KPMG給廣東移動做的流程討論文檔.ppt

1、廣東移動通信有限責任公司,未來流程過論文檔 KPMG 顧問公司,2020年10月9日,議程,1項目進度簡報 2未來財務流程主要變更建議和待決事項 2.1采購應付(連申購、采購流程文檔演示) 2.2總帳 2.3項目會計 2.4預算,1 項目進度簡報第一階段項目范圍,其他業(yè)務功能：,話費記錄,項目管理,日常業(yè)務處理,期末業(yè)務處理,應付,應收,項目會計,現(xiàn)金管理,預算,集成交易,集成交易,給日常業(yè)務處理I的財務信息如：發(fā)票、付款、收款等。,文檔輸出如：付款憑證,財務及管理報表,來自供應商、銀行等外部機構(gòu),采購,給供應商、銀行等外部機構(gòu),存貨管理,KPMG主要負責設(shè)計九組財務核算流程，包括：,：KPM

2、G工作范圍,：第一階段工作范圍,1 項目進度簡報,29/10,30/9,31/8,現(xiàn)狀分析,初步設(shè)計方案,差距分析,確認設(shè)計方案,7,：計劃,：實際,2.1 未來高層次采購/應付流程主要變更建議,1,采購申請,3,采購預付,4,采購結(jié)算,5,費用預付,2,選擇,供應商,日常業(yè)務處理,申請必須先檢查是否超過預算(包括項目和部門預算)。 制定分層采購申期分層審批制度。,劃分各類型物資的中央采購歸口部門。 建立分層采購和供應商審批制度。 對經(jīng)常會采購的物資建立中央已審批供應商清單。,建立采購預付分層審批制度，規(guī)范采購預付金額占合同總體金額的上限。,建立采購預付金額制度，規(guī)范各類型費用預付的金額上限。

3、,由財務部直接收取發(fā)票和進行檢查。,2.1 未來高層次采購/應付流程主要變更建議(續(xù)),日常業(yè)務處理,8,準備周付,款計劃,7,采購物料,退貨結(jié)算,9,現(xiàn)金、銀,行付款,6,費用報銷,及核銷,申請必須先檢查是否超過預算(包括項目和部門預算)。 建立分層審批制度。,采購單位要和供應商簽署退貨協(xié)議或通知單，作為退貨交易的原始憑證。,定期對資金需求進行預測和。,和主要供應商進行定期對帳。,2.1 未來高層次采購/應付流程采購申請流程文檔演示,2.1 未來高層次采購/應付流程選擇供應商流程文檔演示,2.1 采購/應付流程變更待決事項,2.建立中央己審批供應商清單。市、縣除零星采購外，必須向已審批過的供

4、應商進行詢價和采購。,優(yōu)點,缺點,系統(tǒng)已支持中央數(shù)據(jù)庫的設(shè)立。 對非核心業(yè)務進行采購時，只向指定供應商詢價，減少重覆審批供應商的管理成本。,彈性較低，不適用於零星采購和緊急采購。,加強監(jiān)控。,要進行系統(tǒng)二次開發(fā)才能實施，短期內(nèi)要由計劃財務部以人手實施，增加工作量。,1.建立采購歸口管理部門。,可以較容易進行物料管理。由歸口部門進行監(jiān)控，按各分公司存貨量，進行中央資源調(diào)撥，減少積壓工程物料的機會。 可以透過大量采購，取得更優(yōu)惠價格。,實施初期可能會較慢，(市、縣進行采購時要由省執(zhí)行)。不適用於零星采購和緊急采購。 采購的物料、設(shè)備太專業(yè)時，需要其他專門部門協(xié)助。,3.申購時要先檢查是否已超出項目

5、預算、部門預算才繼續(xù)進行采購。,2.1 采購/應付流程變更待決事項(續(xù)一),優(yōu)點,缺點,4.建立采購分層審批制度。(包括申購、采購、選擇供應商和付款)因為現(xiàn)時某些市、縣進行采購時，無論金額的多小，都要經(jīng)過多重審批(有時達六層)。,下放權(quán)力，高級管理層應集中時間決定金額較太的采購，金額較小的，只要是在部門預算和制度之內(nèi)可以下放到由中層審批。增加工作效率。 審批時有制度可依從，不需要每次考慮要由誰審批。 方便系統(tǒng)電子工作流(Workflow)的實施。,如果沒有部門預算和項目預算作監(jiān)控，或預算設(shè)得太闊松時，有機會被濫用。,采購 網(wǎng)絡設(shè)備辦公室設(shè)備辦公室用品 省公司 董事會/采購委員會$XX$XX$X

