時(shí)間管理手冊

成功從管理時(shí)間開始 時(shí)間是人生的最大的資源，它伴隨在每一個(gè)人的身邊； 沒有時(shí)間就什么也做不成； 時(shí)間又是人生的最昂貴的成本，過一秒少一秒，無法再生； 人生的價(jià)值不同，那是因?yàn)閱挝粫r(shí)間的價(jià)值不同； 人生的成就不同，那是因?yàn)橹Ц稌r(shí)間的方式不同。 因此我們就有必要很好地了解時(shí)間的特性， 更有效地支付時(shí)間成本； 優(yōu)化時(shí)間管理系統(tǒng)，從而改變生命運(yùn)行的軌跡 -面對壓力和挑戰(zhàn)能夠從容應(yīng)對； -面對稍縱即逝的機(jī)會能夠游刃有余； -面對未來的發(fā)展能夠胸有成竹。 課程主要收獲： 1、 學(xué)會合理的安 排時(shí)間，讓工作和生活融為一體 2、 掌控個(gè)人目標(biāo)設(shè)定和時(shí)間分配之間的重要原則 3、 把握生命中的大目標(biāo)進(jìn)行時(shí)間管理 4、 工作不再是對生命的挑戰(zhàn)，提升工作質(zhì)量 5、 建立平衡、和諧、高效的人生平臺 一、 時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵。 一個(gè)人、團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時(shí)間管理。所以在國外，早就出現(xiàn)了時(shí)間管理學(xué)，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯 愛迪生說過，世界上最重要的東西是“時(shí)間”。美國著名的管理大師杜拉克說道：“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理”；“時(shí)間是世界上最短缺的資源，除非 嚴(yán)加管理，否則就會一事無成”。 二、對付“十大時(shí)間竊賊”的妙招 。 管好時(shí)間，最重要的措施之一是大大減少你浪費(fèi)掉的時(shí)間。時(shí)間管理學(xué)研究發(fā)現(xiàn)，人們的時(shí)間往往是被下述 10 大“時(shí)間竊賊”給偷走的： 1.找東西。據(jù)對美國 200 家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把 6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失 10%的時(shí)間。對付這個(gè)“時(shí)間竊賊”，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。 2.懶惰。對付這個(gè)“時(shí)間竊賊”的辦法是： （ 1）使用日程安排薄 （ 2）在 家居之外的地方工作 （ 3）及早開始 3.時(shí)斷時(shí)續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費(fèi)時(shí)間最多的是干活時(shí)斷時(shí)續(xù)的方式。因?yàn)橹匦鹿ぷ鲿r(shí)，這位職員需要花時(shí)間調(diào)整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干。 4.一個(gè)人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協(xié)助。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個(gè)人都是贏家。授權(quán)給別人，同時(shí)也要給他們完成任務(wù)所需要的條件。 5.偶發(fā)延誤這是最浪費(fèi)時(shí)間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，惟一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，利用好偶發(fā)的延誤，你能把本來會失去的時(shí)間化為有用的時(shí) 間。 6.惋惜不已或白日作夢老是想著過去犯過的錯(cuò)誤和失去的機(jī)會，唏噓不已，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費(fèi)時(shí)間的。 7.拖拖拉拉這種人花許多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動，又為沒有完成任務(wù)而悔恨。