工廠采購管理采購驗收作業(yè).doc

真明麗集團燈飾有限公司采購驗收作業(yè)流程編號: ERP-001日期:2003.12.18版次: 頁次: 16/161 范圍：適用于本公司資材類、費用類、固定資產(chǎn)類的采購作業(yè)。2 權責：作業(yè)名稱制 作審 查核 準請購單作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理采購單作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理采購變更作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理IQC暫收作業(yè)倉管員倉庫主管相關經(jīng)理IQC檢驗作業(yè)品管員品管主管相關經(jīng)理采購驗收入庫作業(yè)倉管員倉庫主管相關經(jīng)理采購驗收作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理采購退回作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理采購外購作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理固定資產(chǎn)采購作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理采購特結作業(yè)采購員采購主管相關經(jīng)理3 定義3.1 資材類物料：原材料、半成品、制成品、間接物料（輔助生產(chǎn)性物料）等存貨料品。3.2 費用類物料：低值易耗品辦公用品等。3.3 固定資產(chǎn)：使用年限在一年以上，且單位價值在人民幣2000元以上的資產(chǎn)。4 作業(yè)流程：4.1 作業(yè)流程圖詳見附頁4.2 作業(yè)說明4.2.1 部門請購作業(yè)(EE1Q1)說明4.2.1.1 請購來源：4.2.1.1.1 來自策劃(物管)執(zhí)行MRP2用料需求的自動核料作業(yè)。4.2.1.1.2 來自PMC部門的安全請購資料結轉作業(yè)。4.2.1.1.3 來自物管人員的備料計劃資料之人工輸入作業(yè)。4.2.1.1.4 來自其它部門請購需求的資料之人工輸入作業(yè)。4.2.1.2 部門請購單申請作業(yè)：4.2.1.2.1 制作：依部門請購單來源新增或由MRP運算得來.4.2.1.2.2 打印及簽核：物控部門審核相關請購資料，依實際所需調(diào)整“需用日期”和“預定交期”并打印一式二聯(lián)，經(jīng)部門經(jīng)理簽核完畢，一聯(lián)采購、一聯(lián)留底。4.2.1.2.3 結轉請購單：部門請購單經(jīng)核準后，物控承辦人員在部門請購單做“轉請購 單”。4.3 請購單資料維護（E/E1/Q2）說明： 4.3.1 請購單核定：采購人員依據(jù)部門請購單資料找出該筆請購單，核定廠商、單價下單日期。4.3.1.1 切單使用時機：適用于同一家廠商不同交期的分割，但結轉采購單時，不要同時結轉，否則又會結轉成同一張采購單。第一步:輸入采購人員代號及密碼4.3.1.2 分購使用時機：適用于同一料品不同廠商的分購，只要結轉采購單時，即會產(chǎn)生多張的采購單。E1/Q2第二步: 采購人員依據(jù)部門請購單資料找出該筆請購單號碼第四步:按確認鍵進行確認第三步:按廠商核定鍵, 核定廠商,幣別及單價等項的資料正確性 注意:廠商及幣別兩項資料一定不能為空,否則將無法轉出采購單.4.3.2 結轉采購單：由采購承辦人員核定完畢后，執(zhí)行“單筆結轉”或者“多筆結轉”采購單作業(yè)。4.3.2.1 單筆結轉時機：單張請購單的結轉作業(yè)，結轉成依據(jù)廠商別的不同的采購單。