第十章郵件處理.ppt

1、郵件處理,教學策劃,教學目的：了解收取郵件及發(fā)出郵件處 理過程的步驟和方法； 教學重點：收取郵件處理過程的步驟和 方法； 教學難點：郵件的恰當呈送及輔助工作。,一、引言,郵件與文件。 各種信件、印刷品、郵包等，象電報、電傳、傳真都屬于郵件的范圍。 辦公室的主要工作是對信息的處理：接收信息、記錄信息、整理信息、發(fā)出信息四個環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都與處理郵件有著極為 密切的關系。,處理郵件,簡單的工作：郵件的收取、分類、拆封、登記、閱理、分送等； 復雜的工作：對收到的郵件中所包含的信息作出準確的判斷，并在此基礎上作出正確的反應。-辦理,收取郵件處理過程的步驟和方法(重點）,（一）分類 方法： 、按姓名分；

2、2、按部門分； 3、按重要性分 A 看姓名或單位; B 有特殊郵寄標記; C 電報、電傳、傳真等郵件; D 私人郵件（美國） 。,（二）拆封,1、郵件的拆封： 2、拆封后的檢查： 3、標注日期。,、誤拆郵件的處理,、停止閱讀。 、按原樣折好、裝好。 、在信封上貼一張字條，注明“誤拆”， 并簽上名字。 、盡快送交收信人。并當面致歉。 、吸取教訓,誤投郵件的處理,1、劃去錯誤的地址，“該地址不對?！?2、“誤拆”，自己姓名的縮寫。 3、封好退回。,（三）登記,1、郵件登記表：,2、預期收到郵件登記表：,（四）閱理（難點）,秘書在分發(fā)郵件之前，必須要對郵件再次分類，主要是按由誰處理的標準分： 1、必

3、須呈送給經理處理的 ； 2、必須轉送給有關部門或人員處理； 3、按職責規(guī)定必須留下由秘書自己處理的。,1、呈送郵件給經理處理（重點）,呈送給經理前，應做好下面5件事： 1）再次閱讀。確保只有老板可以受理。 2）附上參考資料。 3）標出重點。 4）做旁注。 5）分類。分三類： A.優(yōu)先處理的（電信類郵件）； B.例行的（普通郵件）； C. 印刷品（報紙、雜志、廣告）,呈送“文件夾”還要注意（簡）,1）要一事一夾。 2）不要越級呈送。 3）要在領導剛上班時呈送。 4）文件材料較多時，要讓領導細看。 5）領導審批結束時，要及時反饋。, 簽收： 復?。?將提示條貼在信件上 或填郵件轉送單： 填郵件傳閱

4、單： 你A你B你C 你 設計一份表格,2、轉送給有關部門或人員處理：,3、經理不在時郵件的處理,原則：做好職責范圍內的事。 1）弄清變動。 2）轉送他人。 3）自己處理。 4）填郵件摘要表。 5）請示經理。 ）把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如41、42、43)。 ）積壓的信件分袋存放標注。,（五）分送,分發(fā)要及時，具體有三個要求： 1）每天的分發(fā)次數必須與郵局每天投遞的次數一致。 2）每次收到郵件后最慢也應該在一小時之內分發(fā)出去。 3）每次分發(fā)郵件的時間也必須相對固定。,二、發(fā)出郵件,、折疊信紙： 1）一般信封： 三等分，文字朝內。 2）小號信封： 先二等分，然后三等分。 3）開窗信、帳單信： 三

5、等分，上頭文字朝外，下頭文字朝內。,、信封的打印：, 收信人姓名、地址 寄信人姓名、地址 特殊的郵寄標記,英文信封（簡）,第1行：收信人姓名（全名）及尊稱。 第2、3行：單位名稱（全稱）小 大，即部門 公司，但現在也有變化。 第4行：街區(qū)地址（小 大），但也有例外的。 第5行：城市名稱（完整）、郵編。 第6行：國家。,最好用黑色的色帶； 用規(guī)范的印刷體； 英文信：左側對齊； 傳統(tǒng)首字母大寫，或全部字母大寫都可以； 字與字間空12字，郵編前空多些25字； 用規(guī)范的信封。, 信封打印要注意的問題,、最后的檢查,五項（包括信封、信紙）： 一、檢查簽名。 二、檢查地址。 三、檢查郵寄標記。 四、檢查附件。 五、檢查抄送標記。 選擇發(fā)送方式,三、電子郵件,1、發(fā)送 e-mail：“主題”欄要一目了然。注意尊敬、有禮、及時、保密。 2、接收 e-mail：每天檢查一次、及時刪除垃圾、下載有用文件、注意防止病毒。,電子郵件中的禮儀,1、內容簡單明了 2、語意清楚 3、避免情緒化用詞 4、適當的引言 5、記得署名 6、文法/錯別