在這段時(shí)間里，其實(shí)他們本來能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)工作了。 8.對問題缺乏理解就匆忙行動。這種人與拖拉作風(fēng)正好相反，他們在未獲得對一個(gè)問題的充分資訊之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養(yǎng)自己的自制力。 9. 消極情緒。消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對人懷有戒心 、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)。 10.分不清輕重緩急。即使是避免了上述大多數(shù)問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理中最關(guān)鍵的問題。所以，我們下面多花一點(diǎn)時(shí)間來解決這個(gè)問題。 三、區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理最關(guān)鍵的技巧 許多人在處理日常事務(wù)時(shí)，完全不考慮完成某個(gè)任務(wù)之后他們會得到什么好處。這些人以為每個(gè)任務(wù)都是一樣的，只要時(shí)間被工作填得滿滿的，他們就會很高興?；蛘撸麄冊敢庾霰砻婵磥碛腥さ氖虑?，而不理 會不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務(wù)和責(zé)任按重要性排隊(duì) ， 確定主次。在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個(gè)問題： （ 1）我需要做什么？ 明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。 （ 2）什么能給我最高回報(bào)？人們應(yīng)該把時(shí)間和精力集中在能給自己最高回報(bào)的事情上，即所謂“揚(yáng)己所長”。 （ 3）什么能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報(bào)的事情中，優(yōu)先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。 把重要事情擺在第一位。 除了上述十大“時(shí)間竊賊”之外，其他常見的“時(shí)間竊賊”還有：承諾太多，貪多不爛； 喜歡開會，夸夸其談；門戶大開，迎來送往；家務(wù)繁雜、應(yīng)酬過多等等。 下面是充分利用時(shí)間的一些技巧： 做好協(xié)調(diào)，工作分流； 在處理重要而耗時(shí)的事務(wù)中感到厭倦時(shí)，改而處理其他雜務(wù)，既可節(jié)省時(shí)間，又能轉(zhuǎn)換心情； 不浪費(fèi)零碎時(shí)間（利用零碎時(shí)間處理雜務(wù)，延后用餐時(shí)間以免擁擠等）； 采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾。 盡量減少不必要的對外應(yīng)酬，必須應(yīng)酬時(shí)設(shè)法節(jié)省應(yīng)酬時(shí)間。 充分運(yùn)用上下班的搭車時(shí)間（如車上想問題等） 時(shí)間是上天最公平的賜予，也是最大的成本 完美地運(yùn)用時(shí)間 1、 時(shí)間就是金錢 富蘭克林報(bào)社前面 的商店里，一位猶 豫了將近一個(gè)小時(shí)的男人終于開口問店員了：“這本書多少錢？” “一美元。”店員回答。 “一美元？”這人又問，“你能不能少要點(diǎn)？” “它的價(jià)格就是一美元?！睕]有別的回答。這位顧客又看了一會兒，然后問：“富蘭克林先生在嗎？” “在，”店員回答，“他在印刷室忙著呢?！?“那好，我要見見他?！边@個(gè)人堅(jiān)持一定要見富蘭克林。于是，富蘭克林就被找了出來。這個(gè)人問：“富蘭克林先生，這本書你能出的最低價(jià)格是多少？” “ 1.25美元?！备惶m克林不假思索地回答。 “ 1.25美元？你 的店員剛才還說一美元一本呢！” “這沒錯(cuò)，”富蘭克林說，“但是，我情愿倒給你一美元也不愿意離開我的工作。” 這位顧客驚異了。他心想，算了，結(jié)束這場自己引起的談判吧，他說：“好 ，這樣，你說這本書是最少要多少錢吧?！?“ 1.5美元。” “又變成 1.5 美元？