項目管理與應(yīng)用 第9章 大型項目的溝通與協(xié)作.ppt

1、蘇州大學(xué) 葛娟 制作,1,第9章 大型項目的溝通與協(xié)作,9.1 項目溝通管理的內(nèi)容 9.2 傳遞項目文件 9.3 MS Project與其它軟件的數(shù)據(jù)交換 9.4 多項目集成管理,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,2,第9章 大型項目的溝通與協(xié)作,項目的溝通管理對企業(yè)各層面之間良好的協(xié)作起著決定性作用。在項目中，溝通是不容忽視的，項目經(jīng)理一項重要的工作就是溝通，通常花在這方面的精力常常會占到全部工作的一半以上，因為只有良好的溝通才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在的問題、控制好項目運作過程中的各種因素。本章主要討論大型項目中的溝通問題,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,3,9.1 項目溝通管理的內(nèi)容,9.1.1 項目溝通管理

2、的體系 一般而言，在一個比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,4,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,5,9.1.2溝通的關(guān)鍵原則,盡早溝通。 主動溝通。 保持暢通的溝通渠道。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,6,9.1.3大型項目的溝通,Project作為大型項目或多個有關(guān)聯(lián)項目的信息溝通平臺，主要包括如下功能 項目文件的傳遞。項目文件內(nèi)（通常是*.mpp格式的文件）不僅包含著項目計劃的信息（例如保存在比較基準中），還包含執(zhí)行情況。Project將所有關(guān)于項目的信息都保存在項目內(nèi)部，所以項目干系人之間的信息溝通主要就是項目文件的及時同

3、步與傳遞。 與其他軟件的數(shù)據(jù)交換。為了更充分地發(fā)揮Project的強大項目管理功能，為了達到特定目的，難免要與其他軟件進行數(shù)據(jù)交換。Microsoft公司在這方面作了不少努力，借助于其他軟件的數(shù)據(jù)支撐，大大地擴展了Project的功能和適應(yīng)面。 多項目的集成管理。許多場合下，項目不是孤立存在的，若干項目之間存在著某種緊密的聯(lián)系。作為管理者，當然不能漠視這些聯(lián)系，必須從更廣闊的范圍、更高的層面把握項目，這就會需要將這些項目集成起來進行管理 Project Server與Standard或Professional版的協(xié)調(diào)使用。Project Server允許工作組成員、項目經(jīng)理和其他項目干系人交換

4、和使用服務(wù)器上的項目信息，從而達到協(xié)同工作計劃和狀態(tài)報告的目的,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,7,9.2 傳遞項目文件,【例9-1】以附件形式發(fā)送項目文件 打開“新產(chǎn)品”項目模板，將該項目文件以附件形式發(fā)送給如下兩個收件人：, 。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,8,【例9-2】將部分項目作為日程備注進行發(fā)送 創(chuàng)建如圖9-3所示的項目文件“09-02.mpp”，選中任務(wù)1至4，將這4項任務(wù)發(fā)送給項目的資源：“項目經(jīng)理”和“Tom”。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,9,【例9-3】傳送項目文件 打開“09-02.mpp”，將項目文件傳送給通訊錄中的相關(guān)人員。 （1）打開項目文件，選項菜單【文件】/【發(fā)送】/【其它傳送收件

5、人】，彈出如下圖所示的“傳送名單”對話框。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,10,【討論】 （1）【例9-1】、【例9-2】和【例9-3】中，三種發(fā)送方式的區(qū)別如下： “郵件收件人（以附件形式）”方式將項目文件以附件形式發(fā)送給收件人，發(fā)送對象的郵件地址由用戶填寫。 “郵件收件人（以日程備注形式）”方式發(fā)送內(nèi)容：可以是項目文件（附件），也可以是圖片，用戶可以選擇整個項目，也可以選擇部分任務(wù)。發(fā)送對象：可以從資源庫中選擇，也可以從Outlook通訊錄中選擇。 “傳送收件人”方式發(fā)送內(nèi)容：消息和項目文件。發(fā)送對象：從Outlook通訊錄中選擇。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,11,（2）Project的傳送功能僅是將

