāo)，即可將標(biāo)題內(nèi)容移動(dòng)到新位置。,8.2 使用主控文檔,8.2.1 創(chuàng)建主控文檔與子文檔,在Word 2007中，不但可以新建一個(gè)主控文檔，而且可以將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔。將已有文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔的操作步驟如下：,主控文檔是子文檔的一個(gè)“容器”。每一個(gè)子文檔都是獨(dú)立存在于磁盤中的文檔，它們可以在主控文檔中打開，受主控文檔控制，也可以單獨(dú)打開。,打開要轉(zhuǎn)換為主控文檔的文檔，切換到大綱視圖模式下，將光標(biāo)放置在要?jiǎng)?chuàng)建為子文檔的標(biāo)題位置，單擊“大綱”選項(xiàng)卡上“主控文檔”組中的“顯示文檔”按鈕，展開該組，然后單擊“創(chuàng)建”按

5、鈕，此時(shí)，所選標(biāo)題周圍顯示了一個(gè)灰色細(xì)線方框，其左上角顯示了一個(gè)子文檔標(biāo)記，表示該標(biāo)題及其下級標(biāo)題和正文內(nèi)容成為該主控文檔的子文檔，輸入正文內(nèi)容，然后將文檔另存即可。,8.2.2 在主控文檔中插入子文檔,將光標(biāo)放置在要插入子文檔的位置，展開“主控文檔”組，單擊“插入”按鈕，打開“插入子文檔”對話框，找到文件所在位置，選擇要插入的子文檔并單擊“打開”按鈕，所選文檔作為子文檔插入到主控文檔中，用戶可以像處理其他子文檔一樣處理該子文檔。,8.2.3 打開、編輯子文檔,關(guān)閉主控文檔后，再次將其打開時(shí)，其中的子文檔會(huì)以超級鏈接的形式顯示，按住【Ctrl】鍵的同時(shí)單擊子文檔名稱，此時(shí)，Word將在新窗口中

6、顯示子文檔內(nèi)容，此時(shí)若要關(guān)閉子文檔并返回到主控文檔，可單擊“Office按鈕”，在展開的列表中選擇“關(guān)閉”。打開子文檔后，用戶就可以像編輯一般文檔一樣對子文檔進(jìn)行編輯操作。,8.2.4 在主控文檔中刪除子文檔,打開主控文檔，使“折疊子文檔”按鈕處于按下狀態(tài)，展開所有子文檔，單擊要?jiǎng)h除子文檔前面的 標(biāo)記，以選中該子文檔，按鍵盤上的【Delete】鍵，所選子文檔被刪除。,8.3 上機(jī)實(shí)踐制作亞健康報(bào)告大綱,下面我們通過創(chuàng)建一個(gè)亞健康報(bào)告大綱，來熟悉一下利用大綱視圖安排文檔結(jié)構(gòu)、調(diào)整文檔標(biāo)題級別，并在其中輸入正文文字和添加子文檔的方法，具體操作步驟見視頻8-1。,8.4 編制目錄與索引,8.4.1

7、創(chuàng)建目錄,在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標(biāo)題應(yīng)用了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，也可以應(yīng)用包含大綱級別的樣式。然后單擊要插入目錄的位置（一般在文檔的開頭），接著單擊“引用”選項(xiàng)卡上“目錄”組中的“目錄”按鈕，在展開的列表中選擇一種目錄樣式即可。,若單擊目錄樣式列表底部的“插入目錄”選項(xiàng)，可打開 “目錄”對話框，在其中可自定義目錄的樣式。,若要?jiǎng)h除在文檔中插入的目錄，可單擊“目錄”列表底部的“刪除目錄”項(xiàng)，或者選中目錄后按【Delete】鍵。,8.4.2 更新目錄,如果只是想更新目錄中的內(nèi)容，以適應(yīng)文檔的變化，可以右擊目錄，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】項(xiàng)，也可以選擇目錄后，按下【F9】鍵更新域，

8、還可以執(zhí)行如下的操作步驟來更新目錄：單擊需更新目錄的任意位置，此時(shí)目錄左上角顯示出選項(xiàng)，單擊“更新目錄”選項(xiàng)，打開“更新目錄”對話框，選擇要執(zhí)行的操作，然后單擊“確定”按鈕，目錄即可被更新。,其中： 只更新頁碼：表示只更新目錄中的頁碼，其內(nèi)容不變。 更新整個(gè)目錄：表示更新目錄中的所有內(nèi)容。 創(chuàng)建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標(biāo)題等，可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項(xiàng)。,8.4.3 標(biāo)記索引項(xiàng),選中要作為索引項(xiàng)的文本，單擊“引用”選項(xiàng)卡上“索引”組中的“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕，打開“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框，可看到選中的內(nèi)容自動(dòng)出現(xiàn)在“主索引項(xiàng)”框中，若有必要，用戶可以對其

9、編輯修改。在“選項(xiàng)”、“頁碼格式”選區(qū)，進(jìn)行設(shè)置，然后單擊“標(biāo)記”按鈕，標(biāo)記選中的索引項(xiàng)；若單擊“標(biāo)記全部”按鈕，文檔中所有與選中文本完全一致的文本都將被標(biāo)記，此時(shí)Word將插入一個(gè)具有隱藏文字格式的XE（索引項(xiàng)）域來插入索引項(xiàng)的標(biāo)記。,保持“標(biāo)記索引項(xiàng)”對話框的打開狀態(tài)，標(biāo)記其他索引項(xiàng)，全部標(biāo)記完畢，單擊“關(guān)閉”按鈕返回文檔窗口。,8.4.4 刪除與修改索引項(xiàng),標(biāo)記了索引項(xiàng)后，用戶還可以對它們作一些修改或者刪除它們。如果要?jiǎng)h除某一索引項(xiàng)，可選中整個(gè)XE（索引項(xiàng)）域，包括括號(hào)（），然后按【Delete】鍵。要修改某一索引項(xiàng)，只需更改XE（索引項(xiàng)）域中文字即可。,8.4.5 編制索引,標(biāo)記了索引