你剛才不還說 1.25 美元嗎？” “對?！备惶m克林冷冷地說，“我現(xiàn)在能出的最好價(jià)錢就是 1.5 美元?！边@人默默地把錢放到柜臺上，拿起書出去了。這位著名物理學(xué)家和政治家給他上了終生難忘的一課：對于有志者，時(shí)間就是金錢。 “你熱愛生命嗎？那么別浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是組 成生命的材料?！?“記住，時(shí)間就是金錢。假如說，一個(gè)每天能掙十個(gè)先令的人，玩了半天，或躺在沙發(fā)上消磨了半天，他以為他在娛樂上僅僅花了六個(gè)便士而已。不對！他還失掉了他本可以掙得的五個(gè)先令。記住，金錢就其本性來說，決不是不能生殖的。錢能生錢，而且它的子孫還會有更多的子孫。誰殺死一頭生仔的豬，那就是消減了它的一切后裔，以至它的子孫萬代，如果誰毀掉了五先令的錢 ，那就是毀掉了它所能產(chǎn)生的一切，也就是說，毀掉了一座英鎊之山?！?這是為成功學(xué)大師所普遍推崇的美國著名的思想家班杰明富蘭克林的一段名言。它通俗又直 接地闡釋了這樣一個(gè)道理：如果想成功，必須重視時(shí)間的價(jià)值。 拿破倫希爾指出：利用好時(shí)間是非常重要的，一天的時(shí)間如果不好好規(guī)劃一下，就會白白浪費(fèi)掉，就會消失得無影無蹤，我們就會一無所成。經(jīng)驗(yàn)證明，成功與失敗的界線在于怎樣分配時(shí)間，怎樣安排時(shí)間。人們往往認(rèn)為，這兒幾分鐘，那兒幾小時(shí)沒什么用，但它們的作用很大。 羅賓指出：一個(gè)百萬富翁和一個(gè)窮光蛋至少在某一方面是完全一樣的他們一天都只有二十四小時(shí)，一千四百四十分鐘。但是大部分的人卻總是在抱怨他們的時(shí)間不夠多，事情做不完。 對每一個(gè)成功的人來說，時(shí)間管理是很重要 的一環(huán)。時(shí)間是我們最重要的資產(chǎn)，每一分每一秒逝去之后再也不會回頭，問題是你如何有效地利用你的時(shí)間呢？ 研究時(shí)間管理之道，首先你必須知道，一個(gè)小時(shí)沒有六十分鐘。事實(shí)上，一個(gè)小時(shí)內(nèi)只有你利用到的那幾分鐘而已。 你一天要浪費(fèi)幾個(gè)小時(shí)呢？如果你真想知道，不妨來做一個(gè)實(shí)驗(yàn)。首先，你找一份記事歷，把每一天劃分成三個(gè)八小時(shí)的區(qū)域，然后再把每個(gè)小時(shí)畫成六十分鐘的小格。在這整個(gè)星期里面，你隨時(shí)把你所做的事情記錄在你畫的表格中，連續(xù)做一個(gè)星期試試看，再回頭來檢查你的記事歷，你就會發(fā)現(xiàn)，由于拖延和管理不良，你浪費(fèi)了多少寶貴的光陰 。 當(dāng)你了解到你是如何在使用你的時(shí)間之后，再回頭重做一次實(shí)驗(yàn)。這一次多用點(diǎn)心思來計(jì)劃你的時(shí)間，把需要做及想要做的事仔細(xì)安排進(jìn)你的時(shí)間表，再看你的效率是否會好一點(diǎn)。 希爾強(qiáng)調(diào)：記住一件事，時(shí)間是你唯一可以賣給他人或自己的東西，你對時(shí)間的利用率越高，你越可以靠他賣得好價(jià)錢。 2、每天都列出計(jì)劃 柯維主張，確定每天的目標(biāo)，養(yǎng)成把每天要做的工作排列出來的習(xí)慣。奏效是指把一項(xiàng)工作做合適，效率是指把一項(xiàng)最關(guān)鍵的工作做好。比如把明天要做的最重要的六件事，按其重要性大小編成號碼。明天上午頭一件事是考慮第一項(xiàng)，做起來，直至完 畢。再做第二項(xiàng)，如此下去，如果沒有全做完，不要于心不安，因?yàn)檎沾宿k法完不了，那么用其它辦法也是做不了的。 有時(shí)你會聽到這樣的說詞：“等我有空再做?！边@句話通常表示“等手上沒什么重要的事情時(shí)再做?！钡聦?shí)上，沒有所謂“空”的時(shí)間。你可能有“休閑”時(shí)間，卻沒有“空”的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會躺在游泳池邊盡情玩樂，但這絕對不是“空”的時(shí)間。 人成長到一個(gè)地步，總會真正感覺到時(shí)間的快速，似乎凡事都在“一瞬間”發(fā)生，走過的歲月旅程也都在“一瞬間”消逝無蹤，留給自己無限唏噓。時(shí)間即生命，要愛惜時(shí)間等標(biāo)語式的想法絕不 是高調(diào)，而是許多人真真實(shí)實(shí)的感受。但怎么愛惜時(shí)間呢？ 