4.3.2.2 多筆結轉時機：多張請購單的結轉作業(yè)，結轉成依據(jù)廠商別的不同的采購單，若 需有不同請購單相同廠商相同物料合并成一張采購單時，則設定“料號合并”為。E1/Q2結轉采購單后采購單號回寫到此字段按此鍵結轉采購單4.4 采購單維護作業(yè)（EE1Q3）4.4.1 打印及簽核：采購人員依據(jù)請購單結轉過來的采購單號找出該筆采購單，審核廠商、單價、下單日期等字段資料無誤后打印一式三聯(lián)，經(jīng)相關部門簽核后，一聯(lián)財務部、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.4.2 確認：采購單經(jīng)相關部門主管(采購總經(jīng)理-財務相關主管-總管理處相關主管)簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購單確認。此處是執(zhí)行單筆確認一次可確認多張采購單此處可查到進退貨狀況此處可查到驗收結果明細資料E1/Q34.4.3 采購單變更：采購單確認后，因交期、數(shù)量、單價等其它項目需變更時，則執(zhí)行新增采購變更作業(yè)（EE1Q6）。4.4.3.1 打印及簽核：采購承辦員打印出采購變更申請單一式三聯(lián)，經(jīng)相關部門主管(采購總經(jīng)理-財務相關主管-總管理處相關主管)簽核后，一聯(lián)財務、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.4.3.2 確認：采購變更申請單簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行確認。第三步:經(jīng)主管簽核后確認變更單第一步:點擊新增按鈕,輸入所需變更之采購單號第二步:打印采購變更單E1/Q64.5 廠商送料暫收單維護（II1Q1）4.5.1 資材類物料暫收作業(yè)：4.5.1.1 暫收單制作：廠商送貨至工廠，倉庫人員點收準確無誤后,在此畫面新增一張暫收單.詳見以下畫面.4.5.1.2 暫收明細(I1/Q2采購進料待驗明細表)打印及簽核：倉庫承辦人員打印暫收單一式兩聯(lián)，經(jīng)倉庫主管簽核后，一聯(lián)品管、一聯(lián)留底。送貨單號欄必須輸入此為系統(tǒng)自動產(chǎn)生I1/Q1此為系統(tǒng)自動產(chǎn)生,品管依此檢驗單號進行進料維護此畫面打印出暫收未檢驗料品 II1R212344.6 采購進料檢驗單維護(II1Q2)4.6.1 進料檢驗單制作：品管承辦人員根據(jù)倉庫提供的暫收明細表上的檢驗單號找到需驗收的資料，在此模塊執(zhí)行驗收作業(yè)。4.6.2 檢驗單打印及簽核：品管承辦人員驗收完畢，打印檢驗單一式三聯(lián)，經(jīng)相關主管(品管經(jīng)理廠長)簽核后加暫收單一聯(lián)給倉庫、一聯(lián)給倉庫，一聯(lián)留底。若不合格而要特收請在此選擇I1/Q2找到相對應之檢驗單后按此驗收按鈕進行驗收作業(yè)執(zhí)行驗收作業(yè)判定為允收之物料的驗收數(shù)量為允收數(shù)量4.7 采購超交作業(yè)4.7.1.1 采購超交:在采購進料暫收(II1Q1)時,當輸入的數(shù)量多于采購單數(shù)量時,有2種選擇:1.拒收,2.作為備品(一種為不付款,一種是付款)4.7.1.2 采購進料檢驗單維護(II1Q2)4.7.1.3 若備品要付款則財務員要在采購驗收單(EE1Q4)中輸入單價,圖如下:單擊轉財務付款對要付款的備品作單價修改4.8 采購驗收入庫單(CC1Q1)4.8.1 打印及簽核：倉庫人員依據(jù)品管提供的 “采購進料檢驗單”上的檢驗單號找出該筆采購驗收資料，核定“庫位”和“料品等級”（空白系統(tǒng)默認為良品）后打印一式四聯(lián)，經(jīng)相關部門(暫收倉存放倉采購財務)簽核后，分發(fā)給相關部門。