6、X 公司總經(jīng)理XXXXXX 部門總經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX 部門副總經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX 部門經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX 市公司 公司總經(jīng)理$XX$XX$XX 部門總經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX 部門副總經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX 部門經(jīng)理(工程建設(shè))XX(信息技術(shù))XXXX,樣本，只供參考,2.1 采購/應付流程變更待決事項(續(xù)二),優(yōu)點,缺點,6.退貨時要由采購單位和供應商簽定退貨協(xié)議/通知單，確認退貨數(shù)量和金額。,財務做帳時有所依據(jù)。,增加業(yè)務人員的工作量。,7.進行周(或雙周)付款計劃。,對資金流有較好的控制，

7、閑置現(xiàn)金可以集中一起，爭取更好的存款利息。當發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)資金缺口時，可以盡早作出貸款安排。,很多時候是因為其他外部機構(gòu)(如：海關(guān)扣壓貨物)，令付款計劃難於準確計算。,由於GMCC剛進行組織機構(gòu)調(diào)整，短時間如果再將工作重新調(diào)配，變更太頻繁，不利於系統(tǒng)實施。 財務人員對對材料技術(shù)規(guī)格不太熟悉，匹配有困難。,較佳的做法是將發(fā)票送往計劃財務部，由計劃財務部進行匹配，只有這樣才能真正確保應付款是經(jīng)過適當?shù)暮藢Α?5.在確認付款前，發(fā)票、收貨單和采購單的匹配仍由采購部門進行，財務部只負責回顧，和國外常見由財務部進行匹配的做法不同。 (折衷做法是先中短期繼續(xù)保持現(xiàn)流程，到系統(tǒng)實施完成和穩(wěn)定後，再考慮進行調(diào)整),

8、2.2 未來高層次總帳流程主要變更建議,1 會計科目設(shè)置和維護,日常業(yè)務處理,2 總帳交易處理,3 期末結(jié)帳,4 企業(yè)稅項申報,期末業(yè)務處理,5 合并財務報表編制,制定集團統(tǒng)一會計科目表。 中央(省)負責審批和維護會計科目表。 所有會計科目更改申請要以標準表格進行記錄。,交易審批要在系統(tǒng)上進行，不可以單看紙面憑證。 憑證要每日審批和過帳。不要等到月結(jié)才做。 有需要時允許省、市遙遠代市、縣進行審批和過帳。,要求按月生成財務和管理報表。,每月編制市級、省級和公司級財務和管理合并報表。 自動將各公司財務報表合并和沖轉(zhuǎn)公司間往來交易。,要按月(而非季)計提企業(yè)所得稅。,2.2 總帳流程變更待決事項,1

9、.三省和香港總公司一起制定集團統(tǒng)一會計科目表和科目表使用手冊。 (即使省公司之間不同意，廣東省內(nèi)部自己也應該要將科目表標準化。),優(yōu)點,缺點,Oracle的會計科目表除了一般的會計科目外，還可以設(shè)置不同的分析維度(例如：成本中心、產(chǎn)品、地區(qū))。在初始化設(shè)置時先想好中、長期財務管理信息的要求，可以避免將來要重做數(shù)據(jù)切換才可以抽取到所需要的信息。 進行財務和管理報表合并時會更容易。 公司間財務報表更具比較性。 是最佳實踐。,維護成本會較高而修改彈性相對較小。,2.市、縣的會計科目更改需求，由直屬省的計劃財務部審批，而且由省中央進行維護，市、縣無權(quán)進入系統(tǒng)設(shè)置新科目。而影響三省的會計科目表變更要由香

10、港總公司審批。,確保所有科目表設(shè)置是經(jīng)過適當審批，因為某些縣財務部的規(guī)模很小)，對高級管理層的財務信息要求會較難掌握，會導致會計科目被誤開和誤用。 由中央管理可以較容易維護會計科目表的統(tǒng)一。,維護成本會較高和修改所需時間可能會較長。,2.2 總帳流程變更待決事項(續(xù)),4.統(tǒng)一期末結(jié)帳日期和提交報表(包括合并報表)的時間表。(最佳實踐是四天完成結(jié)帳，結(jié)帳後第二天完成總帳報表的編制)。,優(yōu)點,缺點,給予明確工作目標，提高工作效率。,-。,5.要每月提供市級、省級和公司級合并財務管理報表。,可以提供更有效和全面的財務管理信息。,增加月末時計劃財務部員工的工作量。,3.省、市代下屬市、縣進行會計交易

11、審批和過帳。,某些較困難的會計交易(如稅項計提，月末費用分攤等)可以由市、縣專業(yè)人員代審批，不需要額外聘請專才，減省開支。,某些交易始終要看到紙面原始單據(jù)才會審批(例如付款)，而公司間紙面文檔傳送的時間會較長。,2.3 未來高層次項目會計流程主要變更建議,項目投資計劃,統(tǒng)一省內(nèi)各公司的項目編碼規(guī)則。 在擬定明細計劃前，先進行立項，確立該項目是配合公司發(fā)展需要。 建立分層審批制度。,建立分層審批制度。,將項目管理人員的工資分攤到每個項目當中,項目管理人員最少要每月提交項目進度報告。 項目會計人員每月進行工程費用預提。,項目實施,考慮將來業(yè)務需要，加入此業(yè)務流程,2.3 未來高層次項目會計流程主要