有一份愛爾蘭禱詞，禱詞的篇名是這一天，短短數(shù)語把時(shí) 該如何運(yùn)用表達(dá)得透徹之極： 你愛生命嗎？那么別浪費(fèi)時(shí)間。 運(yùn)用時(shí)間去工作這是成功的代價(jià)； 費(fèi)點(diǎn)時(shí)間去思索這是力量的泉源； 花點(diǎn)時(shí)間去游戲這是青春永駐的秘密； 抽出時(shí)間來閱讀這是智慧的基礎(chǔ)； 勻出時(shí)間來對人友好這是快樂的大道； 要點(diǎn)時(shí)間來夢想使你挾泰山超北海； 找點(diǎn)時(shí)間來愛人和被愛這是上主的恩典； 尋找時(shí)間來放眼四顧這是通向無私的捷徑； 用些時(shí)間放聲大笑這是靈魂的音樂。 很精簡吧，但它所表達(dá)的運(yùn)用時(shí)間 之法真完美。工作、思索、游戲、閱讀、對人友好、夢想、愛人與被愛、放眼四顧及放聲大笑。在短短的文字中，似乎顯出一個(gè)面面俱到，均衡發(fā)展的怡然自得的生命，不僅有其深度，亦有其情趣，還充滿“人味”，多讓人欣羨的一種生命呀！ 只是，我們是否有智慧在每一天中如此運(yùn)用時(shí)間呢？ 柯維建議：找個(gè)好日子把一天中所做、所想一一詳細(xì)記錄再加以分析，看看自己實(shí)際運(yùn)用時(shí)間的方式和禱文中的方式到底距離有多遠(yuǎn)吧！ 3、用具體行動節(jié)省時(shí)間 關(guān)于如何用具體的行動節(jié)省時(shí)間，何維總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)是： （ 1）清除桌面 盡量清除不必要的東西，可以把他們丟到 垃圾桶里或先寄放在別人的桌子上。準(zhǔn)備一本剪貼簿，把你從雜志上看到的有用的資料剪下來，歸檔，然后再將雜志丟掉。吃午餐、看牙醫(yī)或參加某個(gè)無聊會議的時(shí)候，記得帶這本剪貼簿，利用這些時(shí)間來閱讀。 桌上只留目前正在進(jìn)行的工作資料，要用的工具、參考資料擺在隨手可及的地方，用完記得放回原處。 一日終了，把桌面清理干凈，只留下明天早上要處理的東西。每一件工作都分別存檔在不同的資料夾里，便于尋找。 （ 2）每日列出計(jì)劃 要消除因時(shí)間太短而引起的龐大壓力，可把目標(biāo)分成長期（一周以上）和短期（一周以內(nèi)）二種。長期目標(biāo)盡量具體，但不 必過于詳細(xì)，可在行事歷上記下所有的完成期限。而短期目標(biāo)則記在每周及每日的預(yù)定計(jì)劃行事表上。接下來，把每天時(shí)間分成幾個(gè)區(qū)段，再分配做不同的活動（包括自我獎勵(lì)、用餐、休息等）。盡量在體力高峰期執(zhí)行最重要的工作。當(dāng)然，在工作中不可避免還是多少會有一些干擾；不過，因?yàn)槟惆凑疹A(yù)定的時(shí)間表行事，這些干擾應(yīng)該不致造成太大的問題。 若缺乏明確的時(shí)間表，你將寸步難行，任由環(huán)境控制。本來大可利用時(shí)間掌握機(jī)會的，結(jié)果，你會發(fā)現(xiàn)自己大部分的時(shí)間都在解決燃眉之急或應(yīng)付別人的需求。有了明確的時(shí)間表后 ，你的行事才有方向，并可降低不可抗 拒的意外危機(jī)，朝目標(biāo)穩(wěn)健邁進(jìn)，且更有時(shí)間享受努力的成果。 （ 3）擬訂預(yù)定工作表 列出所有要做的事，依重要性排列順序，然后列到你的時(shí)間表上。時(shí)間表上的各項(xiàng)時(shí)段區(qū)間可以作為每項(xiàng)工作的完成期限。每天不妨?xí)r常檢查進(jìn)度，看看自己如何妥善運(yùn)用時(shí)間，然后再看看有沒有需要調(diào)整的地方。 依據(jù)實(shí)際需要增加你的工作表。這份工作表應(yīng)該可以隨時(shí)變更，做完的事劃線刪掉，想做及應(yīng)做的事，也可隨時(shí)加入。但不一定要一天完成，也可以放在隔天的工作表上。隨時(shí)更新工作表可讓你有彈性應(yīng)變的空間，也不會錯(cuò)失任何機(jī)會。 （ 4）先做重要的事 掌握重點(diǎn)可以 讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時(shí)，犯錯(cuò)的機(jī)率就會增加。先做重要的事，然后全力沖刺、完成目標(biāo)。 成為時(shí)間的主宰之后，多出來的時(shí)間除了可應(yīng)付不時(shí)之需外，還可用來處理緊急而不重要的會議、電話，以及老板的嘮叨。 （ 5）設(shè)定期限 有了期限可以讓你更快進(jìn)入狀況、提高產(chǎn)量、減少因追求完美而可能導(dǎo)致的拖延。