10、項(xiàng)之后，就可以創(chuàng)建索引了。首先隱藏索引標(biāo)記，然后單擊要插入索引的位置，單擊“引用”選項(xiàng)卡上“索引”組中的“插入索引”按鈕，在打開的“索引”對話框進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，最后單擊“確定”按鈕，在光標(biāo)處根據(jù)標(biāo)記的索引項(xiàng)插入索引。,8.4.6 更新索引,更新索引的方法是在希望更新的索引中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“更新域”項(xiàng)，或者單擊要更新的索引，單擊“索引”組中的“更新索引”按鈕。,8.5 上機(jī)實(shí)踐為亞健康報(bào)告創(chuàng)建索引和目錄,下面首先在“亞健康報(bào)告”標(biāo)記索引項(xiàng)，然后編制索引、提取目錄，以此來熟悉一下標(biāo)記索引項(xiàng)、編制索引和創(chuàng)建目錄的方法，具體操作步驟見視頻8-2。,8.6 使用腳注與尾注,腳注和尾注

11、的作用完全相同，都是對文檔中文本的補(bǔ)充說明，如單詞解釋、備注說明或提供文檔中引用內(nèi)容的來源等。 通常情況下，腳注位于頁面底端，用來說明每頁中要注釋的內(nèi)容。尾注一般列于文檔結(jié)尾處，用來集中解釋文檔中要注釋的內(nèi)容或列出引文的出處等。,8.6.1 創(chuàng)建腳注與尾注,1插入腳注,將插入符移到要插入腳注的位置，單擊“引用”選項(xiàng)卡上“腳注”組中的“插入腳注”按鈕，此時(shí)在插入符處以上標(biāo)形式顯示腳注引用標(biāo)記，光標(biāo)跳轉(zhuǎn)至頁面底端的腳注編輯區(qū)，輸入腳注內(nèi)容。,若要對腳注（或尾注）的格式進(jìn)行設(shè)置，可單擊“腳注”組右下角的對話框啟動(dòng)器，在打開的“腳注和尾注”對話框中進(jìn)行設(shè)置。,2插入尾注,單擊要插入尾注的位置，單擊“引

12、用”選項(xiàng)卡上“腳注”組中的“插入尾注”按鈕，光標(biāo)跳轉(zhuǎn)到文檔結(jié)束位置的尾注編輯區(qū)域，輸入尾注文本，此時(shí)，文檔中以上標(biāo)形式顯示尾注標(biāo)記。用同樣的方法繼續(xù)在文檔中插入尾注，Word會(huì)自動(dòng)為其進(jìn)行編號(hào)。,8.6.2 查看腳注與尾注,將鼠標(biāo)指針移至腳注或尾注標(biāo)記上，該標(biāo)記旁將出現(xiàn)浮動(dòng)窗口，顯示注釋文本內(nèi)容。,單擊“引用”選項(xiàng)卡“腳注”組中的“顯示備注”按鈕，打開“查看腳注”對話框，選擇“查看腳注區(qū)”單選鈕，可以查看腳注區(qū)中某條腳注內(nèi)容，再次單擊“顯示備注”按鈕將跳轉(zhuǎn)到該腳注標(biāo)記處；選擇“查看尾注區(qū)”單選鈕，可以查看尾注區(qū)的某條尾注內(nèi)容，再次單擊“顯示備注”按鈕，將跳轉(zhuǎn)到該尾注標(biāo)記處。,如果文檔中有多處腳

13、注和尾注，單擊“腳注”組中的“下一條腳注”按鈕，可跳轉(zhuǎn)至下一處腳注標(biāo)記或腳注內(nèi)容位置查看；若單擊其右側(cè)的三角按鈕，在展開的列表中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，可在文檔中所有的腳注和尾注標(biāo)記或內(nèi)容位置之間跳轉(zhuǎn)。,8.6.3 編輯腳注與尾注,在文檔窗口中選定注釋標(biāo)記，使其反白顯示，將鼠標(biāo)指針移到該注釋標(biāo)記上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)，將注釋標(biāo)記拖至文檔中的新位置，然后釋放鼠標(biāo)左鍵即可移動(dòng)注釋。如果在拖動(dòng)時(shí)按住【Ctrl】鍵，則該操作為復(fù)制。,另外，用戶也可以使用“剪切”、“復(fù)制”和“粘貼”命令來移動(dòng)或復(fù)制腳注或尾注引用標(biāo)記。,若雙擊文檔中的腳注或尾注標(biāo)記，可快速跳轉(zhuǎn)至該腳注或尾注內(nèi)容所在位置。編輯方法與編輯普通文本完全一樣，并且可使用各種格式來格式化腳注或尾注文本。,8.6.4 轉(zhuǎn)換腳注和尾注,單擊“腳注”組右下角的對話框啟動(dòng)器按鈕，打開“腳注和尾注”對話框，單擊“轉(zhuǎn)換”按鈕，打開“轉(zhuǎn)換注釋”對話框，可以將腳注和尾注互相轉(zhuǎn)換，也可以統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為某一種注釋。,若只是將個(gè)別的注釋轉(zhuǎn)換為腳注或尾注，可將光標(biāo)放置在要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的腳注或尾注內(nèi)容（非標(biāo)記）上，右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為腳注”或者“轉(zhuǎn)換至尾注”菜單。,8.6.5 刪除腳注與尾注,要?jiǎng)h除某個(gè)注釋，可以