12、變更建議(續(xù)),項目實施,由省代市、縣采購的工程物料，當運到市、縣時即記錄到市、縣的在建工程內(nèi)。 當市、縣在建工程完成和用後，即進行資本化和開始折舊。,由獨立於項目實施小組的員工，對項目的實際積效益和原先的目標進行比較，再直接向公司高層匯報。,項目結(jié)算,2.3 項目會計流程變更待決事項,優(yōu)點,缺點,項目成本會較為準確。,現(xiàn)時大部份工程為外包，內(nèi)部管理人員工資所占部份不會太大。如果將項目管理人員的工資很明細的分攤下去。維護成本可能很高。 Oracle只可以以按標準成本費率分攤項目工資，如果按實際分攤要進行二次開發(fā)。,3.將內(nèi)部項目管理人員的工資按為每一項目的工作時間分攤到項目里去。(例如：如果該

13、業(yè)務人員的工資為一千元，本月20%的工時為甲項目工作，則要將二百元工資分攤到甲項目的成本中。),1.在擬定明細計劃前，先進行立項。,在投入資金到項目進行明細研究時，先確立該項目能配合公司發(fā)展需要，避免資金錯投。,-,2.制定分層審批制度。,定期開會(如雙周)對項目進行審批。 高級管理層只集中注意力在金額較大的項目。,-,4.每月要求項目經(jīng)理匯報項目進度，再由會計人員按項目進度計提項目成本。,帳上可反映更準確的工程成本數(shù)據(jù)。,需要增加會計人員工作量，和進行系統(tǒng)二次開發(fā)。,2.3 項目會計流程變更待決事項(續(xù)),優(yōu)點,缺點,7.進行項目后評價，在項目階段實施完成和竣工決算後的指定時間，由獨立於項目

14、實施小組的員工，對項目的實際積效益和原先的目標進行比較，再直接向公司高層匯報。,委善記錄每一項目的得失，作為未來項目計劃和實施時的參考。(知識管理Knowledge Manage-ment)。,需要更多的管理成本。,6.當市、縣在建工程完成和用後，即進行資本化和開始折舊。,更符合國際會計準則。而損益表上也可以反映更真實的數(shù)據(jù)。,當工程驗收時對金額進行調(diào)整，則要對資產(chǎn),5.由省代市、縣采購的工程物料，當運到市、縣時即記錄到市、縣的在建工程內(nèi)(不像過去一直記在省的財務帳上，直至資本化時才由省的帳調(diào)撥回市、縣)。,在市、縣帳上反映更真實的資產(chǎn)數(shù)據(jù)(帳實相符)，市、縣可更容易進行在建工程項目進度跟蹤和

15、盤點。,省公司要透過合并報表才可以知道總體投入了多少項目成本。 公司間往來交易會增多。(不過很多可以透過系統(tǒng)自動化解決),2.4 未來高層次預算流程主要變更建議,由省、市、縣部門主管先確認年度目標後，才開始進行明細預算編制。 以預算小組形式進行預算編制,制定部門預算。,由省計劃財務部進行年度資金預測，總體統(tǒng)籌省內(nèi)資金的調(diào)撥，三省和香港總公司間的資金預算則由香港總公司負責。,按月編制預算和實際差異比較報表(包括合并報表)。 最少半年回顧預算是否需要進行調(diào)整。 長遠要實施滾動預算。(每月進行一次)。,2.4 預算流程變更待決事項,1.由省、市、縣部門主管先確認年度目標 (Key Performan

16、ce Indicators)後，才開始進行明細預算的編制。,優(yōu)點,缺點,提高預算編制效率。 減少之後的翻工。,預算不只是財務數(shù)據(jù)，還包括很多營運數(shù)據(jù)的預測，只由計劃財務部進行不能夠做好預算。,-,2.制定部門預算。日後進行申購時要在部門預算之內(nèi)才允許，否則要進行解釋。,各部門主管按自己的預算去管理費用支出(Controllable Cost)，對差異負責，可以更容易和更有效實施監(jiān)控。,初時因為缺乏歷史數(shù)據(jù)的支持，會較難實施，而差異也會較大。,3.以預算小組形式由計劃財務部牽頭，其他部門協(xié)作進行預算編制。,初時因為缺乏歷史數(shù)據(jù)的支持，會較難實施，而差異也會較大。,可以對省內(nèi)資金進行更有效的調(diào)撥計劃。,由於年初時對年度將會進行的項目不一定有具體執(zhí)行計劃，而付款很多時是按不