還有，設(shè)定期限會強(qiáng)迫你專心一致，使工作品質(zhì)變得更好。 （ 6）一次做一件事 一次做一件事可以讓你完成更多的工作。挑出工作中最重要的部份，切割成幾個(gè)小步驟，每一步驟都設(shè)定完成期限，然后嚴(yán)格執(zhí)行。完成的項(xiàng)目愈 多，就愈有成就感；當(dāng)天晚上自我檢討時(shí)，也會更快樂。 （ 7）獎勵(lì)自己 有要忘了隨時(shí)獎勵(lì)自己。與其以喝咖啡、逛街、聊天來逃避工作，不如把這些當(dāng)作是工作告一段落的獎勵(lì)。如此，不但能提升工作效率，休息也會更盡興。 （ 8）不要一次工作太久 連續(xù)工作五十分鐘而不休息的話，效率會大打折扣的。最有效的工作方法是充分運(yùn)用短暫的充沛精力，而后加上頻繁的休息次數(shù)。如果你必須加班，寧可早一點(diǎn)到辦會室（那時(shí)干擾較少），也不要下班后留下來，免得讓老板認(rèn)為你是無法控制進(jìn)度、效率不好的人，以致于必須加班。 （ 9）學(xué)著說“不” 雖然不太容易 說出口，你還是得學(xué)會說“不”。否則，你的時(shí)間光是用來應(yīng)付別人的要求都還嫌不夠。下面是幾種較不傷感情的拒絕方式： “很高興你來找我?guī)兔?，可是我手邊正好有事情在忙。可不可以晚一點(diǎn)再談？下午三點(diǎn)怎么樣？” “我很樂意為你做那件事，可是能不能等我把手邊的事情做完？我想大概不用一個(gè)小時(shí)?！?“我很愿意幫你，可是，我要到明天晚一點(diǎn)才有空。你愿不愿意那時(shí)我們再碰個(gè)面？” 這些話通常可以使你手邊的工作不致中斷。 （ 10）授權(quán) 如果你身為主管，試試看是否可以把部分工作交給別人處理。而授權(quán)時(shí)一定要明確劃分權(quán)責(zé)界限。就大多數(shù)人而 言，如果任由他們做主，他們通常會抱著多一事不如少一事的逃避心態(tài)，敷衍應(yīng)付。 如果你不是主管，或許可以和同事交換一下工作。有些你深以為苦的工作，你的同事都可能樂在其中；而或許你可以輕而易舉幫他解決棘手的問題。和他人分?jǐn)傌?zé)任不僅節(jié)省時(shí)間，使你有余暇處理更重要的工作，也可減少工作單調(diào)與負(fù)擔(dān)。 （ 11）善用零碎時(shí)間 約會等候時(shí)間、午餐時(shí)間等，都可善加利用，除非你不想好好運(yùn)用這些時(shí)間。如果這些時(shí)間是作來休息和反省的，那就休息或反省吧！不過，如果你很想專心做某項(xiàng)事，卻苦于瑣事纏身的話，不妨把所有瑣碎事務(wù)集中在一個(gè)檔案夾里。例如：想看的文章、待完成的企劃案、未付的帳單，和需構(gòu)思的稿子等，都可以利用零碎時(shí)間來做。 把瑣事檔案夾放在身邊，這樣隨時(shí)可把瑣事資料丟進(jìn)去。離開辦公室時(shí)，記得帶著這個(gè)夾子。當(dāng)你在等人時(shí)，就可利用時(shí)間處理它們。 （ 12）控制你的電話 打電話固然比回信快，不過，如果因此而電話纏身，就得不償失了。假使你能一次打 完所有電話，很可能每通電話都會有下一遍回電的干擾。建議你用小的雙孔活用夾來管理電話。把重要業(yè)務(wù)往來的名片釘在雙孔夾上，在卡片背面記下那張名片的重要事項(xiàng)，如對方或家人的姓名等資料。 你也可以在打電話之前，列出要講的重點(diǎn)，如此可節(jié)省更多時(shí)間，也不會遺漏重要事項(xiàng)。如此，不但知道何時(shí)該結(jié)束通話 也可隨時(shí)增列對方所說的重點(diǎn)。 開場白盡量簡短。打電話給別人時(shí)，你不妨這么說：“我打這通電話是為了”。至于接電話時(shí)，則可用“很高興接到你的電話，請問有什么事我可以效勞的？” 結(jié)束談話時(shí)，要簡短而不失禮，下面是幾個(gè)范例： “ 不好意思打擾您許久，該放你回去工作了?！?“我得放你回去工作了。五分鐘后，我還得主持一個(gè)會議?！?如果你想找的人讓你在電話線上等候的話，你可以一邊處理手邊的事，一邊等候。或者，干脆另找對方方便的時(shí)間再打。你也可以請對方回電，不過，這樣你就失去主控權(quán)了。最好的方法，是請對方在你方便回電的時(shí)間內(nèi)再聯(lián)絡(luò)。 （ 13）拒絕瞎忙 有些工作毫無意義可言，許多甚至只是在填塞時(shí)間。每當(dāng)你要在每日行動計(jì)劃表上增加一項(xiàng)工作時(shí)，先想想看，如果今天不做，會有什么后果。如果答案是“沒什么”或“可能沒什么”。