4.8.2 確認：入庫單簽核完畢后，由倉庫承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購驗收入庫單確認。C1Q1單據(jù)號碼=I1Q2檢驗單號此兩字段需進行核定,空白等級代表良品等級C1/Q1按此鍵核定庫位及料品等級4.9 采購驗收單維護（EE1Q4）4.9.1 “各月采購驗收對帳單明細(E1/Q4)”打印及簽核：采購承辦人員每周在系統(tǒng)E1Q4打印“各月采購驗收對帳單”進行數(shù)量、單價、金額等數(shù)據(jù)檢驗,經(jīng)部門主管簽核后，一聯(lián)財務部、一聯(lián)留底。4.9.2 確認：采購驗收單簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購驗收單確認。當執(zhí)行確認后,畫面上顯示:確認 已轉應付字樣E1/Q4此兩項牽涉到應付款,請保證其準確性 注意:因此畫面經(jīng)確認后即轉到應付帳款部分,請采購務必仔細核對并經(jīng)部門最高主管簽核后才可執(zhí)行確認動作.4.10 采購退貨作業(yè)：4.10.1 采購待退料品維護作業(yè)（II1Q5）-此作業(yè)用于入庫后,發(fā)現(xiàn)不良需退廠商若經(jīng)采購部與供貨商協(xié)商決定退貨后IQC在II1Q5做廠商待退品維護，確定資料無誤后轉退貨單系統(tǒng)自動產(chǎn)生兩張單；一張為物流部份的采購退回出庫單(CC1Q16)，另一張為帳流部份的退貨單(EE1Q5)給采購。4.10.2若料已發(fā)生產(chǎn)線,發(fā)現(xiàn)不良則要生產(chǎn)線作生產(chǎn)余料入庫(CC1Q5),然后再作4.10.1作業(yè)指定等級指定不良品庫位第一步:按新增鍵做待退料品維護I1/Q5 第二步:按轉退貨單鍵后得出退貨單號,(見詢息列)4.10.3采購退回出庫單維護作業(yè)（CC1Q16）4.10.3.1打印及簽核：倉庫承辦人員在此畫面審查數(shù)量等無誤后打印采購退回出庫單一式二聯(lián)，經(jīng)相關部門(暫收倉存貨倉采購財務)簽核后，并分發(fā)給相關部門。4.10.3.2確認：采購退回出庫單簽核完畢后，由倉庫承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行確認。出庫單經(jīng)簽核完畢后按此鍵進行確認C1/Q164.10.4退貨/折讓單維護作業(yè)（EE1Q5）4.10.4.1制作：采購入庫的料品當發(fā)生品質(zhì)不良需金額折讓時（無實物退貨時），采購承辦人員根據(jù)貨倉部提供的采購退回出庫單直接在此畫面新增一張采購退貨/折讓單，選擇退貨識別碼為“進料折讓”或“總額折讓”。4.10.4.2打印及簽核：采購承辦人員審查數(shù)量、單價、金額等資料無誤后，打印采購退貨折讓單一式三聯(lián)，經(jīng)部門主管簽核完畢后，一聯(lián)給財務、一聯(lián)留底,一聯(lián)給廠商。4.10.4.3確認：簽核完畢后，由采購承辦人員在系統(tǒng)執(zhí)行采購退貨/折讓確認。狀況一:由I1/Q5轉入,退貨單號=I1/Q5退貨單號,識別碼為:進料退出E1/Q5狀況二:無實物退出,由采購直接新增,識別碼為:進料折讓或總額折讓為所得折讓總金額 4.11采購外購作業(yè) 4.11.1外購物料直接入庫,倉管員在采購驗收入庫單(CC1Q1)作業(yè),并打印出來,給相關部門(暫收倉存貨倉采購財務)確認后,分發(fā)給相關部門,再到此畫面作確認動作.并轉檢驗單.如下圖 4.11.2采購進料檢驗單維護(II1Q2) 4.11.3采購驗收單維護(EE1Q4)單擊確認 EE1Q4單擊此處轉檢驗單 4.12固定資產(chǎn)（費用類）采購作業(yè)只作暫收，不作檢驗。不產(chǎn)生入庫單，只有采購驗收