6、項目文件或其它信息發(fā)送給接受者。接受者受到項目文件后，計算機上必須安裝了Project軟件才能查看項目內(nèi)容。 （3）為了保證順利發(fā)送，用戶在發(fā)送之前必須檢查“Internet Explorer”軟件的設(shè)置，方法如下：打開Internet Explorer，選擇菜單【工具】/【Internet選項】，在選項對話框中選擇“程序”選項卡，確保已經(jīng)設(shè)置好了電子郵件處理程序（筆者計算機系統(tǒng)中為Microsoft Outlook），如下圖。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,12,9.3 MS Project與其它軟件的數(shù)據(jù)交換,用戶在進行信息溝通時，難免會遇到與其它軟件進行數(shù)據(jù)交換的情況，Project順應(yīng)了這一需

7、求。在Microsoft Project 2003版本中，支持與以下格式文件進行數(shù)據(jù)交換： Microsoft Excel工作簿（*.xls） Microsoft Access數(shù)據(jù)庫（*.mdb） Web頁（*.htm或*.html） 文本文件（*.txt）,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,13,從Microsoft Excel中導(dǎo)入數(shù)據(jù)到Project以前已經(jīng)舉過例子了（見第3章【例3-8】），將項目中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Web頁的例子見第7章【例7-10】。下面再看將Project的項目信息導(dǎo)出到文本文件中。 【例9-4】將項目信息導(dǎo)出為文本文件 打開項目模板“新產(chǎn)品.mpp”，將其中的任務(wù)信息和工作分配信

8、息導(dǎo)出為文本文件，并命名為“09-04.txt”。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,14,【例9-5】從文本文件中導(dǎo)入數(shù)據(jù)到Project 將【例9-4】生成的文本文件“09-04.txt”的信息，再導(dǎo)入到Project項目中，并保存為“09-05.mpp”。 【討論】 （1）如圖9-21，在導(dǎo)入的項目中，所有任務(wù)的標記域都多出了一個“不得晚于開始”標記，原因是：所有任務(wù)的開始時間域都被導(dǎo)入了相應(yīng)信息，而不是根據(jù)任務(wù)的鏈接關(guān)系計算出來的，所以按照Project的計算規(guī)則，就加上了這些標記。 （2）所有任務(wù)都沒有鏈接關(guān)系。要想導(dǎo)入鏈接關(guān)系，在被導(dǎo)入的文本文件中，必須包含“前置任務(wù)”域信息，這樣Projec

9、t就能根據(jù)前置任務(wù)確定任務(wù)之間的鏈接關(guān)系了。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,15,9.4 多項目集成管理,9.4.1主項目和子項目的概念 在Project中，可以在一個項目（例如項目A）中插入另一項目（例如項目B）的內(nèi)容。這里，包含其他項目的項目（項目A）被稱為“主項目”，而作為一部分被插入的項目（項目B）稱為“子項目”。在主項目插入子項目的動作叫做“合并項目”。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,16,是否需要將一個項目分解成若干個主項目和子項目，取決于如下一些因素： 項目的規(guī)模和復(fù)雜程度。 企業(yè)環(huán)境。在分散的工作環(huán)境或分布式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，主項目和子項目比集中的項目文件更易于管理，管理人員更好控制他們自己的項目工

10、作。 如果公司制定了自上而下或由下至上的項目計劃，那么將項目分解也很有意義。那么在實施時，我們可能希望將總的計劃重組為若干個子項目，以便分配給各項目經(jīng)理或小組負責。 項目經(jīng)理同時負責多個項目時，無論這些項目相關(guān)或不相關(guān)，最好都將它們關(guān)聯(lián)起來管理。 一些項目從屬于其他項目，此時通過插入項目的方法，可以精確反映出多重項目的層次關(guān)系。 有多位管理人員擁有項目的修訂權(quán)。 有多個項目干系人關(guān)心項目的不同部分。 需要將主項目中的部分內(nèi)容設(shè)置為只讀。 需要分析每個階段以及整個項目的關(guān)鍵路徑。 需要在子項目之間共享資源。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,17,9.4.2 插入子項目,【例9-6】在主項目中插入子項目 將

