銀川能源學院會計檔案管理制度

1、銀川能源學院會計檔案管理制度銀能院發(fā)201123號第一章 總 則為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整,根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定,結(jié)合本學院實際情況，制定本辦法。 第二章 會計檔案管理部門1會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜、防鼠等條件。 2財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。 第三章 會計檔案歸檔的范圍1會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑

2、證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。 2會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3財務報告。包括會計制度規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。 4其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的數(shù)據(jù)、資料（如工資單、工資變動單，銀行對賬單、銀行存款調(diào)節(jié)表、納稅申報表等）。 5財政票據(jù)存根聯(lián)和普通收據(jù)存根聯(lián)。 第四章 會計檔案的整理會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種

3、會計檔案應按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地進行登記。1會計憑證。 （1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 （2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 （3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止號碼等。 2會計賬簿。 各種會計賬簿完成年度結(jié)賬后，均需整理歸檔保管。 （1）會計賬簿在年度結(jié)賬后予以裝訂成冊。（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿目錄所記載的賬戶名稱，核對各個賬戶是否齊全，是否按順序排列。 （3）將本賬頁面數(shù)量填寫齊全，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。 （4）會計賬簿的裝訂順序： 會計賬簿裝訂封面賬

4、簿啟用表賬戶目錄按賬戶目錄裝訂的賬頁會計賬簿裝訂封底。 （5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。 （6）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬及明細賬、輔助賬。 3財務報告 會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第五章 會計檔案的歸檔保管1會計檔案在會計年度終了后，暫由財務部門保管，以后根據(jù)學院安排轉(zhuǎn)交檔案管理部門保管。 2會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接

5、管人員逐一接收。第六章 會計檔案的調(diào)閱使用1本學院人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)主管會計同意；上級單位調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信，并經(jīng)財務負責人或?qū)W院領導批準，執(zhí)法人員調(diào)閱檔案要出示相關(guān)證件。2調(diào)閱會計檔案需要復印的要經(jīng)本學院財務負責人同意，查閱過程中會計檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。3借閱的會計檔案，不得拆散原卷冊，更不得抽換。 4會計檔案原件不得外借。也不得攜帶出外，特殊情況，經(jīng)財務負責人批準后由財務人員攜帶外出。 第七章 各種會計檔案保管期限1會計憑證保管15年。 2會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。 3會計報表保存

6、10年，其中年度決算報表永久保存。 4財政票據(jù)保管5年。 第八章 會計檔案的銷毀1會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案保管部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管校領導和集團公司主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務時為止。 2按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊一式三份，財務部門、檔案管理部門、審計部門各保存一份。第九章 附 則1凡未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。 2附表：會計檔案保管期限表見下表 會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬155明細賬156日記賬25年現(xiàn)金和銀行存款日記賬7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類包括各級主管部門匯