便可把它延至明天。假使這項(xiàng)工 作一再往后延，而且一直沒有完成，就沒有必要做了。你可以把時(shí)間省下，做更重要的工作。 此外，還有追求成功的一個(gè)重要法則：做事半功倍的事。嘗試從一次的努力中得到更多的效果。 如果你想要寄信給某個(gè)人，或許你可以在信封、信紙上印上自己的姓名、住址，以相同的格式，寫信寄給許多朋友。 如果你對一群人演講，把演講的內(nèi)容錄音起來。以后每當(dāng)有人要求重述演講內(nèi)容時(shí)，你可以請他們直接購買卡帶。 有一個(gè)朋友透露她舉辦晚宴的秘密。當(dāng)她計(jì)劃答謝朋友以前的邀請時(shí)，她通常選擇星期五、星期六兩個(gè)晚上接連舉辦兩天的晚宴，這樣一來，她可 以一次準(zhǔn)備兩天晚上的餐點(diǎn)，比分開數(shù)個(gè)星期才各辦一次聚會要省事多了。她只要清掃房子一次，為餐桌布置一次花飾。用一次的時(shí)間，就可以有雙倍的效果。 4、運(yùn)用科學(xué)的方法 柯維發(fā)現(xiàn)，時(shí)間不是不夠用，而是我們不知道如何有效運(yùn)用。大家總是說，做過的事可以彌補(bǔ)，明天也會更好，以致忽略了時(shí)間的可貴。 有人曾經(jīng)說過，時(shí)間就是金錢?？墒?，若以此來衡量時(shí)間，我們會發(fā)現(xiàn)，昨日就像一張作廢的支票，我們對其無能為力；而明天又像是一張借條，不可信賴。因此，唯一可以動用的現(xiàn)金，即是我們現(xiàn)在存在銀行里的錢，也就是寶貴的今天。 柯維指出：要想正 確投資，以確保未來的豐碩成果，分析、計(jì)劃、行動，三個(gè)步驟缺一不可。 （ 1）分析 想要知道時(shí)間是如何用掉的最好方法就是：用心觀察自己的日常作息。準(zhǔn)備一本記事本，詳細(xì)記錄一周的活動。每一天（包括周末）都按時(shí)劃分。每完成件工作，就在記事本上寫下完成事項(xiàng)和所花費(fèi)的時(shí)間。然后，留意你自己對時(shí)間運(yùn)用狀況的感受：是運(yùn)用妥當(dāng)？還是浪費(fèi)了？精力是高昂或是頹喪？誰剝奪你的時(shí)間或提高了你對時(shí)間運(yùn)用的效率？ 一周之后，摘要紀(jì)錄各項(xiàng)活動所花的時(shí)間：打電話、寫信、開會、和朋友聚會、運(yùn)動、休閑，和家人相處等等活動的時(shí)間各占多少。分門別類 后，這份摘要可以告訴你各項(xiàng)活動所花費(fèi)的時(shí)間。接下來，檢查你的體能周期狀況：你是上午體力比較好，還是下午？如果有規(guī)律可循，可考慮在體力最好的時(shí)候，做最重要的工作。 想一想，你精神最好的時(shí)候，是和人串門子 ，還是獨(dú)處？也許你喜歡一個(gè)人獨(dú)自工作；又或許你不喜歡孤獨(dú)的滋味，所以花在電話上的時(shí)間過多，有沒有什么日?，嵤驴梢砸徊⑻幚?，或切割成數(shù)個(gè)部分，做更有效率的處理？二者都可有效節(jié)省你的時(shí)間。有哪些事根本就不需要浪費(fèi)時(shí)間來做？可不可能避免重蹈覆轍？有哪些事可以做得再快點(diǎn)？要有效率點(diǎn)？你通?；ǘ嗌贂r(shí)間在重要與不重要的工 作上呢？ 把時(shí)間運(yùn)用得當(dāng)和運(yùn)用不妥當(dāng)?shù)幕顒訁^(qū)隔開來。想想，該如何改變行為模式，好提高效率呢？ （ 2）計(jì)劃 如同任何一種管理，時(shí)間管理也一定要妥善計(jì)劃才能發(fā)揮效用。計(jì)劃之初，先從下列幾個(gè)觀點(diǎn)來檢視：必要性、重要性及選擇性。依據(jù)這些原則，就可列出工作的優(yōu)先順序。 現(xiàn)在，多花點(diǎn)時(shí)間在必要的工作上，而少用些時(shí)間在選擇性工作上。等你完成必要與重要的工作后，再來做選擇性的工作。 （ 3）行動 依據(jù)計(jì)劃所列的優(yōu)先順序迅速、果斷、有效率地采取行動，可以 把你因遲疑、拖延所帶來不快壓力一掃而空。要主動控制時(shí)間，少做 浪費(fèi)時(shí)間的 事，多做能節(jié)省時(shí)間的活動。 管理者克服時(shí)間浪費(fèi)的途徑便是 培養(yǎng)克服時(shí)間管理誤區(qū)的技能。所謂時(shí)間管理誤區(qū)，是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。在作好這項(xiàng)工作之前，管理者必須先認(rèn)明自己所面臨的時(shí)間管理誤區(qū)。請按實(shí)際情況列舉你自己所遭遇的各種情況。 