11、“新產(chǎn)品”項目模板另存為“09-06.mpp”，作為主項目，再將項目“09-02.mpp”作為子項目插入到主項目中，作為主項目中任務(wù)3“確定新產(chǎn)品的市場機會”的子任務(wù)。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,18,【例9-7】修改主項目和子項目對相關(guān)文件的影響 打開項目“09-06.mpp”（參照圖9-24），另存為“09-07.mpp”，在插入的項目“09-02”中，在任務(wù)B和C之間添加一個任務(wù)“B1”，查看這一修改是否會對子項目產(chǎn)生影響。 【討論】同理，如果在子項目中修改信息，其結(jié)果也會反映到主項目中來；打開主項目后，即使用戶沒有修改，在關(guān)閉時系統(tǒng)也會詢問是否保存。讀者可以試驗一下。其實插入項目的實質(zhì)，就

12、是將子項目鏈接到主項目中，二者是聯(lián)動的。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,19,【例9-8】取消主項目和子項目的鏈接關(guān)系 將項目“09-07.mpp”另存為“09-08.mpp”，斷開它與項目“09-02.mpp”的鏈接，使得修改其中一個文件不會影響到另一個。 【討論】 （1）清除鏈接必須在主項目中進行。 （2）清除了鏈接關(guān)系后，原來代表子項目的任務(wù)“09-02”變成了一個普通的摘要任務(wù)，標記域中插入項目的標記不見了，任務(wù)“09-02”下的子任務(wù)不再獨立編號（請與圖9-25對比），全部成為主項目中的子任務(wù)。 （3）清除了鏈接關(guān)系后，無論是修改主項目還是子項目，都不會影響到其它項目的內(nèi)容。,蘇州大學(xué) 葛娟

13、 制作,20,9.4.3在多個項目間共享資源,將文件合并到主項目文件之后，各個文件中的資源仍將保持獨立。用戶可以在“資源工作表”視圖中查看主項目和子項目中的所有資源，但是不能將子項目中的資源分配給主項目中的其他任務(wù)。如果同一個資源需要被多個子項目使用，資源名稱將會在主項目中重復(fù)顯示，因為各個項目的資源并未組合在一起。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,21,【例9- 9】主項目與子項目的資源庫 將項目“09-07.mpp”另存為“09-09.mpp”，觀察主項目中任務(wù)和子項目中任務(wù)對應(yīng)的分配資源對話框，并分配資源工作表。 事實上，主項目與子項目的資源是獨立的。能否將這些關(guān)聯(lián)項目中的資源統(tǒng)一管理呢？用戶可以

14、將多個項目中的資源共享到資源庫中，這樣，關(guān)聯(lián)項目也能使用這些資源了，同時也可解決資源重名的問題。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,22,【例9-10】在項目之間共享資源 將項目模板“新產(chǎn)品.mpp”和項目“09-02.mpp”的資源庫集成到一起，保存在文件“09-10.mpp”中。,蘇州大學(xué) 葛娟 制作,23,【討論】 在“共享資源”對話框中，用戶需要選擇“如果日歷或資源信息發(fā)生沖突”選項，有如下兩個選擇： “本項目優(yōu)先”選項如果活動項目和資源庫的資源發(fā)生沖突（資源日歷或其他資源信息不一致），則以當前活動項目中的資源信息為準。例如，當前項目中某資源的最大單位是100%，而資源庫中同一資源的最大單位是200%，Project會以當前項目為準，保留100作為該資源的最大單位。 “共享者優(yōu)先”如果活動項目和資源庫的資源發(fā)生沖突，則以資源庫中的資源信息為準。 （2）在關(guān)閉“09-02.mpp”和“新產(chǎn)品”模板時，雖然沒有修改