各種時(shí)間陷阱，大致上可以區(qū)分為外生陷阱與內(nèi)生誤區(qū)兩類。所謂外生，即指由他人所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素：至于內(nèi)生誤區(qū)，則指由自己所引起的時(shí)間浪費(fèi)因素。在初次落入誤區(qū)時(shí)，一般管理者所列舉的多半是外生誤區(qū)。這種 先求諸人，后求諸己 的態(tài)度雖然是人之常情，但卻有害于時(shí)間管理效能的提高。 為了確切地證實(shí) 在時(shí)間的有效運(yùn)用上，管理者的敵人原來是自己 ，管理者應(yīng)先客觀地衡量自己運(yùn)用時(shí)間的方式 -亦即自己的時(shí)間使用狀況。 許多管理者一聽到要他們記錄自己的時(shí)間使用狀況，都保持反對的態(tài)度。原因是：第一、他們以為十分清楚自己的時(shí)間使用狀況；第二、記錄時(shí)間使用狀況是一種費(fèi)時(shí)的工作。 以上兩種反對的理由都難以成立。先就第一個(gè)理由來說，人們的記憶力并不像自己想象的那樣正確。有許多人甚至連前一天所經(jīng)歷的事都無從追憶，更不用說了解自己過去時(shí)間的使用狀況 !時(shí)間管理專家指出，幾乎所有記錄時(shí)間使用狀況的人對自己的時(shí)間使 用方式都會有驚奇的發(fā)現(xiàn)，這種記錄工作對他們裨益甚大。再就第二個(gè)理由來說，為了節(jié)省時(shí)間而花費(fèi)時(shí)間，這是明智的，何況若按下文所介紹的方法記錄時(shí)間使用方式，則每個(gè)星期所花費(fèi)的時(shí)間大概不會超過兩小時(shí)。 時(shí)間是一種資源，但是，它與其它資源不同的是，不偏不倚的平均分配給每一個(gè)人，他的公平性和不可再生性是最重要的特點(diǎn)。然而，企業(yè)為什么不設(shè)置一個(gè)時(shí)間管理部門，任命一位“時(shí)間總長”？華點(diǎn)通集團(tuán)總經(jīng)理周中庚先生在它的“時(shí)間管理”管理的公開課程中，為企業(yè)老總聘請了一位虛擬的“時(shí)間總長”。它將協(xié)助你管理好自己的時(shí)間，將 自己變成時(shí)間的主人而費(fèi)時(shí)間的奴隸。 當(dāng)然還有一個(gè)小方法：你可自制一張時(shí)間記錄表記載每十五分鐘的活動。為避免記憶力不可靠，你最好每隔十五分鐘或半個(gè)小時(shí)即在表中記載進(jìn)行過的各種活動。其次，按每一活動的重要性的大小在表中圈出適當(dāng)?shù)臄?shù)字。 (所謂重要性，即指對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)的大小。 )對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定 1代表重要性極大， 5代表毫無重要性， 2、 3、 4則代表介乎 1與 5之間重要性的不同程度，最后在進(jìn)行每一種活動時(shí)，倘若遭遇干擾，則在表中最后一欄注 明干擾的類別。 有些管理者只記錄了兩、三天的時(shí)間使用狀況，即能發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間誤區(qū)，甚至還能找出若干克服的途徑，有一些管理者則需要一、兩個(gè)星期的時(shí)間才能獲得類似的效果。不過，最好至少記錄一個(gè)星期的時(shí)間使用狀況，以便切實(shí)了解自己的時(shí)間使用方式及時(shí)間誤區(qū)。 假如你很幸運(yùn)地?fù)碛幸晃幻貢蚋笔謳湍闾幚順I(yè)務(wù)，那么在記錄自己的時(shí)間使用狀況時(shí)，希望你能借助他 (她 )們，以使你的時(shí)間記錄更加精確詳盡。 時(shí)間管理的方法 每天，你所面臨的事件大致可以劃分為以下幾種 1. 需要立即處理，對你影響很大的； 2. 雖然對你有一些影響，但可以拖延； 3. 雖然對你并無影響，但是不能拖延； 4. 可做可不做，一切無所謂的； 你是否能準(zhǔn)確區(qū)分它們，并將時(shí)間很好的運(yùn)用呢？ 好的時(shí)間運(yùn)用應(yīng)該是 ： 能夠定時(shí)完成隨著工作量的增加效率不斷提高越來越有效事業(yè)越做越大名利雙收 不會運(yùn)用時(shí)間表現(xiàn)在 ： 不停拖延裹足不前隨時(shí)降低效率越來越無效事業(yè)越做越小名利皆失 如何做好時(shí)間管理 ？ 一、 目標(biāo)設(shè)定（一周）效果預(yù)定程序擬定時(shí)間分配時(shí)間分段 目標(biāo)設(shè)定中包括： 1、 要做的事情；需要的資源；需要的支援；會有的障礙；能有的辦 法；下定決心 2、 效果預(yù)定： 目標(biāo)要定清楚；利 益點(diǎn)清楚；可行性明確；進(jìn)行評估；利與弊平衡；效果設(shè)定 3、 程序擬定 時(shí)間限制；環(huán)境允許；資源無誤；支援穩(wěn)當(dāng)；安排程序；應(yīng)變措施 4、 時(shí)間分配： 調(diào)查可運(yùn)用的時(shí)間；要完成事情的數(shù)量；區(qū)分事情的急迫性；預(yù)計(jì)花費(fèi)掉的時(shí)間；預(yù)想會不足的現(xiàn)象；要適時(shí)截長補(bǔ)短 5、 時(shí)間分段： 先設(shè)定時(shí)間的周期；區(qū)分事情實(shí)行性質(zhì)；事情作業(yè)的困難度；周期進(jìn)行分段處理；注意時(shí)段超長使用；要調(diào)整或重新分配 時(shí)間管理的十大守則 一、 擬定年度計(jì)劃 注意： 不要怕太大 不要馬上想如何達(dá)成 只要你非常確定喜歡或樂意的事項(xiàng) 不要輕易改變計(jì)劃 目標(biāo)分析 （ SMART） S Specifi M Measurable A Achievable R Realistic T Timed 成功計(jì)劃六大元素： 目標(biāo)達(dá)成；步步扎實(shí)；不急不亂；適時(shí)修正；按表作業(yè)；變通補(bǔ)強(qiáng) 二、 分割目標(biāo) 有效劃分 2： 8 理論 三、 不斷思考達(dá)成方法 目標(biāo)不變，方法變通 多看，多聽，多問 借機(jī)模仿 四、 每月行動計(jì)劃 五、 每周完成事項(xiàng)（ To Be List） 六、 制定每天兩小時(shí)的日程表 七、 考慮每段時(shí)間的特性 八、 利用零碎時(shí)間 九、 盡 量避免外來的干擾 十、 每周回顧工作進(jìn)度 分析一下時(shí)間 1、 1 分鐘可以做什么？ 2、 5 分鐘可以做什么？ 3、 10分鐘可以做什么？ 4、半個(gè)小時(shí)可以做什么？ 5、一個(gè)小時(shí)可以做什么？ 6、半天可以做什么？ 7、一天可以做什么？ 再看看你擁有多少時(shí)間 你每天必須要做的事情會用掉你多少時(shí)間？（睡覺、吃飯、洗漱、家務(wù)） 你每天能擁有多少時(shí)間來工作？ 這其中整塊的時(shí)間有哪些？ 這其中狀態(tài)很好的時(shí)間有哪些？ 這其中狀態(tài)一般的時(shí)間有哪些？ 這其中狀態(tài)不佳的時(shí)間有哪些？ 給時(shí)間加上標(biāo)簽 做重要的事情 事分輕重緩急，有的事情是可以 放棄的，有的事情卻一直要堅(jiān)持去做，直到結(jié)束。 什么是重要的事情？當(dāng)你遇到一件事情時(shí)，可能認(rèn)為很緊急。當(dāng)你遇到下一件事情時(shí)，可能認(rèn)為必須要處理。 比較才知道輕重緩急，將你要做的事寫下來。針對你的不同時(shí)間斷狀態(tài)來分配。 閱讀材料 全新的時(shí)間觀念 -80/20 法則 如果你的時(shí)間使用不平衡，你就需要來一次時(shí)間革命，你不需要重新自我組織或改變時(shí)間分配，你只需要改變你使用時(shí)間的方式，也許還需要改變你對時(shí)間的看法。 80/20 法則推翻了有關(guān)時(shí)間 的傳統(tǒng)看法。 80/20 法則對于時(shí)間的分析，是與傳統(tǒng)看法大異其趣的，而受 制于傳統(tǒng)看法的人，可從這個(gè)分析中得到解放。 80/20 法則主張：我們目前對于時(shí)間的使用方式并不合理，所以也不必試圖在現(xiàn)行的方法中尋求小小的改善。我們應(yīng)當(dāng)回到原點(diǎn)，推翻所有關(guān)于時(shí)間的假設(shè)。 時(shí)間不會不夠用。事實(shí)上，時(shí)間根本多得是，我們只運(yùn)用了我們20%的時(shí)間，對于聰明人來講，通常一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間就造成了巨大的不同。依 80/20 法則的看法。如果我們在重要的 20%活動上多付出一倍的時(shí)間，便能做到一星期只需要工作兩天，收獲卻可比現(xiàn)在多 60%以上。這是和時(shí)間管理截然不同的世界。 80/20 法則把時(shí)間當(dāng)作朋友，而非敵人，逝去的 時(shí)間并非失去，時(shí)間會再回來